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Boostez votre productivité avec Power Query : le couteau suisse d’Excel

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Cela fait maintenant quelques années que Power Query est inclus dans Excel. Il reste toutefois peu exploité. Il faut dire que pour les habitués d’Excel, l’interface de Power Query paraît trop simpliste. Deuxième raison d’une adoption plus limitée : il faut apprendre un nouveau langage pour prendre le contrôle de Power Query. Il s’agit du langage M.

Déjà que maîtriser toutes les formules d’Excel n’est pas chose aisée, pourquoi donc faudrait-il s’intéresser à ce module complémentaire d’Excel qu’est Power Query ? C’est ce que je vais développer dans cet article. Vous y trouverez notamment quelques tutoriels (ou tutorial ?) en français.

Excel et Power Query : Vous ne verrez plus jamais ça !

Avez-vous déjà dû ouvrir un fichier .csv dans Excel et rencontré l’écran ci-dessous ?

Source du fichier utilisé : https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/r/bf82e99f-cb74-48e6-b49f-9a0da726d5dc

Vous savez, c’est quand on ouvre un fichier csv ?

Désormais, Microsoft a remplacé l’ancien utilitaire d’importation de fichiers par Power Query justement ! Vous l’avez peut-être déjà utilisé à votre insu en pensant que les bugs étaient corrigés.

Vous devrez importer votre fichier, et non juste double-cliquer dessus (même si le logo d’Excel apparaît sur votre fichier csv…)

Désormais, vous aurez l’interface suivante lors de vos imports de fichiers :

Fichier CSV - Importer - Interface Power Query

Alors, ce serait uniquement cela Power Query ? Un nouvel utilitaire d’import ? Heureusement que non ! Comme je vais vous le présenter dans cet article, Power Query est bien plus puissant que cela. L’import des données est effectivement LE point d’entrée de l’outil. Comme vous allez le voir dans les paragraphes suivants, Excel n’est qu’une source parmi tant d’autres…

Qu’est-ce que véritablement Power Query ?

En résumé

Power Query est une usine de transformation de vos données. Telle une chaîne industrielle, Power Query va opérer une suite d’étapes que vous allez lui demander. Et à chaque fois que vous actualiserez les données dans Excel (ce sera identique avec Power BI), la chaîne que vous avez mise en place va s’exécuter.

En détail

Certains diront qu’il existe déjà les macros pour cela… et ils auront raison et un peu tort quand même. J’ai déjà développé mon point de vue sur le sujet des macros dans Excel et sur les blocages qui sont là et vont continuer sur la sécurité des macros en entreprise. Raison supplémentaire de passer à Power Query et les autres produits de la gamme Power (Power Apps, Power Automate, Power BI notamment).

Là où Power Query se distinguera des macros, c’est que c’est un moteur uniquement fait pour transformer vos données vers un état souhaité. Alors, je comprends que dit ainsi, cela paraît bien abstrait !

Dans les grandes lignes, les possibilités offertes par Power Query, une fois les données importées, seront :

Sélectionner les colonnes à conserver ou à supprimer
Réordonnancer les colonnes conservées
Filtrer les lignes à conserver / à supprimer (en particulier, les doublons, les lignes contenant des erreurs, etc.)
Nettoyer les données (les séparer, les convertir, les mutualiser, etc.)
Combiner plusieurs sources entre elles (c’est l’un des gros morceaux qu’un simple point ne peut résumer !). Le mot combiner est à prendre dans le sens commun ici. Car au sein de Power Query, le terme Combiner correspond à une action bien spécifique.

Paré pour la suite

Au final, quand vous avez combiné toutes les possibilités, vous disposez d’une machine ultra puissante de préparation de vos données (c’est la première étape clé pour la mise en place des tableaux de bord…).

Avec Power Query, vous pouvez voir plus grand et plus loin que votre seul classeur. Importer des données issues de plusieurs sources est d’une facilité déconcertante !

Vous pourrez disposer d’un fichier de pilotage qui va, à proprement parler, consommer les données dont vous avez besoin et produire de beaux rapports ! Ces données peuvent bien être où elles veulent, tant que vous y avez accès, vous pourrez les importer. Il n’y a qu’à regarder la liste des connecteurs à disposition (nativement !).

Par où commencer et comment apprivoiser l’interface de Power Query

L’import des données est obligatoirement la première étape de tous les traitements. La première fois que vous ouvrirez l’interface, vous aurez une envie irrésistible de saisir vos données ou de les modifier cellule par cellule (comme un bon vieux Excel…). Ne pouvant y arriver, je sais qu’une pointe de frustration et à la limite de rejet peut émerger en vous. Résistez ! Tout ressemble et rien n’est identique à votre interface habituelle d’Excel.

Vous verrez des tableaux de données, des menus déroulants avec des filtres à disposition, la possibilité de déplacer vos colonnes, et à ce stade vous ne mesurez pas les conséquences de vos actes.

Chaque action que vous réaliserez dans cette interface représentera une étape qui sera enregistrée automatiquement. Par la suite, elle sera reproduite à chaque rafraîchissement de vos sources de données.

Exemple n°1 : Utilisez Power Query pour importer des données

La première action qui pourra vous interpeler est de devoir importer dans Power Query les données qui se trouvent déjà dans votre classeur Excel. Je comprends bien que cela vous surprenne.

On ouvre l’interface de Power Query depuis Excel et pourtant le premier « ne voit pas » les données du second. Comme nous le verrons dans les paragraphes suivants, Power Query peut importer des données de nombreuses sources différentes. Et hormis la phase d’apprentissage initiale, vous verrez rapidement que la plupart du temps, les données dont vous avez besoin proviendront de sources externes plus fréquemment que vous ne l’imaginez aujourd’hui.

Et tout comme je vous l’ai déjà indiqué, il sera bien plus performant et efficace à termes que les données NE PROVIENNENT PAS du classeur où vos traitements Power Query seront configurés.

Toutefois, pour débuter, ce sera plus simple d’avoir les données et les traitement dans le même classeur. (Pourquoi tant de personnes recherchent « Power Query pour les nuls » ?? On a le droit d’être un débutant sans être qualifié de nul !)

Importer des données qui sont déjà dans votre classeur

Cette option est à privilégier pour débuter son apprentissage de Power Query. Deuxième cas de figure, vous n’allez utiliser Power Query que pour quelques traitements simples et rapides.

