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[Tuto] Comment faire un sommaire sur Word ?

[Tuto] Comment faire un sommaire sur Word ?

Insérer une table des matières sur Word est l’un des premiers besoins après avoir rédigé un document. Or, pour insérer convenablement un sommaire sur Word, il faut s’y être préparé convenablement. En effet, utiliser les styles est primordial comme je vous l’expliquerai plus loin.

Toutefois, il est possible de personnaliser votre sommaire Word avec d’autres styles que les fameux “Titre 1”, “Titre 2”, etc, que Word propose par défaut.

Étape 0 : Faire un sommaire sur Word

Pour bien apprendre à utiliser Word, il faut commencer par apprendre les noms des fonctions. Dans Word, la fonction d’ajout d’un sommaire s’opère par l’insertion d’une table des matières. Pour ceux disposant d’une interface en anglais, c’est le “Table of contents” plus connu avec le sigle “ToC”.

Afin de pouvoir mettre à jour votre table des matière de manière automatique, vous devez le préparer. Cette préparation nécessite une utilisation des styles et une bonne hiérarchisation des styles entre eux. Commençons donc avec la première étape.

Étape 1 : Préparer son document Word

Votre document est ouvert devant vous et il n’attend que l’insertion d’un sommaire.

Insérer une table des matières sur Word - Document initial
Insérer une table des matières – Document initial

Le critère essentiel est l’utilisation des styles de Titres. Il s’agit en particulier des styles “Titre 1”, “Titre 2”, etc. Si vous utilisez ces styles, vous aurez moins d’adaptation à apporter par la suite. En effet, Word est fourni prêt à l’emploi avec un jeu de styles et des fonctions qui les utilisent. Si vous souhaitez tout faire de zéro, c’est possible, par contre, vous aurez souvent des adaptations à apporter.

Vérifiez l’utilisation des styles “Titre xx”

Pour voir si votre document est prêt, vous pouvez sélectionner vos titres dans le texte et voir quel style est appliqué. Dans l’exemple, on peut voir que c’est bien “Titre 1” qui s’applique au texte surligné.

Faire un sommaire sur Word - Utiliser les styles de titres 1
Insérer une table des matières – Utiliser les styles de titres

Il faut faire cette vérification pour chaque en-tête de paragraphe. Ci-dessous, vous pouvez voir l’exemple avec le premier sous-titre. Il s’agit bien du style “Titre 2” qui a été utilisé.

Faire un sommaire sur Word - Utiliser les styles de titres 2
Insérer une table des matières – Utiliser les styles de titres 2

Afin de faciliter la revue de l’ensemble des styles de votre document, je vous recommande d’utiliser un affichage spécial de votre document : l’affichage en mode plan.

Pour gérer la hiérarchie, passez en mode Plan !

Pour cela, rendez-vous dans l’onglet “Affichage” puis cliquez sur “Plan” comme indiqué :

Faire un sommaire sur Word - Passer en mode plan
Faire un sommaire sur Word – Passer en mode plan

Vous verrez alors votre document d’une nouvelle manière. La première chose que vous verrez ce sont les “gros boutons plus”. Ils permettent de “fermer” les paragraphes et ne laisser apparaître que les titres. Ce mode d’affichage est également très pratique pour réorganiser son contenu. Il suffit d’attraper et de faire glisser un titre pour que tout le contenu se déplace avec.

L’affichage permet de visualiser vos titres classés selon leur hiérarchie. Lorsque votre curseur se trouve sur un texte (dans l’exemple il se trouve sur “vivamus a tellus”), vous pouvez voir en 2 le niveau hiérarchique de ce style. Grâce aux flèches se trouvant à droite ou à gauche, vous pourrez simplement “monter” ou “descendre” le niveau hiérarchique du titre.

Une fois que vous avez replacé tous vos titres au bon niveau, vous pourrez fermer le mode plan comme indiqué ci-dessous en 3.

Insérer une table des matières - Utiliser le mode plan
Faire un sommaire sur Word – Utiliser le mode plan

Étape 2 : Insérer la table des matières (vous allez enfin faire un sommaire sur Word !)

Placez votre curseur à l’emplacement où vous souhaitez insérer la table des matières. Il n’est pas nécessaire de prévoir d’espace, Word se chargera de déplacer le contenu de manière appropriée.

