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RechercheV avec plusieurs critères, sur un plateau

RechercheV avec plusieurs critères, sur un plateau

La fonction RECHERCHEV() est utilisée pour récupérer les données complémentaires qui se trouvent dans un second tableau, sur la base d’un unique critère (une référence ou un code d’identification). Et si vous devez vous baser sur plusieurs critères ? Comment réaliser cette opération avec RECHERCHEV() ? Est-ce la meilleure fonction pour réaliser cette opération ?

Bref rappel du fonctionnement de la RECHERCHEV() avec un seul critère

Les conditions de départ sont les suivantes pour utiliser la fonction RECHERCHEV() :

  1. Vous devez disposer d’un tableau « de référence » (vos articles, vos fournisseurs, etc.).
  2. Vos données (articles, fournisseurs, etc.) contiennent un identifiant unique. Avec cette information, n’importe qui saurait de quelle ligne de données vous parlez.
  3. Votre identifiant est positionné dans les colonnes PRÉCÉDANT les données détaillées.
  4. Vous disposez d’un second tableau où cet identifiant est utilisé.

Exemple : votre objectif est de récupérer la description détaillée d’un article à partir de son code.

Tableau 1

Code articleDescription
1Chaise
2Table
3Bureau
Table de référence

Tableau 2

N°FactureCode articleDescription
11
12
22
33
Table où vous devez utiliser RECHERCHEV()

Ici, vous souhaitez compléter automatiquement le texte de la description à l’aide de la fonction RECHERCHEV().

Celle-ci s’utilise ainsi :

RECHERCHEV(
valeur recherchée – ici, c’est le code article, à partir du tableau des factures ;
table où rechercher – attention, bien fixer la plage de recherche avec les $ ou utiliser les tableaux nommés ;
numéro de la colonne à retourner – cela veut dire que le tableau où rechercher doit inclure la donnée à retourner !! ;
acceptez-vous les valeurs approximatives – par défaut, la valeur est à VRAI !, donc si vous ne renseignez pas FAUX, vous aurez des surprises…).

Comme vous pouvez le voir, cette fonction ne semble pas laisser de place à l’utilisation de plusieurs critères…

Pour une RECHERCHEV() avec plusieurs critères, une seule solution : Abattre les limites de la RECHERCHV() !

RechercheV vers la gauche

Mon commentaire est peut-être passé inaperçu dans mon rappel de l’utilisation de la RECHERCHEV(), il est pourtant essentiel. La valeur recherchée doit se trouver dans les colonnes PRÉCÉDANT celles du tableau de recherche. Sinon, cela ne fonctionne pas…

Ainsi, si votre tableau de référence ressemble à ceci, les conditions d’utilisation de RECHERCHEV() ne sont pas respectées :

Tableau 1

DescriptionCode article
Chaise1
Table2
Bureau3
Tableau de référence

Heureusement, d’autres fonctions existent pour cela !

RECHERCHEV à l’envers pour Excel 365

Microsoft a ajouté une nouvelle fonction bien plus puissante : RECHERCHEX(). Cette fonction regroupe à elle seule RECHERCEV(), RECHERCHEH() et l’ancien RECHERCHE()… en mieux !

Je ne m’attarderai pas sur toutes les possibilités de cette nouvelle fonction ici, mais uniquement sur celle qui fait que la recherche est souvent nommée « à l’envers » car elle peut aller vers la gauche !

Au lieu de renseigner le numéro de la colonne à retourner, vous renseignez ici directement la colonne à retourner ! Où qu’elle soit…

=RECHERCHEX (
valeur recherchée – Ici, rien ne change ;
tableau où rechercher – Plus besoin de tout le tableau, uniquement la colonne où se trouve la valeur recherchée ;
tableau à retourner – Et au lieu du n° de la colonne, vous indiquez la colonne entière où se trouve la donnée à retourner. Et elle peut se trouver avant, après c’est vous qui voyez !).

Cette nouvelle fonction résout donc le problème de la recherche vers la gauche. Mais elle ne permet toujours pas d’avoir une RechercheV avec plusieurs critères…

C’est pourquoi, vous devez continuer la lecture de cet article !

RECHERCHEV à l’envers pour toutes les versions d’Excel

Ce n’est pas une fonction que vous aurez à utiliser ici, mais deux ! Et chacune d’entre elles prise indépendamment a l’apparence d’une fonction presque simpliste… alors que leur potentiel va bien plus loin et leur combinaison en fait un outil très puissant !

Ces deux fonctions sont INDEX() et EQUIV() – pour les versions anglaises, elles portent le nom de INDEX() et MATCH().

INDEX() sert à retourner le contenu de la cellule d’un tableau dont vous avez fourni les coordonnées.

INDEX(
Tableau – En général, c’est une colonne, mais cela peut être un tableau ;
numéro de ligne – Vous fournissez le numéro de la ligne où se trouve votre cellule ;
numéro de colonne – Cette valeur est optionnelle et fixée à 1 par défaut car on l’utilise souvent pour une seule colonne de données.

A priori, rien de transcendant… vous donnez les coordonnées de la cellule et Excel vous la retourne. Bon…

La deuxième fonction est EQUIV(). Celle-ci renvoie le numéro de la ligne où se trouve une valeur que vous indiquez.

EQUIV(
Valeur recherchée;
Tableau où se trouve la valeur recherchée – En général, c’est une colonne d’un tableau;
Type de recherche – Ici, on recherche l’égalité, ce sera donc 0.

Et lorsque l’on combine les deux, on peut alors faire de très belles choses ! Voyons de plus près :

INDEX renvoie le contenu d’une cellule à partir d’un tableau (en général une colonne de valeurs) et EQUIV renvoie le numéro de ligne à partir d’une colonne de valeurs (NOTA – je simplifie volontairement…).

De plus, chacune de ces deux fonctions possède SON TABLEAU dans les critères. Ainsi, EQUIV va donner un rang dans une colonne et INDEX va retourner ce rang d’une AUTRE colonne (puisque nous avons le choix des paramètres !).

Exemple d’utilisation de INDEX et EQUIV en vidéo

RechercheV avec plusieurs critères : L’équation impossible ?

Pour atteindre cet objectif, une autre étape intermédiaire doit être expliquée : les calculs matriciels (une introduction seulement…).

C’est ainsi… Exceller avec Excel passe par une meilleure compréhension de certains calculs mathématiques. En particulier, certaines notions de calculs matriciels.

Initiation aux opérations matricielles dans Excel

L’objectif n’est pas de devenir mathématicien. Juste manier Excel !

Si vous êtes l’heureux(-se) possesseur(-e) d’une licence Excel 365, vous pouvez directement tester ces fonctions dans Excel, pour les autres, vous devrez saisir ces mêmes fonctions en pressant « Ctrl + Shift + Enter »…

RechercheV Plusieurs criteres - Initiation calcul matriciel
RechercheV plusieurs critères – Initiation calcul matriciel

Au calcul =(B2:B4=F2), Excel va construire en mémoire « le tableau / la matrice » résultat.

Petite astuce ici… en ajoutant deux fois le symbole « – » devant, Excel va inverser deux fois le résultat et convertir l’affichage en valeur numérique :

RechercheV Plusieurs criteres - Calcul matriciel - Obtenir des uns et zeros
RechercheV Plusieurs critères – Calcul matriciel – Obtenir des 1 et des 0

Ce résultat indique que la valeur recherchée se trouve à la première position de notre tableau.

Produit matriciel : La lumière au bout du tunnel de notre RechercheV avec plusieurs critères

Maintenant, passons à l’étape avec deux critères sur deux colonnes différentes. J’ai ajouté une notion de collection, et notre objectif est d’identifier quel prix doit s’appliquer dans le tableau des factures.

De la même manière que précédemment, les matrices d’égalité (–(B2:B7=G2)) et (–(C2:C7=I2)) permettent d’identifier où se trouvent les cellules avec la bonne valeur.

L’astuce consiste à multiplier ces deux « matrices/tableau » entre elles. Excel va alors multiplier le premier élément avec le premier, le second avec le second, etc…

Finalement, une seule cellule du tableau résultat contient la valeur 1. Cela signifie que c’est la première ligne qui répond aux deux critères !

RechercheV Plusieurs criteres - Produit matriciel
RechercheV Plusieurs critères – Produit matriciel

Assemblage des pièces du puzzle : La RechercheV avec plusieurs critères se révèle à travers INDEX et EQUIV + les produits matriciels !

Rappelez-vous précédemment : nous avons vu que INDEX renvoie le contenu d’une cellule, lorsqu’on lui dit laquelle. Et EQUIV nous indique où se trouve une valeur dans un tableau. Enfin, le produit matriciel des « égalités » indique à l’aide de la valeur 1 à quelle ligne se trouve la cellule qui répond à tous les critères.

En combinant le tout, cela donne :

=INDEX(
$D$2:$D$7; – La colonne contenant les prix.
EQUIV(
1; – Comme vu précédemment, c’est la ligne où se trouve 1 qui donnera le résultat
(–($B$2:$B$7=G2))*(–($C$2:$C$7=I2)))) – Le fameux produit matriciel.

L’article en vidéo

Pour développer cet article, je vous propose un autre exemple illustré à l’aide de cette vidéo.

Votre avis sur cet article

Avez-vous réussi à mettre en pratique cette « RECHERCHEV avec plusieurs critères » ? Avez-vous des zones d’ombres ou des difficultés à la mettre en pratique ?

Votre avis compte et votre feedback m’est très utile ! Utilisez la zone de commentaires pour cela !

La fonction LAMBDA : La révolution est en marche !

La fonction LAMBDA : La révolution est en marche !

En introduisant la fonction LAMBDA, Microsoft initie un véritable changement de paradigme dans l’utilisation d’Excel. Je vous l’annonce depuis un moment maintenant, le VBA n’est pas l’avenir d’Excel et ma position sur les macros. Comment parvenir à changer les esprits ? En offrant une alternative pertinente à chacune des motivations d’utilisation du VBA.

Un nouveau pas vient d’être franchi : Vous permettre de développer vos propres fonctions SANS VBA ! Oui, la fonction LAMBDA est une fonction permettant d’en écrire d’autres !

Bienvenue dans le nouveau monde d’Excel : un monde où les limites tombent les unes après les autres !

À ce jour, seuls les détenteurs d’un abonnement à Excel 365 ont accès à la fonction LAMBDA (Ce n’est même accessible que pour les membres du programme Office Insider qui permet d’accéder aux fonctions en avant-première, avec les risques de bugs qui vont avec…).

La fonction LAMBDA : Tout sauf quelconque

Son nom pourrait laisser penser qu’elle est quelconque… en réalité, elle est véritablement révolutionnaire dans le monde d’Excel ! Vous pensez que j’exagère ? Regardons de plus près !

Votre première fonction LAMBDA

Cette fonction est d’un nouveau genre. Elle permet de créer d’autres fonctions qui pourront être appelées par d’autres formules.

