[Tuto] Comment comparer deux fichiers Excel ?

[Tuto] Comment comparer deux fichiers Excel ?

Si seulement Excel possédait la même fonctionnalité que Word pour le suivi des modifications ! Il y a bien un petit bouton caché qui semble indiquer l’existence de cette fonction, mais pour un usage dans un contexte très particulier !

Excel - Menu révision - Suivi des modifications

Excel - Menu révision - Suivi des modifications - Afficher les modifications

Cette fonctionnalité dispose de nombreux inconvénients qui sont décrits de manière détaillée sur le site de Microsoft. En premier lieu, c’est une fonctionnalité considérée comme ancienne (sous-entendu : bientôt obsolète). En second lieu, elle est complètement inutile si on veut comparer un fichier en notre possession et un autre transmis par email par exemple.

Néanmoins, Excel fournit non seulement toutes les fonctionnalités que l’on peut retrouver dans les menus habituels, mais également quelques composants complémentaires désactivés par défaut.

C’est justement un de ces composants qui va nous permettre de comparer pleinement deux fichiers Excel !

Pour la suite de l’article, il faut savoir qu’il est nécessaire de disposer d’une version Excel Professionnel Plus 2013 au minimum.

Etape 1 : Activer le complément Inquire

Ouvrez le menu Fichier > Options, puis sélectionnez la section Compléments. Ensuite, sélectionner le choix Compléments COM, puis cliquez sur Atteindre… :Excel - Option Excel - Compléments COM

Le menu suivant s’affiche avec plus ou moins de choix selon les produits installés sur votre ordinateur. Si votre version d’Excel le permet (au minimum Professionnel Plus 2013), vous aurez l’option “Inquire” disponible. Cochez et validez avec OK.

Excel - Complément COM - Inquire

Un nouvel onglet apparaît alors dans le ruban avec le titre Inquire.

Excel - Ruban Inquire - Comparer les fichiers

Etape 2 : Préparer ses deux fichiers Excel

Cela pourrait paraître désormais simple d’utiliser cette fonction. Or, il faut s’en méfier ! En effet, la comparaison de fichiers Excel nécessite de prendre bien des précautions.

Lorsque Word compare deux fichiers, il peut se baser sur le contenu qui a de fortes chances de disposer de certaines simlarités. Ainsi, les titres à différents endroits dans le document seront similaires. Word pourra se baser sur ces informations pour voir qu’entre ces deux titres, le contenu a changé et ainsi déterminer les écarts.

Dans Excel, comment savoir si deux contenus situés à la case A2 sont différents parce que :

  1. ils sont le résultat d’une formule et que c’est la formule qui a été changée ?
  2. une ligne a été insérée et qu’il faut comparer A2 du 1er fichier à A3 du 2e fichier ?
  3. l’ordre de tri a changé et qu’il n’est plus en A2 ?
  4. le contenu a été modifié ?

C’est donc à vous de prendre les précautions nécessaires pour présenter les deux fichiers d’une manière appropriée.

Le meilleur moyen est de disposer d’une colonne “maîtresse” (en base de données on parle d’une clé primaire) qui permet de trier toutes les autres colonnes selon un ordre croissant. Cela peut s’agir d’un numéro de facture, d’un numéro de commande, d’un numéro de projet, etc.

L’objectif est de présenter à Inquire au moins les premières lignes et colonnes avec des contenus censés être similaires.

Etape 3 : Sauvegarder vos fichiers avec des noms indiquant clairement leur origine

Inquire vous demandera de sauvegarder vos fichiers avant de lancer la comparaison. Si un de vos fichiers se trouve en pièce jointe d’un email et l’autre sur votre ordinateur, vous devrez enregistrer la pièce jointe sur votre ordinateur (ou n’importe quel autre espace de stockage).

Afin de déterminer quel contenu provient de quelle source, je vous recommande de clairement noter dans le nom du fichier une indication de l’original et de celui pouvant comporter des différences.

Etape 4 : C’est parti !

Pour lancer la fonction Comparer les fichiers, vous devez au préalable ouvrir les deux fichiers en même temps. Comme ils ont désormais des noms clairs et différents, Excel vous permet de les ouvrir en même temps.

Ouvrez la fonction Comparer les fichiers présente dans le ruban Inquire.

Excel - Inquire - Comparer les fichiers

Vous relèverez que l’interface pour sélectionner les fichiers est un peu spartiate. Il n’y aucun moyen de naviguer pour sélectionner ses fichiers et les noms sont essentiels pour savoir quel est le fichier de référence  et quel est le fichier contenant des modifications.

Excel - Comparer deux fichiers - Présentation interface

Voici donc l’interface de comparaison qui se dévoile :

  1. Contenu du fichier de référence (premier des deux fichiers fournis) avec une certaine coloration des cellules (expliqué au point 3). La mise en forme initiale du fichier est totalement ignorée dans la présentation, mais prise en compte pour la comparaison.
  2. Contenu du fichier avec du contenu modifié (deuxième des deux fichiers fournis) avec les mêmes éléments de coloration (expliqué au point 3). Idem pour la mise en forme qui est également ignorée pour l’affichage ici présent.
  3. Liste des critères à prendre en compte ou à ignorer dans la comparaison. Chaque critère de comparaison dispose d’une certaine couleur. Chaque bloc de présentation reprend ces mêmes couleurs.
  4. Liste exhaustive des différences trouvées entre les deux fichiers, avec les mêmes codes couleurs, pour conserver la cohérence de lecture des différences.
  5. Récapitulatif sous forme d’histogramme du nombre de différences trouvées selon les critères de comparaison. On peut par exemple voir dans cet exemple qu’il y a plus de valeurs réellement mises à jour que de résultats de formules.

Etape 6 : Faites vos courses

Je vous recommande d’avoir une approche méthodique selon le type de différences découvertes, et de faire l’analyse type par type.

Et surtout, vérifiez que vous avez bien présenté les fichiers selon le bon critère de tri.

Il n’y qu’à regarder le résultat des deux mêmes fichiers comparés avec une mauvaise préparation :

Excel - Ruban Inquire - Comparer les fichiers désordre

On pourrait croire que toutes les valeurs ont été touchées. Hors, en regardant de plus près, on peut voir que le tri n’est pas fait de la même façon.

Etape 7 : A vous de jouer !

Bonne chance dans vos premiers pas avec cet outil de comparaison dans Excel. Il peut se révéler très puissant et salvateur, comme il peut vous rendre totalement chèvre !

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