  1. Placez votre curseur au début du texte où l’insertion aura lieu
  2. Sélectionnez l’onglet “Références”
  3. Déroulez le menu “Table des matières”
  4. Choisissez l’affichage qui vous convient
Insérer une table des matières automatiquement
Insérer une table des matières automatiquement

Maintenant, vous voyez ceci :

Faire un sommaire sur Word - Numerotation des titres
Insérer une table des matières – Numérotation des titres

Mais que vois-je ?? Le titre de la table des matières a pris la même numérotation que mes titres ! Du coup, toute ma numérotation des titres a changé !

Pas de panique, comme d’habitude avec Word, il y a une explication. Je vous l’explique d’ailleurs dans mon article [Apprendre] Comment bien débuter sa formation avec Word ?, tout est une question d’héritage et de styles…

Étape 3 : Adapter le style du titre du sommaire

Afin d’éditer le style de l’en-tête, il faut placer son curseur sur le titre. Ensuite, dans le bloc des styles vous aurez le style “En-tête de table des matières” qui est sélectionné. Vous pourrez faire un clic-droit et cliquer sur “Modifier”.

Faire un sommaire sur Word - MAJ Style en-tete
Insérer une table des matières – MAJ Style en-tête

Vous aurez alors le menu suivant qui s’affiche. Le point essentiel est de bien lire ce qui se trouve à gauche “Style basé sur :”. Le menu présente “Titre 1”. Cela signifie que le style de l’en-tête hérite de tous les styles du “Titre 1”, et même la numérotation.

Faire un sommaire sur Word - Changer le style en-tête
Insérer une table des matières – Changer le style en-tête

En changeant cela de “Titre 1” à “Normal”, vous affranchissez le style de sa dépendance à “Titre 1”.

Après avoir cliqué sur “OK”, vous obtenez l’affichage suivant. On peut voir que le texte “Table des matières” a perdu tous ses styles. Il faut maintenant mettre à jour tout le contenu de la table des matières. Pour cela, cliquez sur “Mettre à jour la table…”.

MAJ Table
MAJ Table des matières

Et veillez bien à sélectionner “Mettre à jour toute la table” :

Mettre a jour toute la table
Mettre à jour toute la table

Cette fois, la numérotation est à jour !

Faire un sommaire sur Word - Numérotation des titres a jour
Numérotation des titres à jour

Étape 4 : Faire un sommaire personnalisé sur Word

Voici une véritable astuce pour exceller avec les tables des matières, découvrir les styles cachés utilisés par Word pour gérer la présentation de la table des matières !

Pour cela, comme précédemment :

  1. Sélectionnez le texte entier d’une des entrées de la table des matières
  2. Cliquez sur la petite flèche en bas à droite des styles et faire apparaître l’ensemble des styles utilisés
  3. Observez les trois styles
    1. En-tête de table des matières
    2. TM1 > Pour “Titre 1 de table des matières”
    3. TM2 > Pour “Titre 2 de table des matières”
  4. Choisissez celui de votre choix et mettez-le à jour
Faire un sommaire sur Word - MAJ des styles du sommaire
Insérer une table des matières – MAJ des styles du sommaire

ÁA la fin, vous obtenez une table des matières stylée !

Faire un sommaire sur Word - Final
Faire un sommaire sur Word – Final

Dernière étape

Cet article vous a plu ? Vous avez encore des questions ? Surtout faites-le moi savoir dans les commentaires ! Merci !

[Apprendre] Comment bien débuter sa formation sur Word ?

[Apprendre] Comment bien débuter sa formation sur Word ?

Bien débuter sa formation Word, c’est peut-être LA question que les gens ne se posent pas suffisamment. Si vous êtes ici, c’est que VOUS, vous vous l’êtes posée ! Bravo !

J’ai rencontré, je rencontre et je rencontrerai encore de nombreuses personnes qui me demandent des conseils sur des problèmes de mise en page, de table des matières, d’en-tête et pied de page… alors que l’état de leur document est déjà dans un état avancé d’utilisation de mauvais usages.

