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Apprendre Power Query : Pourquoi Excel est limité !

Apprendre Power Query : Pourquoi Excel est limité !

Apprendre Power Query devient une nécessité pour aller plus loin avec Excel. Ce composant a fait son apparition avec la version 2013 d’Excel et depuis 2016 est intégré nativement à Excel. Il remplace peu à peu certaines fonctionnalités historiques d’Excel.

Qu’est-ce que Power Query ? Pourquoi faut-il l’apprendre ? En quoi est-ce qu’Excel est limité ? Et pourquoi Power Query va vous permettre d’aller plus loin ? Par où commencer ? Et après ? Toutes ces questions seront traitées dans cet article. Il ne tient qu’à vous de le lire et d’aller plus loin avec les outils à votre disposition !

Cet article se veut une introduction au monde de Power Query. Je vais donc utiliser des analogies et non les termes techniques exacts que vous aurez le temps d’apprendre le moment venu.

Qu’est-ce que Power Query ?

Power Query permet de réaliser des opérations en masse sur vos données. Vous allez pouvoir intégrer plusieurs sources de données et les manipuler à souhait. Voilà.

Si ma description de Power Query s’arrêtait là, on pourrait penser à Excel. Ce n’est pas suffisant pour vous donner envie de l’apprendre ? C’est effectivement un peu léger comme description…

Power Query offre la possibilité de manier les données comme un cuisinier manie ses ingrédients. Vous pourrez découper, séparer, réunir, ajouter des données supplémentaires et cuisiner vos données pour préparer vos rapports.

Cela ressemble à Excel d’une certaine manière, et en même temps, c’est très différent. Véritablement différent.

En plus de réaliser ces opérations en masse, vous pourrez créer un modèle de données à partir d’un simple tableau. Afin que cela ait un peu de sens, vous devez disposer de grands tableaux (en nombre de lignes et en nombre de colonnes). Ainsi, vous pourrez commencer à réellement extraire le nectar que représente Power Query et vous aurez bientôt envie de l’apprendre !

Qu’est-ce qu’une opération en masse ?

Partons d’Excel que vous connaissez pour distinguer les opérations en masse des opérations que je nommerai unitaires.

Lorsque vous insérez une fonction dans une cellule d’Excel aussi simple qu’une addition “=A1+B1”, vous vous attendez à ce qu’en tout temps, la cellule contenant cette opération vous donne le résultat de l’addition.

Hormis la situation d’exception décrite un peu plus bas, c’est effectivement toujours le cas dans Excel.

Lors d’une opération en masse, ceci n’est plus vrai.

Considérez Power Query comme une chaîne automatisée d’une usine. Vous placez la matière première (ici les données) au début de la chaîne. L’usine va réaliser tous les traitements et vous donner le produit fini.

Si vous changez une pièce après que le produit soit sorti de la chaîne, cela ne change pas le résultat. Il faut jeter le produit et relancer la machine avec toutes les matières premières.

Cela ressemble énormément à ce que les macros permettent de faire : automatiser certains traitements. C’est vrai que cela y ressemble. Mais la programmation avec les macros est la voie du passé. Les risques de sécurité liés à l’utilisation des macros deviennent trop grands. Les macros seront bannies dans les prochaines années. Alors ne soyez pas en retard, tournez-vous vers les manières contemporaines de traiter les données : apprenez Power Query, Power BI et les fonctions Lambda !

Exception pour la MAJ des données automatiques dans Excel

Je fais une aparté ici concernant la mise à jour automatique des données dans Excel. Combien de fois ai-je failli devenir fou devant Excel lorsque le résultat ne correspondait pas à la formule… J’avais oublié que l’on pouvait désactiver l’actualisation automatique des calculs !

Apprendre Power Query - Option de calcul - Manuel
Option de calcul – Manuel

Cette option est très utile lorsque le temps d’actualisation de votre classeur est très long. C’est le cas lorsque vous avez beaucoup de formules ou qu’elles ne sont pas optimisées.

Quels types d’opérations peut-on réaliser avec Power Query ?

À partir de maintenant, vous devez penser à vos données comme un ensemble. Les opérations s’appliquent à l’ensemble uniquement.

Ainsi, l’opération “Ajouter” ne correspond à aucune addition. Si vous pensez “ensemble de données”, “Ajouter” signifiera “Mettre plus de données dans mon ensemble”. Dans l’article, comment fusionner plusieurs fichiers Excel, je le précise déjà dans le scénario d’utilisation de Power Query.