Je vous avertis tout de même : on commence toujours petit et avant de s’en être rendu compte, on a construit une usine à gaz. Et ensuite, changer les modalités d’import peut être cavalier pour un débutant. Aussi, je me dois de vous prévenir que c’est faisable, à condition d’en mesurer les conséquences et disposer du savoir-faire.

Étape n°1 : Onglet « Données » puis « À partir de Tableau ou d’une Plage »

Power Query - Importer des données déjà présentes dans le classeur — Power Query – Importer des données déjà présentes dans le classeur

Le dernier encadré est très important à bien lire. Un tableau Excel est un objet bien particulier qui diffère des simples cellules mises en forme pour avoir l’apparence d’un tableau.

Un objet tableau dans Excel dispose d’un nom réutilisable dans des formules, les formules faisant références aux données du tableau n’utiliseront plus les n° de lignes ou nom de colonne « A, B, C… » mais le nom de la colonne. Et si des cellules sont fusionnées, elles seront « défusionnées ».

Étape n°2 : Création d’un tableau à partir de vos données et ouverture de Power Query Editor

Power Query - Importer depuis une plage - Créer un tableau — Power Query – Importer depuis une plage – Créer un tableau

À ce stade, Excel vous propose de créer un tableau comme indiqué dans le titre en (1) (seulement si vous n’êtes pas déjà dans un tableau).

Veillez bien à la seconde partie (2) : Mon tableau comporte des en-têtes.

Cela pourrait ne pas être le cas ! Certains fichiers de données brutes ne disposent pas de noms de colonnes. Si vous êtes dans cette situation et que vous maintenez cette case cochée, vous perdrez les données de la première ligne. Celles-ci devenant de facto l’en-tête du nouveau tableau.

Si vous décochez cette case, Excel vous créera une ligne d’en-tête avec des noms d’une créativité incroyable : Colonne1, Colonne2, etc. Mais au moins, vous ne perdrez aucune donnée !

Étape n°3 : Apprivoiser l’interface de Power Query Editor

Ici, vous croyez retrouver un pseudo Excel… et c’est tout sauf la même chose !

Décomposons l’interface

Les onglets et le ruban
Les données dans l’état de l’étape sélectionnée (vous comprendrez par la suite…)
Les requêtes Power Query disponibles dans ce classeur
Les étapes de transformation

Que s’est-il passé jusqu’à présent ? Vous avez créé une requête d’import des données auxquelles vous avez déjà accès dans le classeur. Si par mégarde, vous cliquez sur le bouton « Fermer et charger », vous aurez la chance d’avoir un nouveau onglet nommé « Tableau1 » avec la copie de toutes vos données.

Normal, vous n’aurez pas utilisé une seule des possibilités offertes par Power Query ! Il faudra maintenant ajouter des étapes de traitement de vos données pour que cela en vaille la peine.

Par exemple, vous pourriez « Trier » vos données par total des ventes de manière décroissante et ne conserver que les 5 premières.

Voyons ce que cela donne

Power Query - Trier et filtrer les lignes — Power Query – Trier et filtrer les lignes

On voit qu’à droite, deux nouvelles étapes se sont ajoutées à la liste : « Lignes triées » et « Conserver les premières lignes ». J’avais au préalable sélectionné la colonne « Sales » pour réaliser ces opérations.

Sauf que maintenant, si je clique sur « Fermer et charger », seules 5 lignes vont être importées dans le nouvel onglet d’Excel. Et par n’importe lesquelles, celles des 5 ventes les plus importantes.

Pas de formule, pas de fonctions avancées, jusque 4 clics et l’affaire est dans le sac !

Et que se passera-t-il si vous ajoutez des données à votre tableau initial ? Vous n’avez qu’à faire un essai, ajoutez de nouvelles lignes, cliquez sur « Actualiser tout » dans l’onglet « Données » et voyez le résultat !

Importer des données depuis des fichiers (CSV, txt)

Idéalement, il est préférable d’avoir un fichier qui fait office de tableau de bord qui soit séparé des sources de données. C’est pourquoi, je vous recommande de ne plus ouvrir les fichiers contenant les données, mais de les importer à l’aide de Power Query.

Ainsi, lorsque vous aurez de nouvelles données à analyser, vous n’aurez qu’à actualiser votre import et tous vos rapports seront à jour et actualisés.

Étape n°1 : Onglet « Données » puis « À partir d’un fichier texte/CSV »

Power Query - Importer depuis un fichier csv — Power Query – Importer depuis un fichier csv

Rendez-vous dans l’onglet « Données » puis cliquez sur « À partir d’un fichier texte/CSV » et enfin, sélectionnez votre fichier à importer.

Étape n°2 : Contrôlez les modalités de l’import et la qualité de la prévisualisation

Au moment de sélectionner votre fichier CSV à importer, l’écran suivant apparaît. Étudions-le attentivement :

Power Query - Interface import — Power Query – Interface import

1. Contrôler l’encodage (Origine du fichier)

Ce qui fait qu’un caractère accentué comme « é » apparaissent comme suit : « Ã© », c’est ce qu’on nomme son encodage. C’est à dire, la langue avec laquelle le fichier a été enregistré sur le disque de l’ordinateur. Et lorsqu’on n’indique rien, c’est un peu le jeu de la chance, soit c’est dans la langue la plus parlée (UTF-8), soit c’est celle de Windows (ANSI). Et les deux langues ne sont pas identiques.

Ici, Power Query présence en (1) ce qu’il nomme « Origine du fichier », et on voit qu’il a reconnu UTF-8. Quelle que soit la proposition, vous pouvez la changer tout de suite ou plus tard. Par principe, le plus tôt sera le mieux !

2. Contrôler le délimiteur

Là, Power Query a fait bien des progrès par rapport au module d’import d’Excel. En général, il ne se trompe pas. Toutefois, selon vos données, cela pourrait être une virgule, des tabulations ou comme dans l’illustration, un point-virgule.

Vous avez aussi la possibilité d’indiquer un autre séparateur et de voir ce que cela donnerait dans la prévisualisation.

3. Plage de contrôle des types de données

Les types de données sont importants pour Power Query. Si vous avez besoin de déterminer une année à partir d’une des colonnes, celle-ci doit obligatoirement être une date, sinon, vous aurez un message d’erreur. Comme le chargement et l’analyse de l’ensemble des données importées pourrait être chronophage, ici, Power Query vous propose de n’analyser que les 200 premières lignes pour déterminer le type de chaque colonne. (le choix se situe principalement entre Texte, Nombre entier, Nombre décimal, Date, Booléen, Pourcentage).