Un peu comme le bricoleur du dimanche qui aurait construit une maison et qui appelle un plombier à la rescousse pour une fuite non identifiée… Le plombier n’a même pas envie de s’engager sur le chantier de peur qu’il soit considéré comme responsable !

Dans l’intitulé de cet article, il est question de “débuter” et de “formation”. C’est donc accepter l’idée qu’utiliser Word, ça s’apprend. Cela induit que Word est plein de possibilités et qu’on est humble devant le succès planétaire de cette plateforme. S’il est aussi répandu, depuis si longtemps, c’est que son concurrent gratuit n’a pas les mêmes capacités. Et donc, les choses qui ne tournent pas rond sont probablement plus dues à une mauvaise utilisation qu’à un dysfonctionnement de l’outil. Depuis de nombreuses années maintenant, Word est d’une stabilité redoutable ! A condition de bien l’utiliser !

Vous pouvez également consulter mon article sur les 4,5 apprentissages qu’un cours sur Excel devrait vous enseigner.

Etape n°0 : Qu’est-ce que le traitement de texte ?

Word est un outil de traitement de texte. Pour bien comprendre, je cite ici l’article (à ce jour) de Wikipedia :

Un logiciel de traitement de texte répond à plusieurs besoins, notamment :

  • création automatique ou semi-automatique de textes, comme des contrats ou des actes, par assemblage de paragraphes et personnalisation à l’aide de données spécifiques au cas particulier ;
  • aide à la transcription dactylographique en facilitant le travail de frappe et en autorisant des retouches ultérieures, voire des éditions successives d’un même document, sans avoir à tout ressaisir ;
  • aide à la composition typographique, en ajoutant à la simple transcription dactylographique des attributs de typographie et de mise en page qui enrichissent la présentation du texte ;
  • depuis les années 1980, outil de rédaction, directement utilisé par les auteurs, de la conception du plan du document en passant par toutes les phases de la rédaction, éventuellement collaborative, et de l’édition du document, notamment, la relecture.

À chacun des besoins correspondent des fonctions spécifiques. Par exemple, un rédacteur est assisté par :

  • l’accès à un dictionnaire de synonymes ;
  • un correcteur d’orthographe en cours de rédaction ;
  • des modèles de documents types avec des éléments de texte répétitifs ;
  • une feuille de styles ;
  • des macros fonctions pour automatiser des séquences d’actions.

On peut voir que la définition ne contient pas seulement “Saisir du texte”. Pour cette fonction uniquement, il y a Notepad !

Etape n°1 : La base de la base de votre formation Word

Pour une raison que j’ignore, cette notion que je place comme la base est souvent considérée comme avancée dans toutes les formations Word… ! Alors que c’est une notion qui explique tant de chose : l’héritage.

Dans Word, tout est héritage. Le document1.docx que vous créez au début est l’héritage du modèle Normal.dotm (inhérent à Word). Pour les plus anciens d’entre vous, c’était Normal.dot (sans le x).

dotm a même une signification : document template with macro

Exemple héritage style - Normal.dotm - document1.docx

Au sein d’un document, le père de tous les styles, c’est “Normal”. Voici ci-dessous l’illustration du style Titre 1 :

Exemple héritage style - Normal - Titre 1

Etape n°2 : Construire depuis la base – La structure

Qu’est-ce que la structure d’un document ?

Les documents textuels sont structurés. Une page de garde, une table des matières, une préface, des titres, des sous-titres, des paragraphes, des citations, des références, etc.

Pour automatiser n’importe quelle action, il faut indiquer à Word la nature de chacun des mots inscrits dans le document. Sinon, chaque mot sera considéré comme du texte d’un paragraphe quelconque.

L’œil et le cerveau humain font des interprétations que Word ne fait pas (pas encore… mais bientôt ! Et oui, l’Intelligence Artificielle est en train d’arriver dans Office !). Lorsque nous voyons un texte écrit dans une police plus grande, en gras avec un numéro devant, naturellement notre cerveau prend cela pour un titre. Word n’a pas de cerveau. Il faut donc le lui indiquer.

L’œil et le cerveau humain font des interprétations que Word ne fait pas (pas encore… mais bientôt ! Et oui, l’Intelligence Artificielle est en train d’arriver dans Office !).

Quelles actions peut-on automatiser ?