Fonction LAMBDA - Decouvrir
Fonction LAMBDA – Premiers pas

Hmmm… C’est intéressant comme idée : une fonction pour écrire des fonctions. Mais comment cela fonctionne-t-il ? Comment l’utilise-t-on ? Comment définit-on les paramètres de cette fonction ? De combien de paramètres peut-on disposer au maximum ?

Les paramètres de votre fonction LAMBDA

Lorsqu’on pense aux fonctions Excel, on pense à SI(), RECHERCHEV(), SOMME(), etc. Chacune d’entre elles possède des paramètres d’appel et vous savez également quel type de résultat vous aurez en retour.

Par exemple, la fonction SOMME() prend jusqu’à 255 paramètres et chacun de ces paramètres peut être un nombre, une référence à une cellule ou une référence à une plage de cellules.

Alors, de combien de paramètres avez-vous besoin pour votre fonction LAMBDA ?

Prenons un exemple : Vous êtes un étudiant ou un enseignant et souhaitez calculer la moyenne des notes pondérées par des coefficients.

Fonction LAMBDA - Moyenne des notes avec coefficients
Moyenne des notes avec coefficients

Ici, la formule cible est

=SOMMEPROD( [Coefficient]; [Note] ) / SOMME( [Coefficient] )

Il n’y a donc que deux paramètres : la colonne des coefficients et la colonne des notes. Avec ces deux informations, il est possible d’écrire la formule.

Pour ceux qui ne connaissent pas la fonction SOMMEPROD( Plage1; Plage2), elle permet de réaliser le calcul :

(1er élément de la Plage1 x 1er élément de la plage 2) + (2e Plage1 x 2e Plage2) + etc

Écrire une fonction LAMBDA

Par nature, Excel ne peut deviner le nombre de paramètres dont vous aurez besoin dans votre future fonction… Il va donc TOUJOURS considérer que le dernier paramètre d’appel (de la fonction LAMBDA) correspondra à votre formule de calcul. Les premiers éléments étant les variables dont vous aurez besoin pour votre formule…

Ce n’est pas très clair ? Voyons de plus près avec le calcul de la moyenne pondérée des notes.

Commençons par un retour sur les bancs de l’école avec un bel énoncé :

Soit c l’ensemble de mes coefficients et n l’ensemble de mes notes pour calculer la moyenne pondérée. Veuillez trouver la formule pour calculer la moyenne pondérée. Vous avez 2 minutes !

En même temps, je vous ai donné la réponse quelques lignes plus haut. Il « suffit » de placer des variables à la place des plages.

La formule devient donc « SOMMEPROD(c;n)/SOMME(c)« .

Est-ce terminé ? Pas tout de suite… encore un peu de patience.

Une fonction LAMBDA s’écrit de la manière suivante :

=LAMBDA(ma_première_variable; ma_seconde_variables; …, ma_nième_variable; mon_calcul_qui_utilise_les_variables)

Afin de vous y retrouver, je vous recommande d’utiliser des noms de variables qui vous parlent. Les plus mathématiciens d’entre vous utiliseront peut-être les fameux x, y, z comme variables. Ici, je choisis d’utiliser les premières lettres de « Coefficient » et « Notes » pour nommer les variables dont nous avons besoin.

La fonction LAMBDA définitive s’écrit donc ainsi :

=LAMBDA(c; n; SOMMEPROD(c;n)/SOMME(c) )

Comment invoquer une fonction LAMBDA ? Doit-on simplement écrire cette fonction dans une cellule ?

Malheureusement, si vous inscrivez cette fonction juste ainsi, vous recevrez un joli message d’erreur de la part d’Excel : #CALC!

En effet, vous venez d’écrire une fonction … que vous n’avez pas appelée ! C’est comme si vous écriviez « =SI() ». Excel vous retournerait la même erreur !

Pour que cela fonctionne dans une cellule, il faut renseigner les valeurs à attribuer aux paramètres d’appel, en l’occurrence, les deux paramètres c et n avec les valeurs des deux plages de valeurs.

=LAMBDA(c; n; SOMMEPROD(c;n)/SOMME(c))(Notes[Coefficient]; Notes[Note])

À ce stade, je sens naître en vous une pointe de scepticisme… Vous auriez pu écrire la fonction directement au lieu de passer par l’appel à la fonction LAMBDA…

Fonction LAMBDA - Comparaison ecriture fonction
Fonction LAMBDA – Comparaison écriture fonction

Sauf que ce n’est pas terminé… cette étape essentielle permet de vérifier que votre fonction est bien écrite et retourne le résultat attendu. Maintenant, vous allez pouvoir inscrire votre fonction LAMBDA dans votre classeur Excel pour pouvoir être réutilisée.

Donner un NOM à votre fonction

Finalement, lorsqu’on y pense, le meilleur endroit pour donner un nom à votre fonction LAMBDA, c’est justement dans le gestionnaire de noms !

Fonction LAMBDA - Gestionnaire de noms
Fonction LAMBDA – Gestionnaire de noms

Ensuite, vous aurez à donner un nom à votre fonction :

Fonction LAMBDA - Nommer sa fonction
Fonction LAMBDA – Nommer sa fonction

Ici, chacun des points de l’illustration a son importance.

  1. Le nom de votre fonction
    C’est celle qui sera présentée dans l’assistance à la saisie. Je vous invite à nommer de manière explicite votre fonction afin d’immédiatement identifier son objectif .
  2. Le commentaire
    Ce que vous écrirez ici apparaîtra dans l’infobulle de votre fonction. Ici, pas de mise en forme possible (retour chariot, gras, italique, etc.). Si vous disposez de nombreux paramètres de saisie, ma recommandation : Explicitez chacun d’entre eux de manière concise.
  3. Fait référence à
    C’est ici que vous saisissez votre fonction LAMBDA, et uniquement la définition de la fonction, sans aucune référence à des cellules ou des plages de votre classeur.

Et voilà ! Votre première fonction LAMBDA est écrite !

Utiliser votre fonction LAMBDA nouvellement créée

Dès le moment où vous avez cliqué sur OK sur la fenêtre précédente, Excel a désormais connaissance de la nouvelle fonction. Voyez par vous-même :

Fonction LAMBDA - Utiliser sa fonction
Fonction LAMBDA – Utiliser sa fonction

Vous retrouvez ici le texte saisi précédemment dans le champ « Commentaire ». Vous comprendrez qu’une description trop longue rendrait la lecture difficile.

Toutefois, contrairement aux fonctions Excel, ici, pas d’assistance contextuelle pour chacun des paramètres de la fonction.

Assistance paramètres
Assistance paramètres

Alors que normalement, vous disposez d’une assistance pour la liste des paramètres obligatoires ou optionnels (les paramètres optionnels se présentent entre crochets) :

Assistance parametres - RechercheV
Assistance paramètres – RechercheV

Vous devrez donc connaître (ou bien décrire dans le commentaire) la liste des paramètres à renseigner.

Désormais, vous pouvez utiliser cette formule pour calculer la moyenne pondérée :

Fonction LAMBDA - Utiliser sa fonction
Fonction LAMBDA – Utiliser sa fonction

L’accès aux fonctions de niveau supérieur : les fonctions LAMBDA récursives

Je dois vous avertir : Vous entrez en zone dangereuse. L’utilisation de la récursivité est une notion qui n’est pas destinée aux débutants. Cette notion est habituellement enseignée à celles et ceux qui apprennent la programmation.

En effet, une fonction récursive est une fonction qui s’appelle elle-même dans la formule qu’elle représente. Quand on y pense, cela peut dans un premier temps être très troublant.

Dans l’utilisation courante d’Excel, cette forme d’utilisation vous rappelle peut-être l’erreur dite de « référence circulaire » ?

Reference circulaire
Référence circulaire

Le plus simple, c’est de comprendre à l’aide d’un l’exemple.

Votre première fonction LAMBDA récursive

Les fonctions récursives sont utiles lorsqu’on doit répéter une opération en boucle jusqu’à ce qu’une certaine condition soit vraie. Cela reste encore trop théorique ? C’est normal.

Prenez le tableau de valeurs suivant :

RelevésValeurs
Relevé 11
Relevé 243
Relevé 35
Relevé 465
Relevé 576
Relevé 6678
Relevé 7789
Relevé 843

Maintenant, imaginez que vous souhaitiez ajouter une colonne présentant la somme cumulée des valeurs des relevés précédents.

Cela représenterait les calculs suivants :

RelevésSomme cumulée
Relevé 1Valeur 1
Relevé 2Valeur 1 + Valeur 2
Relevé 3Valeur 1 + Valeur 2 + Valeur 3
Relevé 8Valeur 1 + Valeur 2 + Valeur 3 + Valeur 4 + Valeur 5 + Valeur 6 +Valeur 7 + Valeur 8

Un des raisonnements que l’on peut tenir est :

Je souhaite additionner la valeur du relevé actuel avec les valeurs précédentes jusqu’à arriver à la ligne des en-tête.

C’est exactement de cette manière que notre fonction LAMBDA sera construite.

Utiliser un nom de fonction qui n’existe pas encore… Étrange n’est-ce pas ?

Comme nous l’avons vu précédemment avec votre première fonction LAMBDA, elle n’existera que lorsque vous aurez créé un NOM avec le gestionnaire de nom.

Pour les fonctions récursives, vous aurez la même procédure à suivre. Toutefois, vous devrez connaître le nom de votre fonction avant qu’elle n’existe puisque vous allez l’utiliser dans votre formule.

Vous aurez également à déterminer le critère de sortie de la récursivité. Sinon… vous resterez enfermé à jamais dans la fonction ! :).

Déterminer les paramètres de votre fonction

Ici, j’ai identifié 3 paramètres :

  1. L’identifiant du relevé actuel
  2. La valeur du relevé actuel
  3. La valeur de l’en-tête des relevés du tableau

Pour construire ma fonction récursive, je raisonne donc ainsi :

Ajouter les valeurs du relevé actuel au total précédent jusqu’à ce que la valeur de la colonne « Relevés » soit celle de l’en-tête de mon tableau.

Écrire une fonction récursive pas à pas

Maintenant que les paramètres sont identifiés, il faut nommer à l’aide de variables (une chaîne de caractères quelconque qui représentera votre paramètre dans la formule finale).

Dans mon cas, je vais utiliser les variables suivantes :

ParamètreNom de la variable
Identifiant du relevé actuelr
Valeur du relevé actuelv
Valeur de l’en-têtearret

J’ai choisi ensuite de nommer ma fonction « SommeCumulee ».

L’idée maintenant est de procéder comme suit :

  1. Tester si la ligne courante est celle de l’en-tête, si oui, on renvoie la valeur sinon on renvoie zéro. C’est notre critère de sortie de la récursivité.
  2. Ensuite, on décale la ligne de référence à la ligne précédente puis on appelle la fonction SommeCumulee avec les nouveaux paramètres actualisée. La récursivité est maintenant démarrée.
  3. C’est tout !

