Apprendre le VBA Excel : Summum de la maîtrise d’Excel ?

Par où commencer pour apprendre le VBA Excel ? Doit-on apprendre le VBA d’Excel ? Que vais-je savoir faire avec cet apprentissage ? Comment choisir la meilleure formation pour apprendre le VBA d’Excel ? Peut-on faire autrement qu’apprendre le VBA Excel ?

Apprendre le VBA d’Excel vous semble être le summum de l’utilisation d’Excel et vous vous posez de nombreuses questions sur les moyens de parvenir à ce sommet.

À travers cet article, je vous propose de répondre à toutes les questions, et d’autres encore, que votre désir d’apprendre le VBA avec Excel a fait émerger.

Qu’est-ce que le VBA ?

Le terme signifie Visual Basic for Application. C’est un langage de programmation extrait de son parent : le Visual Basic.

Un peu d’histoire pour commencer

Le Visual Basic (VB pour les intimes) est un langage de programmation qui a été inventé par Microsoft pour faciliter la création de programmes pour Windows. Ce qui peut paraître naturel et évident de nos jours, ne l’était pas dans les débuts de l’Ordinateur Personnel (mieux connu sous le nom anglais Personnal Comupter = PC).

Les besoins étaient pourtant déjà les mêmes : pouvoir échanger des informations entre les applications, intégrer le meilleur de chaque logiciel dans un autre (le traitement d’une image au sein d’un tableur par exemple).

C’est ici que les fameux acronymes que nous avons souvent entendus sont apparus :

• OLE : Object Linking and Embedding ou en bon français « Liens et inclusion des objets » – Permet d’intégrer des morceaux d’une application au sein d’une autre.
• COM : Component Object Model soit « Modèle objet des composants » – Décrit les objets utilisables ainsi que les modalités d’utilisation.
• DCOM : Distributed COM ou encore « Modèle objet des composants distribués » – Identique à COM mais à travers un réseau informatique.

Tout ceci est-il véritablement utile pour apprendre le VBA avec Excel ? Personnellement, je le pense. À moins que vous ne soyez un génie qui réussit tout du premier coup, vous verrez des messages d’erreurs apparaître lors de vos débuts. Et je trouve que rien n’est plus frustrant que de ne pas savoir à quoi cela fait référence.

Et le VBA Excel alors ? Pourquoi ce « A » en plus ?

VBA ou VB, les deux permettent de programmer les mêmes choses. Ce n’est pas au niveau des possibilités que se situent les différences. Il faut aller les chercher ailleurs. Il y en a 4.

Le contexte d’exécution

Le VBA est du code qui nécessite une application telle qu’Excel, Word ou PowerPoint (ou d’autres) pour s’exécuter. Le code VB permet de créer des programmes qui se lance directement à partir de Windows.

La compatibilité de votre VBA Excel entre Windows et Mac

Eh oui ! C’est une chose qui peut surprendre, mais il possible d’exécuter du code écrit en VBA depuis Windows sur un Mac ! Comme le contexte d’exécution est Excel, Microsoft se charge de faire les adaptations nécessaires avec le système sous-jacent.

En revanche, votre programme en VB qui a été compilé pour un environnement Windows ne pourra pas s’exécuter sur un Mac.

La licence d’utilisation

Créer des applications pour Windows n’est pas gratuit ! Il faut payer pour disposer de l’environnement de développement, Visual Studio pour le citer. (Même s’il faut l’avouer, ces derniers temps le modèle économique de Microsoft évolue vers un modèle plus ouvert pour le développement des applications.)

Pour le VBA Excel, vous avez déjà payé car vous possédez déjà une licence d’Excel.

La performance du code

Le code VBA Excel s’exécute au sein d’Excel. Par principe, il reste moins de ressources utilisables car Excel est en cours d’exécution. De plus, lorsqu’on développe une application, on fait ce qu’on nomme une compilation du code.

Cette dernière action traduit le code écrit dans un langage machine, l’Intermediate Language (IL, pour Microsoft, il s’appelle le MSIL). Ainsi, en étant compilé, un programme développé en VB sera bien plus performant que le même code en VBA.