Les opérations principales de Power Query

  • Obtenir des données – Intégrer des données venant d’Excel ou d’ailleurs
  • Ajouter des données – Mettre à la suite des ensembles de données de même structure (Pour les connaisseurs : UNION en SQL)
  • Fusionner des données : Enrichir les données d’un ensemble avec les données d’un autre ensemble (Pour les connaisseurs JOIN en SQL)
  • Ajouter / Supprimer des colonnes – Différentes modalités d’ajout existent (colonne calculée, colonne d’index automatique de ligne par exemple)
  • Supprimer des lignes selon vos critères (suppression des doublons, suppression de toutes les lignes sauf les doublons par exemple)
  • Transposer vos données – Une opération qui existe sous forme de fonction dans Excel 365 désormais
  • Pivoter une ou plusieurs colonnes – Cette opération ne devrait pas beaucoup vous parler à ce stade (et rien à voir avec les Pivot Table (soit le terme anglais de Tableau Croisé Dynamique)).

De nouveau, à ce stade, vous vous demandez encore quel est l’intérêt d’apprendre Power Query ? Excel sait fait tout cela… C’est vrai en partie seulement (je vous mets au défi de pivoter plusieurs colonnes sans programmation…).

Mais, car il y a un mais, Excel ne sait pas automatiser (sans programmation) l’exécution de ces opérations ! Quand est-ce cela est nécessaire ? Lorsque vous recevez des fichiers de vos fournisseurs, collègues ou clients à analyser.

Illustrons ces transformations à partir d’un fichier fourni par l’Université Johns Hopkins sur le COVID-19. Mais juste avant, encore un mot sur la place que prend Power Query au sein d’Excel.

L’obtention des données externes s’appuie déjà sur Power Query

Lorsque vous utilisez les fonctionnalités présentes dans l’onglet Données > Obtenir des données, Excel utilise Power Query.

Apprendre Power Query - Obtenir des données
Apprendre Power Query – Obtenir des données

La combinaison des requêtes – Ajouter ou fusionner – utilise Power Query aussi

Dans l’article sur comment fusionner plusieurs fichiers Excel en un seul, je vous ai déjà présenté cette possibilité de mise en commun des données de plusieurs tableaux de données (voire de fichiers). C’est encore Power Query qui est utilisé ici.

Apprendre Power Query - Combiner des requêtes
Apprendre Power Query – Combiner des requêtes

L’import de données CSV dans Excel – Power Query a chassé l’ancien assistant d’importation de texte

L’ancien composant permettant d’importer les données des fichiers textes ou CSV disparaît au profit de Power Query une fois de plus.

Vous devrez ajouter manuellement la commande dans le ruban (encore présente mais masquée) pour retrouver cet assistant :

Apprendre Power Query - Assistant importation de texte
Apprendre Power Query – Assistant importation de texte

Désormais, vous aurez l’interface de Power Query :

Apprendre Power Query - Assistant importation de fichier CSV
Apprendre Power Query – Assistant importation de fichier CSV

L’importation des données depuis le web – Power Query est partout !

Les utilisateurs les plus avancés connaissaient cette fonction d’import des données web (on appelle cela le web scraping). Là encore, terminé la vieille interface :

Apprendre Power Query - Assistant importation depuis web - Ancienne version
Apprendre Power Query – Assistant importation depuis web – Ancienne version

Power Query est venu également remplacer ce composant, voyez par vous-même la nouvelle interface :

Apprendre Power Query - Assistant importation depuis web
Apprendre Power Query – Assistant importation depuis web

Power Query est partout où vous aurez à interagir avec Excel et l’extérieur d’Excel. Mais ceci n’est que la partie émergée de l’iceberg. La puissance de Power Query est bien ailleurs.

En quoi est-ce qu’Excel est limité ? Et pourquoi apprendre Power Query va vous permettre d’aller plus loin ?

La finalité d’Excel et ses limites

Excel peut être utilisé selon deux principes opposés :

  1. Excel est l’application de saisie de vos données, puis vous utilisez son potentiel pour les analyser (tableau croisé dynamique, graphiques, fonctions, etc.)
  2. Vous utilisez Excel uniquement pour ses capacité d’analyse de vos données qui ont été exportées depuis d’autres applications

Dans les deux cas, c’est dans la partie analyse que vous risquez d’atteindre les limites d’Excel.

