Liste déroulante dynamique sur Excel, liste de choix ou menu déroulant sur une cellule Excel, cette fonctionnalité porte bien des noms différents. À travers cet article, je vous propose de faire le tour des très nombreuses options pour créer une liste déroulante sur Excel. D’une simple liste déroulante, je vais aller jusqu’au cas le plus complexe : deux listes déroulantes liées et remplies dynamiquement.

Avant de commencer, et même si je sais que vous êtes pressé d’avoir votre réponse, vous devez vous poser quelques questions. Excel possède trop d’options pour foncer tête baissée sur la première à disposition. Vous risquez de vous rendre compte trop tard que votre besoin était différent.

Préambule

Je dois vous prévenir avant de poursuivre la lecture de cet article. Vous ne trouverez pas une seule ligne de programmation dans cet article. Je revendique un usage d’Excel (et des autres produits de la suite Office d’ailleurs) sans VBA et donc sans macro.

Cet article ayant pour objectif de traiter du cas le plus simple au cas le plus complexe, ne soyez pas surpris de sa longueur. Le cas plus complexe étant les listes déroulantes dynamiques Excel et en cascade.

Je vous invite à répondre aux questions ci-dessous et ainsi choisir l’option qui correspondra le plus à votre besoin.

Une nouvelle question s’est récemment ajoutée, quelle version d’Excel possédez-vous ? Si vous possédez un abonnement à Microsoft 365, alors la création d’un menu déroulant sur Excel (en particulier pour les menus déroulant dynamique) est devenu encore plus facile. Les nouvelles fonctions UNIQUE(), FILTRE(), TRIER() ainsi que les tables dynamiques (rien à voir avec les tableaux croisés dynamiques) font de ma description du cas 4 une archive de l’histoire..

Mais comme vous n’avez pas nécessairement un abonnement, je vous laisse le mode d’emploi à disposition !

Les questions à se poser avant de créer une liste déroulante dynamique ou statique sur Excel

Liste déroulante dynamique ou statique ?

Cette question est essentielle pour vous orienter vers la solution la plus appropriée. Formulée autrement, cette question revient à vous demander si les choix présentés par votre liste déroulante seront TOUJOURS les mêmes ou bien devront-ils varier selon le contexte ?

Si les choix seront toujours les mêmes (Fruit ou Légume) par exemple), alors votre liste sera statique. Rendez-vous au paragraphe : « Cas n°1 : Créer un menu déroulant statique sur Excel« .

Vous êtes presque dans cette situation, mais vous savez que votre liste de choix pourrait s’agrandir à l’avenir (Nouvelle catégorie de produit, nouveau produit). Alors rendez-vous au paragraphe : « Cas n°2 d’une liste statique extensible« .

Si au contraire, en fonction d’un critère, la liste présentée doit être différente, on parlera d’une liste déroulante dynamique sur Excel. Plusieurs cas de figure sont possibles avec une liste déroulante dynamique : je vous invite à répondre aux questions suivantes.

D’où viennent les données de votre liste déroulante dynamique Excel ?

Est-ce que vous connaissez toutes les valeurs possibles de votre liste à l’avance ? Ou bien, est-ce que la liste de vos choix va se constituer dynamiquement ?

En reprenant l’illustration ci-dessus, on voit que les listes des catégories et des produits sont connues à l’avance. Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez vous rendre au paragraphe : « Cas n°3 : liste déroulante dynamique basée sur une liste fixe« .

Vous l’aurez deviné, si vous ne vous retrouvez pas dans le cas 3, c’est que tous les contenus de vos listes sont dynamiques. La solution existe sans programmation, mais il va falloir s’accrocher ! Vous êtes à la limite de développer une application. Excel peut vous aider à présenter votre idée, mais n’est peut-être plus le produit le plus adapté… Vous devriez considérer Access ou un autre produit. Toutefois, voici la solution avec Excel : Cas n°4 : Créer une liste déroulante dynamique en cascade sur Excel.

Est-ce que je possède plusieurs listes dépendantes les unes des autres ?

Par exemple, je possède deux listes déroulantes. Dans la première, je choisis « Fruit » ou « Légume » et dans la deuxième, je vais choisir parmi une liste de fruits ou une liste de légumes.