Ce tableau extrait de cet article de blog montre des différences de vitesse de traitement :

Par où commencer pour apprendre le VBA Excel ?

Depuis le début de cet article, vous n’avez pas encore commencé à apprendre le VBA Excel… En êtes-vous certain ?

Vous savez déjà que :

1. Il n’y a pas de limitation en termes de capacité de programmation par rapport à un langage comme le VB.
2. Le code sera moins performant qu’une application développée à part entière.
3. Votre VBA sera compatible entre Windows et Mac (si vous restez dans les objets Excel).
4. Et vous savez surtout que vous avez affaire à un langage de programmation !

Apprendre le VBA Excel : En voiture s’il vous plaît !

Je commencerai par mon dernier point ci-dessus. Apprendre le VBA Excel, c’est avant tout apprendre à faire de la programmation comme un développeur en informatique !

Avec tout le respect que je dois à tous mes confrères de la branche, devenir développeur nécessite un véritable investissement pour se former.

Une langue

Comme tous les métiers, celui-ci possède sa propre langue. String, char, bouton radio ne veulent pas dire la même chose dans ce monde… 🙂

Prévoyez ainsi d’apprendre à parler DEUX langues ! Celle du langage de programmation à proprement parler (le VBA) ET celle des développeurs.

Une manière de penser

Le VBA est un langage orienté objet (c’est une langue… rappelez-vous). Là où vous verrez les données de votre métier, un développeur verra un objet avec des attributs. Il va s’abstraire de ce qu’il voit pour le transformer en objets qui interagissent.

Afin de commencer à programmer, vous devrez vous aussi passer par cette étape d’abstraction de votre problème.

Et cela va sans dire, mais c’est mieux en le disant, il faut apprendre la syntaxe du VBA, comment créer des procédures, des fonctions, des objets, des variables, etc.

Une manière de voir le monde

Le monde vu par un développeur n’est qu’un monde dans lequel il y a des entrées et des sorties.

Avec la même entrée, vous aurez la même sortie.

Le programme est une usine que vous alimentez avec des données qui va réaliser une suite d’actions automatiquement, toujours dans le même ordre, sans se poser de questions.

Le programme ne connaît que ce qu’on lui donne. Le développeur doit donc s’assurer que le VBA qu’il est en train d’écrire possède toutes les informations nécessaires pour fonctionner dans toutes les situations !

Vu le nombre de correctifs que nous avons à appliquer sur tous nos équipements, tout n’a pas été prévu et construit comme ça…!

D’ailleurs, cela devrait vous interpeler à ce stade que tant de professionnels formés à programmer écrivent tant de programmes avec tant de bugs…

Apprendre le VBA Excel : Et après ?

Maintenant que vous savez comment penser votre programme, il faut mettre en pratique ces connaissances.

Une fois qu’on sait programmer et que l’on connaît un langage, on peut commencer ?

A vrai dire… pas tout à fait.

L’API Culture…

Qu’est-ce que cela encore ?

Rappelez-vous, vous allez apprendre le VBA Excel, pas celui de Word ou PowerPoint. Il est clair qu’un objet cellule d’un tableau Excel n’a pas les mêmes attributs qu’une cellule d’un tableau sur Word…

L’API c’est l’Application Programming Interface (ou Interface de programmation de l’application).

Même si Microsoft est en train de s’ouvrir au monde open source, il ne va pas tout de suite vous permettre d’accéder au code source d’Excel.

A la place, il a mis en place un ensemble de fonctions et objets accessibles par nous. Cet ensemble, c’est l’API.

Une API est structurée et liste tous les objets et fonctions que vous pouvez utiliser.

Ainsi, comme vous comptez manipuler vos feuilles, cellules et autres informations contenues dans votre classeur Excel, vous aurez à apprendre à vous en servir.

Microsoft vous fournit d’ailleurs une documentation complète sur son API d’Excel.

Mais je veux manipuler des objets qui sont hors d’Excel…

Ah… il fallait bien que cela arrive…

Vous souhaitez en plus écrire des fichiers (vous interagissez avec l’API de Windows). Si en plus vous pouviez automatiquement intégrer les données de votre application de compta dans votre classeur…

Aucun problème.