In fine, pas d’inquiétude, tout sera modifiable et corrigeable si besoin par la suite. Disons que tant qu’à travailler, autant bien commencer !

Importer depuis un dossier

Pour le cas de l’import depuis un dossier, en réalité, il s’agira de fusionner au moins deux fichiers de même nature et structurée de la même manière.

Et pour cela, l’article sur comment fusionner plusieurs fichiers Excel vous explique tout !

Power Query va plus loin ! Il peut importer des données depuis un fichier PDF ou depuis une image

Eh oui ! Power Query peut enfin faire ce que vous avez tenté des dizaines de fois avec l’espoir que « Cette fois, ça va fonctionner ! » à savoir copier un tableau depuis un fichier PDF et le coller dans Excel.

Power Query peut importer dans Excel les données tabulaires de votre fichier PDF avec une grande facilité. Il faut que votre fichier PDF soit bien un PDF Texte. C’est à dire qu’il n’est pas le fruit d’une numérisation. Sinon, autant faire l’import d’une image !

Oui, vous avez bien lu, on peut faire de la reconnaissance de caractère depuis Excel, en particulier si vos données sont dans un tableau. La performance de la reconnaissance dépendra de la qualité de votre image.

Comment fait-on tout cela ?

Tout est dans la vidéo ci-dessous :

Exemple n°2 : Traitez de plus grandes quantités de données à l’aide de Power Query qu’avec Excel

Non, 1’048’576 ne représente pas la limite du nombre de lignes qu’Excel peut traiter. À l’aide de Power Query, Excel pourra analyser plusieurs millions de lignes de données !

Attention, traiter ne signifie pas importer ! Alors, à quoi cela peut-il bien servir me direz-vous ?

Eh bien, entre nous, lorsqu’on a besoin d’analyser plus d’un million de lignes de données, c’est rarement pour les étudier une par une. Il s’agira ici nécessairement de créer des tableaux croisés dynamiques (voir des tableaux de bords).

Nous avons vu ensemble dans le paragraphe précédent qu’il était possible d’importer et de fusionner toutes les données se trouvant dans les fichiers d’un dossier.

Et même avec un unique fichier de plusieurs millions de lignes, l’erreur à ne pas commettre, serait de vouloir visualiser les données à analyser. Vous n’avez réellement besoin que de les analyser. En cas de nécessité, vous pourrez voir le détail.

Exemple avec un fichier CSV volumineux

Si vous tentez d’ouvrir un fichier disposant de plus d’un million de lignes, vous aurez droit au message suivant :

Fichier CSV trop volumineux - Message avertissement / erreur — Fichier CSV trop volumineux – Message avertissement / erreur

Pour vous le prouver, voici le même fichier ouvert à l’aide de Notepad++ :

Fichier CSV volumineux - Illustration dans Notepad++ — Fichier CSV volumineux – Illustration dans Notepad++

Comment traiter ce fichier volumineux seul ou suite à la compilation des fichiers dans un dossier à l’aide de Power Query ?

Au moment d’importer vos millions de lignes de données, vous devrez bien ouvrir vos yeux ! Une petite option cachée de prime abord est là pour vous aider !

Il s’agit du menu déroulant présent à côté du bouton « Charger » :

Regardez bien de plus près :

Et ce petit menu va vous donner l’accès au menu suivant :

Importer les données directement dans un TCD

Comme indiqué, vous pourrez importer les données dans un tableau croisé dynamique directement !

Et vous verrez ensuite ce menu apparaître sur la droite :

Power Query - Importer fichier de plusieurs millions de lignes — Power Query – Importer fichier de plusieurs millions de lignes

Pendant l’import, le nombre de lignes importées va croître et dépasser allègrement le million de lignes permis dans une feuille de calcul Excel.

Merci Power Query !

Exemple n°3 : Réduisez les erreurs dans vos données à l’aide de Power Query (en améliorant leur qualité avant de les traiter !)

Avec les exemples précédents, nous avons vu que Power Query est votre super-assistant d’accès aux données. Et ce, même si vous avez plusieurs millions de lignes de données à traiter.

À partir d’ici, je vais vous initier aux autres possibilités de cet outil. Vous allez désormais pouvoir automatiser les traitements que vous faisiez manuellement.

Qu’est-ce qu’une donnée de mauvaise qualité ?

La qualité de vos données est essentielle pour débuter leurs analyses. Si vous avez déjà rencontré l’une des situations suivantes, alors, vous allez adorer ce qui suivra…

1. Des caractères espaces inutiles au début ou à la fin dans une cellule.

Cela empêche en plus Excel de reconnaître le type de données et d’adapter la mise en forme convenablement. Par exemple en nombre décimal ou en date.

2. Des sauts de lignes d’origine inconnue.

Au moment où vous analysez vos données à l’aide d’un tableau croisé dynamique, vous trouvez qu’il y a quelque chose qui cloche… jusqu’à ce que vous vous rendiez compte qu’à cause des lignes vides, toutes les données n’ont pas été incluses dans l’analyse !

3. Des cellules qui contiennent deux données au lieu d’une !

C’est parfois ce qui arrive quand on fait un export de données depuis un ERP. Vous devez encore retraitez cette cellule, le plus souvent avec des formules, pour séparer toute une colonne en deux colonnes.

4. Des noms de colonnes très techniques et peu compréhensibles pour les néophytes.

Vous devez à chaque fois, renommer vos colonnes pour les rendre compréhensibles dans le rapport.

5. Le pire de tous : les lignes incomplètes

Parfois, les outils qui exportent les données ne remplissent pas toutes les valeurs s’il n’y a pas de changement d’une ligne à l’autre. On peut avoir par exemple, la date d’une vente qui n’est présente en première colonne que lorsqu’on change de jour de l’écriture. Il vous faut faire de nombreuses manipulation pour compléter chaque ligne…

6. D’autres idées ?

D’autres cas de mauvaise qualité des données existent (d’ailleurs, vous pouvez me les proposer en commentaire de cet article) et vous font perdre un temps précieux à chaque fois.

Eh bien, tous ces cas de figure sont automatisables en quelques clics à l’aide de Power Query !

Mais le plus beau dans l’histoire, c’est qu’une fois que vous avez construit vos étapes de nettoyage. Vous n’avez plus jamais à vous en soucier !