On parlera dans cette situation de listes déroulantes en cascade. Ce cas est la situation la plus complexe à traiter dans Excel.

Retrouvez cet article en vidéo

Voici deux vidéos pour voir comment créer des menus déroulants sur Excel. La première pour les possesseurs d’un abonnement à Excel 365 et la deuxième pour les autres…

Dans cette vidéo plus récente et je vous présente la facilité avec laquelle tous les scénarios de création de menus déroulants dynamiques se font désormais :

Ce sujet des menus déroulants est véritablement un sujet simple d’apparence est pourtant pouvant devenir véritablement complexe.

Suite à des questions posées dans les commentaires de la précédente vidéo, un sujet majeur est apparu manquant !! Je présente en effet une technique pour mettre en place ces menus déroulants en cascade SANS contraintes de tri sur votre tableau et SANS avoir à mettre à jour un tableau croisé dynamique. Sauf que cela ne fonctionne que pour une cellule unique…

J’avais donc relevé le défi de trouver une solution TOTALEMENT DYNAMIQUE, pour plusieurs cellules (Avec Excel 365 uniquement… pour les autres, je vous invite à étudier le cas n°4 du présent article).

Le défi est maintenant relevé et en voici le fruit :

Pour tous ceux disposant d’une version plus ancienne d’Excel, alors c’est cette autre vidéo qu’il faut regarder :

Cas n°1 : Créer un menu déroulant sur Excel

Vous avez de la chance, c’est le cas le plus simple à traiter ! Excel résout ce problème en quelques clics !

Étape n°1 : Activez la validation des données

Excel utilise la fonctionnalité de « Validation des données » afin de proposer une liste déroulante sur une cellule.

Rendez-vous dans l’onglet « Données » puis cliquez sur « Validation des données »

Étape n°2 : Configurer votre liste déroulante

Un pop-up apparaît. Vous devez sélectionner le choix « Liste » comme indiqué ci-dessous :

Étape n°3 : Configurer votre liste de choix

Pour une liste statique à usage unique, vous pouvez directement configurer votre liste de choix en allant dans le champ « Source » comme ci-dessous :

Vous devez séparer vos choix par un point-virgule. Aucun autre caractère n’est nécessaire, ni guillemets ni apostrophes.

Défauts de cette méthode

Une méthode simple et rapide, c’est pratique. Vous devez en connaître les limites pour l’utiliser uniquement dans les cas appropriés.

Défaut n°1 : Maintenir cette liste de choix dans la durée

Qu’on le veuille ou non, à un moment ou à un autre, on a besoin de mettre à jour cette liste de choix. Et souvent, la liste de choix va être présente à plusieurs endroits. Malgré la petite case à cocher discrète « Appliquer ces modifications aux cellules de paramètres identiques », vous aurez toujours un doute si cela a été correctement appliqué partout.

Sans compter sur le fait qu’une fois sur deux vous risquez d’oublier de cocher cette case et ainsi rompre le lien avec les autres cellules disposant de cette même liste déroulante.

Défaut n°2 : Gérer les longues listes déroulantes

Dans l’exemple, je n’utilise que deux valeurs séparées par un point-virgule. Si votre liste contient plus de 5 valeurs, vous commencerez déjà à avoir des difficultés en termes de lisibilité.

Défaut n°3 : Retrouver toutes les valeurs de toutes vos listes déroulantes

Si vous souhaitez réaliser une vérification des choix proposés dans toutes vos listes déroulantes de votre fichier Excel, vous devrez rechercher les cellules proposant ces listes et les contrôler dans ce menu. Parmi les autres options de création de liste déroulante vous verrez que cela peut se faire d’une manière bien plus simple !

Cas n°2 : Créer liste déroulante statique mais extensible

Vous aurez quelques manipulations supplémentaires à réaliser par rapport au cas n°1, mais vous aurez le bénéfice de retirer l’ensemble de ses défauts. C’est à mon avis la solution à préconiser pour toutes les listes déroulantes qui n’ont pas à être dynamiques.