Cela donne la fonction LAMBDA suivante (j’ai ajouté des espaces et sauts de lignes pour plus de lisibilité) :

=LAMBDA(r; v; arret;
SI(r=arret ; 0 ; SommeCumulee( DECALER(r; -1; 0); DECALER(v; -1; 0); arret) + v)

La fonction DECALER() permet de se déplacer d’une cellule à l’autre. Ici, le deuxième paramètre étant le nombre de déplacements en ligne à réaliser. La valeur -1 indique qu’on se dirige vers la ligne juste au-dessus.

Il faut bien évidemment déplacer également la cellule contenant les valeurs, d’où l’utilisation de DECALER() à deux reprises.

Ainsi, la fonction va être appelée en boucle jusqu’à ce que la cellule corresponde à la cellule d’arrêt.

On se rend alors dans le gestion des noms et complétons ainsi :

Fonction LAMBDA - Fonction recursive
Fonction LAMBDA – Fonction récursive

Utiliser la fonction récursive dans un tableau

Maintenant que votre fonction est écrite, il ne reste qu’à l’utiliser !

Comme précédemment, vous n’aurez que l’assistance décrite dans la zone « Commentaire » de votre NOM.

Grâce à cette fonction, vous pourriez même imaginer l’utiliser pour cumuler les valeurs à partir du relevé 2 ou 4 ! Eh oui, ce n’est qu’un paramètre à changer !

Attention à deux choses tout de même :

  1. Si vous ne fixez pas le 3e paramètre, il sera adapté par Excel à chaque ligne.
  2. La formule va s’appliquer à toutes les cellules de la 3e colonne. Sauf que pour les cellules qui sont avant la cellule d’arrêt… il n’y a plus rien pour les arrêter qu’une erreur (l’appel à la fonction DECALER vers la ligne 0 par exemple).

A ces deux réserves près, vous pourrez faire des sommes cumulées à votre goût !

Fonction LAMBDA - Utiliser sa fonction recursive
Fonction LAMBDA – Utiliser sa fonction récursive

Vous n’aurez alors qu’à effacer la formule dans les cellules où la formule n’est pas applicable.

Un exemple en vidéo : La fonction Fibonacci

Quoi de mieux qu’un exemple en vidéo ? Je vous propose de découvrir la fonction LAMBDA à travers une vidéo.

Dans un premier temps, je vous présente une simple fonction avec trois paramètres (a, b, c) et ensuite, une fonction récursive, et pas des moindre puisqu’il s’agit de la fonction Fibonacci !

Je vous rappelle que la suite de Fibonacci se définit ainsi :

F0 = 0 / F1 = 1 / Fn = Fn-1 + Fn-2

Les fonctions LAMBDA ont-elles des limites ? Et ensuite ?

Actuellement, comme de nombreuses fonctions EXCEL, la fonction LAMBDA ne peut recevoir « que » 255 paramètres. Donc, 254 variables + 1 pour la fonction à définir.

Comme je l’ai mentionné à plusieurs reprises, dans la version actuellement à disposition, il n’y a pas d’assistance à l’utilisation de la fonction comme les autres fonctions d’Excel. Vous devrez donc bien expliquer dans le champ Commentaire la liste des paramètres et vous en souvenir lors de son utilisation.

Pourquoi est-ce une révolution ?

Jusqu’à présent, vous n’aviez pas de choix pour créer vos fonctions personnalisées : vous deviez apprendre le VBA et créer des macros.

Le détournement des macros réalisé par les pirates informatiques pour transmettre des virus à l’aide des fichiers Excel, Word ou PowerPoint fait maintenant trop de dégâts.

Microsoft le sait mais n’avait rien d’autre à proposer aux utilisateurs avancés d’Excel pour la création de fonction personnalisée. C’est maintenant chose faite !

Lorsqu’on compile les dernières avancées majeures d’Excel, on note Power Query, la possibilité d’interagir avec Excel avec du code JavaScript et maintenant les fonctions LAMBDA ! Le mouvement est très clair (à mes yeux) : offrir toutes les options pour sortir des macros !

Vous n’êtes pas d’accord ? Vous souhaitez en discuter ? Cet article vous a plu (ou pas !), faites-le moi savoir !

La zone de commentaires est à vous ! A tout de suite !

Apprendre Power Query : Pourquoi Excel est limité !

Apprendre Power Query : Pourquoi Excel est limité !

Apprendre Power Query devient une nécessité pour aller plus loin avec Excel. Ce composant a fait son apparition avec la version 2013 d’Excel et depuis 2016 est intégré nativement à Excel. Il remplace peu à peu certaines fonctionnalités historiques d’Excel.

Qu’est-ce que Power Query ? Pourquoi faut-il l’apprendre ? En quoi est-ce qu’Excel est limité ? Et pourquoi Power Query va vous permettre d’aller plus loin ? Par où commencer ? Et après ? Toutes ces questions seront traitées dans cet article. Il ne tient qu’à vous de le lire et d’aller plus loin avec les outils à votre disposition !

Cet article se veut une introduction au monde de Power Query. Je vais donc utiliser des analogies et non les termes techniques exacts que vous aurez le temps d’apprendre le moment venu.

Qu’est-ce que Power Query ?

Power Query permet de réaliser des opérations en masse sur vos données. Vous allez pouvoir intégrer plusieurs sources de données et les manipuler à souhait. Voilà.

Si ma description de Power Query s’arrêtait là, on pourrait penser à Excel. Ce n’est pas suffisant pour vous donner envie de l’apprendre ? C’est effectivement un peu léger comme description…

Power Query offre la possibilité de manier les données comme un cuisinier manie ses ingrédients. Vous pourrez découper, séparer, réunir, ajouter des données supplémentaires et cuisiner vos données pour préparer vos rapports.

Cela ressemble à Excel d’une certaine manière, et en même temps, c’est très différent. Véritablement différent.

En plus de réaliser ces opérations en masse, vous pourrez créer un modèle de données à partir d’un simple tableau. Afin que cela ait un peu de sens, vous devez disposer de grands tableaux (en nombre de lignes et en nombre de colonnes). Ainsi, vous pourrez commencer à réellement extraire le nectar que représente Power Query et vous aurez bientôt envie de l’apprendre !

Qu’est-ce qu’une opération en masse ?

Partons d’Excel que vous connaissez pour distinguer les opérations en masse des opérations que je nommerai unitaires.

Lorsque vous insérez une fonction dans une cellule d’Excel aussi simple qu’une addition « =A1+B1 », vous vous attendez à ce qu’en tout temps, la cellule contenant cette opération vous donne le résultat de l’addition.

Hormis la situation d’exception décrite un peu plus bas, c’est effectivement toujours le cas dans Excel.

Lors d’une opération en masse, ceci n’est plus vrai.

Considérez Power Query comme une chaîne automatisée d’une usine. Vous placez la matière première (ici les données) au début de la chaîne. L’usine va réaliser tous les traitements et vous donner le produit fini.

Si vous changez une pièce après que le produit soit sorti de la chaîne, cela ne change pas le résultat. Il faut jeter le produit et relancer la machine avec toutes les matières premières.

Cela ressemble énormément à ce que les macros permettent de faire : automatiser certains traitements. C’est vrai que cela y ressemble. Mais la programmation avec les macros est la voie du passé. Les risques de sécurité liés à l’utilisation des macros deviennent trop grands. Les macros seront bannies dans les prochaines années. Alors ne soyez pas en retard, tournez-vous vers les manières contemporaines de traiter les données : apprenez Power Query, Power BI et les fonctions Lambda !

Exception pour la MAJ des données automatiques dans Excel

Je fais une aparté ici concernant la mise à jour automatique des données dans Excel. Combien de fois ai-je failli devenir fou devant Excel lorsque le résultat ne correspondait pas à la formule… J’avais oublié que l’on pouvait désactiver l’actualisation automatique des calculs !

Apprendre Power Query - Option de calcul - Manuel
Option de calcul – Manuel

Cette option est très utile lorsque le temps d’actualisation de votre classeur est très long. C’est le cas lorsque vous avez beaucoup de formules ou qu’elles ne sont pas optimisées.

Quels types d’opérations peut-on réaliser avec Power Query ?

À partir de maintenant, vous devez penser à vos données comme un ensemble. Les opérations s’appliquent à l’ensemble uniquement.

Ainsi, l’opération « Ajouter » ne correspond à aucune addition. Si vous pensez « ensemble de données », « Ajouter » signifiera « Mettre plus de données dans mon ensemble ». Dans l’article, comment fusionner plusieurs fichiers Excel, je le précise déjà dans le scénario d’utilisation de Power Query.

Les opérations principales de Power Query

  • Obtenir des données – Intégrer des données venant d’Excel ou d’ailleurs
  • Ajouter des données – Mettre à la suite des ensembles de données de même structure (Pour les connaisseurs : UNION en SQL)
  • Fusionner des données : Enrichir les données d’un ensemble avec les données d’un autre ensemble (Pour les connaisseurs JOIN en SQL)
  • Ajouter / Supprimer des colonnes – Différentes modalités d’ajout existent (colonne calculée, colonne d’index automatique de ligne par exemple)
  • Supprimer des lignes selon vos critères (suppression des doublons, suppression de toutes les lignes sauf les doublons par exemple)
  • Transposer vos données – Une opération qui existe sous forme de fonction dans Excel 365 désormais
  • Pivoter une ou plusieurs colonnes – Cette opération ne devrait pas beaucoup vous parler à ce stade (et rien à voir avec les Pivot Table (soit le terme anglais de Tableau Croisé Dynamique)).

De nouveau, à ce stade, vous vous demandez encore quel est l’intérêt d’apprendre Power Query ? Excel sait fait tout cela… C’est vrai en partie seulement (je vous mets au défi de pivoter plusieurs colonnes sans programmation…).

Mais, car il y a un mais, Excel ne sait pas automatiser (sans programmation) l’exécution de ces opérations ! Quand est-ce cela est nécessaire ? Lorsque vous recevez des fichiers de vos fournisseurs, collègues ou clients à analyser.

Illustrons ces transformations à partir d’un fichier fourni par l’Université Johns Hopkins sur le COVID-19. Mais juste avant, encore un mot sur la place que prend Power Query au sein d’Excel.

L’obtention des données externes s’appuie déjà sur Power Query

Lorsque vous utilisez les fonctionnalités présentes dans l’onglet Données > Obtenir des données, Excel utilise Power Query.

Apprendre Power Query - Obtenir des données
Apprendre Power Query – Obtenir des données

La combinaison des requêtes – Ajouter ou fusionner – utilise Power Query aussi

Dans l’article sur comment fusionner plusieurs fichiers Excel en un seul, je vous ai déjà présenté cette possibilité de mise en commun des données de plusieurs tableaux de données (voire de fichiers). C’est encore Power Query qui est utilisé ici.

Apprendre Power Query - Combiner des requêtes
Apprendre Power Query – Combiner des requêtes

L’import de données CSV dans Excel – Power Query a chassé l’ancien assistant d’importation de texte

L’ancien composant permettant d’importer les données des fichiers textes ou CSV disparaît au profit de Power Query une fois de plus.