Améliorer la qualité de vos données à l’aide des premières fonctions de Power Query

Je vous propose l’illustration ci-dessous avec la même numérotation que les points soulevés précédemment.

En choisissant dans le ruban, l’onglet « Transformer« , vous aurez accès aux fonctionnalités ci-dessous :

En sélectionnant la ou les colonnes de votre choix et en cliquant sur « Format » puis « Supprimer les espaces« . Vous aurez déjà réglé le premier point.
Dans cette interface, le filtre d’une colonne n’agit pas exactement comme dans Excel. Ici, quand vous filtrez quelque chose (par exemple en supprimant les lignes vides), vous ajoutez une étape automatisée de suppression des lignes vides ! Eh oui, c’est tout !
« Fractionner la colonne » va automatiser le fait de séparer une colonne avec des données en autant de colonnes que d’occurrence du séparateur choisi. Parfois ce sera un caractère tabulation, parfois ce sera un caractère dièse, ou ce que vous souhaitez ! Et voilà !
Ici, si vous double-cliquez sur un nom de colonne et changez son nom, vous n’avez pas simplement changé de nom. Vous avez automatisé le renommage depuis votre fichier source. Ce dernier n’a pas bougé. En revanche, lors de l’utilisation dans Excel, seul le nom que vous aurez choisi apparaîtra !
Last but not least ! Vous pouvez compléter toutes les cellules qui seraient vides à partir de la cellule la plus proche qui a des données. En clair, si vous reprenez l’exemple avec la date (au paragraphe précédent), toutes les cellules vides peuvent être complétées en un clic !

Exemple n°4 : Simplifiez vous la vie avec toutes les données de type date et heure à l’aide de Power Query

Mise en situation des problèmes potentielles avec les dates et les heures

Les données de type date sont certainement celles qui ont donné et qui continueront de donner de nombreux maux de têtes à ceux qui les manipulent…

Entre les formats américains et européens, les séparateurs entre les jours, les mois et les années des plus exotiques ou encore des formats étranges, il vous faut souvent bien de la patience pour les rendre utilisables.

Et je ne vous parle pas des configurations régionales de votre ordinateur ! Car oui, selon la configuration de votre système d’exploitation, Excel va traiter différemment les données que vous allez lui fournir !

En résumé, les sources de difficultés peuvent être :

L’ordre dans lequel une date vous est transmises (12.31.2025 ou 31.12.2025). Dans cette situation, c’est encore facile à identifier, mais 8.9.2025, c’est le 8 septembre ou bien le 9 août ?
Le choix du séparateur de date entre celui fourni et celui de votre système… Dans l’exemple précédent, j’ai choisi le symbole « . » et non « / » comme c’est le cas en France habituellement. Comment Excel va réagir ?
Parfois, les dates viennent au format année puis mois puis jour : 2025.12.31. C’est plus clair pour identifier les composantes de la date, mais comment Excel va l’interpréter ?
Il y a également les dates « techniques » qui inclut l’heure et le décalage horaire par rapport à l’heure universel UTC : 20251231T12:42-0500

Comment Power Query peut vous simplifier la vie ?

Avant que vous découvriez Power Query pour traiter vos données de type date, vous pouviez tenter d’écrire des formules complexes afin d’identifier dans quel cas vous vous trouviez.

Maintenant, quelques clics suffisent !

Il suffit de regarder les différences entre import via Power Query ou ouverture direct du même fichier CSV (Lien vers le fichier utilisé dans l’illustration) :

Power Query - Différences traitement dates avec Excel

Et ce n’est pas tout ! Grâce aux fonctions intégrées à Power Query, vous pourrez extraire l’année, le mois, le jour d’une date en deux clics. En à peine plus de clics, vous pourrez intégrer des dates aux formats régionaux exotiques à votre format. Et enfin, faire la différence entre deux dates ou entre deux heures ! (même si je vous explique en détail comment ajouter des heures avec Excel ou comment calculer un âge avec Excel, avec Power Query, ce sera plus rapide !).

Exemple n°5 : Ajoutez, Fusionner, Étendez vos données à l’aide de Power Query au lieu de vos formules Excel

À l’aide de ces autres fonctionnalités, vous allez goûter au véritable potentiel de Power Query ! Je dois d’abord redéfinir certains termes. En effet, entre la vie de tous les jours, Excel et Power Query, certains termes ne signifient pas la même chose…

Ajouter des données avec Power Query

Lorsqu’on vient du monde Excel, « ajouter » signifie faire une addition. Dans Power Query, pas du tout… « Ajouter des données » signifie « empiler des données » dans un tableau unique.

Cette opération sert à mutualiser dans une table unique des données issues de sources souvent différentes.

Cas d’usage type : Sortir une liste unique de fournisseurs (ou de clients) en mutualisant des données issues de deux logiciels différents.

Il faudra souvent ajouter une étape de suppression des doublons pour obtenir la liste mutualisée. À l’inverse, vous pourriez souhaiter identifier les doublons, et pour cela, vous sélectionneriez conserver les doublons.

Fusionner des données avec Power Query

Dans Excel, nous n’avons pas l’habitude de fusionner les données… plutôt des cellules. En revanche, on a souvent besoin de compléter nos données à partir d’un identifiant. En clair, lorsqu’une commande contient un code fournisseur, parfois, on souhaite récupérer son nom et son adresse par exemple.

Dans Excel, c’est la fameuse fonction RECHERCHEV() qui réalise cette opération. En passant, je vous recommande d’utiliser la nouvelle fonction RECHERCHEX() (si vous disposez d’une licence Excel 2021 ou Excel 365). Deuxième info en passant, voici comment faire une RECHERCHEV avec plusieurs critères.

Avec Power Query, si vous souhaitez faire cette opération, alors vous devrez fusionner vos données.

Power Query - Fusionner données — Power Query – Fusionner données

Je ne rentre pas ici dans les détails de toutes les options. La fusion entre deux tables offre des options avancées qui mériteraient des explications plus détaillées… Le choix du symbole multiplier n’est pas anodin.

Power Query - Fusionner des données - Type de jointure

Étendez vos données avec Power Query

On vient de voir précédemment qu’il est possible de fusionner ses données entre elles. D’une certaine manière, vous venez en quelques clics d’enrichir vos données. Et que se passerait-il si vous aviez accès à d’autres données ? Que vous pouviez les connecter avec celles que vous possédez déjà ?