Excel, comme n’importe quel logiciel, possède des limites techniques. Celles-ci sont d’ailleurs documentées par Microsoft.

Depuis que Microsoft a étendu le nombre de lignes et de colonnes d’Excel, ces limites techniques sont rarement atteintes.

Les autres limites sont celles que vous allez introduire dans des formules complexes, le nombre de tableaux croisés dynamiques à actualiser. Toutes ces formules à appliquer et ces TCD à rafraîchir vont mettre de plus en plus de temps.

Je vous avertis, pour côtoyer les limites d’Excel, il faut avoir soit beaucoup de données à traiter, soit beaucoup d’analyses différentes à réaliser.

Avertissement sur Excel en mode application de gestion

A titre personnel, je ne vous recommanderai jamais d’utiliser Excel pour en faire une application de gestion (gestion des stocks, gestion de la facturation, etc.).

De nombreuses raisons motivent cette prise de position :

  1. Toutes vos données sont stockées dans un simple fichier. En une manipulation, vos données peuvent être altérées ou détruites.
  2. Malgré la capacité de coédition, travailler à plusieurs sur un fichier Excel “Gestion du stock” vous posera des difficultés ou des erreurs.
  3. Pour ajouter des fonctionnalités, vous devez travailler sur le fichier contenant les dernières données… au risque de les altérer.
  4. Aucune gestion des droits d’accès ou de modification possible (eh non, la fonctionnalité de protection des feuilles/classeurs ne sécurise rien. Il est très simple de la supprimer sans connaître le mot de passe de protection).

Votre fichier Excel devient très lent et met du temps à rafraîchir les données ?

Vous êtes devenu un expert en RECHERCHEV() – entre nous, si vous êtes devenu cet expert, vous êtes passé soit à RECHERCHEX(), soit à INDEX() + EQUIVX() – et en avez mis partout ? Et vous êtes encore étonné que ce soit lent ?

Par exemple, vous avez un premier tableau rempli de références produits et dans un second tableau les caractéristiques détaillées de ces derniers. À l’aide de plusieurs RECHERCHEV(), vous avez ajouté des colonnes “Détails produits”.

Autre exemple, vous adorez les TCD (c’est mon cas…), et en avez insérés 5, 6, 10 ? Lors de la mise à jour des données, votre feuille met beaucoup de temps à vous redonner la main…

Alors comment optimiser vos fichiers et en tirer toutes les analyses souhaitées ?

Power Query pourrait-il vous y aider ?

Par où commencer pour apprendre Power Query ? Et après ?

Apprendre Power Query par l’exemple : Analyse des données COVID-19

Il est temps de prendre les rênes de Power Query pour commencer à l’apprendre. Comme indiqué plus haut, je vous propose d’utiliser les données de l’Université Johns Hopkins sur la COVID-19.

Les données sont publiées dans le repository GitHub de l’Université. Voici le lien vers le fichier CSV que je vais utiliser (pensez à faire un clic-droit puis “Enregistrer sous…”).

Option 2 : Vous pouvez directement référencer l’adresse web du fichier CSV qui est mis à jour quotidiennement. Ainsi, vous n’aurez qu’à rafraîchir les données (et disposer d’une connexion à Internet) pour avoir les données actualisées.

Étape n°1 : Importer votre fichier CSV à l’aide Power Query – À l’aide du fichier CSV

Une fois enregistrée, rendez-vous sur le ruban “Données” > “À partir d’un fichier texte/CSV” > Sélectionnez le fichier CSV depuis votre dossier > Cliquez sur Importer

Importation CSV Donnees COVID-19
Importation CSV Données COVID-19

Étape n°1 bis : Importer votre fichier CSV directement depuis sa source web

Cette option est intéressante pour avoir les données actualisées quotidiennement depuis votre fichier Excel. En effet, l’adresse du fichier ne change pas d’un jour à l’autre. Cela rend son importation web très simple et très efficace.

Petit avertissement tout de même : dans la mesure où Excel va réaliser des requêtes web, vous aurez un avertissement de sécurité à chaque ouverture du fichier. Pour vous qui avez conçu le fichier et défini la source de données, pas de soucis. En revanche, si vous envoyez le fichier à une autre personne, celle-ci pourrait (devrait !) légitimement se méfier.