C’est autant d’API que vous aurez à utiliser !

Pour l’exemple, voici l’API de SAP.

Tant que vous étiez dans le cocon d’Excel à n’utiliser que les objets internes, pas de problèmes. Dès que vous sortez de votre bac à sable, vous ne pouvez plus être compatible avec tout le monde.

Créer un fichier sur Windows s’écrit d’une manière, le même sur un Mac se fait différemment.

En plus de manipuler les données, je veux aussi interagir avec l’utilisateur. Comment faire ?

Autre point de passage quand on veut apprendre le VBA Excel : les formulaires, les menus, les listes, etc.

Sur le principe décrit jusqu’ici, c’est totalement en accord. Toutefois, vous aurez une dimension supplémentaire à considérer : les interactions avec l’utilisateur. En termes techniques, on parle d’UI ou de GUI (User Interface ou Graphical User Interface – on parle aussi d’IHM, Interface Homme-Machine).

D’un point de vue programmation, c’est la même chose.

Toutefois, les considérations suivantes s’ajoutent :

• Les événements
• La modalité
• La notion « synchrone / asynchrone« 

Les événements sont toutes ces interactions que vous aurez avec les objets présentés à l’écran et qui enverront des signaux à votre code. Ce sera à vous de déterminer ceux sur lesquels vous ferez ou non quelque chose.

Par exemple, le clic sur un bouton ou le simple passage de la souris sur le bouton sont deux événements que le système va déclencher. Ce sera à vous de déterminer si vous souhaitez réagir ou non à celui-ci.

Et chaque objet de votre interface graphique peut (et parfois pas) réagir à certains événements.

La modalité déterminera si une fenêtre qui s’ouvre au premier plan conserve « la main » tant qu’elle est ouverte ou bien si vous pouvez continuer à interagir avec les autres fenêtres ouvertes.

Enfin, la notion de synchronicité est essentielle à comprendre et maîtriser pour gérer les délais d’attentes lors d’un appel à une API externe par exemple (et si votre application comptable n’était plus joignable au moment précis où vous l’appeler, votre écran va probablement « freezer »).

Que vais-je savoir faire avec cet apprentissage du VBA Excel ?

Arrivé jusqu’ici, vous avez déjà appris beaucoup de choses.

Vous êtes presque devenu un développeur. Le presque, c’est par respect pour ceux qui mettent plusieurs années d’études et d’années d’expérience pour se dire développeur.

Vous DEVREZ devenir un développeur pour bien faire les choses. Sinon, des erreurs, des dysfonctionnements, des erreurs inattendues seront sur votre route en permanence.

N’a-t-on pas juste oublié une chose ? Nous sommes partis d’Excel et vous devenez développeur…

Pourtant, le terme est très clair sur Excel, le ruban qui vous donne accès au VBA s’appelle « Développeur ».

Avez-vous pris la bonne voie ? Fallait-il apprendre le VBA Excel ?

Tout ça pour ça ?! Tout cet article pour laisser entendre qu’il ne fallait pas le faire ?

Je crois que c’était nécessaire oui. Car oui, je vous le dis, n’apprenez pas le VBA ! Vous faites partie du passé avec cette technologie.

C’est un peu le problème avec les applications qui ont une histoire. Et quelle histoire, Excel 1.0 est sorti en 1985. Cela fait donc 35 ans ! Et en informatique, avoir 35 ans, c’est faire partie de la préhistoire…

Une génération entière a appris Excel à cette époque. La deuxième génération (à partir de 2005), a commencé avec la version Excel 2007 qui a profondément changé le format interne des fichiers. Les fameux .xlsx ont plus de 13 ans, et pourtant les dangereux fichiers Excel au format .xls sont partout !

À la première génération, j’aurais dit de faire avec ce qui était à la pointe du moment, mais aujourd’hui, VBA n’est plus à la pointe !

Quelle est la bonne manière de faire alors ? Que dois-je apprendre si je NE DOIS PAS apprendre le VBA Excel ?

Tout d’abord, pour les développements un peu plus sérieux, Microsoft vous permet de passer à un langage un peu plus sérieux : Le .Net.