Vous devrez ajouter manuellement la commande dans le ruban (encore présente mais masquée) pour retrouver cet assistant :

Apprendre Power Query - Assistant importation de texte
Apprendre Power Query – Assistant importation de texte

Désormais, vous aurez l’interface de Power Query :

Apprendre Power Query - Assistant importation de fichier CSV
Apprendre Power Query – Assistant importation de fichier CSV

L’importation des données depuis le web – Power Query est partout !

Les utilisateurs les plus avancés connaissaient cette fonction d’import des données web (on appelle cela le web scraping). Là encore, terminé la vieille interface :

Apprendre Power Query - Assistant importation depuis web - Ancienne version
Apprendre Power Query – Assistant importation depuis web – Ancienne version

Power Query est venu également remplacer ce composant, voyez par vous-même la nouvelle interface :

Apprendre Power Query - Assistant importation depuis web
Apprendre Power Query – Assistant importation depuis web

Power Query est partout où vous aurez à interagir avec Excel et l’extérieur d’Excel. Mais ceci n’est que la partie émergée de l’iceberg. La puissance de Power Query est bien ailleurs.

En quoi est-ce qu’Excel est limité ? Et pourquoi apprendre Power Query va vous permettre d’aller plus loin ?

La finalité d’Excel et ses limites

Excel peut être utilisé selon deux principes opposés :

  1. Excel est l’application de saisie de vos données, puis vous utilisez son potentiel pour les analyser (tableau croisé dynamique, graphiques, fonctions, etc.)
  2. Vous utilisez Excel uniquement pour ses capacité d’analyse de vos données qui ont été exportées depuis d’autres applications

Dans les deux cas, c’est dans la partie analyse que vous risquez d’atteindre les limites d’Excel.

Excel, comme n’importe quel logiciel, possède des limites techniques. Celles-ci sont d’ailleurs documentées par Microsoft.

Depuis que Microsoft a étendu le nombre de lignes et de colonnes d’Excel, ces limites techniques sont rarement atteintes.

Les autres limites sont celles que vous allez introduire dans des formules complexes, le nombre de tableaux croisés dynamiques à actualiser. Toutes ces formules à appliquer et ces TCD à rafraîchir vont mettre de plus en plus de temps.

Je vous avertis, pour côtoyer les limites d’Excel, il faut avoir soit beaucoup de données à traiter, soit beaucoup d’analyses différentes à réaliser.

Avertissement sur Excel en mode application de gestion

A titre personnel, je ne vous recommanderai jamais d’utiliser Excel pour en faire une application de gestion (gestion des stocks, gestion de la facturation, etc.).

De nombreuses raisons motivent cette prise de position :

  1. Toutes vos données sont stockées dans un simple fichier. En une manipulation, vos données peuvent être altérées ou détruites.
  2. Malgré la capacité de coédition, travailler à plusieurs sur un fichier Excel « Gestion du stock » vous posera des difficultés ou des erreurs.
  3. Pour ajouter des fonctionnalités, vous devez travailler sur le fichier contenant les dernières données… au risque de les altérer.
  4. Aucune gestion des droits d’accès ou de modification possible (eh non, la fonctionnalité de protection des feuilles/classeurs ne sécurise rien. Il est très simple de la supprimer sans connaître le mot de passe de protection).

Votre fichier Excel devient très lent et met du temps à rafraîchir les données ?

Vous êtes devenu un expert en RECHERCHEV() – entre nous, si vous êtes devenu cet expert, vous êtes passé soit à RECHERCHEX(), soit à INDEX() + EQUIVX() – et en avez mis partout ? Et vous êtes encore étonné que ce soit lent ?

Par exemple, vous avez un premier tableau rempli de références produits et dans un second tableau les caractéristiques détaillées de ces derniers. À l’aide de plusieurs RECHERCHEV(), vous avez ajouté des colonnes « Détails produits ».

Autre exemple, vous adorez les TCD (c’est mon cas…), et en avez insérés 5, 6, 10 ? Lors de la mise à jour des données, votre feuille met beaucoup de temps à vous redonner la main…

Alors comment optimiser vos fichiers et en tirer toutes les analyses souhaitées ?

Power Query pourrait-il vous y aider ?

Par où commencer pour apprendre Power Query ? Et après ?

Apprendre Power Query par l’exemple : Analyse des données COVID-19

Il est temps de prendre les rênes de Power Query pour commencer à l’apprendre. Comme indiqué plus haut, je vous propose d’utiliser les données de l’Université Johns Hopkins sur la COVID-19.

Les données sont publiées dans le repository GitHub de l’Université. Voici le lien vers le fichier CSV que je vais utiliser (pensez à faire un clic-droit puis « Enregistrer sous… »).

Option 2 : Vous pouvez directement référencer l’adresse web du fichier CSV qui est mis à jour quotidiennement. Ainsi, vous n’aurez qu’à rafraîchir les données (et disposer d’une connexion à Internet) pour avoir les données actualisées.

Étape n°1 : Importer votre fichier CSV à l’aide Power Query – À l’aide du fichier CSV

Une fois enregistrée, rendez-vous sur le ruban « Données » > « À partir d’un fichier texte/CSV » > Sélectionnez le fichier CSV depuis votre dossier > Cliquez sur Importer

Importation CSV Donnees COVID-19
Importation CSV Données COVID-19

Étape n°1 bis : Importer votre fichier CSV directement depuis sa source web

Cette option est intéressante pour avoir les données actualisées quotidiennement depuis votre fichier Excel. En effet, l’adresse du fichier ne change pas d’un jour à l’autre. Cela rend son importation web très simple et très efficace.

Petit avertissement tout de même : dans la mesure où Excel va réaliser des requêtes web, vous aurez un avertissement de sécurité à chaque ouverture du fichier. Pour vous qui avez conçu le fichier et défini la source de données, pas de soucis. En revanche, si vous envoyez le fichier à une autre personne, celle-ci pourrait (devrait !) légitimement se méfier.

Rendez-vous sur le ruban « Données » puis « À partir du web » et coller l’adresse complète du fichier CSV : https://raw.githubusercontent.com/CSSEGISandData/COVID-19/master/csse_covid_19_data/csse_covid_19_time_series/time_series_covid19_confirmed_global.csv

Importation CSV Donnees COVID-19 Web
Importation CSV Données COVID-19 Web

Étape n°1 (ter) : Se connecter au contenu web

Une étape supplémentaire pour l’option connexion au contenu web directement, l’authentification. Dans le cas présent, rien à configurer, l’accès est libre et anonyme (au sens d’authentification).

Ici, vous n’avez qu’à vérifier que c’est bien « Anonyme » qui est sélectionné à gauche puis à cliquer sur « Se connecter ».

Importation CSV Donnees COVID-19 Web - Se connecter
Importation CSV Données COVID-19 Web – Se connecter

Étape n°2 : Transformer les données dans Power Query

Cette fois vous y êtes presque ! Après cette étape, vous vous trouverez dans l’interface de Power Query et pourrez commencer à apprendre à l’utiliser !

Ici, vous allez cliquer sur « Transformer les données » (ceci est valable dans les deux scénarios : import depuis un fichier CSV ou à partir du web) :

Importation CSV Donnees COVID-19 Web - Transformer les donnees
Importation CSV Données COVID-19 Web – Transformer les données

Étape n°3 : Découvrir l’interface de Power Query

Pour commencer à apprendre Power Query, il vous sera nécessaire de comprendre la nouvelle interface qui se présente à vous.

Bien évidemment, tous les boutons et menus ont leur utilité, toutefois, il faut bien commencer par quelque part.

Bienvenue dans la cuisine des données ! L’analogie culinaire est intéressante à plusieurs titres :

  1. Les requêtes (1) : C’est l’équivalent du menu, c’est ce que vous pourrez consommer depuis Excel. A ce stade, vous n’avez qu’une seule requête, c’est celle de l’import du fichier CSV. Vous pourrez toutefois la renommer pour lui donner un nom compréhensible.
  2. Les opérations sur les colonnes et les lignes (2) ou les opérations de transformation (3) : Ce sont vos ustensiles de cuisine pour préparer vos données.
  3. Les étapes appliquées (4) : C’est votre recette. Elles seront appliquées à chaque appel de rafraîchissement des données.
Apprendre Power Query - Decouvrir interface
Apprendre Power Query – Découvrir l’interface

Étape n°4 : Avoir une idée de la transformation que vous souhaitez réaliser

Pour continuer l’analogie avec la cuisine, vous ne commencez pas à préparer vos ingrédients sans savoir quel plat vous préparez ! Ici, c’est la même chose.

Pour réussir votre premier tableau croisé dynamique, je vous avais conseillé de dessiner votre tableau de synthèse avant de manipuler Excel. Je vais ici réitérer ce conseil.

Ayez une idée de ce que vous recherchez avant de manipuler Power Query.

Dans le cas présent, l’Université Johns Hopkins place une nouvelle colonne pour chaque jour. En général, les relevés de données se présentent en ligne. D’ailleurs, Excel possède plus de lignes que de colonnes pour cette même raison.

Je vous propose donc un premier scénario d’analyse : pivoter les données de l’Université.

À ce stade, les explications à base de captures d’écran devenant trop compliquées, j’ai réaliser un enregistrement vidéo explicatif.

Et après ?

Power Query est un tremplin vers Power BI. Vous aurez exactement la même interface et les mêmes fonctionnalités. Car une fois que vous aurez appris à utiliser le langage M (et aussi un peu de DAX), vous pourrez faire le saut de l’exploration des données.

Tel un tremplin à plusieurs étages, vous accéderez d’Excel à Power Query puis à Power BI.

Est-ce que cette introduction et cet exemple vous ont intéressé ? Faites-le moi savoir dans les commentaires de cet article, dans les commentaires de la vidéo YouTube ou simplement par mail via la page contact !

En attendant, si vous êtes intéressé par une formation sur Power Query, je vous propose de vous pré-inscrire sur ma page formation.

Additionner des heures avec Excel – Tout comprendre, tout maîtriser !

Additionner des heures avec Excel – Tout comprendre, tout maîtriser !

Comme mentionné dans mon article expliquant comment calculer un âge avec Excel, la gestion du temps sur cette application peut sembler peu compréhensible. Or, une fois qu’on SAIT, additionner et soustraire des heures ou des minutes avec Excel devient un jeu d’enfants !

Excel ne sait pas additionner les heures !

Si vous êtes ici, c’est que vous en avez vous-même fait l’expérience, et dans le doute, faites le test suivant :

  1. Saisissez 12:00 dans une cellule
  2. Saisissez 12:00 dans une autre cellule
  3. Réalisez l’addition des deux cellules dans une troisième
  4. Observez le résultat : 00:00 !
Additionner heures Excel - Resultat étrange
Additionner heures Excel – Résultat étrange

Premier pas pour résoudre cette étrangeté : je vous invite à changer le format de présentation des données de votre cellule.