Rendez-vous sur le ruban “Données” puis “À partir du web” et coller l’adresse complète du fichier CSV : https://raw.githubusercontent.com/CSSEGISandData/COVID-19/master/csse_covid_19_data/csse_covid_19_time_series/time_series_covid19_confirmed_global.csv

Importation CSV Donnees COVID-19 Web
Importation CSV Données COVID-19 Web

Étape n°1 (ter) : Se connecter au contenu web

Une étape supplémentaire pour l’option connexion au contenu web directement, l’authentification. Dans le cas présent, rien à configurer, l’accès est libre et anonyme (au sens d’authentification).

Ici, vous n’avez qu’à vérifier que c’est bien “Anonyme” qui est sélectionné à gauche puis à cliquer sur “Se connecter”.

Importation CSV Donnees COVID-19 Web - Se connecter
Importation CSV Données COVID-19 Web – Se connecter

Étape n°2 : Transformer les données dans Power Query

Cette fois vous y êtes presque ! Après cette étape, vous vous trouverez dans l’interface de Power Query et pourrez commencer à apprendre à l’utiliser !

Ici, vous allez cliquer sur “Transformer les données” (ceci est valable dans les deux scénarios : import depuis un fichier CSV ou à partir du web) :

Importation CSV Donnees COVID-19 Web - Transformer les donnees
Importation CSV Données COVID-19 Web – Transformer les données

Étape n°3 : Découvrir l’interface de Power Query

Pour commencer à apprendre Power Query, il vous sera nécessaire de comprendre la nouvelle interface qui se présente à vous.

Bien évidemment, tous les boutons et menus ont leur utilité, toutefois, il faut bien commencer par quelque part.

Bienvenue dans la cuisine des données ! L’analogie culinaire est intéressante à plusieurs titres :

  1. Les requêtes (1) : C’est l’équivalent du menu, c’est ce que vous pourrez consommer depuis Excel. A ce stade, vous n’avez qu’une seule requête, c’est celle de l’import du fichier CSV. Vous pourrez toutefois la renommer pour lui donner un nom compréhensible.
  2. Les opérations sur les colonnes et les lignes (2) ou les opérations de transformation (3) : Ce sont vos ustensiles de cuisine pour préparer vos données.
  3. Les étapes appliquées (4) : C’est votre recette. Elles seront appliquées à chaque appel de rafraîchissement des données.
Apprendre Power Query - Decouvrir interface
Apprendre Power Query – Découvrir l’interface

Étape n°4 : Avoir une idée de la transformation que vous souhaitez réaliser

Pour continuer l’analogie avec la cuisine, vous ne commencez pas à préparer vos ingrédients sans savoir quel plat vous préparez ! Ici, c’est la même chose.

Pour réussir votre premier tableau croisé dynamique, je vous avais conseillé de dessiner votre tableau de synthèse avant de manipuler Excel. Je vais ici réitérer ce conseil.

Ayez une idée de ce que vous recherchez avant de manipuler Power Query.

Dans le cas présent, l’Université Johns Hopkins place une nouvelle colonne pour chaque jour. En général, les relevés de données se présentent en ligne. D’ailleurs, Excel possède plus de lignes que de colonnes pour cette même raison.

Je vous propose donc un premier scénario d’analyse : pivoter les données de l’Université.

À ce stade, les explications à base de captures d’écran devenant trop compliquées, j’ai réaliser un enregistrement vidéo explicatif.

Et après ?

Power Query est un tremplin vers Power BI. Vous aurez exactement la même interface et les mêmes fonctionnalités. Car une fois que vous aurez appris à utiliser le langage M (et aussi un peu de DAX), vous pourrez faire le saut de l’exploration des données.

Tel un tremplin à plusieurs étages, vous accéderez d’Excel à Power Query puis à Power BI.

Est-ce que cette introduction et cet exemple vous ont intéressé ? Faites-le moi savoir dans les commentaires de cet article, dans les commentaires de la vidéo YouTube ou simplement par mail via la page contact !

En attendant, si vous êtes intéressé par une formation sur Power Query, je vous propose de vous pré-inscrire sur ma page formation.

[Apprendre] Comment bien débuter sa formation sur Word ?

[Apprendre] Comment bien débuter sa formation sur Word ?