Étape n°1 : Créer une feuille de paramètres / données de références

Votre fichier Excel (votre classeur) peut posséder autant de feuilles que la mémoire de votre ordinateur peut supporter ! (c’est Microsoft qui le dit !)

Selon mon expérience, j’ai toujours eu besoin de données « de référence ». Les choix proposés par les listes déroulantes sont de ceux-ci.

Personnellement, j’appelle toujours cette feuille « RefData », ainsi je n’ai aucun doute sur son contenu.

• Cliquez sur le + qui se trouve en bas de votre classeur
• Double-cliquez sur le nom « Feuil2 » pour éditer le nom
• Saisissez « RefData »

Étape n°2 : Créer un tableau avec votre liste de valeurs

Le tableau est l’objet Excel parmi les plus puissants. J’aurai l’occasion de développer ce sujet dans d’autres articles. À ce stade, suivez simplement les instructions.

Dans la feuille RefData, placez-vous en A1 et donnez un intitulé à votre liste de choix, puis saisissez en A2, A3, etc, la liste de vox choix.

Ensuite, sélectionnez vos cellules et cliquez sur « Mettre sous forme de tableau », choisissez une mise en forme de votre choix.

Puis, veillez à bien cocher la case « Mon tableau comporte des en-têtes ».

Étape n°3 : Renommer votre tableau et créer votre « Nom »

Autant prendre tout de suite de bonnes habitudes ! Lorsque vous créez un tableau, Excel le nomme par défaut « Tableau1 », « Tableau2 », etc. Je vous invite à donner des noms de Tableau qui vous parlent.

Dans le cas de mon exemple, je vais le nommer « TCategories ».

Ensuite, vous devrez créer un « Nom ». Excel ne sait pas réaliser la validation des données à partir d’un tableau… mais à partir d’un « Nom ». Cela changera peut-être un jour…

Petite astuce, sélectionnez uniquement votre liste de valeurs sans le titre. Ce sera utile pour la suite.

Maintenant, rendez-vous sur l’onglet « Formules » puis cliquez sur « Gestionnaire de noms » puis sur « Nouveau ».

Sur l’écran suivant, vous pourrez renommer votre « Nom » comme ci-dessous :

Veillez bien à ce que le champ « Fait référence à : » contienne « =TCategories[Catégories] » et pas « =TCategories[[#Tout];[Catégories]] ». Adaptez le contenu si besoin. Cela veut simplement dire que vous avez inclus le nom de la colonne dans votre sélection.

Étape n°4 : Créer votre liste déroulante dynamique Excel. Enfin !

Vous venez de créer votre tableau de référence, un « Nom » qui sera lié à votre tableau. Vous êtes maintenant fin prêt à configurer votre cellule.

Sélectionnez votre cellule cible de votre liste déroulante puis cliquez sur « Validation des données » de l’onglet « Données ». (Étapes identiques aux deux premières du Cas n°1). Puis sélectionnez « Liste » comme source des données.

Et cette fois, au lieu de saisir votre liste de choix directement, vous saisissez « =LCategories » que vous venez de créer.

Avantages de cette méthode

Avantage n°1 : Votre liste de choix est dynamique

Il vous suffit de vous rendre sur la feuille RefData et ajouter un élément à la suite de vos valeurs pour que tout soit immédiatement à jour !

Avantage n°2 : Vous pouvez réutiliser la liste

En référençant votre « Nom » ou votre tableau dans des formules ou dans d’autres cellules, vous aurez la certitude d’utiliser toujours la bonne liste de valeurs.

Avantage n°3 : Trier automatiquement les valeurs au sein de votre liste déroulante

C’est l’ordre d’affichage dans votre tableau qui déterminera l’ordre d’affichage de votre liste déroulante. Vous pouvez ainsi ordonnancer vos valeurs selon vos besoins dans le tableau et votre liste s’affichera dans cet ordre.

Cas n°3 : Créer une liste déroulante dynamique Excel basée sur une liste fixe

Prenons un exemple pour bien situer ce cas de figure.

Vous avez une première cellule avec un choix à opérer « Fruits » ou « Légumes » et une deuxième cellule où vous souhaiteriez une liste déroulante de fruits ou une liste déroulante de légumes.

Vous connaissez par avance toutes les options possibles, reste à mettre en œuvre.