Connaissez-vous les API ? Les « Application Programming Interface » ? Dans la langue des informaticiens, cela veut dire : accéder à un logiciel et à ses fonctionnalités à l’aide de la programmation. Si vous remettez dans le contexte, ici, il ne s’agit pas de faire ses courses en lignes, mais plutôt d’accéder à des données.

Une mine de données se trouvent par exemple sur le site https://data.gouv.fr. De là, vous pouvez connecter directement votre fichier Excel aux données actualisées du site officiel !

Conclusions sur Power Query

Vous avez vu tout au long de cet article, des illustrations, des exemples et une courte présentation de l’interface. Power Query est véritablement une plateforme à maîtriser (et si vous EXCELLER avec, c’est mieux !).

Je n’ai pas la possibilité dans un seul article de développer toutes les possibilités. Et l’une mériterait pourtant un développement, Power Query est le préparateur caché de Power BI !

Ainsi, si vous souhaitez rentrer dans l’univers de Power BI, vous aurez un passage obligé par Power Query ! Et si vous êtes prêt à découvrir Power BI, il ne reste qu’à vous inscrire à la liste d’attente ci-dessous :

Prenez

le prochain départ vers

un nouveau monde

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Apprendre Excel : Des premiers pas aux premiers résultats

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Comment apprendre Excel ? Vaste programme ! Par où débuter son apprentissage d’Excel ? Apprendre Excel veut dire bien des choses différentes pour chacun d’entre nous : est-ce apprendre toutes les fonctions d’Excel ? Est-ce concevoir un classeur complet ? Est-ce savoir utiliser et faire évoluer des fichiers Excel existants ? Bref, apprendre Excel est à la fois un objectif et tout un parcours (Personnellement, j’en apprends encore après tant d’années d’utilisation !)

Pour bien apprendre Excel, commençons par comprendre les fondamentaux

Excel est un tableur. Mais qu’est-ce qu’un tableur ? Prenons un extrait de la définition sur Wikipédia :

Une feuille de calcul est une table (ou grille) d’informations de toutes natures (données industrielles, scientifiques, commerciales, comptables, financières, statistiques, données de métiers, etc.). D’une manière générale, toute problématique, pouvant être disposée en lignes et colonnes, éventuellement sur plusieurs plans, impliquant ou n’impliquant pas des calculs, rend le tableur pertinent.
Wikipedia

Une partie de la deuxième phrase est essentielle “toute problématique pouvant être disposée en ligne et colonnes”.

Pour apprendre Excel, il faut penser le monde en lignes et en colonnes. Vous devez apprendre à quadriller, classer, structurer dans des tableaux vos informations / données.

Un petit avertissement à ce stade : si vous pouvez penser votre problème en lignes et en colonnes, Excel est un candidat, mais pas nécessairement LA solution. Access est un autre candidat… D’autres critères sont à explorer pour bien sélectionner le bon outil de travail.

Vous pouvez ainsi consulter les 4,5 apprentissages clés d’un cours Excel et en particulier le premier !

Apprendre Excel c’est apprendre à automatiser

Automatiser, oui, c’est le mot approprié. On ne parle pas encore à ce stade de programmation, mais il s’agit de faire travailler Excel à notre place pour des tâches répétitives.

La première des tâches répétitives est la réalisation d’opérations mathématiques simples pour plusieurs lignes ou plusieurs colonnes.

Afin d’automatiser, il faut pouvoir donner des instructions du type « Prends la valeur de la cellule en 2^e ligne et 2^e colonne, ajoute la valeur de la cellule en 3^e ligne et 2^e colonne et donne-moi le résultat ».

Vous comprendrez que c’est un peu long à écrire…

Pour simplifier cette instruction, chaque cellule possède une adresse. On parle également de référence d’une cellule.

Cette référence de cellule s’écrit avec des lettres et un nombre.

Dans Excel 365, les cellules vont de A1 à XFD1048576.

Apprendre Excel : les références

A quoi servent les lettres et les nombres d’une référence ?

La lettre détermine le rang de la colonne.

« A » = 1^ère lettre de l’alphabet = 1^ère colonne
« Z » = 26^e lettre de l’alphabet = 26^e colonne

Et après le « Z », on recommence l’alphabet, mais avec deux lettres : « AA », « AB », « AC », …, et ainsi de suite.

La colonne ZZ se trouve donc à la 26*26 + 26 = 702^e colonne. (Nous avons 26 fois l’alphabet avec deux lettres + 1 fois l’alphabet avec une seule lettre)

Finalement, on ne cherchera pas vraiment à savoir à quel rang se trouvent les colonnes. Ce qui compte, c’est d’avoir compris le principe.

La colonne XFD se situe à la 16’384^e colonne (je vous passe le calcul). Il s’agit d’une puissance de 2.

16’384 = 2¹⁴

Eh oui, les informaticiens aiment bien les puissances de 2 !

Les nombres déterminent le rang de la ligne

Là, c’est bien plus simple à comprendre.

A12 sera la cellule située à la 12^e ligne de la colonne A. B28, sera la cellule située à la 28^e ligne de la colonne B.

Depuis quelques versions d’Excel, le nombre de lignes disponibles est de 1’048’576. Devinez quoi ? Encore une puissance de 2 !

1’048’576 = 2²⁰

Pour Exceller, vous devez savoir ceci : Excel peut utiliser une autre manière d’écrire les références !

Je dois vous avertir, le monde entier a décidé que les références s’utilisaient comme je vous l’ai décrit ci-dessus. Toutefois, une simple case à cocher dans les options d’Excel et vous entrez dans un autre monde. Celles des références ultra lisibles !

Au lieu d’écrire ZZ28, vous pourriez écrire L28C702.

En quoi est-ce plus simple ? Cette référence indique « L » (comme Lignes) suivi du numéro de la ligne puis « C » (comme Colonnes) suivi du numéro de la colonne.

C’est immédiatement plus clair.

Si vous souhaitez activer (ou désactiver) cette option, procédez comme suit :

Changer l'affichage des références - Étape 1 - Menu fichier - Option — Menu fichier – Options

Ensuite, cliquez sur le menu « Formules » et activez (ou désactivez) la case « Style de référence L1C1 ».

Activer le style de référence L1C1 dans le menu Formules — Menu Formules – Style de référence L1C1

Votre feuille de calcul prendre alors la forme suivante :

Affichage d'une feuille Excel avec le style L1C1 — Feuille de calcul – Style L1C1

Rassurez-vous tout de suite, toutes les formules de votre feuille de calcul sont automatiquement converties dans le bon format. C’est un simple remplacement d’une lettre par son rang.

