[Tuto] Mais pourquoi n’a-t-il pas activé la fonction “Suivi des modifications” ? Comment vais-je faire pour savoir ce qui a changé dans ce document ?

Préambule

Les habitués de la coopération sur la rédaction de documents à plusieurs connaissent bien cette fonctionnalité : le “Suivi des modifications”.

Cette fonctionnalité permet effectivement de mettre en évidence l’ensemble des modifications réalisées par une personne ou une autre sur un document.

Menu revision - Suivi des modifications

Lorsque chaque contributeur a bien activé cette fonctionnalité, cela met en évidence toutes les modifications.

Document original

Document modifie

Word propose plusieurs manières de voir le document. En fonction des modifications qui ont été apportées, le document peut devenir particulièrement illisible.

Document modifié - plusieurs

Dans l’onglet “Révision”, il y a quatre options pour relire le document :

Menu revision - Mode de lecture des modifications

  • Marques simples

Permet d’avoir une vue sur les paragraphes qui ont subi des modifications sans voir le détail de celles-ci.

  • Toutes les marques

C’est le mode de visualisation le plus détaillé. Il présente la moindre virgule, le moindre changement de police ou encore le moindre espacement qui n’était pas présent.

  • Aucune marque

Le document est présenté dans son possible état définitif. Aucune modification n’est mise en évidence. C’est le mode de relecture le plus adapté.

  • Original

Le document est dans son état initial. Aucune modification n’est mise en évidence.

C’est bien beau tout ça, mais si le “Suivi des modifications” n’a pas été activé, comment fait-on ?

Word dispose d’une superbe fonctionnalité “Comparer les fichiers” !

Etape 1 : Accéder à la fonctionnalité

Pour cela, il faut se rendre dans le menu “Révision” et sélectionner le menu “Comparer”.

Menu revision - Comparer deux fichiers

Etape 2 : Sélectionner les préférences de comparaison

Lorsque le menu s’ouvre, on voit d’abord les menus de sélection des documents à comparer. Les descriptions des sélections des fichiers se suffisent à elles-mêmes :

Comparaison - Activer plus options

On en oublierait presque de regarder plus loin avec le bouton “Plus > >” qui va simplifier la comparaison des fichiers.

Comparaison - plus options

A moins de vouloir voir l’ensemble des modifications réalisées, je vous recommande de limiter le nombre de critère de comparaison au strict minimum. Sinon, faites le test une fois, s’il y a trop de différences, limitez le choix lors du second essai.

Pour aller plus loin…

Uniquement pour ceux qui dispose de SharePoint (soit via Office 365, soit via leur entreprise) avec la fonction “Versionning” activée, il vous sera possible de comparer une version avec une autre sans devoir activer le “Suivi des modifications”.

A ce moment, le menu apparaît comme suit automatiquement :

Comparaison - SharePoint versionning

Et l’option “Version spécifique…” nous présente le menu suivant (correspondant au nombre de versions du document présent sur le serveur) :

Comparaison - SharePoint versionning - Choix version

Et voilà !

Vous avez maintenant de quoi vous sauver d’une situation un peu pénible qui est celle d’identifier les changements que les autres contributeurs ont réalisés sur votre document. Sachez par ailleurs qu’une fonction de comparaison de fichiers existe dans Excel et que je la détaillerai prochainement sur ce blog. Si vous avez des questions ou des suggestions d’articles, n’hésitez pas à me contacter à travers le formulaire de contact. C’est avec un grand plaisir que je tenterai de vous apporter une réponse, qui prendra certainement la forme d’un article.

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