Étape n°1 : Créer votre tableau de référence

Comme à l’étape n°1 du cas n°2, créez une feuille nommée RefData dans laquelle vous placerez votre tableau de correspondance comme suit :

Étape n°2 : Préparer votre feuille cible

Pour l’étape suivante, vous aurez besoin de savoir dans quelle cellule sera votre liste déroulante dynamique. De plus, vous aurez également besoin de la cellule définitive où sera située la sélection de la catégorie (Fruit ou Légume).

Pour l’exemple, je resterai sur la feuille RefData afin de simplifier les captures d’écran. Voici comment j’ai préparé mon classeur :

Mon objectif sera de configurer une liste déroulante en F2 en fonction de la sélection en E2.

Étape n°3 : Préparer le calcul d’une plage dynamique

Je dois vous l’annoncer, vous devez vous accrochez. Ici, nous allons utiliser deux des fonctions des plus puissantes d’Excel, mais aussi des plus difficiles à appréhender au début : DECALER() et EQUIV().

J’y ai déjà fait référence dans mon article sur le calendrier Excel perpétuel. Mais je n’avais pas donné de détails. Ici, vous aller devoir apprendre à vous en servir !

Fixons notre objectif : nous souhaitons trouver une plage de valeurs (les produits) dont la catégorie correspond à la valeur en E2.

Il se trouve que la fonction DECALER() renvoie une plage de valeur, EQUIV() renvoie un rang dans une liste. Il ne restera qu’à compter le nombre de valeurs à retourner. Ce sera chose faite avec la fonction NB.SI().

Les paramètres de DECALER(réf, lignes, colonnes, [hauteur], [largeur]) signifient :

• Réf : Votre point de départ pour calculer votre plage
• Lignes : De combien de lignes dois-je descendre pour commencer ma plage de renvoi ?
• Colonnes : De combien de colonnes dois-je me déplacer à droite pour commencer ma plage de renvoi ?
• Hauteur : Combien de lignes seront dans ma plage de renvoi ?
• Largeur : Combien de colonnes seront dans ma plage de renvoi ?

L’objectif ici est de répondre à chacune de ces questions. Les crochets indiquent que ces paramètres sont facultatifs et que par défaut, la valeur sera 1.

Répondons à ces questions :

• Réf : Votre point de départ sera le coin supérieur gauche de votre tableau (rectangle rouge)
• Lignes : La fonction EQUIV() va donner le point de départ (blocs verts)
• Colonnes : Nous souhaitons la liste des produits. Il faut donc se décaler d’une colonne à droite (flèche horizontale noire)
• Hauteur : La fonction NB.SI() va compter le nombre d’éléments correspondants (double flèche rouge + bloc vert)

Dans mon exemple, cela donnera la fonction suivante :

=DECALER(TProduits[[#En-têtes];[Catégorie]];EQUIV(TCible[@[La catégorie de mon choix]];TProduits[Catégorie];0); 1; NB.SI(TProduits[Catégorie];TCible[@[La catégorie de mon choix]])😉

Étape n°4 : Créer le « Nom » et finaliser la validation des données

Vous n’avez plus qu’à configurer votre nouveau « Nom ». Rendez-vous dans l’onglet « Formules » puis « Gestionnaire de noms » afin de créer votre « Nom ».

Lorsque vous créez votre « Nom », vous devrez saisir la formule complète ci-dessus.

Ensuite, vous devriez connaître la musique ! Rendez-vous sur votre cellule où cette liste déroulante devrait apparaître, onglet « Données », « Validation des données », sélectionnez « Liste » puis donnez votre liste comme source.

Bref avertissement

Si vous souhaitez ajouter des éléments dans votre catalogue initial, vous devrez trier votre tableau au minimum selon les catégories. En effet, cette méthode peut fonctionner uniquement si tous les fruits et tous les légumes sont consécutifs. Sinon, vous aurez de drôles de surprises…

Avantages de cette méthode

Devrez-vous faire cette manipulation pour chaque ligne de votre feuille cible ? Heureusement non !

Cependant, cela n’est garanti que si vous utilisez bien les tableaux d’Excel. Il suffit d’étendre le tableau, et vous verrez que toutes les cellules sont prêtes à l’emploi et fonctionnent parfaitement !