En revanche, pour les plus habitués d’entre vous, cela peut sembler difficile de s’y retrouver.

Pour la suite, je n’utiliserai que la manière la plus répandue d’utiliser les références, à savoir avec les lettres et les nombres.

Apprendre à automatiser les opérations mathématiques simples avec Excel

Maintenant que vous avez bien compris la notion de référence d’une cellule, le véritable usage d’Excel va pouvoir commencer.

Nous disposons de cellules dans lesquelles nous allons inscrire des valeurs, ou des opérations.

Lorsque, dans une cellule, vous souhaitez faire un calcul utilisant la valeur de la cellule A1, vous allez indiquer à Excel, non pas la valeur elle-même, mais le fait qu’Excel doive récupérer la valeur contenue dans A1.

Ainsi, dès que vous modifierez la valeur de la cellule A1, toutes les cellules qui font référence à A1 se mettront automatiquement à jour.

Cependant, Excel ne peut pas savoir si vous écrivez A1 en référence à la cellule A1 ou juste parce que vous souhaitez écrire le texte « A1″…

C’est pourquoi il faut l’indiquer ! Ceci se fait en commençant par écrire le simple symbole « égal » : ‘=’.

Pour dire à Excel que vous souhaitez référencer le contenu de la cellule A1, il faut commencer par écrire le symbole égal ‘=’

Exemple 1 : L’addition et la multiplication

Prenons un exemple avec une facture extrêmement simplifiée.

Vous disposez d’un petit tableau avec les colonnes suivantes :

L’intitulé d’un article
Le prix unitaire de l’article
La quantité
Le prix total par article acheté
Le prix total de la facture

Exemple opération simple pour apprendre Excel

L’objectif à atteindre est de pouvoir modifier les valeurs du prix unitaire ou de la quantité et d’avoir automatiquement les résultats qui se mettent à jour.

Au lieu de raisonner avec les valeurs (1×299, 6×49, puis la somme des valeurs obtenues, il faut raisonner avec les références des cellules.

Référence cellule	Résultat attendu	Formule correspondante
D2	La multiplication de B2 par C2	=B2*C2
D3	La multiplication de B3 par C3	=B3*C3
D5	La somme de D2 et de D3	=D2+D3

Vous pouvez également observer que pendant que vous écrivez les formules, le texte de votre formule change de couleur. Les couleurs correspondent aux cellules auxquelles elles font références.

Apprendre Excel - Illustration d'une formule Excel avec la coloration des références d'une formule

Si vous avez bien retranscrit mon exemple, vous devriez avoir le résultat ci-dessous. J’aimerais d’ailleurs en profiter pour attirer votre attention sur 3 éléments :

Premièrement, c’est la position actuelle de mon curseur. Il se trouve en D5, sur le total de la facture. C’est la zone de nom.
Deuxièmement, on peut voir le contenu de cette cellule. Et c’est une formule que l’on voit, et non le résultat ! C’est la barre de formule.
Troisièmement, sur la feuille de calcul, on voit le résultat.

A partir de maintenant, si vous modifiez le prix ou la quantité, vous verrez les résultats se mettre à jour automatiquement.

Exemple 2 : Utiliser votre première fonction – SOMME()

Dans mon exemple, c’était facile, il n’y avait que 2 lignes à ajouter pour obtenir le total de la facture. Si vous en aviez 30, ce serait un peu plus pénible de saisir =D2+D3+D4+…+D31.

C’est pour cela qu’Excel possède de nombreuses fonctions prédéfinies.

Je vous propose de découvrir la fonction SOMME().

Avant d’aller plus loin, je dois maintenant vous présenter la notion de PLAGE (sans le soleil et les serviettes… 🙂 ).

Apprendre Excel : Les PLAGES

Une PLAGE correspond à un ensemble de cellules. Ce sera une manière simplifiée d’indiquer à Excel que nous avons besoin de l’ensemble des cellules contenues dans un rectangle en particulier.

Regardez la sélection ci-dessous :

J’ai volontairement vidé tout le contenu des cellules pour mettre l’accent sur la zone sélectionnée. Et c’est également volontairement un rectangle composée de plusieurs colonnes et plusieurs lignes.

Nous aurons besoin des cellules situées en haut à gauche (ici B2) et en bas à droite (ici D5). Ce sont elles qui détermineront notre plage.

L’écriture à utiliser sera : B2:D5.

Excel comprendra qu’il faut prendre en compte toutes les cellules contenues dans ce rectangle.

Ce rectangle peut posséder uniquement une colonne : B2:B5 (en rouge). Ou encore, ne posséder qu’une seule ligne B2:D2 (en bleue).

Utiliser la fonction SOMME()

Vous l’avez deviné, nous allons pouvoir fournir une plage à la fonction SOMME() pour terminer notre exemple.

Avez-vous trouvé comment décrire cette plage ?

Les articles vont de la ligne 2 à la ligne 31, et les cellules à additionner se trouvent dans la colonne D. La plage se décrira ainsi : D2:D31.

Excel pourra alors interpréter cette plage et exécuter la fonction SOMME() sur celle-ci. Comme son nom l’indique, la fonction SOMME additionnera toutes les cellules et vous présentera le résultat.

Petite astuce pour avoir tout lu !

Pour vous remercier d’avoir tout lu, je vous présente une fonction que même les assez bons ne connaissent pas !

Vous avez pu voir sur cette capture qu’à moins d’être sur la cellule, rien n’indique que c’est le résultat d’une opération avec d’autres cellules.

Une fonctionnalité d’Excel permet de montrer immédiatement toutes les formules présentes dans toutes les cellules du classeur.

Ainsi, au lieu de voir le résultat du calcul, vous verrez les formules !

Menu Formules
Afficher les formules (à désactiver ensuite)

Et à ce moment, toutes les formules se révèlent ! En en cliquant sur les cellules (comme en 3), vous verrez immédiatement les cellules concernées par la formule.

N’oubliez pas de cliquer à nouveau sur cette option pour que le résultat revienne.

Pour une raison encore inconnue, les largeurs des cellules augmentent soudainement. Pas d’inquiétude, lorsque l’affichage des formules est désactivé, les largeurs reviennent à leur état originel.

Avez-vous appris à mieux utiliser Excel ?

Faites-le moi savoir dans les commentaires, partagez cet article sur vos réseaux, mettez-vous en contact avec moi sur LinkedIn ou Facebook.