L’objectif premier de toute formation Word devrait être de vous expliquer que votre objectif est d’automatiser vos actions dans Word !!

Première action : Changer la police

La première action que l’on souhaite automatiser est tellement évidente qu’on en oublie que cela en est une ! C’est changer la police de tout notre texte.

Action si simple et si compliquée à la fois ! Pourquoi compliquée ? Eh bien, que veut dire “tout” ? Est-ce que les titres des chapitres sont inclus dans “tout” ? Le titre principal du document ? Le texte de la table des matières ? Les notes de bas de page ?

Si c’est le cas, alors il faudra indiquer à Word que c’est ce que vous voulez.

Deuxième action : Insérer une table des matières avec les n° des pages à jour

Pour réaliser cette action, il faudra bien marquer les titres des chapitres de votre document d’une certaine manière. Ainsi Word pourra automatiquement identifier les textes à inclure dans la table des matières en indiquant les n° de page correspondants.

Troisième action : Numéroter les pages, sauf la première

Word est un outil de traitement de texte qui est adapté pour écrire des rapports, des thèses, des livres ou simplement un PV de réunion. Il doit répondre à tellement de cas de figure qu’il est impossible de savoir automatiquement dans quels cas il faut numéroter la première page et dans quels cas il ne le faut pas !

Ainsi, il faudra de nouveau mettre en place un indicateur pour que Word sache quoi faire. Et il le fera !

Quatrième action : Insérer une seule page au format paysage au milieu d’un rapport

Comment Word pourrait identifier si vous avez besoin d’insérer une seule page ou plusieurs pages au format paysage ? A moins de le lui indiquer ? Je vous invite à lire l’article “comment insérer une page au format paysage”.

Les autres actions : ce sera pour plus tard… 🙂

Un récapitulatif de toutes les citations, de toutes les références, les numérotations de pages plus évoluées avec des i, ii, iii puis 1, 2, 3, … tout cela, ce sera pour plus tard.

Par où commencer pour structurer son document ?

Le minimum vital que vous puissiez faire, c’est utiliser les éléments structurants que Word vous fournit par défaut, les fameux styles “Normal”, “Titre”, “Titre 1”, “Titre 2”, “Titre 3”.

Ces éléments sont les dénominateurs communs au plus grand nombre de types de documents dans le monde. Ils sont “prêts à utiliser” (comme le “prêt à porter” ou le “prêt à manger”).

Chacun des mots qui sera écrit dans un document doit disposer d’un marqueur pour être identifié par Word. Ce marqueur s’appelle “Le Style”.

Un style pour chaque chose :

  • Le titre principal d’un document : Titre
  • Les titres de chapitres, du plus important au moins important : Titre 1, Titre 2 et Titre 3
  • Les paragraphes : Normal

Etape n°3 : L’importance des styles sur l’automatisation

Word propose par défaut plusieurs composants automatiques, le plus important d’entre eux : la numérotation des titres de chapitres, des sous-titres ou des sous-sous-titres.

Combien de fois vous êtes-vous battu avec des documents où la numérotation ne correspondait pas à vos attentes ? La raison est très simple : Word n’a pas été informé de vos intentions !

Word vient avec des styles par défaut pour faciliter la prise en main, mais ce n’est pas tout ! Il vient également avec d’autres composants configurés par défaut. Voici quelques-uns de ces éléments : hiérarchie des numérotations, configuration de la table des matières, hiérarchie des puces dans les listes, etc.

Ainsi pour que Word sache faire l’enchaînement suivant, il faut le lui indiquer… tout simplement !

Word - Exemple de mise en forme des style de numérotation

Commencez donc par utiliser les styles fournis par défaut et mettez-les à jour pour qu’ils utilisent les caractéristiques qui vous conviennent (police de caractère, taille, espacement, alignement, etc.).

Etape n°4 : Modifiez toujours les styles à la racine !

L’erreur n°1 des débutants qui n’ont pas suivi de formation Word : Modifier les caractéristiques d’un texte directement dans le texte.

Vous DEVEZ mettre à jour le modèle de référence (le style) et non les textes. Pourquoi ? Parce que Word va considérer que vous faites une exception de mise en page. Il ne peut pas savoir que vous souhaitez appliquer cela à tous les textes du même style.

