La génération Y (ou Z) sait-elle réellement travailler avec les outils bureautiques de l’entreprise ?

Postulat de départ : La génération Y sait tout faire avec toutes les technologies, et donc avec la bureautique !

Certains naissent avec de l’or dans les mains, d’autres avec de l’or dans les coffres mais là, tous sont nés avec un smartphone, une tablette, un ordinateur, Internet… dans les mains.

De ce fait, ils auraient tous nécessairement les connaissances et compétences pour utiliser à la perfection toutes les possibilités de ces technologies.

Chacun d’entre nous peut s’en rendre compte par lui-même : dès qu’un enfant voit un équipement électronique tactile, il fonce dessus, sait faire défiler les photos, ouvrir Youtube et bientôt saura dire “Whatsapp” avant de dire “Maman” ou “Papa”.

Un problème à résoudre ? On lance le moteur de recherche et hop ! La solution est là. Un enseignant me disait même que ses élèves (en informatique et post-bac) avait pour réflexe de rechercher la solution à un problème sur Internet bien avant de se poser la question à eux-mêmes ou de la poser à leurs camarades de classe.

Savent-ils vraiment tout faire dans ce cas ?

Que sait vraiment faire la génération Y (ou Z) ?

Une chose est certaine, ceux qui sont nés aujourd’hui ont été bien plus souvent en contact avec les technologies, les applications, etc, que leurs parents. Cela les a donc amené à s’approprier ces technologies avec autant de curiosité que le reste de leur environnement.

Ainsi, aucune peur de faire exploser la planète en essayer de cliquer ici ou là.  Alors quand une personne de 50 ans observe une autre de 25 ans, elle va se dire : “Qu’est-ce qu’il se débrouille bien !”.

Mettons cela sous le regard des véritables experts… ceux qui savent vraiment.

La génération Y (et Z) sait explorer et chercher. Elle va cliquer dans tous les sens et ouvrir son moteur de recherche préféré (et utilisé par 95% de la planète) pour chercher une solution.

Résultat : on en a un justement, de résultat. Mais quel résultat ? Le 1er venu.

Cela est toujours mieux que rien. Mais est-ce satisfaisant ?

Au final, on passe tout de même pas mal de temps à faire des recherches pour trouver la solution à plusieurs bricoles. Le mieux serait tout de même de finir par apprendre à faire les choses, non ?

Comment acquiert-on la connaissance et le savoir-faire ?

Comment acquiert-on la connaissance ? En lisant ce que les experts écrivent !

Comment acquiert-on le savoir-faire ? En mettant en pratique les connaissances acquises !

Et non, la magie de la connaissance instantanée n’existe pas encore… (pour les humains en tout cas… peut-être que les algorithmes y arriveront). A ma connaissance, rien de mieux que de se documenter et surtout pratiquer !

Pratiquer seul, c’est bien, pouvoir confronter son travail aux experts pour avoir leur avis, leurs conseils, c’est mieux !

Est-ce encore utile de se former aux outils bureautique de l’entreprise ?

C’est bien tout ça me direz-vous, mais est-ce encore bien utile d’apprendre à utiliser ces outils si statiques ? A l’heure des wiki, des pages web, des photos, des vidéos, faut-il s’attarder sur les outils de gestion documentaire ?

Je vous propose de faire un tour d’horizon des outils en question :

Excel

Parole de connaisseur, Excel est l’un des produits les plus puissants de Microsoft. Il l’est tellement que tous les produits d’analyse de données ou de calcul ont des fonctions d’import ou d’export vers Excel. Il fait le bonheur des “Power users” et le malheur des informaticiens. Pour ces derniers (et je sais de quoi je parle), le développement de chaque application est comparé à Excel : “Je ne comprends pas pourquoi on ne peut pas faire ceci ou cela dans ton programme, alors que dans Excel c’est fait en deux clics !”.

Word

Il reste le produit phare de rédaction de document. Depuis 2006, Microsoft a soumis son format de document à standardisation, tout le monde peut produire un fichier “.docx” sans payer de royalties à Microsoft (uniquement pour l’utilisation de son éditeur, à savoir Word). Les entreprises ne sont pas prêtes à rédiger des rapports dans un autre format. C’est un standard de facto. (Google l’a bien compris et le revendique).

Outlook

La question d’un client lourd de messagerie peut se poser. Toutefois, la force de frappe de Microsoft lui a permis de combiner sa suite de produits (on n’achète pas Outlook seul, mais dans un pack Office). Et ensuite, en combinant les fonctionnalités entre les produits. En particulier, entre Outlook et OneNote ou encore entre Outook et SharePoint.

Et pour l’organisation de réunion, avec la réservation des salles, on n’a pas trouvé de produit suffisamment complet pour le remplacer de si tôt.

PowerPoint

PowerPoint est, en revanche, sur la sellette. En effet, les présentations ont besoin de peps, d’animations, de certaines fonctionnalités comme changer la langue. Et c’est la raison pour laquelle Sway est sortie. Néanmoins, je n’ai trouvé aucune information sur le taux de conversion des utilisateurs de PowerPoint vers Sway. En l’absence d’information et à voir le résultat en entreprise, PowerPoint a encore de beaux jours devant lui.

OneNote

Aussi surprenant que cela puisse paraître aux yeux de certains, c’est un produit qui existe depuis la suite Office 2003 ! Ce n’est qu’avec l’avènement de son concurrent que OneNote a intéressé de plus en plus d’utilisateurs. Et là encore, Microsoft le pousse à travers la suite (pourquoi utiliser autre chose alors que OneNote est déjà là…) et à travers une intégration de plus en plus forte avec ses autres produits, notamment Outlook et SharePoint. Le reste des produits comme Visio et Excel ont également droit à quelques fonctionnalités d’intégration.

En conclusion

Je ne crois pas à la connaissance innée. La génération Y (ou Z) a beau être plus à l’aise dans la recherche d’une solution ou dans l’investigation, cela n’aboutit pas à un savoir structuré ni à une méthodologie efficace.

Prenons donc le temps d’apprendre et nous serons plus productifs !

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