Merci !

Les 4,5 apprentissages qu’un cours sur Excel devrait vous enseigner

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Qu’est-ce qu’un cours sur Excel devrait vous enseigner ? Par où commencer pour apprendre à utiliser un outil aussi puissant qu’Excel ? Quel plan de formation suivre ? Faut-il faire le tour des fonctions les unes après les autres et laisser l’apprenant repartir seul avec une boîte à outils en main affronter ses problèmes ? Je vous propose dans cet article de vous présenter les enseignements minimaux qu’une formation sur Excel devrait vous procurer.

Premier apprentissage d’un cours Excel : ce que n’est pas Excel !

Petite anecdote pour commencer

Quand on enseigne Excel, on peut légitimement déclarer que c’est un outil extrêmement puissant. A tel point qu’on pourrait être amené à déclarer qu’on peut tout faire avec. Hors, tous ceux qui assistent les usagers d’Excel ont un jour ou l’autre eu à l’esprit la pensée suivante :

“Mais Excel n’est pas le plus adapté pour cet usage… mais bon, ce serait trop compliqué de tout reprendre à zéro… alors je vais aider pour cette fois, et après, ben… on verra”.

Apprentissage n°1 d’un bon cours Excel : les exemples de mauvais usage !

Un bon cours sur Excel devrait d’abord commencer par présenter les autres outils de la suite Office qui sont là et permettent eux aussi de faire plein de belles choses. Les deux mauvais usages les plus fréquemment observés sont :

Considérer Excel comme une application de gestion de base de données. J’insiste sur le mot “Gestion”. Car à proprement parler, une base de données est un système stockant un ensemble de données, et Excel fait cela très bien. Dans le mot “gestion”, il faut comprendre “toutes les manipulations des données de manière structurée”. Ainsi, gérer des commandes, des fournisseurs, des clients nécessitent des écrans de saisie, des règles de gestion (pas deux fois le même fournisseur, un numéro unique par commande, etc.). Pour cet usage, il y a Access ! Il est exactement fait pour cela. Sinon, vous devrez vous mettre à la programmation dans Excel avec des macros. Et si vous avez déjà lu mon avis sur les macros dans Excel, vous savez pourquoi je suis contre.
Utiliser Excel comme un outil de traitement de texte ! Combien de fichiers Excel ai-je vus avec une mise en page de bon de commande, de facture ou toute sorte de fiches d’information. Et à ce moment-là, toutes les galères du monde sur la gestion de la mise en page des impressions des feuilles Excel s’abattent sur vous. Et encore, vous retombez ensuite dans le besoin de consolider des données se trouvant dans des feuilles Excel différentes…

Une fois qu’on a vu ces deux cas, et surtout, qu’on a montré que d’autres outils existent pour cela, on a déjà mieux commencé.

Second apprentissage d’un bon cours Excel : le besoin de concevoir avant de faire

Notre envie primaire de faire le plus vite possible nous amène à rentrer dans le vif du sujet trop rapidement. Un classeur, des feuilles de calcul, cela se conçoit ! Les données, cela se structure !

Apprendre aux apprenants que pour analyser des données, il est essentiel de se poser des questions de base :

D’où vont provenir les données ? Saisies manuelles ou importées d’un système tiers ?
Y a-t-il des données dites “de référence” (liste de pays, liste de fournisseurs possibles, etc.) ?
Quelles seront les natures de données (dates, nombres, texte, montant, etc.) ?
Y a-t-il un besoin de cohérence sur les données (date de début doit être inférieure à date de fin) ? Qui, quand et comment fera-t-on la vérification de cette cohérence ?
Et bien d’autres questions…

Lorsqu’on a compris cela, on approchera alors chaque situation avec un regard différent. Le cours sur Excel pourra nous apprendre tout ce qu’Excel peut faire, mais il n’avertira pas d’un problème de conception… et ce serait bien dommage.

Troisième apprentissage d’un bon cours Excel : connaître la pire fonctionnalité d’Excel

Un formateur Excel qui ne vous le dit pas cherche à vous laisser générer des problèmes afin que vous reveniez vers lui… c’est comme vous enseigner à conduire sans vous dire qu’il y a un code de la route…!

Mais quelle est donc cette terrible fonctionnalité ? La pire fonctionnalité d’Excel est bien sûr la fusion de cellules !

La fusion de cellules est à la conception ce que la démolition est à la construction. Son opposé ! Comme toujours, toute fonctionnalité a des avantages et des inconvénients. Elle est parfois utile pour certaines situations, mais il est essentiel d’informer du mal qu’elle procure dans de nombreuses situations.

Excel est un tableur ! Il est basé sur des colonnes et des lignes. TOUT est basé sur cette conception de l’outil. La fusion de cellule vient justement détruire toutes les fondations de l’outil. Elle doit être utilisée comme tous les produits dangereux… avec parcimonie et étant certain qu’il n’y a pas d’autres solutions.

Quatrième apprentissage d’un bon cours Excel : documenter le fonctionnement de son fichier Excel

Avant de rentrer dans le vif de ce chapitre, je vous fais une petite confidence… Cet apprentissage est celui qui m’a le plus manqué. Étant un fan inconditionnel d’Excel, je suis tombé dedans quand j’étais petit et j’ai eu l’occasion de créer des fichiers Excel où je me suis fait plaisir… Mises en forme conditionnelles, tableaux croisés dynamiques multi-tables, modèles de données, sources externes, etc. Tant que j’étais là pour l’alimenter, le corriger au fil de l’eau, pas de problème. Et puis est arrivé le moment où j’ai passé la main à un collègue.

Je lui ai pourtant tout expliqué. C’était presque une fierté de montrer toutes les fonctionnalités utilisées, je suis donc certain d’avoir TOUT montré. Mais je ne l’avais pas documenté par écrit.

Je n’avais pas présenté comment l’utiliser simplement (ce qui était le cas). Ou au minimum, informer de ce qu’on pouvait ET ce qu’on ne pouvait pas faire.

Quelques mois plus tard, j’ai constaté toute la dérive et le dysfonctionnement auquel cela a conduit.

Une bonne structure doit pouvoir être décrite simplement. Les fonctions de base (ajouter des lignes de données, alimenter des données de référence, supprimer des données) doivent être décrites comme un manuel qui accompagne tous les objets de votre vie quotidienne.