Pour savoir quel style mettre à jour, il suffit de placer le curseur sur un des mots et le style utilisé se retrouve entouré d’un carré gris comme ci-dessous.

Puis, vous cliquez avec le bouton droit de votre souris sur le style concerné et le menu suivant apparaît.

Word - Mettre à jour les styles

Ensuite, vous avez deux possibilités, même si je vous recommande la deuxième…

  1. Mettre à jour le style selon l’exemple sélectionné (“mettre à jour pour correspondre à la sélection”)
  2. Mettre à jour les caractéristiques du style directement au bon endroit (“modifier”)

Dans les deux cas, tous les mots basés sur ce style vont immédiatement se mettre à jour pour correspondre à cette nouvelle configuration !

Etape n°5 : Votre meilleur ami est aussi votre pire ennemi

Mais qui est donc cet étrange ami ? Il s’agit bien sûr du copier-coller ! A combien de formation Word avez-vous appris cela ?

Votre pire ennemi dans Word est la fonction copier-coller !

Je vous ai parlé d’héritage dans cet article, c’est parce que cette notion est fondamentale pour tout le reste de votre apprentissage de Word, toutes les formations Word devraient vous l’indiquer. Lorsqu’un dysfonctionnement apparaît dans l’application d’une caractéristique (un changement de police qui ne s’applique pas partout par exemple), c’est que cet héritage a été rompu !

Word est trop souple et vous permet d’introduire toutes les exceptions que vous souhaitez ! Et le copier-coller va en introduire énormément à votre insu !

Cette fonction copie et importe une quantité bien plus importante d’informations que vous ne l’imaginez ! C’est la porte ouverte à l’import gigantesque de troubles :

  • Liste des styles issus du document source
  • Police de caractère
  • Espace d’interlignes
  • Couleurs spécifiques
  • Enchaînements des numéros
  • Tableaux
  • Styles de tableaux
  • Colonnes
  • En-têtes et pieds de pages

A moins de coller sans tout importer ! Ceci est également prévu.

Word - Options de collage spécial

Lorsqu’on colle quelque chose dans Word, il est possible d’utiliser la petite flèche qui se trouve en dessous du bouton Coller.

Trois options sont présentes :

  1. Coller avec la mise en forme source (celle qui importe tout, tout ! A éviter sauf connaissance de cause)
  2. Coller en utilisant la mise en forme cible (attention, c’est risqué car des styles peuvent toujours être importés)
  3. Coller uniquement le texte, sans mise en forme

Selon la quantité de texte à importer, le choix peut paraître difficile, mais dans la plupart des cas, je vous recommande la troisième option. Surtout, SURTOUT, si vous copiez du texte depuis une page web…

C’est en général le meilleur moyen d’introduire des exceptions et donc de disposer d’un document qui sera plus difficile à contrôler.

Pour terminer avec ce début…

D’abord, je vous remercie d’avoir lu jusqu’ici ! Votre formation Word est maintenant sur une bonne voie !

Sachez que l’utilisation des styles est fondamentale pour maîtriser Word et que c’est une étape préliminaire obligatoire avant de pouvoir Exceller avec Word !

Vous savez maintenant que :

  • Un document Word doit être structuré ;
  • Utiliser les styles est le seul moyen de structurer un document sereinement ;
  • Les styles par défaut doivent être utilisés car ils sont référencés dans de nombreux composants préconfigurés et automatisés, comme la table des matières et les hiérarchies de numérotation ;
  • Word est capable de gérer des exceptions aux mises en formes prévues par les styles ;
  • Le copier-coller est votre pire ennemi. C’est le meilleur moyen d’introduire de nombreuses exceptions et ainsi donner l’impression de dysfonctionnement de Word.

Si vous avez des questions, posez-les dans les commentaires ci-dessous. Je tâcherai d’y répondre, probablement à l’aide de nouveaux articles !

Et vous, qu’avez vous pensé de votre dernière formation Word ? Partagez votre avis dans les commentaires !

[Tuto] Comment insérer une page paysage dans un document Word ?

[Tuto] Comment insérer une page paysage dans un document Word ?