Cas n°4 : Créer deux listes déroulantes dynamiques en cascade sur Excel

Vous êtes dans la situation la plus complexe à mettre en place. Vous devez constituer une liste déroulante qui devra se mettre à jour automatiquement selon les saisies qui seront réalisées ailleurs dans votre classeur.

Pour aller au bout du bout, je vais aller encore plus loin en donnant les explications pour avoir deux listes déroulantes dynamiques et en cascades.

Un exemple vaut mieux qu’un long discours, alors en voici un :

Vous disposez d’une feuille dans laquelle vous avez une liste de produits qui peuvent être livrés par différents fournisseurs. Dans un second onglet, vous souhaitez sélectionner un produit et savoir quels fournisseurs pourraient le fournir.

Pour simplifier mes illustrations à travers les captures d’écran, je vais tout placer dans la même feuille.

L’objectif est de pouvoir ajouter de nouveaux producteurs et de nouveaux produits et que les listes déroulantes soient dynamiquement mises à jour.

Avertissement avant de continuer

Excel est plein de surprises. La solution que je vous propose n’est pas unique. C’est celle qui n’utilise que des fonctions relativement courantes.

D’autres solutions existent certainement. L’une d’entre elles est certainement l’utilisation de PowerQuery. J’ai fait le choix dans cet article de ne pas l’utiliser. Cet outil complémentaire à Excel (et intégré depuis la version 2016) nécessiterait une prise en main à part entière.

Si ces conditions vous conviennent, alors vous pouvez poursuivre la lecture de l’article !

Explication de la procédure à suivre

La mise en œuvre de la solution sans code va suivre les étapes suivantes :

1. Construire la première liste déroulante dynamique
   • Configurer un tableau croisé dynamique (TCD) pour avoir une liste unique et triée des produits
   • Construire un « Nom » (cf. Gestionnaire de noms) qui s’alimente du précédent TCD. Ce sera l’étape la plus complexe car Excel ne gère pas les TCD comme les tableaux simples
   • Utiliser ce « Nom » pour la validation de votre première cellule
2. Construire la deuxième liste déroulante dynamique
   • Configurer un deuxième TCD pour avoir la liste des producteurs livrant un produit
   • Construire un nouveau « Nom »
   • Utiliser ce « Nom » pour la validation de la deuxième cellule

Êtes-vous prêt ? C’est parti !

Construire la première liste déroulante dynamique

Étape n°1 : Construire le premier TCD

Le meilleur outil pour obtenir une liste triée de valeurs uniques et mis à jour automatiquement, c’est bien le TCD. Comme d’habitude (si vous avez bien lu le début de l’article), je vous invite à créer une feuille dédiée aux données de référence que je nommerai RefData. Cette feuille pourra également contenir les données intermédiaires nécessaires à notre objectif.

J’ai nommé mon premier tableau TProducteurs :

Je vais ensuite insérer un TCD sur la feuille RefData basée sur ce tableau. Mes premières cellules de RefData étant utilisées, je vais l’insérer en colonne H. Il est très pratique de l’insérer en première ligne (cellule H1).

Il est essentiel de désactiver l’affichage des totaux. Pour cela, cliquer à l’intérieur du TCD, onglet « Création », menu « Totaux généraux » puis « Désactiver pour les lignes et les colonnes ».

Étape n°2 : Définir un « Nom » qui s’alimente du TCD

Ici, nous allons de nouveau utiliser une combinaison de fonctions Excel :

• DECALER() afin de fournir à notre « Nom » la liste de choix
• NBVAL() qui permet de compter le nombre de cellules qui ne sont pas vides.

Le reste du travail a déjà été fait par notre TCD.

Complétons ensemble les paramètres de la fonction DECALER() :

• Réf : Votre point de départ sera la première cellule de votre TCD. Dans notre cas, il s’agira de RefData!H$2$.
• Lignes : 0. En effet, pas de décalage à prévoir.
• Colonnes : 0. Idem, pas de décalage à prévoir.
• Hauteur : La fonction NBVAL(RefData!H$:H$)-1 va compter le nombre d’éléments non vides de toute la colonne. Ne pas oublier de retirer 1. La première ligne du TCD contient un titre qui ne doit pas être compté.