Attention, là, vous devenez véritablement un informaticien. Vous quittez presque le bateau Excel pour changer de quai.

Alors que le VBA est un environnement de développement embarqué dans Excel, là, vous partez d’un environnement de développement pour aller vers Excel. Il s’agit de VSTA : Visual Studio Tools for Application.

Certains s’y sont mis tout de suite à la sortie (j’imagine avec un peu de sponsoring de la part de Microsoft… 🙂 ), et pas des moindres. En effet, il s’agit de Dassault Systems qui adopte VSTA en 2005 !!!

Cette voie n’est pas pour tout le monde

Je ne crois pas que ceux qui veulent véritablement progresser dans leur utilisation d’Excel doivent aller vers un langage de développement. Le développement est un métier différent.

Il est évident que, comme tous les logiciels au monde, Excel fournit des fonctionnalités et que vous finirez par en trouver une qui vous manque.

Si vous êtes déjà un développeur et que vous devez fournir une application qui s’intègre avec Excel, alors oui, allez vers VSTA !

Les erreurs les plus communément commises avec le VBA

Une fois que le chemin d’apprendre à coder et à développer avec VBA ou VSTA est parcouru, on a oublié plusieurs choses en route.

1. Est-ce qu’Excel ne possède pas une fonction pour mon besoin ?
2. Est-ce qu’on ne pourrait pas écrire une formule Excel pour mon besoin ?
3. Pourquoi ai-je choisi Excel si je dois faire des développements ? Allez relire mes conseils pour bien démarrer votre apprentissage d’Excel, en particulier, en apprenant ce qu’Excel n’est pas !
4. Programmer des boucles itératives alors qu’Excel sait faire du calcul matriciel
5. Ne pas avoir un assez bon niveau en Mathématiques
6. Ne pas connaître Power Query et son grand cousin Power BI
7. Négliger l’option Access !

Malheureusement pour vous, les francs-tireurs du code à tout va foisonnent sur les forums Excel sur Internet. Et cela donne l’impression que pour être bon avec Excel, il faut apprendre le VBA Excel…

Ils sont généreux de prendre du temps à aider les autres. Mais les aident-ils véritablement ?

Ouvrez-vous aux autres options que le développement VBA

Option 1 : Découvrez Power Query

Depuis 2013, Excel intègre un nouveau moteur : Power Query. Power Query est un ETL : Extract Transform Load.

Ce sont habituellement de gros systèmes dans les entreprises qui permettent de transférer les données d’un système vers un autre. Par exemple, de votre système de paie vers le système de paiement bancaire.

Intégrer des données externes à Excel

Cette technologie est faite pour manipuler de grandes masses de données. D’abord à l’aide du « E : Extract » de ETL, Power Query permet d’intégrer des données externes à Excel.

En regardant de plus près, cela facilite toute la couche de développement d’intégration de données de systèmes tiers.

Adapter et compléter les données

Nous arrivons au « T : Transform » d’ETL.

Lorsque vous avez sélectionné votre source, vous allez pouvoir ouvrir le nouveau capot, Power Query Editor.

Et à partir de là, un autre monde de traitement des données s’offre à vous. Il dispose également de plusieurs niveaux de langage à apprendre :

• Le M (pour Mashup – Composition)
• Le DAX – Data Analysis Expressions

Ces langages vont permettre de manipuler vos données en masse et de manière performante.

Utiliser les données préparées dans Excel

Une fois terminée, vous pourrez alors fermer et charger vos données dans Excel sous la forme d’une ou de plusieurs tables.

Il devient désormais possible d’ouvrir Excel, le connecter à des systèmes externes pour importer des données, les modifier à souhait pour les mettre dans un format qui vous convient sans écrire une seule ligne de code !

Votre fichier restera un fichier sans macro et avec l’extension .xlsx (pourquoi je tiens à ce point à cette extension).

Option 2 : Apprenez les fonctions d’Excel

Lorsque Microsoft met à jour Excel, on pense généralement que c’est juste pour vendre une nouvelle licence, que rien ne change vraiment.

Maintenant, je vous mets au défi de programmer la fonction UNIQUE() présente dans la dernière version d’Excel 365 avec la même performance.