Vous souhaitez insérer une page paysage dans un document Word ? Cet article est là pour répondre à cette question. Vous avez travaillé sur un superbe tableau de données, un graphique remarquable ou encore un impressionnant planning à insérer, et le problème est qu’au format portrait, cela fait un peu écrasé tout cela.

Il serait bienvenu de pouvoir insérer une page au format paysage sans que cela devienne trop compliqué…

Étape 1 : Insérer une page paysage dans un document Word – Récapitulatif

Nous avons notre document avec un super graphique en plein centre :

Etat initial - document portrait

Nous souhaitons arriver à isoler notre super graphique pour pouvoir l’agrandir, le mettre en valeur et atteindre ceci :

Insérer une page paysage dans un document word - exemple de visualisation

Étape 2 : C’est parti pour insérer une page  paysage dans un document Word

Word dispose d’une fonction extrêmement utile lorsque nous souhaitons manipuler les mises en page d’une manière différenciée. Cela s’appelle les sections.

Dans le cas présent, nous souhaitons appliquer une modification à une page entière. Le document est ainsi :

  • Page 1 (portrait) > Page 2 (portrait) > Page 3 (portrait) > Page 4 (portrait) > Page 5 (portrait)

Nous souhaitons apporter une rupture dans ce bel ordre. En réalité, nous souhaitons apporter deux ruptures !

  • Page 1 (portrait) > Page 2 (portrait) > [Première rupture] Page 3 (paysage) > [Deuxième rupture] Page 4 (portrait) > Page 5 (portrait)

Eh oui ! Après avoir inséré notre page au format paysage, nous souhaitons ramener le document au format portrait pour la suite. Il s’agit donc d’une nouvelle rupture >> Cela signifie une nouvelle section !

La première section sera en mode portrait, la deuxième sera là pour mettre une page en mode paysage (ou plusieurs) et enfin, la troisième remettra le document en mode portrait.

Étape 3 : Comment crée-t-on ces sections ?

Commençons par nous positionner avant le graphique (où toute partie du document qui doit passer sur la partie paysage), ensuite c’est naturellement (si, si, avec le temps, on trouve cela naturel !) qu’on se dirige vers le menu “Disposition” puisque c’est ce que nous souhaitons modifier. Là, il faut ouvrir le menu “Saut de page” (et là, je l’admets, c’est déjà moins naturel…) Winking smile).

Menu disposition - Saut de page

Là, il faut choisir dans la rubrique “Sauts de section” ce qui nous intéresse : “Page suivante”.

Menu disposition - Saut de page - Page suivante

Ce saut de page est bien particulier, car il réalise également un saut de section.

Ensuite, vous réalisez la même opération juste après le contenu que vous souhaitez mettre en paysage. Et j’insiste, faites-le tout de suite ! Cela vous évitera des surprises de mise en page du reste de votre document.

Étape 4 : Passez votre contenu au format paysage

Dernière étape, la plus facile, maintenant que les sections sont en place, les modifications opérées sur cette page seront isolées à cette section.

Positionnez-vous sur la page à pivoter (dans mon exemple, avant ou après le tableau) puis, dans le menu Disposition, sélectionnez “Orientation” puis “Paysage”.

Inserer une page paysage dans un document Word - Menu disposition - Orientation paysage

Il ne reste qu’à redimensionner votre contenu pour qu’il remplisse la page pleinement et le tour est joué.

Bravo, vous venez de mettre une page en paysage !

Avez-vous réussi à insérer une page paysage dans un document Word ?

Super ! Si vous avez encore des questions ou un petit merci, utilisez la zone de commentaires ci-dessous pour me le faire savoir !

Et si jamais cela vous intéresse, j’ai également écrit un article sur Comment insérer un sommaire dans un document Word ?.

Comment comparer deux documents Word ?

Comment comparer deux documents Word ?

Comparer deux documents Word est tellement souvent nécessaire… Surtout à cette époque où malgré les outils de collaboration en ligne, le nombre d’envoi de document en pièces jointes n’a jamais été élevé. Dans cet article vous découvrirez comment comparer deux documents Word avec ou sans la fonctionnalité de suivi des modifications.

Par ailleurs, tant qu’on y est, sachez que vous pouvez également comparer deux fichiers Excel entre eux ! Pour cela, je vous invite à consulter l’article Comment comparer deux fichiers Excel ?.