  1. Dans le ruban Accueil, bloc Nombre, sélectionnez le menu déroulant « Autres formats numériques… »
  2. Sur l’onglet « Nombre », sélectionnez « Personnalisée »
  3. Dans la zone de saisie « Type » saisissez [h]:mm
Additionner heures Excel - Changer format cellule
Additionner heures Excel – Changer format cellule – Étape 1
Changer format cellule
Changer format cellule – Étape 2
Changer format cellule
Changer format cellule – Étape 3

Avec cette configuration, on retrouve le résultat attendu soit : 24:00.

Sur le principe, on pourrait s’arrêter là, mais je ne trouve pas cela très convaincant… Et vous ?

Comment Excel gère les heures ? Comprendre pour additionner, soustraire des heures, des minutes à souhait !

Je vous l’ai déjà dit et j’insiste, Excel ne comprend pas les heures ! Tout est nombre ou texte pour Excel. Le reste n’est que mise en forme pour vos yeux.

D’ailleurs, vous allez découvrir que le 0 janvier 1900 existe chez Microsoft !

Je vous propose de commencer par un petit exercice pratique.

Comprendre et apprendre en pratiquant – Ajouter des heures sur Excel

Préparer votre classeur

  1. Ouvrez un nouveau classeur vide
  2. Saisissez dans la cellule de votre choix (D2 dans mon cas) une heure, 13:22 par exemple
  3. Dans la cellule de droite, saisissez =votre_référence (=D2 dans mon cas)
  4. Dans la cellule encore à droite, répétez la même chose avec la même référence (=D2 dans mon cas)
  5. Sélectionnez ces trois cellules et étendez-les sur trois cellules vers le bas (cf. Le curseur Excel : Sous toutes ses formes et fonctions)

Vous devriez vous retrouver avec cet affichage :

Additionner heures Excel - Cas pratique
Additionner heures Excel – Cas pratique

Ensuite, dans la cellule sous chaque colonne, calculons la somme des lignes du dessus.

=SOMME(D2:D5) pour la première colonne

Il ne vous reste qu’à étendre cette formule sur la droite pour que celle-ci s’adapte aux colonnes d’à côté. Regardez cette partie de l’article pour apprendre à étendre une fonction avec le curseur.

Étudier les données

Je vous propose maintenant de changer le format des données de la 2e colonne (Colonne E pour moi) ainsi que de celui de la 3e colonne (Colonne F pour moi).

Additionner heures Excel - Changer format cellule
Additionner heures Excel – Changer format cellule

Vous vous souvenez, je vous ai proposé de changer le format de la cellule au début de cet article. Vous allez faire la même opération, mais cette fois, voici le format que vous allez saisir pour la 2e colonne :

jj.mm.aaaa hh:mm:ss

Et pour la dernière colonne, mettez simplement « Standard » (c’est le premier de la liste).

Vous devriez avoir l’affichage suivant :

Additionner heures Excel - Déchiffrer les formats
Additionner heures Excel – Déchiffrer les formats

Avez-vous remarqué la dernière ligne, celle des totaux ?

11:2802.01.1900 11:28:002,47777778
Ligne de la somme des valeurs

La même donnée sous trois formes différentes !

En effet, Excel ne fait que présenter les données sous forme de date ou d’heure. Lorsque vous avez saisi votre première valeur 13:22, vous n’avez pas renseigné de date particulière, celle-ci a été fixée automatiquement au « 0 janvier 1900 ».

Vous avez bien lu : Le jour zéro existe pour Excel et c’est le 0 janvier 1900 !

Comprendre pour maîtriser la manipulation des heures, des minutes ou des dates avec Excel

Le véritable zéro a été inventé par les indiens vers le IIIe siècle après J.-C.

https://www.lumni.fr/article/mathematiques-histoire-du-zero

Ici, Microsoft a fait le choix technique d’implémenter les dates de cette manière. Je ne me permettrai pas de commentaires tant ce choix a des impacts que je ne peux évaluer.

Une date n’est finalement qu’une apparence visuelle. Au passage, je vous informe que dans le monde Excel, les dates, en plus d’avoir un début, ont une fin !

Eh oui, la fin du monde datée se situe au 31 décembre 9999 à 23:59:59.

Maintenant, que faut-il savoir pour VOUS et MAINTENANT pour vos opérations avec les heures ?

Même si vous ne saisissez qu’une donnée sous la forme d’une heure, Excel va considérer cette information comme étant une date. Et, en plus, Excel traitera cette information comme étant une valeur numérique.

Les nombres entiers correspondent aux jours.

Une heure vaut numériquement 1 divisé par 24.

Une minute vaut 1 divisé par 24 divisé par 60. Pour la seconde, il faudra diviser encore par 60 soit 1 divisé par (24*60*60).

Lorsque vous faites n’importe quelle opération (additionner des heures, soustraire des minutes, etc.), Excel réalise l’opération sur les valeurs numériques puis convertit le résultat en la date correspondante.

Comme Excel va respecter au maximum le format des cellules qui composent votre opération, vous aurez des résultats comme l’exemple du début :

Additionner heures Excel - Comprendre l'affichage
Additionner heures Excel – Comprendre l’affichage

La somme des différentes heures donne le résultat de 11:28 ! Vous l’avez peut-être déjà repéré… Lorsque vous adaptez le format de la cellule du total au format jj.mm.aaaa hh:mm:ss vous obtenez : 02.01.1900 11:32.

C’est à dire, 2×24 + 11:32 = 59:32.

Pour obtenir cet affichage, il faut savoir gérer les options de mise en forme des cellules. Le meilleur format pour le cas présent est [h]:mm.

Quelques dernières précautions pour vos additions ou soustraction d’heures avec Excel

Vous y êtes presque, vous avez déjà fait un grand pas dans votre connaissance d’Excel. Maintenant, c’est la dernière ligne droite, c’est à partir d’ICI que vous allez plus loin. Restez bien jusqu’au bout !

Gérer les erreurs d’affichage

Excel va tant qu’il peut essayer d’afficher les données dans le format de votre choix. Or, si les données ne sont pas affichables, Excel remplira la cellule avec des #.

Cela ne veut pas dire que le calcul ne sera pas fait, ni même que cette cellule ne peut pas être utilisée comme référence pour un autre calcul…

Voyons cela à l’aide d’une illustration !

Repartons de notre heure de 13:22 en D2.

Si en C2, vous saisissez =D2-1, savez-vous quelle opération vous venez de faire ?

Vous ne venez pas de soustraire une heure à 13:22, mais un jour ! Soit 24h !

Ainsi, arrive ce qui devait arriver :

Soustraire heures Excel - Erreur
Soustraire heures Excel – Erreur

13:22 est interprété par Excel comme étant le 0 janvier 1900, et maintenant vous essayer de soustraire un jour à cette date ! Excel ne sait pas afficher cette information sous forme de date… Il faudrait normalement soustraire (1/24) pour que cela représente une heure.

Cependant, Excel a en mémoire la valeur numérique de 13:22 (allez voir en F2 de votre tableau) et peut heureusement encore soustraire 1 à cette valeur.

En B2, vous pouvez maintenant saisir =C2+2. Arrivez-vous à deviner le résultat affiché ?

Cellule en erreur affichage - Valeur prise en compte
Cellule en erreur affichage – Valeur prise en compte

Malgré l’erreur d’affichage, Excel a bien la valeur en mémoire. En ajoutant 2, vous revenez dans une plage de valeur qu’Excel sait afficher sous forme de date. Et comme vous n’avez pas affiché le jour, chaque unité que vous ajouterez fera avancer le jour, mais pas l’heure !

Astuce pour réaliser sereinement toutes vos opérations mathématiques avec les heures

Êtes-vous condamné à ajouter ou soustraire des multiples de 1/24 dans tous vos calculs ? Eh bien non ! Vous pouvez tout simplement utiliser l’écriture AVEC LES GUILLEMETS « 1:00 » dans vos calculs.

= « 1:00 » * 5

Faites l’essai par vous-même !

Excel comprend alors que vous manipulez des heures et adaptera la valeur numérique correspondante !

Opérations heures Excel - Astuce
Opérations heures Excel – Astuce

Il ne vous restera qu’à adapter le format d’affichage de la cellule en heure ou date selon votre préférence.

Évidemment, cela fonctionne également pour les additions ou les soustractions directement dans les formules.

Et les minutes dans tout cela ?

Maintenant que vous connaissez l’astuce pour ne jamais vous tromper dans les opérations avec les heures, sachez que vous pouvez tout à fait l’étendre pour les minutes ou les secondes !

Dans vos calculs, vous pouvez maintenant saisir = »00:30:15″ * 8 et obtenir exactement le résultat escompté ! Le seul point d’attention à conserver en tête est le format d’affichage de votre cellule, soit « Heure », soit « Personnalisé » avec le type [h]:mm:ss.

Sinon, il faut saisir 1/(24*60) dans toutes vos formules, et pour les secondes 1/(24*60*60). C’est plus lourd et plus compliqué que « 00:01:00 » ou « 00:00:01 ».

Pour aller plus loin, avec les dates cette fois-ci !

Excel est plein de secrets, l’un d’entre eux est cette fonction cachée, oui CACHÉE, qui se nomme DATEDIF(). Cette fonction permet de calculer la différence entre deux dates en nombre de jours, mois ou années.

Le plus simple est d’aller voir par vous-même sur comment calculer un âge avec Excel, vous en apprendrez beaucoup sur la gestion des dates sur Excel.

Vous reste-t-il des questions pour additionner ou soustraire des heures avec Excel ? Avez-vous apprécié cet article ?

Dans tous les cas, utilisez la partie commentaire de cet article pour tous vos échanges avec moi. Votre question et ma réponse pourront servir les autres visiteurs !

Et si vous avez apprécié cet article, alors c’est moi que cela servira de savoir qu’il vous a plu !

Je compte sur vous !

Comment fusionner plusieurs fichiers Excel en un seul ?

Comment fusionner plusieurs fichiers Excel en un seul ?

Il est fréquent de se retrouver avec le besoin de fusionner plusieurs fichiers Excel en un seul. Par exemple, vous avez préparé un fichier modèle contenant un tableau. Puis, ce fichier est transmis à plusieurs personnes afin de collecter leurs données. Lorsque vous récupérez ces fichiers, vous allez devoir les fusionner en un seul sur Excel.

Malheureusement, vous songez sérieusement à fusionner les fichiers Excel manuellement à l’aide de nombreux copier-coller. Heureusement pour vous, vous avez fait une recherche sur Internet et avez trouvé cette page qui vous fera gagner de précieuses heures de manipulation.

Vous avez peut-être un autre objectif que fusionner plusieurs classeurs Excel en un ? Vous trouverez probablement l’objectif recherché dans le paragraphe suivant.

Déterminez votre objectif de fusion de fichiers Excel

En effet, fusionner plusieurs fichiers Excel peut viser trois objectifs très différents. Et en fonction de celui-ci, les moyens de l’atteindre ne seront pas les mêmes.

