[Tuto] Comment gérer la mise en page des impressions avec Excel ?

[Tuto] Comment gérer la mise en page des impressions avec Excel ?

Que celui qui n’a jamais imprimé un document Excel sur 14 pages au lieu d’une me jette la première pierre ! (Et encore, avec 14 pages, on est parfois chanceux !)

On ne comprends pas pourquoi un caractère “espace” est allé se placer dans la cellule XFD1048576, et là, Excel est sans pitié, il n’y a qu’à regarder cet aperçu avant impression avec un peu d’attention :

Excel - Mise en page des impressions - Apercu avec une cellule vide tout au fond du classeur

Vous avez bien lu, 41 606 593 pages d’impression à cause d’un caractère perdu au mauvais endroit d’un classeur. Heureusement que l’imprimante n’a qu’un bac de 500 feuilles et que toutes les pages “imprimées” seront blanches… mais quand même…!

Mais pourquoi mes fichiers ont ce problème concernant le nombre de pages d’impression ?

Alors non, votre ordinateur n’est pas hanté par le fantôme du caractère perdu ni même nécessairement piraté par un malin qui cherche à vous faire imprimer plus de pages.

Plusieurs situations fréquentes peuvent être à l’origine de ce problème.

Situation 1 : le modèle Excel à l’origine de votre fichier dispose de ce caractère perdu

Ainsi, tous les fichiers qui ont été créés à partir de celui-ci en ont hérité. Ici, pas de chance, aucune solution autre que nettoyer le modèle (pour arrêter la contagion) et corriger tous les fichiers qui ont hérité de ce caractère.

Situation 2 : mes fichiers sont le fruit de l’exportation d’une autre application

C’est l’une des situations les plus fréquentes ! Une de ces applications n’est autre que le système de reporting de mon entreprise qui me permet d’exporter les données au format Excel, l’export vers Excel pouvant prendre deux formes majeures tout à fait différentes : les fichiers “.xlsx” (ou .xls pour les plus anciens) et les fichiers “.csv” (csv = comma separated values = valeurs séparées par des virgules).

C’est dans le premier cas (.xlsx) que trop souvent les moteurs d’exportation des données vont “remplir de vide” les lignes n’ayant pas de données à exporter. Toutes les lignes jusqu’au fond du classeur sont ainsi mises en forme.

Le moteur d’impression d’Excel détecte alors un contenu et l’inclut dans le processus d’impression.

Dernière situation : ce n’est ni la situation 1 , ni la situation 2 !

En dehors des deux premières situations évoquées, vous rencontrez des difficultés à imprimer convenablement la zone d’Excel qui vous intéresse. Vous pouvez continuer la lecture, c’est pour vous.

Plusieurs options de remédiation s’offrent à vous, voici la première option pour la mise en page de vos impressions

La première possibilité que vous avez pour empêcher ce drame écologique d’arriver, c’est de sélectionner les cellules que vous souhaitez imprimer et de choisir dans les options d’impression “Imprimer la sélection” :

Excel - Mise en page des impressions - Imprimer la sélection

Selon les plages d’impression que l’on souhaite imprimer, cette solution ne sera pas satisfaisante, mais permettra d’éviter la quête du caractère perdu dans le classeur.

Premier point de vigilance

Vérifiez que tous les contenus que vous souhaitez imprimer sont visibles. Lorsque vous sélectionnez manuellement les cellules à imprimer, si des colonnes ou des lignes ont été masquées, elles ne seront pas imprimées.

Deuxième point de vigilance

Veillez à sélectionner l’ensemble des cellules que vous souhaitez imprimer en évitant les “clics perdus” qui désélectionnerait tout. Cela m’arrive bien trop souvent avec le touch pad de mon ordinateur portable…

Deuxième option pour la mise en page de vos impressions : mettre en évidence les sauts de page

Comme je vous l’ai indiqué au tout début, vous n’êtes ni les premiers, et malheureusement pour notre environnement, ni les derniers à imprimer trop de pages depuis Excel. Et pourtant, les concepteurs d’Excel ont pensé à vous !

Outre la fonction “Aperçu avant impression”, ils en ont prévu une autre pour voir très concrètement l’impact de la mise en plage sur les  impressions.

Prenons un exemple de fichier, et pour travailler avec le même que dans mes articles précédents, voici le lien vers les statistiques de flashs réalisés en France en 2017. Une fois ouvert dans Excel, converti en tableau puis mis en forme, nous obtenons ce résultat :

Excel - Mise en page des impressions - Exemple de données

Quel serait le résultat de l’impression de ce tableau ?

