[Tuto] Comment détecter les mails à traiter obligatoirement ?

C’est la maladie du moment. Le trop-plein de mails ! Comment faire pour identifier les mails qu’il ne faut surtout pas manquer ? Je ne pourrai malheureusement pas vous aider à éviter tous les mails inutiles… Winking smile  En revanche, je vous propose de commencer par identifier d’un coup d’œil les mails où vous êtes l’unique destinataire et que vous n’avez pas encore traités.

Je vous propose deux options :

  1. Mettre en évidence les mails où vous êtes l’unique destinataire et qui sont encore “non lus”
  2. Mettre en évidence les mails où vous êtes l’unique destinataire et qui ont un indicateur de suivi différent de “Terminé”

Etape 1 : Ouvrir les paramètres d’affichage d’Outlook

Suivez les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez l’onglet “Affichage” d’Outlook
  2. Cliquez sur “Paramètres d’affichage”
  3. Cliquez ensuite sur “Mise en forme conditionnelle…”

Affichage-Parametre-affichage-Mise-en-forme-conditionnelle

La fenêtre suivante apparaît :

Mise en forme conditionnelle - Outlook

Etape 2 : Ajouter votre nouvelle condition et déterminer une apparence

A partir d’ici, vous pouvez désormais ajouter une nouvelle condition en cliquant sur le bouton “Ajouter”.

Je vous propose de nommer cette règle “Mes mails prioritaires” et d’utiliser une mise en forme différente du rouge, pour être plus identifiable.

Nouvelle condition affichage - Mails prioritaires

Etape 3 : Définir la règle pour activer cette mise en forme

Pour cela, une fois la Police fixée, il faut aller dans le menu “Condition…”. A ce stade on découvre une superbe case à cocher “Où mon nom apparaît” qu’il faut cocher.

A priori, l’option par défaut du menu déroulant est correctement pré-sélectionné à “en tant que destinataire unique (ligne À)”.

Outlook-condition-filtre-mise-en-forme-conditionnelle

Etape 4 : Ce n’est pas terminé…

Si on s’arrêtait à ce stade, les mails seraient bien colorés selon notre demande, mais il serait impossible de remettre les mails dans un état neutre (vous pouvez bien sûr voir ce que cela donne en validant les différentes fenêtres, je vous laisse le soin de revenir à ce menu pour la suite par vos propres moyens également).

Il faut donc ajouter une condition : celle du “Lu/Non lu” ou “Indicateur terminé” selon votre préférence.

Nouvelle condition affichage - Non lu - Mails prioritaires

Et voilà !

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