Bien débuter sa formation Word, c’est peut-être LA question que les gens ne se posent pas suffisamment. Si vous êtes ici, c’est que VOUS, vous vous l’êtes posée ! Bravo !

J’ai rencontré, je rencontre et je rencontrerai encore de nombreuses personnes qui me demandent des conseils sur des problèmes de mise en page, de table des matières, d’en-tête et pied de page… alors que l’état de leur document est déjà dans un état avancé d’utilisation de mauvais usages.

Un peu comme le bricoleur du dimanche qui aurait construit une maison et qui appelle un plombier à la rescousse pour une fuite non identifiée… Le plombier n’a même pas envie de s’engager sur le chantier de peur qu’il soit considéré comme responsable !

Dans l’intitulé de cet article, il est question de “débuter” et de “formation”. C’est donc accepter l’idée qu’utiliser Word, ça s’apprend. Cela induit que Word est plein de possibilités et qu’on est humble devant le succès planétaire de cette plateforme. S’il est aussi répandu, depuis si longtemps, c’est que son concurrent gratuit n’a pas les mêmes capacités. Et donc, les choses qui ne tournent pas rond sont probablement plus dues à une mauvaise utilisation qu’à un dysfonctionnement de l’outil. Depuis de nombreuses années maintenant, Word est d’une stabilité redoutable ! A condition de bien l’utiliser !

Vous pouvez également consulter mon article sur les 4,5 apprentissages qu’un cours sur Excel devrait vous enseigner.

Etape n°0 : Qu’est-ce que le traitement de texte ?

Word est un outil de traitement de texte. Pour bien comprendre, je cite ici l’article (à ce jour) de Wikipedia :

Un logiciel de traitement de texte répond à plusieurs besoins, notamment :

  • création automatique ou semi-automatique de textes, comme des contrats ou des actes, par assemblage de paragraphes et personnalisation à l’aide de données spécifiques au cas particulier ;
  • aide à la transcription dactylographique en facilitant le travail de frappe et en autorisant des retouches ultérieures, voire des éditions successives d’un même document, sans avoir à tout ressaisir ;
  • aide à la composition typographique, en ajoutant à la simple transcription dactylographique des attributs de typographie et de mise en page qui enrichissent la présentation du texte ;
  • depuis les années 1980, outil de rédaction, directement utilisé par les auteurs, de la conception du plan du document en passant par toutes les phases de la rédaction, éventuellement collaborative, et de l’édition du document, notamment, la relecture.

À chacun des besoins correspondent des fonctions spécifiques. Par exemple, un rédacteur est assisté par :

  • l’accès à un dictionnaire de synonymes ;
  • un correcteur d’orthographe en cours de rédaction ;
  • des modèles de documents types avec des éléments de texte répétitifs ;
  • une feuille de styles ;
  • des macros fonctions pour automatiser des séquences d’actions.

On peut voir que la définition ne contient pas seulement “Saisir du texte”. Pour cette fonction uniquement, il y a Notepad !

Etape n°1 : La base de la base de votre formation Word

Pour une raison que j’ignore, cette notion que je place comme la base est souvent considérée comme avancée dans toutes les formations Word… ! Alors que c’est une notion qui explique tant de chose : l’héritage.

Dans Word, tout est héritage. Le document1.docx que vous créez au début est l’héritage du modèle Normal.dotm (inhérent à Word). Pour les plus anciens d’entre vous, c’était Normal.dot (sans le x).

dotm a même une signification : document template with macro

Exemple héritage style - Normal.dotm - document1.docx

Au sein d’un document, le père de tous les styles, c’est “Normal”. Voici ci-dessous l’illustration du style Titre 1 :

Exemple héritage style - Normal - Titre 1

Etape n°2 : Construire depuis la base – La structure

Qu’est-ce que la structure d’un document ?

Les documents textuels sont structurés. Une page de garde, une table des matières, une préface, des titres, des sous-titres, des paragraphes, des citations, des références, etc.

Pour automatiser n’importe quelle action, il faut indiquer à Word la nature de chacun des mots inscrits dans le document. Sinon, chaque mot sera considéré comme du texte d’un paragraphe quelconque.