Préambule sur la fonction suivi des modifications avant de comparer deux documents Word

Les habitués de la collaboration sur la rédaction/révision de documents connaissent bien cette fonctionnalité : le “Suivi des modifications”. Cette fonctionnalité permet effectivement de mettre en évidence l’ensemble des modifications réalisées par une personne ou une autre sur un document.

Comparer deux documents Word - Menu révision - Suivi des modifications
Onglet Révision – Suivi des modifications

Lorsque chaque contributeur a bien activé cette fonctionnalité, cela met en évidence toutes les modifications.

Document original
Exemple de document original
Document modifie
Exemple de document modifié avec le suivi des modifications actif

Word propose plusieurs manières de voir le document. En fonction des modifications qui ont été apportées, le document peut devenir particulièrement illisible.

Document modifié - plusieurs modifications

Dans l’onglet “Révision”, il y a quatre options pour relire le document :

Menu revision - Mode de lecture des modifications
  • Marques simples

Permet d’avoir une vue sur les paragraphes qui ont subi des modifications sans voir le détail de celles-ci.

  • Toutes les marques

C’est le mode de visualisation le plus détaillé. Il présente la moindre virgule, le moindre changement de police ou encore le moindre espacement qui n’était pas présent.

  • Aucune marque

Le document est présenté dans son possible état définitif. Aucune modification n’est mise en évidence. C’est le mode de relecture le plus adapté.

  • Original

Le document est dans son état initial. Aucune modification n’est mise en évidence.

Le problème, c’est qu’à plusieurs (+de deux) participants, cela reste un casse-tête de consolider toutes les modifications des uns et des autres.

La fonction “Comparer…” de Word

La comparaison des deux fichiers Word commence dans l’onglet “Révision”. Cliquez sur le menu “Comparer…”.

Menu révision - Comparer deux documents word
Onglet Révision – Fonction Comparer

Cette fonction dispose de plusieurs paramètres de comparaison des documents que nous allons approfondir.

Définir les préférences de comparaison des deux documents Word

Lorsque le menu s’ouvre, on voit d’abord les menus de sélection des documents à comparer. Les descriptions des sélections des fichiers se suffisent à elles-mêmes :

Comparer deux documents word - Activer plus options
Fenêtre de sélection des documents Word à comparer

On en oublierait presque de regarder plus loin avec le bouton “Plus>>” qui va simplifier la comparaison des deux documents Word.

Comparer deux documents word - plus options
Sélection des options avancées de comparaison des deux fichiers Word

A moins de vouloir voir l’ensemble des modifications réalisées, je vous recommande de limiter le nombre de critères de comparaison au strict minimum. Sinon, faites le test une fois, s’il y a trop de différences, limitez le choix lors du second essai.

Cela rendra la comparaison de vos deux documents Word bien plus digeste que si vous laissiez toutes les options cochées.

Pour aller plus loin…

Uniquement pour ceux qui dispose de SharePoint (soit via Office 365, soit via leur entreprise) avec la fonction “Versionning” activée, il vous sera possible de comparer une version avec une autre sans devoir activer le “Suivi des modifications”.

A ce moment, le menu apparaît comme suit automatiquement :

Comparer deux fichiers word - SharePoint versionning
Fonction de comparaison si vous utilisez SharePoint

Et l’option “Version spécifique…” nous présente le menu suivant (correspondant au nombre de versions du document présent sur le serveur) :

Comparaison - SharePoint versionning - Choix version
Liste des versions du documents Word si vous utilisez SharePoint avec le versionning actif sur votre Librairie de Documents

Et voilà !

Vous avez maintenant de quoi vous sauver d’une situation un peu pénible qui est celle d’identifier les changements que les autres contributeurs ont réalisés sur votre document.

Sachez par ailleurs qu’une fonction de comparaison de fichiers existe dans Excel. J’ai d’ailleurs écrit un article décrivant l’utilisation de la comparaison entre deux fichiers Excel.

Dernière étape

Merci d’avoir cet article décrivant comment comparer deux fichiers Word. Si vous l’avez apprécié, je vous remercie de me l’indiquer en commentaire ci-dessous.