Les mots ont toute leur importance. Et pour bien parler de la même chose, je vous propose un récapitulatif des termes Excel :

  • Une feuille Excel correspond à ce que l’on nomme également les onglets.
  • Le classeur représente la totalité du fichier Excel.

Les différentes objectifs de fusion peuvent ainsi être :

  1. Cas n°1 : Fusionner les feuilles de plusieurs classeurs Excel dans un seul classeur.
    L’objectif ici est d’avoir toutes les feuilles de plusieurs classeurs réunies dans un seul classeur.
  2. Cas n°2 : Fusionner les feuilles d’un même classeur dans une seule feuille.
    L’objectif est de n’avoir qu’un seul tableau de valeurs pour les analyser, à la place d’un tableau disposant d’une structure identique mais dont les données sont réparties sur plusieurs feuilles.
  3. Cas n°3 : Fusionner une feuille en particulier de plusieurs fichiers dans une seule feuille.
    L’objectif ici est de regrouper toutes les valeurs au sein d’un même tableau. Il y a une certaine analogie avec le cas n°2, mais au lieu de se trouver dans des feuilles différentes, les données sont dans des classeurs différents. Il faudra évidemment que les données soient dans un tableau disposant de la même structure (même nombre de colonnes et mêmes noms de colonnes).
  4. Cas n°4 : Pas le temps d’apprendre, je veux une solution immédiate pour regrouper mes données / tableaux / feuilles ou fichiers Excel en un seul tableau.
    L’objectif ici, c’est de trouver une solution technique et immédiate à votre besoin. Je vous propose donc la présentation d’un add-on qui permet de faire cela en quelques clics.

Dans ces deux cas, des questions essentielles sont à se poser pour définir la meilleure approche :

  • Est-ce une action ponctuelle ou à faire régulièrement (et à quelle fréquence) ?
  • Vais-je devoir intégrer des mises à jour de fichiers Excel déjà fusionnés ? Exceptionnellement ou régulièrement ?

Cas n°1 : Consolider les feuilles de plusieurs fichiers en un seul classeur Excel

Voici un exemple avec deux fichiers. Le premier fichier contient les données du 1er trimestre :

Fusionner plusieurs fichiers en un - Zoom 1er Trimestre
Fusionner plusieurs fichiers en un – Zoom 1er Trimestre

Puis un second avec les données du 2nd trimestre :

Fusionner plusieurs fichiers en un - Zoom 2nd Trimestre
Fusionner plusieurs fichiers en un – Zoom 2nd Trimestre

Votre objectif est d’avoir toutes ces feuilles dans le même classeur.

Étape n°0 : Décidez de votre destination

Avant de commencer une quelconque opération, vous devez déterminer où vous souhaitez retrouver le résultat de la fusion de vos fichiers Excel. Est-ce dans l’un des fichiers que vous souhaitez consolider les autres ou bien dans un classeur à part ?

Ensuite, vous devez en premier lieu ouvrir votre fichier cible puis les fichiers à fusionner les uns après les autres. Prenez le premier d’entre eux, puis continuez avec les étapes suivantes.

Étape n°1 : Sélectionnez vos feuilles à fusionner

Pour déplacer les feuilles d’un classeur Excel vers un autre classeur (et ainsi fusionner vos deux fichiers Excel) il faut cliquer sur les différentes feuilles en maintenant la touche Ctrl pressée.

Vous verrez que les feuilles sont bien sélectionnées car les noms des feuilles sont en gras et toutes sur fond blanc comme ceci :

Cas 1 - Sélection des feuilles à fusionner
Cas 1 – Sélection des feuilles à fusionner

Étape n°2 : Sélectionnez « Déplacer ou copier… »

Vous pouvez maintenant relâcher la touche Ctrl puis opérer un clic droit sur n’importe quelle feuille sélectionnée :

Cas 1 - Clic droit puis Déplacer ou copier
Cas 1 – Clic droit puis Déplacer ou copier

Si vous vous rendez compte que vous avez sélectionné une feuille de trop, pressez à nouveau sur la touche Ctrl puis cliquez sur la feuille que vous souhaitez retirer. Le fond redeviendra gris.

Étape n°3 : Sélectionnez le classeur Excel cible de la fusion

La fenêtre suivante s’affiche alors et vous permet de déterminer le classeur cible.

Cas 1 - Sélection classeur Excel cible pour la fusion
Cas 1 – Sélection classeur Excel cible pour la fusion

En cliquant sur le menu déroulant, vous verrez apparaître la liste des classeurs ouverts. Vous aurez également une option supplémentaire « (nouveau classeur) ». Comme son nom l’indique, cette option permet de déplacer (ou copier) toutes les feuilles sélectionnées vers un nouveau classeur Excel.

Cas 1 - Liste des classeurs disponibles pour la fusion
Cas 1 – Liste des classeurs disponibles pour la fusion

Dans mon exemple, j’ai choisi de fusionner mes données dans le classeur Excel « 1er Trimestre.xlsx ». Comme la capture d’écran le présente, vous pouvez à cet instant viser un nouveau classeur. Dans ce cas, cochez la case « Créer une copie » de l’écran suivant.

Déterminez l’emplacement de vos feuilles dans le nouveau classeur. Veillez à bien noter les intitulés que je vous ai mis en valeur sur la capture suivante.

Vous aurez à sélectionner où vous souhaitez placer vos feuilles importées dans le classeur Excel cible.

Cas 1 - Sélection de l'emplacement des feuilles pour la fusion
Cas 1 – Sélection de l’emplacement des feuilles pour la fusion

Notez que si vous ne cochez pas la case « Créer une copie », les feuilles seront bien déplacées d’un classeur à l’autre.

Dès que vous aurez cliqué sur « OK », vous aurez terminé la fusion de vos deux fichiers Excel.

Cas 1 - Feuilles Excel fusionnées
Cas 1 – Feuilles Excel fusionnées

Et si j’ai de nombreux fichiers Excel à fusionner ?

Je vous l’ai déjà écrit, je ne suis pas pour l’utilisation des macros à tout va dans Excel ou n’importe quel outil de la suite Microsoft 365 (nouveau nom de la suite Office depuis avril 2020). Mais là, je dois reconnaître qu’il sera nécessaire de mettre en place une macro pour automatiser la fusion des feuilles de plusieurs classeurs Excel vers un unique classeur.

Je mettrai à jour cette section dans les prochaines semaines afin d’y intégrer le code VBA qui vous offrira cette fonctionnalité.

Cas n°2 : Consolider les feuilles d’un même classeur dans une seule feuille

Vous avez plusieurs manières de résoudre ce cas de figure. La première sera sans code. Ce sera toujours ma préférence personnelle.

Particularité : vous devrez utiliser un nouveau classeur comme point de départ. Vous devez même quitter le classeur où se trouvent les feuilles à fusionner.

Étape n°0 : Bienvenue dans le monde de PowerQuery

Si vous aimez Excel, vous allez adorer PowerQuery (avant de devenir passionné de PowerBI…). Cet outil est venu enrichir les fonctionnalités d’Excel depuis la version 2010.

Avant cette version d’Excel, PowerQuery n’était pas intégré dans l’installation initiale d’Excel, vous deviez aller télécharger le composant sur le site de Microsoft.

Depuis Excel 2016, PowerQuery fait partie intégrante d’Excel. Cette plateforme offre la possibilité d’automatiser de nombreuses manipulations sur les données. Les informaticiens appellent cela un ETL : Extract Transform Load. C’est un outil qui va automatiser des instructions sans écrire de code.

Je le rappelle à qui veut l’entendre, le code (= les macros ou le VBA pour les intimes) peut aussi être utilisé pour écrire des virus informatiques. Les entreprises vont de plus en plus empêcher l’envoi et la réception des fichiers en contenant.

PowerQuery apporte une très belle réponse à de nombreuses opérations qu’il fallait programmer auparavant. Je vous propose d’en découvrir l’une d’entre elles maintenant (si vous allez jusqu’au bout de l’article, vous verrez un deuxième usage de PowerQuery).

Étape n°1 : Déterminer votre source de données

Nous partons donc d’un classeur tout neuf, sans les données. C’est à partir de celui-ci que vous vous rendrez dans l’onglet « Données » puis « Obtenir des données ». En sélectionnant « À partir d’un fichier » puis « À partir d’un classeur », vous pointerez vers le fichier Excel où se trouvent les feuilles à fusionner.

Cas 2 - Déterminer le fichier source de la fusion des feuilles
Cas 2 – Déterminer le fichier source de la fusion des feuilles

Étape n°2 : Sélectionner les feuilles Excel à agréger

Lorsque vous avez sélectionné votre fichier Excel qui contient les feuilles à fusionner, vous vous retrouvez avec cet écran :

Cas 2 - Sélectionner les feuilles à fusionner
Cas 2 – Sélectionner les feuilles à fusionner

Veillez à bien cocher la case « Sélectionner plusieurs éléments » afin que les cases à cocher apparaissent en 2. Vous pouvez alors sélectionner les feuilles de votre choix (ici toutes) qui seront ensuite fusionnées.

ATTENTION : En 3, je vous invite à bien sélectionner « Charger dans… » et non « Charger » car nous n’avons pas besoin de ces données maintenant. C’est lorsque nous aurons terminées les manœuvres de fusion que vous pourrez les charger !

Lorsque vous aurez cliqué sur « Charger dans… », la fenêtre suivante s’affichera et vous devrez sélectionner : « Ne créer que la connexion » :

Cas 2 - Charger dans... - Ne créer que la connexion
Cas 2 – Charger dans… – Ne créer que la connexion

Étape n°3 : Fusionner les feuilles Excel se nomme « Ajouter »…

A ce stade, vous avez créé une connexion vers un classeur Excel. Ensuite, vous avez créé des tables basées sur les différentes feuilles qui le compose. Maintenant, il ne reste que le dernier mouvement : Fusionner vos feuilles. Hélas, la traduction française de cette fonction est « Ajouter » :

Cas 2 - Ajouter des requêtes et non fusionner !
Cas 2 – Ajouter des requêtes et non fusionner !

L’option « Fusionner » permet de connecter deux tables à l’aide d’une référence commune. Ainsi, si vous disposez d’une table avec des commandes avec des références de produits et une autre table avec le détail des produits, vous pourrez avoir les commandes avec le détail des produits en fusionnant ces deux tables (basées sur la référence produit).

Lorsque vous sélectionnez l’option « Ajouter », vous aurez alors à sélectionner les requêtes à mutualiser.

Cas 2 - Sélection des feuilles à 'Ajouter'
Cas 2 – Sélection des feuilles à ‘Ajouter’

En premier lieu, sélectionnez « Au moins trois tables » puis sélectionnez les tables disponibles. Cliquez sur « Ajouter » puis « Ok ».

Étape n°4 : Finaliser la mutualisation des données

La fenêtre suivante apparaît alors :

Cas 2 - Finaliser la fusion des données des différentes feuilles Excel
Cas 2 – Finaliser la fusion des données des différentes feuilles Excel

Vous pourrez changer le nom par défaut « Ajouter1 » en un nom qui correspond mieux à la situation. En l’occurrence, je vous propose « Mutualisation ».