Avez-vous remarqué que cette fois-ci j’emploie les références avec le caractère $ ? Ils sont essentiels cette fois-ci, ne pouvant référencer ces cellules comme celle d’un simple tableau (cf. l’étape 3 du cas n°3).

Votre formule pour définir votre nom devrait donc être : =DECALER(RefData!$H$2;0;0;NBVAL(RefData!$H:$H)-1;).

Créez alors votre « Nom » avec cette formule et configurez votre cellule cible pour être validée avec cette liste de valeur. (Référez-vous aux étapes déjà décrites pour le cas n°3 à l’étape 4).

Construire la deuxième liste déroulante dynamique

Étape n°1 : Construire un second TCD !

Ce nouveau TCD doit ressembler en tous points à l’exemple donné en cas 3. Un tableau avec en première colonne les noms des produits et en deuxième, les produits livrés.

Pour cela, il faut créer un TCD basé sur le même tableau que précédemment (TProducteurs) mais configuré différemment.

Je vous invite à l’insérer sur la feuille RefData en J1.

Mais, vous n’avez pas le même affichage ! Voici les changements à opérer afin d’obtenir cette présentation :

1. Retirez l’affichage des totaux généraux comme précédemment.
2. Dans le menu « Disposition du rapport », sélectionnez « Afficher sous forme tabulaire »
3. Dans le menu « Disposition du rapport », sélectionnez « Répéter toutes les étiquettes d’élément »

Et cette fois, vous obtenez le même résultat.

Étape n°2 : Trouver la bonne formule pour définir le « Nom » pour la validation de la cellule

Finalement, maintenant que notre second TCD ressemble à l’exemple du cas n°3, la suite lui ressemble aussi grandement !

Trois différences majeures tout de même :

1. La définition du « Nom » se fait à partir des références des cellules et non des tableaux. Le caractère $ est OBLIGATOIRE pour un bon fonctionnement.
2. Lorsque vous ajouterez des valeurs à votre tableau de producteurs, vous DEVREZ « Actualiser » vos TCD pour que les listes déroulantes soient à jour. Un raccourci clavier existe pour cela « Ctrl + Alt + F5 ».
3. Pour déterminer l’ordre dans lequel les valeurs s’affichent dans votre liste déroulante, vous devrez opérer les tris de votre choix dans les TCD.

Cette fois, je vous donne le résultat directement, il suit exactement le même principe que le cas 3. Si vous avez bien nommé la feuille RefData et placé les TCD dans les colonnes indiquées, alors aucun changement à l’horizon.

Petite précision tout de même, mon tableau cible se nomme « TProduit ».

=DECALER(RefData!$J$1; EQUIV(TProduit[@Produits];RefData!$J:$J;0)-1; 1; NB.SI(RefData!$J:$J;TProduit[@Produits]);)

Vous pouvez alors définir votre « Nom » avec cette formule. Ensuite, configurez la validation de votre cellule basée sur cette liste.

Retrouvez cet article en vidéo sur Youtube

Je vous propose d’avoir une explication visuelle avec la vidéo que j’ai réalisée et publiée sur Youtube : Créer une liste déroulante dynamique sur Excel.

Et comme il n’est rien de mieux que d’avoir le fichier sous la main pour voir et reproduire, voici le fichier ci-dessous :

Entrez votre adresse e-mail pour débloquer l'accès au fichier exemple

• Cas Excel 365 (V2)
• Cas pour les autres versions d'Excel (>2013)
  

VOIR

Liste déroulante dynamique et en cascadeTélécharger

BRAVO et MERCI !

Vous avez réussi ! Vous avez lu la totalité de l’article, et appliquée appliquer la méthode que je vous ai présentée ?

Soyez fier.ère de vous ! Vous venez de mettre en pratique ce que peu savent faire et en plus SANS CODE !

Vous pouvez fièrement partager cet article et annoncez que vous savez le faire ! Si vous m’indiquiez en commentaire, sur Facebook ou sur LinkedIn votre avis, je l’apprécierais grandement !

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