Et si vous avez d’autres questions au sujet de cet article, n’hésitez pas à me l’indiquer également dans les commentaires ! Merci !

[Tuto] Comment sauver la mise en page d’un document Word en 5 mn ?

[Tuto] Comment sauver la mise en page d’un document Word en 5 mn ?

La mise en page de votre document Word doit être revu. Vous ne pouvez plus décaler, c’est le moment fatidique de transmettre votre rapport. Que ce soit à votre chef, à votre Direction ou à votre prof, vous devez le rendre dans quelques minutes.

Vous souhaitez simplement vérifier que la mise en page de votre document tienne bien la route. Juste histoire d’éviter qu’un titre de chapitre ne se balade tout seul en bas d’une page :

Mise en page des titres

Et là, vous vous rendez compte qu’un peu partout dans le document, des titres se promènent tout seuls. Alors, oui, vous vous rappelez à cet instant qu’on vous a répété à plusieurs reprises : “Utilise les styles”. Mais là, pas le temps de repasser sur tout le document…

En plus, vous connaissez déjà la suite de l’histoire : chaque fois que vous passez sur un des chapitres avec des “Enter”, pour 1 paragraphe remis en place, 10 de perdus !

Cette astuce peut sauver la mise en page de votre document Word !

Dans votre malheur, vous avez une chance : les styles n’ont pas été utilisés mais, vous, celui ou celle qui a rédigé le document a au moins respecté un minimum de rigueur en utilisant les mêmes tailles de police et de couleur pour chaque titre.

Alors au lieu de parcourir tout votre document (qui fait déjà plus de 50 pages), voici une petite recette qui va vous faire gagner un temps fou !

Etape 1 : Menez l’enquête et ouvrez les Styles

La première chose à faire est d’ouvrir le menu des Styles (encore eux !) de la manière suivante :

Etape 2 : Faites appel à l’Inspecteur de style

La deuxième étape consiste à ouvrir une fonction cachée de Word : l’inspecteur de styles. Il va vous permettre de décortiquer de plus près votre fameux en-tête de chapitre.

Word Mise en page Inspecteur de Styles

Etape 3 : Après l’inspecteur, passez-le au révélateur !

L’enquête n’est pas encore terminée : le révélateur va passer votre paragraphe à l’inspection fine.

Word Mise en page Reveler Styles

Etape 4 : Attrapez-les tous !

Une fois que votre paragraphe est passé au sérum de vérité, il faut sélectionner tous ses compères ayant la même mise en forme grâce à cette fonction :

Word Mise en forme similaire

Etape 5 : La promenade est terminée. On va remettre tout le monde dans le droit chemin.

A ce stade, tous les bouts de textes ayant la même mise en forme sont sélectionnés dans le document. Il ne reste plus qu’à en faire un style particulier pour pouvoir mieux le travailler ensuite.

Pour cela, le menu “Styles” qui a été ouvert à l’étape 1 va nous servir à nouveau avec le bouton “Nouveau style” :

Word - Nouveau style

La fenêtre “Nouveau style” s’ouvre et vous pouvez donner le nom qu’il vous plaira à ce stade. Il vous suffira de vous en rappeler par la suite.

Fenêtre nouveau style

Ne fermez pas la fenêtre “Nouveau style”, vous en avez encore besoin !

Etape 6 : Réglons enfin cette mise en page de votre document Word !

Notre périple est bientôt terminé. Il vous suffit d’ouvrir le menu “Format” puis “Paragraphe” comme suit :

Word - Nouveau style - paragraphe

Vous sélectionnez ensuite l’onglet “Enchaînements” et cochez la case “Paragraphes solidaires” comme suit :

Word - Nouveau style - paragraphe solidaire

Etape 7 : Et voilà ! La mise en page de votre document Word s’est améliorée.

Tous vos en-têtes de chapitres qui se promenaient en bas de page se sont retrouvés recollés avec les paragraphes qui leur avaient échappé.

Il reste probablement quelques sauts de lignes à aller retirer (ceux qui avaient été mis pour corriger la mise en page), mais maintenant, vous pouvez le faire sereinement car pour chaque paragraphe sauvé, aucun autre ne va mal se comporter !

Etape 8 : Likez !

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Merci !

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