Ensuite, découvrez les tableaux dynamiques (rien à voir avec les tableaux croisés dynamiques).

Et si vous voulez réellement progresser dans votre utilisation d’Excel, apprenez à manier les formules matricielles.

Vous pouvez également aller télécharger mon livre PDF qui vous récapitule les 12 fonctions Excel à maîtriser absolument.

Lorsque vous aurez fait véritablement le tour de toutes ces possibilités, alors vous pourrez vous poser la question de développer… quoique… Vous êtes-vous posé la question d’utiliser Access ?

Option 3 : (Re-)Découvrez Access

Finalement, la véritable plateforme que Microsoft vous a mise à disposition pour créer des applications, des formulaires, des règles de saisies, etc. c’est Access.

C’est écrit juste ici : Suivi des biens, Base de données de gestion de projets, Gestion des tâches.

Hélas, combien de fois trouverez-vous des demandes d’assistance sur les forums pour recréer ce type d’application de gestion ?

N’apprenez pas le VBA, apprenez Access ! Tout y est :

1. Formulaires de saisie
2. Contraintes d’unicité d’un identifiant
3. Incrément automatique d’un identifiant
4. Rapports récapitulatifs (on appelle cela un « état » dans Access)

Pourquoi vouloir tout réinventer ? C’est entre vos mains. Au lieu de vous démener à apprendre le VBA Excel, apprenez Access et vous deviendrez un génie qui résout tous les problèmes !

Option 4 : Découvrez ScriptLab et la gestion d’Excel avec du JavaScript

Le JavaScript (JS) est un langage de programmation initialement conçu pour le web et les navigateurs web. Toutefois, sans entrer dans les considérations techniques, il est désormais employé à peu près partout. Excel ne fait pas exception.

Le véritable langage moderne est aujourd’hui JavaScript.

Comment passer à JS sur Excel ?

Première étape : Installer ScriptLab depuis l’AppSource

Un nouveau ruban fait alors son apparition, c’est « ScriptLab ».

Deuxième étape : Commencer par utiliser les exemples de scripts fournis

Afin de vous aider à apprendre ScriptLab, vous trouverez de nombreux exemples embarqués dans le composant.

Pour y accéder, vous aurez à suivre les étapes suivantes :

Au passage, pensez à agrandir le panneau qui s’ouvre sur la droite pour avoir une meilleur lisibilité du contenu.

Troisième étape : Suivez le guide de Microsoft

Je ne vais pas réécrire ici la prise en main déjà documentée par Microsoft. Aussi, je vous invite à consulter la documentation fournie sur le site de l’éditeur.

Mon conseil pour apprendre le VBA Excel

Depuis plusieurs années, Microsoft enrichit de manière très importantes les capacités d’Excel. En particulier sa capacité à intégrer des données provenant de systèmes externes.

Pourquoi toutes ces possibilités ? Mon avis est qu’il souhaite détourner les utilisateurs du VBA pour utiliser des fonctionnalités intégrées.

Pourquoi détourner du VBA ? Parce que la programmation est une source majeure de risques pour la sécurité de votre poste de travail et de tout ce qui est connecté au même réseau.

Pour faire une analogie avec le monde qui nous entoure, utiliser les fonctionnalités c’est conduire avec un code de la route. Faire du VBA, c’est conduire sans code de la route. Tout peut très bien se passer, mais les pirates ont bien compris qu’un monde sans contraintes était disponible et ils l’exploitent. (ici, ici ou encore ici)

Apprendre le VBA Excel pour se rendre compte que les fichiers avec macros seront bloqués en envoi et en réception dans quelques temps serait bien dommage, non ? Microsoft lui-même le restreint fortement par défaut dans son environnement Microsoft 365.

Finalement, si vous souhaitez dépasser les limites qu’Excel vous pose, apprenez à développer une application à partir de zéro !

Mettez en place un environnement de développement avec sa base de données et toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous pourrez décider de faire une app pour votre smartphone ou une application web, mais au moins ce sera clair !

Et après ?

Vous souhaitez en savoir plus sur les fonctions Excel ? Restez informé sur l’ouverture des sessions de formations.

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