Étape 1 : Activer l’affichage avec sauts de page

Rendez-vous sur le menu “Affichage” puis cliquez sur le bouton “Avec sauts de page”

Excel - Mise en page des impressions - Passage en mode avec sauts de page

Votre affichage devient alors :

Excel - Mise en page des impressions - Exemple de données avec affichage sauts de page

Étape 2 : Comprendre comment interpréter ce qui est présenté

On voit les informations essentielles suivantes :

  1. Une grande zone gris foncé
  2. Une information des numéros de page
  3. Un encadré bleu ainsi que des traits en pointillés bleus

La zone grise

La zone gris foncé correspond à ce qui ne sera pas imprimé. Si vous ne voyez aucune zone gris foncé comme sur l’image ci-dessous, c’est que du texte est présent quelque part dans ces cellules.

Il suffira de sélectionner toutes les cellules qui devraient être vides et d’en supprimer le contenu.

La numérotation des pages

C’est l’ordre dans lequel les pages seront imprimées. Ainsi, on voit ici que le contenu est découpé en colonnes, et que l’imprimante sortira toute la première colonne, puis la deuxième.

Une option existe pour que les impressions sortent par ligne.

  1. Cliquez sur le menu “Mise en page”
  2. Ensuite, cliquez sur l’icône en bas à droite du groupe de boutons “Mise en page”
  3. Rendez-vous sur l’onglet “Feuille” de la fenêtre qui vient d’apparaître
  4. Sélectionnez l’option de votre choix dans le bloc “Ordre des pages”

Excel - Mise en page des impressions - Ordre des pages

Lorsque vous changez d’option, la numérotation des pages s’adapte à votre choix.

L’encadré bleu et les traits en pointillés bleus

Ces encadrements vous montrent :

  • La totalité du contenu qui sera imprimé (encadré bleu plein)
  • Où seront les ruptures de pages (traits en pointillés)

Les traits en pointillés sont extrêmement pratiques pour adapter la largeur des colonnes ou des lignes, le choix d’une impression en mode paysage ou portrait ou encore les largeurs des marges d’impression.

Troisième option pour la mise en page de vos impressions : Passer en mode “Mise en page”

Le mode “Mise en page” est le mode le plus complet et le plus déroutant aussi. Il vous montrera de manière très visuelle les pages avec leur contenu, leur en-tête et pied-de-page, etc.

Excel - Mise en page des impressions - Passage en mode mise en page

Voici ce qu’il y aura de déroutant :

Excel - Mise en page des impressions - Exemple de données avec affichage mise en page

Comme vous le verrez, les colonnes et les lignes sont désormais espacées ((1) sur l’image). On ne peut pas réduire cet espace blanc. On peut le combler en diminuant la largeur de l’une des colonnes qui précèdent ou celle la colonne suivante. A un moment, l’affichage va s’adapter dès qu’il y aura assez de place.

Une nouvelle zone fait également sont apparition ((2) sur l’image). Il s’agit de l’en-tête (son compagnon “pied-de-page” est également de la partie).

Lorsqu’on clique sur cette zone, un nouveau menu fait son apparition.

Excel - Mise en page des impressions - Mode mise en page - En-tête et pied de page

On retrouve alors toutes les valeurs qu’il sera possible d’insérer automatiquement sur les impressions : date, numéro de page, nom du fichier, etc.

La première fois que j’ai découvert ce menu, c’est la possibilité de disposer d’une première page différente (comme dans Word) qui m’a le plus surpris !

Quatrième option pour la mise en page de vos impressions : définir la zone d’impression

Last but not least, vous pouvez également définir l’ensemble des cellules à imprimer au lieu de laisser Excel décider pour vous. C’est ce qu’il s’est passé avec les deux précédentes options !

Contrairement à la toute première option, vous ne sélectionnez pas la zone à imprimer. Vous la figez une fois pour toutes.

Pour cela, vous devez suivre les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez imprimer
  2. Allez dans le menu “Mise en page”
  3. Cliquez sur le bouton “ZoneImpr”
  4. Puis sur “Définir”

Excel - Mise en page des impressions - Définir une zone d'impression

A partir de ce moment, seules ces cellules seront “imprimables”. Vous ne pourrez imprimer d’autres cellules qu’à la condition d’annuler la zone qui vient d’être définie.

On pourra voir en passant en mode “Avec sauts de page” que seules ces cellules sont sur fond blanc.

Excel - Mise en page des impressions - Zone d'impression avec affichage sauts de page

A votre tour de jouer !

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