Il ne vous reste alors qu’à presser sur « Fermer et charger ».

Cas 2 - Etat final - Données Excel Mutualisées
Cas 2 – État final – Données Excel Mutualisées

Étape n°5 : Bilan de la situation

A ce stade, vous disposez d’un nouveau classeur. Celui-ci est connecté à votre fichier Excel où se trouvent les feuilles à fusionner. Quels sont les avantages et inconvénients de la situation ?

Avantages

Si votre fichier source est mis à jour, vous pourrez venir sur celui-ci et simplement « Actualiser les données » pour que la fusion opère à nouveau !

Alors, pas n’importe quel type de mise à jour.. Si les données des feuilles existantes sont modifiées, pas de problèmes (ajout, suppression ou modification).

Si de nouvelles feuilles sont ajoutées, vous pourrez adapter les requêtes et compléter la fusion des feuilles. Je ne le développerai pas ici, car ce serait rentrer dans trop de détails sur PowerQuery. Mais c’est possible !

Lorsque vous aurez goûté à la puissance de PowerQuery, vous aurez envie d’aller plus loin dans les transformations et l’analyse des données brutes. À travers ce cas d’utilisation, vous entrez dans ce monde par la petite porte.

Inconvénients

Comme votre fichier contenant les données fusionnées est lié à un autre fichier, celui contenant les données de départ ne doit pas être déplacé. Si cela arrivait, pas de panique, il y a quelques paramètres à modifier et la connexion peut être retrouvée. Idem, je ne développerai pas ce point dans le présent article pour ne pas rentrer dans les détails de PowerQuery.

Vous disposez d’un classeur connecté. Le deuxième corolaire de la situation est que vous ne pouvez pas modifier la structure de ce tableau (ajouter des colonnes, en retirer). Heureusement, vous pouvez toujours réaliser un bon vieux « Copier-Coller » pour récupérer les données fusionnées libérées de toute contrainte.

Cas n°3 : Fusionner une feuille en particulier de plusieurs fichiers Excel dans une seule feuille

La situation est la suivante : vous devez collecter des données provenant de plusieurs personnes. Chacune d’entre elles dispose d’un tableau modèle à compléter et vous envoie les données dès que possible.

Vous allez en plus devoir faire face aux enjeux suivants :

  • Vous n’allez pas recevoir toutes les données en même temps et devrez consolider les données reçues au fur et à mesure
  • Certains pourraient vous envoyer des données incomplètes puis des mises à jour
  • Vous aurez peut-être à consolider des données par région / pays ou un autre critère

Comme annoncé plus haut, PowerQuery va être votre meilleur allié.

Étape n°1 : Préparer les noms des fichiers Excel à fusionner

Le nom des fichiers que vous aurez collectés va être essentiel pour la fusion à venir. Grâce à PowerQuery, vous pourrez collecter cette information et identifier l’origine des données, même lorsqu’elles seront fusionnées.

Cas 3 - Préparez les noms de fichiers à fusionner
Cas 3 – Préparez les noms de fichiers à fusionner

Comme vous pouvez le voir sur la capture ci-dessus, j’ai nommé les fichiers par pays et de manière bien structurée.

Étape n°2 : Créer un nouveau classeur pour y fusionner les données des différentes fichiers Excel

Depuis le menu « Données », vous sélectionnez « Obtenir des données » puis « À partir d’un fichier » et enfin « À partir d’un dossier » :

Cas 3 - Obtenir des données à partir d'un dossier
Cas 3 – Obtenir des données à partir d’un dossier

Excel (via PowerQuery) est capable d’aller récupérer l’ensemble des fichiers d’un dossier en particulier et les traiter.

Cas 3 - Sélection du dossier source des fichiers Excel à fusionner
Cas 3 – Sélection du dossier source des fichiers Excel à fusionner

Étape n°3 : Importer uniquement les fichiers Excel que vous souhaitez fusionner

Après avoir sélectionné le dossier où se trouvent vos fichiers Excel, l’écran suivant s’affiche :

Cas 3 - Filtrer la liste pour sélectionner les fichiers Excel à fusionner
Cas 3 – Filtrer la liste pour sélectionner les fichiers Excel à fusionner

À ce moment (où à un autre), vous vous rendrez compte que d’autres fichiers sont présents dans votre dossier sélectionné (en 1). Dans ce cas, vous aurez à passer par la case « Transformer les données ».

Vous vous trouverez dans une vue similaire à celle-ci. Un peu comme au sein d’Excel, vous aurez la possibilité de filtrer cette liste. Ce que fera PowerQuery, c’est enregistrer la liste des étapes suivies pour les reproduire automatiquement par la suite.

Cas 3 - Filtrer la liste pour sélectionner les fichiers Excel à fusionner - Suite
Cas 3 – Filtrer la liste pour sélectionner les fichiers Excel à fusionner – Suite

En cliquant sur le bouton de filtre, vous retrouverez l’interface familière suivante :

Cas 3 - Filtrer la liste pour sélectionner les fichiers Excel à fusionner - Suite 2
Cas 3 – Filtrer la liste pour sélectionner les fichiers Excel à fusionner – Suite 2

Dans mon cas, je ne souhaite fusionner que les fichiers commençant par « Financial Sample_ ». Le caractère « _ » est important ici, car je ne souhaite pas y intégrer l’un de mes fichiers (Financial Sample – Tout.xlsx).

Cas 3 - Filtrer la liste pour sélectionner les fichiers Excel à fusionner - Suite 3
Cas 3 – Filtrer la liste pour sélectionner les fichiers Excel à fusionner – Suite 3

Étape n°4 : Combiner vos fichiers pour fusionner les données des fichiers Excel sélectionnés

PowerQuery vous montre désormais la bonne liste de fichiers à importer. Il ne reste qu’à cliquer sur le bouton destiné à fusionner toutes les données contenues dans les fichiers.

Cas 3 - Combiner les fichiers

Cas 3 – Combiner les fichiers

PowerQuery va alors vous présenter le premier des fichiers qu’il prendra comme exemple.

  1. Vous pouvez éventuellement sélectionner un autre fichier pour le prendre en exemple.
  2. Vous déterminez l’objet à importer. Ici, PowerQuery a détecté la présence d’un tableau. Mais si vous le souhaitez, vous pouvez importer la totalité de la feuille.
  3. Ici, cette option va éviter le blocage de PowerQuery en cas d’erreur. D’un côté, c’est une option utile car elle évite les erreurs. D’un autre côté, si vous avez des erreurs dans certains fichiers, vous ne le saurez pas et risquez de penser que tout a été importé… A vous de peser le pour et le contre de cette option.
Cas 3 - Déterminer le contenu à fusionner
Cas 3 – Déterminer le contenu à fusionner

Étape n°5 : Importer les données fusionnées dans Excel

Lorsque vous aurez cliqué sur « OK », PowerQuery opérera plusieurs opérations automatiquement.

Sur la droite (1), vous trouverez la liste des instructions qui seront suivies à chaque rafraîchissement des données. À ce stade, vous n’avez rien d’autre à faire qu’à « Enregistrer et charger » (2) pour finaliser l’import dans Excel.

Cas 3 - Prêt à charger les données fusionnées des fichiers Excel
Cas 3 – Prêt à charger les données fusionnées des fichiers Excel

Étape n°6 : Bilan de la situation

Vous venez de mettre en place une chaîne automatique d’import des données depuis un dossier. Dans Excel, vous n’aurez qu’à rafraîchir votre tableau pour que la magie opère automatiquement.

Cas 3 - Actualiser les données importées depuis les fichiers
Cas 3 – Actualiser les données importées depuis les fichiers

Lorsque vous cliquerez sur « Actualiser », Excel ira chercher les fichiers dans le dossier configuré, fera le filtre des fichiers à sélectionner (si vous avez bien suivi ce tuto !) et fusionnera les données de tous les fichiers Excel.

  • Toutes les données seront actualisées. Si un des fichiers a été mis à jour, ce sera pris en compte.
  • Tous les nouveaux fichiers seront inclus. Si un ou plusieurs fichiers ont été ajoutés (ou supprimés), le tableau final n’aura que l’agrégation des données présentes au moment de l’actualisation.

Excel pourra ainsi fusionner des dizaines de classeurs présents dans le dossier en un seul clic.

Comme dans le cas précédent, si votre dossier est déplacé ou que celui qui ouvre le fichier Excel n’a pas les droits d’accès, vous ne pourrez pas actualiser les données. Vous devrez faire un copier-coller (juste les valeurs) dans un fichier séparé pour pouvoir transmettre ces données agrégées à des personnes n’ayant pas accès au dossier source.

Cas n°4 : Pas le temps d’apprendre, je veux une solution immédiate pour regrouper mes données / tableaux / feuilles ou fichiers Excel en un seul tableau

J’ai trouvé un add-on qui pourrait faire l’affaire, et plus encore. Je peux tout à fait comprendre que vous n’avez pas le temps de suivre un tuto, et que vous n’avez pas le temps de vous former.

Pourtant, vous devez quand même combiner vos données Excel, qu’elles viennent de tableaux, de feuilles ou de plusieurs fichiers.

Voici la vidéo que je vous ai préparé afin de voir le fonctionnement de l’add-on dans un des cas : fusionner plusieurs feuilles Excel du même fichier. Il est tout à fait capable de le faire pour plusieurs feuilles de plusieurs fichiers !

Il possède un gros défaut, c’est que l’interface n’est qu’en anglais à ce jour. Je pourrai tenter de convaincre l’éditeur de traduire cet add-on si vous êtes plusieurs à le réclamer…

Par ailleurs, je tiens à une entière transparence, si vous utilisez ces liens pour acquérir cet add-on, je toucherai une petite commission. Toutefois, je n’ai pas été rémunéré pour faire de la pub. J’ai sélectionné ce produit pour son efficacité et son rapport qualité / prix totalement librement.

L’éditeur vous accorde maintenant 50% de rabais sur le prix en passant par ces liens :

Dernière étape

Avez-vous d’autres cas de figure auxquels je n’aurai pas pensé ? Est-ce que ce que je viens d’écrire soulève de nouvelles questions ?

Avez-vous apprécié ce que vous venez de lire ? J’aimerais bien le savoir en vous lisant à mon tour, via les réseaux sociaux ou les commentaires ci-dessous.

J’attends de vos nouvelles ! A bientôt !

Curseur Excel : Sous toutes ses formes et toutes ses significations

Curseur Excel : Sous toutes ses formes et toutes ses significations

Le curseur d’Excel prend de multiples formes : croix blanche épaisse, croix noire fine, flèche noire vers le bas ou vers la droite, etc. Chacune de ces formes a une signification bien précise.

Apprenez à positionner judicieusement votre curseur, et vous manipulerez vos données, vos lignes et vos colonnes avec bien plus d’efficacité !