L’œil et le cerveau humain font des interprétations que Word ne fait pas (pas encore… mais bientôt ! Et oui, l’Intelligence Artificielle est en train d’arriver dans Office !). Lorsque nous voyons un texte écrit dans une police plus grande, en gras avec un numéro devant, naturellement notre cerveau prend cela pour un titre. Word n’a pas de cerveau. Il faut donc le lui indiquer.

L’œil et le cerveau humain font des interprétations que Word ne fait pas (pas encore… mais bientôt ! Et oui, l’Intelligence Artificielle est en train d’arriver dans Office !).

Quelles actions peut-on automatiser ?

L’objectif premier de toute formation Word devrait être de vous expliquer que votre objectif est d’automatiser vos actions dans Word !!

Première action : Changer la police

La première action que l’on souhaite automatiser est tellement évidente qu’on en oublie que cela en est une ! C’est changer la police de tout notre texte.

Action si simple et si compliquée à la fois ! Pourquoi compliquée ? Eh bien, que veut dire “tout” ? Est-ce que les titres des chapitres sont inclus dans “tout” ? Le titre principal du document ? Le texte de la table des matières ? Les notes de bas de page ?

Si c’est le cas, alors il faudra indiquer à Word que c’est ce que vous voulez.

Deuxième action : Insérer une table des matières avec les n° des pages à jour

Pour réaliser cette action, il faudra bien marquer les titres des chapitres de votre document d’une certaine manière. Ainsi Word pourra automatiquement identifier les textes à inclure dans la table des matières en indiquant les n° de page correspondants.

Troisième action : Numéroter les pages, sauf la première

Word est un outil de traitement de texte qui est adapté pour écrire des rapports, des thèses, des livres ou simplement un PV de réunion. Il doit répondre à tellement de cas de figure qu’il est impossible de savoir automatiquement dans quels cas il faut numéroter la première page et dans quels cas il ne le faut pas !

Ainsi, il faudra de nouveau mettre en place un indicateur pour que Word sache quoi faire. Et il le fera !

Quatrième action : Insérer une seule page au format paysage au milieu d’un rapport

Comment Word pourrait identifier si vous avez besoin d’insérer une seule page ou plusieurs pages au format paysage ? A moins de le lui indiquer ? Je vous invite à lire l’article “comment insérer une page au format paysage”.

Les autres actions : ce sera pour plus tard… 🙂

Un récapitulatif de toutes les citations, de toutes les références, les numérotations de pages plus évoluées avec des i, ii, iii puis 1, 2, 3, … tout cela, ce sera pour plus tard.

Par où commencer pour structurer son document ?

Le minimum vital que vous puissiez faire, c’est utiliser les éléments structurants que Word vous fournit par défaut, les fameux styles “Normal”, “Titre”, “Titre 1”, “Titre 2”, “Titre 3”.

Ces éléments sont les dénominateurs communs au plus grand nombre de types de documents dans le monde. Ils sont “prêts à utiliser” (comme le “prêt à porter” ou le “prêt à manger”).

Chacun des mots qui sera écrit dans un document doit disposer d’un marqueur pour être identifié par Word. Ce marqueur s’appelle “Le Style”.

Un style pour chaque chose :

  • Le titre principal d’un document : Titre
  • Les titres de chapitres, du plus important au moins important : Titre 1, Titre 2 et Titre 3
  • Les paragraphes : Normal

Etape n°3 : L’importance des styles sur l’automatisation

Word propose par défaut plusieurs composants automatiques, le plus important d’entre eux : la numérotation des titres de chapitres, des sous-titres ou des sous-sous-titres.

Combien de fois vous êtes-vous battu avec des documents où la numérotation ne correspondait pas à vos attentes ? La raison est très simple : Word n’a pas été informé de vos intentions !

Word vient avec des styles par défaut pour faciliter la prise en main, mais ce n’est pas tout ! Il vient également avec d’autres composants configurés par défaut. Voici quelques-uns de ces éléments : hiérarchie des numérotations, configuration de la table des matières, hiérarchie des puces dans les listes, etc.

Ainsi pour que Word sache faire l’enchaînement suivant, il faut le lui indiquer… tout simplement !

Word - Exemple de mise en forme des style de numérotation

Commencez donc par utiliser les styles fournis par défaut et mettez-les à jour pour qu’ils utilisent les caractéristiques qui vous conviennent (police de caractère, taille, espacement, alignement, etc.).

Etape n°4 : Modifiez toujours les styles à la racine !