J’ai répertorié pas moins de 13 situations différentes du curseur d’Excel ! Je n’exclus pas d’en avoir oubliées, mais si tel était le cas, signalez-le moi dans les commentaires !

Après les premiers pas avec Excel, c’est un pas de plus vers la maîtrise d’Excel que faites en apprenant toutes les formes du curseur d’Excel.

Et je vous propose à chaque fois que c’est possible, les fonctions avancées pour chaque curseur !

Pour tout le reste de l’article : les fonctions sont activables lorsque le curseur possède la forme indiquée et que vous cliquez sur le bouton gauche de votre souris.

Pour les fonctions avancées, j’indiquerai les opérations complémentaires à réaliser.

Curseur Excel : Croix blanche

Fonction de base : La sélection de cellules

Curseur Excel - Croix blanche
Curseur Excel – Croix blanche

Cette forme de curseur permet de sélectionner une ou plusieurs cellules. Si vous maintenez la touche « Ctrl » appuyée pendant que le curseur a cette forme, vous pourrez sélectionnez autant de cellules que vous le souhaitez.

Fonction avancée : Sélectionner les mêmes cellules sur plusieurs feuilles

Je vous mets en situation pour bien comprendre l’utilité de cette fonction.

  1. Vous disposez d’un fichier récapitulant vos comptes
  2. Vous avez créé une feuille pour chaque mois de l’année
  3. Ainsi, vous savez qu’à la cellule B2, vous avez le nom du mois
  4. Vous souhaitez changer la mise en forme de cette cellule

Il vous suffit de :

  1. Sélectionner la cellule sur la feuille de votre choix
  2. Presser la touche Ctrl et la maintenir appuyée
  3. Cliquer sur chacune des feuilles où vous souhaitez opérer votre changement
  4. Une fois toutes les feuilles sélectionnées, relâchez la touche Ctrl
  5. Réalisez votre changement

Ce changement peut être :

  • Mettre en forme la ou les cellules sélectionnées (bordure, police, etc.)
  • Modifier le contenu de la cellule (texte ou formule !)

Pour ce dernier cas, la formule saisie sera strictement la même dans chacune des feuilles.

Curseur Excel : Croix noire

Curseur Excel - Croix noire
Curseur Excel – Croix noire

Fonction de base : « Remplir et étendre »

Cette fonction est très utile, complète et complexe à la fois. Elle fait tellement d’opérations d’une manière intégrée qu’il me semble utile de les décomposer.

Lorsque vous cliquez et déplacez le curseur vers d’autres cellules, Excel va :

  • Copier la mise en forme de votre cellule initiale. La copie inclut les mises en formes conditionnelles qui existent sur la cellule initiale.
  • Copier le contenu de la cellule initiale.

Cela correspond à Remplir. Passons maintenant à Étendre.

Excel va réaliser les actions suivantes selon le cas de figure.

Votre cellule contient un élément d’une liste personnalisée

Par défaut, Excel connaît la liste des jours de la semaine et la liste des mois de l’année. Si votre cellule initiale contient l’un de ces deux éléments, au lieu de simplement copier le contenu, il placera le prochain élément de la liste.

Votre cellule initiale contient une formule

Toutes les références relatives aux formules de la cellule initiale se mettent à jour en fonction de la direction vers laquelle vous avez « tiré » la cellule.

Si votre cellule contient =A1+B1 et que vous « tirez » vers la droite, la nouvelle cellule contiendra =B1+C1. Excel adapte les références relatives aux colonnes.

Si vous « tirez » cette même cellule vers le bas, la nouvelle cellule contiendra =A2+B2. Ce sont les références relatives aux lignes qui sont adaptées.

Votre sélection initiale contient plusieurs cellules

Excel va chercher à trouver une séquence logique à votre sélection pour l’étendre. Si vous aviez sélectionné une cellule contenant « 1 » et une deuxième contenant « 2 » et que vous étendez dans la même direction, Excel inscrira 3 puis 4 et ainsi de suite.

Selon la logique qu’Excel trouvera, il essaiera de ne pas juste copier mais étendre dans la mesure du possible.

Fonction avancée : Copier sans étendre

Et si vous ne souhaitiez pas qu’Excel étende ? Que vous souhaitiez que toutes les cellules contiennent « lundi » ou « janvier » ? Il suffira de cliquer sur la touche « Ctrl »

Curseur Excel - Étendre avancée
Curseur Excel – Étendre avancée

Curseur Excel : Double flèche

Fonction de base : Déplacer une cellule

Curseur Excel - Double flèches
Curseur Excel – Double flèches

Lorsque votre curseur prend cette forme, cela indique que vous allez déplacer la cellule ou le groupe de cellules.

Le déplacement de la cellule va emporter avec lui la totalité des informations ET des mises en forme appliquées à cette cellule.

Qu’advient-il des formules qui utilisaient la référence de la cellule avant son déplacement ?

Toutes les formules seront automatiquement mises à jour par Excel. Cela est également valable pour les éventuelles formules utilisées dans les mises en forme conditionnelles.

Fonctions avancées : Dupliquer la cellule ou insérer

Si vous pressez sur la touche « Ctrl » en même temps que vous déplacez la cellule, vous obtiendrez la fonction « Dupliquer ». Exactement l’équivalent d’un « Copier-Coller ».

Vous verrez un petit + apparaître à côté de votre curseur pour confirmer la copie.

Curseur Excel - Double flèches - Ctrl
Curseur Excel – Double flèches – Ctrl

Deuxième option : Pressez la touche « Shift » (dite aussi « MAJ ») pendant que vous déplacez la cellule.

À ce moment, c’est une insertion qui sera réalisée. Vous verrez une nouvelle forme apparaître. Celle-ci vous indiquera si ce sera une insertion dans une colonne ou dans une ligne que vous ferez.

Curseur Excel - Double flèches - Shift
Curseur Excel – Double flèches – Shift

Et si vous le souhaitez, vous pouvez combiner les deux touches « Ctrl+Shift » et ainsi réaliser une insertion d’une copie de vos cellules sélectionnées initialement.

Curseur Excel : Flèche noire horizontale / verticale / diagonale

Fonction de base : Sélectionner une ligne ou une colonne

Curseur Excel - Flèche noire sur colonne
Curseur Excel – Flèche noire sur colonne

Avec cette forme, Excel vous propose de sélectionner toute une colonne ou toute une ligne si vous placez le curseur sur un n° de ligne.

Bref aparté : avec l’utilisation de la fonction ci-dessous, votre tableau de valeurs va être transformé en tableau.

Mettre sous forme de tableau

Excel va alors vous permettre de sélectionner uniquement le contenu du tableau.

Fonction avancée : Sélectionner le contenu d’un tableau, avec ou sans l’en-tête

Curseur Excel - Flèche noire sur colonne table
Curseur Excel – Flèche noire sur colonne table

Souvent, les tableaux sont créés à la première ligne d’un classeur. Il n’est pas facile de distinguer si la flèche noire de sélection se trouve sur la colonne de la feuille (A, B, C, …) ou sur la colonne de la table (Colonne1, Colonne2 ou Colonne3 dans l’exemple ci-dessus).

Ainsi, dans une table, le premier clic permet de sélectionner le contenu de la colonne, sans le nom de la colonne. Au deuxième clic, le nom de la colonne est inclus dans la sélection.

Peu de gens le savent, mais en positionnant son curseur à gauche de la première colonne, celui-ci se met en diagonale comme ci-dessous :

Curseur Excel - Flèche noire diagonale sur première colonne
Curseur Excel – Flèche noire diagonale sur première colonne

Au premier clic, seul le contenu du tableau est sélectionné, sans les noms de colonnes. Au deuxième clic, tout le tableau est alors sélectionné.

Curseur Excel : Double flèche et barre verticale (ou horizontale)

Fonction de base : Changer la largeur ou la hauteur des cellules

Curseur Excel - Double flèches et barre verticale
Curseur Excel – Double flèches et barre verticale

Ce curseur apparaît lorsque vous le positionnez entre deux colonnes ou deux lignes de votre feuille Excel.

Avec cette forme de curseur, Excel vous permet de changer manuellement la largeur (ou la hauteur) de l’ensemble de la colonne (ou de la ligne) se trouvant à gauche (ou au-dessus).

Si vous sélectionnez plusieurs colonnes (grâce à la fonction du paragraphe précédent), ce sont alors l’ensemble des colonnes qui seront redimensionnées.

Fonction avancée : Ajuster automatiquement la largeur ou la hauteur

Lorsque vous avez sélectionné vos lignes ou colonnes, vous pouvez alors double-cliquer. Dans cette situation, Excel va ajuster la largeur (si vous aviez sélectionné des colonnes) ou la hauteur (si vous aviez sélectionné des lignes) au contenu de vos cellules.

Voici un exemple ci-dessous :

Dans l’exemple ci-dessus, les colonnes ont toutes la même largeur. Certains titres ne sont pas totalement lisibles, pendant que d’autres ont de l’espace.

Étape n°1 : Sélectionner les colonnes à ajuster

Curseur Excel - Sélection des colonnes à ajuster
Curseur Excel – Sélection des colonnes à ajuster

Étape n°2 : Positionner le curseur et double-cliquer

Vous positionnez alors votre curseur en haut à droite jusqu’à ce qu’il ait la bonne forme. Vous pouvez double-cliquer.

Curseur Excel : Après ajustement
Curseur Excel : Après ajustement

Vous observerez que les colonnes ont toutes été ajustées en fonction de leur contenu respectif. Par ailleurs, Excel a tenu compte de la présence de la flèche de tri/filtre sans mordre sur le texte.

Curseur Excel : Double flèche noire en diagonale

Fonction de base : Étendre votre tableau

Curseur Excel - Flèche noire diagonale tableau
Curseur Excel – Flèche noire diagonale tableau

Ce curseur ne peut apparaître que lorsque vous utilisez les tableaux (comme vu précédemment).

Vous pourrez étendre votre tableau automatiquement sur autant de lignes ou de colonnes souhaité. Mais pas les deux en même temps !

Si votre tableau possède une ligne ou une colonne de total, les formules seront automatiquement mises à jour.

Curseur Excel : Double flèche blanche verticale

Fonction de base : Redimensionner la barre de formule

Curseur Excel -Double flèches blanches verticales
Curseur Excel -Double flèches blanches verticales

Il n’y a pas que dans la zone où il y a des cellules que le curseur d’Excel change de forme. C’est également le cas pour la barre de formule. Cette dernière forme vous indique que vous pouvez agrandir l’affichage du contenu de la barre de formule.

Celle-ci peut parfois contenir un long texte (une longue formule ou juste du texte).

Curseur Excel - Barre de formule agrandie
Curseur Excel – Barre de formule agrandie

Vous pourrez ainsi visualiser et modifier les contenus de vos cellules plus facilement.

D’autres curseurs ?

Avez-vous trouvé une autre utilisation du curseur qui ne serait pas mentionnée dans cet article ? Avez-vous apprécié cet article ?

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