L’erreur n°1 des débutants qui n’ont pas suivi de formation Word : Modifier les caractéristiques d’un texte directement dans le texte.

Vous DEVEZ mettre à jour le modèle de référence (le style) et non les textes. Pourquoi ? Parce que Word va considérer que vous faites une exception de mise en page. Il ne peut pas savoir que vous souhaitez appliquer cela à tous les textes du même style.

Pour savoir quel style mettre à jour, il suffit de placer le curseur sur un des mots et le style utilisé se retrouve entouré d’un carré gris comme ci-dessous.

Puis, vous cliquez avec le bouton droit de votre souris sur le style concerné et le menu suivant apparaît.

Word - Mettre à jour les styles

Ensuite, vous avez deux possibilités, même si je vous recommande la deuxième…

  1. Mettre à jour le style selon l’exemple sélectionné (“mettre à jour pour correspondre à la sélection”)
  2. Mettre à jour les caractéristiques du style directement au bon endroit (“modifier”)

Dans les deux cas, tous les mots basés sur ce style vont immédiatement se mettre à jour pour correspondre à cette nouvelle configuration !

Etape n°5 : Votre meilleur ami est aussi votre pire ennemi

Mais qui est donc cet étrange ami ? Il s’agit bien sûr du copier-coller ! A combien de formation Word avez-vous appris cela ?

Votre pire ennemi dans Word est la fonction copier-coller !

Je vous ai parlé d’héritage dans cet article, c’est parce que cette notion est fondamentale pour tout le reste de votre apprentissage de Word, toutes les formations Word devraient vous l’indiquer. Lorsqu’un dysfonctionnement apparaît dans l’application d’une caractéristique (un changement de police qui ne s’applique pas partout par exemple), c’est que cet héritage a été rompu !

Word est trop souple et vous permet d’introduire toutes les exceptions que vous souhaitez ! Et le copier-coller va en introduire énormément à votre insu !

Cette fonction copie et importe une quantité bien plus importante d’informations que vous ne l’imaginez ! C’est la porte ouverte à l’import gigantesque de troubles :

  • Liste des styles issus du document source
  • Police de caractère
  • Espace d’interlignes
  • Couleurs spécifiques
  • Enchaînements des numéros
  • Tableaux
  • Styles de tableaux
  • Colonnes
  • En-têtes et pieds de pages

A moins de coller sans tout importer ! Ceci est également prévu.

Word - Options de collage spécial

Lorsqu’on colle quelque chose dans Word, il est possible d’utiliser la petite flèche qui se trouve en dessous du bouton Coller.

Trois options sont présentes :

  1. Coller avec la mise en forme source (celle qui importe tout, tout ! A éviter sauf connaissance de cause)
  2. Coller en utilisant la mise en forme cible (attention, c’est risqué car des styles peuvent toujours être importés)
  3. Coller uniquement le texte, sans mise en forme

Selon la quantité de texte à importer, le choix peut paraître difficile, mais dans la plupart des cas, je vous recommande la troisième option. Surtout, SURTOUT, si vous copiez du texte depuis une page web…

C’est en général le meilleur moyen d’introduire des exceptions et donc de disposer d’un document qui sera plus difficile à contrôler.

Pour terminer avec ce début…

D’abord, je vous remercie d’avoir lu jusqu’ici ! Votre formation Word est maintenant sur une bonne voie !

Sachez que l’utilisation des styles est fondamentale pour maîtriser Word et que c’est une étape préliminaire obligatoire avant de pouvoir Exceller avec Word !

Vous savez maintenant que :

  • Un document Word doit être structuré ;
  • Utiliser les styles est le seul moyen de structurer un document sereinement ;
  • Les styles par défaut doivent être utilisés car ils sont référencés dans de nombreux composants préconfigurés et automatisés, comme la table des matières et les hiérarchies de numérotation ;
  • Word est capable de gérer des exceptions aux mises en formes prévues par les styles ;
  • Le copier-coller est votre pire ennemi. C’est le meilleur moyen d’introduire de nombreuses exceptions et ainsi donner l’impression de dysfonctionnement de Word.

Si vous avez des questions, posez-les dans les commentaires ci-dessous. Je tâcherai d’y répondre, probablement à l’aide de nouveaux articles !

Et vous, qu’avez vous pensé de votre dernière formation Word ? Partagez votre avis dans les commentaires !

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