Ainsi, chaque utilisateur de votre feuille Excel a un manuel qu’il peut consulter, mais à votre niveau, vous avez aussi de quoi démontrer que des consignes n’ont pas été suivies.

Et le demi apprentissage alors ?

Le demi apprentissage supplémentaire qui devrait être enseigné est qu’Excel est un outil pour analyser des données, faire des calculs/des statistiques et présenter des graphiques. Pourquoi est-ce un demi apprentissage ? Parce que si vous êtes à un cours Excel, c’est que vous le savez déjà un peu ! Alors pourquoi le redire ? C’est essentiel de rappeler à la fin ce qu’est Excel ! (on a commencé par indiquer ce que ce n’était pas…) pour que chacun comprenne qu’un outil est performant lorsqu’on l’utilise pour ce à quoi il est destiné. Et ainsi diffuser le message que pour les autres usages, peut-être existe-t-il un autre outil plus approprié ? (Access, Word, Visio, Project pour rester chez Microsoft, mais bien d’autres existent aussi !)

Et vous ? Qu’attendez-vous d’un bon cours Excel ?

Utilisez la zone des commentaires pour me faire part de vos attentes sur un bon cours Excel. N’hésitez pas à partager votre point de vue sur cet article ! Je suis ouvert au débat !

Et dans tous les cas, allez voir comment je vous propose d’apprendre Excel et de faire vos premiers pas avec.

[Apprendre] Comment bien débuter sa formation sur Word ?

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Bien débuter sa formation Word, c’est peut-être LA question que les gens ne se posent pas suffisamment. Si vous êtes ici, c’est que VOUS, vous vous l’êtes posée ! Bravo !

J’ai rencontré, je rencontre et je rencontrerai encore de nombreuses personnes qui me demandent des conseils sur des problèmes de mise en page, de table des matières, d’en-tête et pied de page… alors que l’état de leur document est déjà dans un état avancé d’utilisation de mauvais usages.

Un peu comme le bricoleur du dimanche qui aurait construit une maison et qui appelle un plombier à la rescousse pour une fuite non identifiée… Le plombier n’a même pas envie de s’engager sur le chantier de peur qu’il soit considéré comme responsable !

Dans l’intitulé de cet article, il est question de “débuter” et de “formation”. C’est donc accepter l’idée qu’utiliser Word, ça s’apprend. Cela induit que Word est plein de possibilités et qu’on est humble devant le succès planétaire de cette plateforme. S’il est aussi répandu, depuis si longtemps, c’est que son concurrent gratuit n’a pas les mêmes capacités. Et donc, les choses qui ne tournent pas rond sont probablement plus dues à une mauvaise utilisation qu’à un dysfonctionnement de l’outil. Depuis de nombreuses années maintenant, Word est d’une stabilité redoutable ! A condition de bien l’utiliser !

Vous pouvez également consulter mon article sur les 4,5 apprentissages qu’un cours sur Excel devrait vous enseigner.

Etape n°0 : Qu’est-ce que le traitement de texte ?

Word est un outil de traitement de texte. Pour bien comprendre, je cite ici l’article (à ce jour) de Wikipedia :

Un logiciel de traitement de texte répond à plusieurs besoins, notamment :

création automatique ou semi-automatique de textes, comme des contrats ou des actes, par assemblage de paragraphes et personnalisation à l’aide de données spécifiques au cas particulier ;

aide à la transcription dactylographique en facilitant le travail de frappe et en autorisant des retouches ultérieures, voire des éditions successives d’un même document, sans avoir à tout ressaisir ;

aide à la composition typographique, en ajoutant à la simple transcription dactylographique des attributs de typographie et de mise en page qui enrichissent la présentation du texte ;

depuis les années 1980, outil de rédaction, directement utilisé par les auteurs, de la conception du plan du document en passant par toutes les phases de la rédaction, éventuellement collaborative, et de l’édition du document, notamment, la relecture.

À chacun des besoins correspondent des fonctions spécifiques. Par exemple, un rédacteur est assisté par :

l’accès à un dictionnaire de synonymes ;

un correcteur d’orthographe en cours de rédaction ;

des modèles de documents types avec des éléments de texte répétitifs ;

une feuille de styles ;

des macros fonctions pour automatiser des séquences d’actions.

On peut voir que la définition ne contient pas seulement “Saisir du texte”. Pour cette fonction uniquement, il y a Notepad !

Etape n°1 : La base de la base de votre formation Word

Pour une raison que j’ignore, cette notion que je place comme la base est souvent considérée comme avancée dans toutes les formations Word… ! Alors que c’est une notion qui explique tant de chose : l’héritage.

Dans Word, tout est héritage. Le document1.docx que vous créez au début est l’héritage du modèle Normal.dotm (inhérent à Word). Pour les plus anciens d’entre vous, c’était Normal.dot (sans le x).

dotm a même une signification : document template with macro

Exemple héritage style - Normal.dotm - document1.docx

Au sein d’un document, le père de tous les styles, c’est “Normal”. Voici ci-dessous l’illustration du style Titre 1 :

Exemple héritage style - Normal - Titre 1

Etape n°2 : Construire depuis la base – La structure

Qu’est-ce que la structure d’un document ?

Les documents textuels sont structurés. Une page de garde, une table des matières, une préface, des titres, des sous-titres, des paragraphes, des citations, des références, etc.

Pour automatiser n’importe quelle action, il faut indiquer à Word la nature de chacun des mots inscrits dans le document. Sinon, chaque mot sera considéré comme du texte d’un paragraphe quelconque.

L’œil et le cerveau humain font des interprétations que Word ne fait pas (pas encore… mais bientôt ! Et oui, l’Intelligence Artificielle est en train d’arriver dans Office !). Lorsque nous voyons un texte écrit dans une police plus grande, en gras avec un numéro devant, naturellement notre cerveau prend cela pour un titre. Word n’a pas de cerveau. Il faut donc le lui indiquer.

L’œil et le cerveau humain font des interprétations que Word ne fait pas (pas encore… mais bientôt ! Et oui, l’Intelligence Artificielle est en train d’arriver dans Office !).

Quelles actions peut-on automatiser ?

L’objectif premier de toute formation Word devrait être de vous expliquer que votre objectif est d’automatiser vos actions dans Word !!

Première action : Changer la police

La première action que l’on souhaite automatiser est tellement évidente qu’on en oublie que cela en est une ! C’est changer la police de tout notre texte.

Action si simple et si compliquée à la fois ! Pourquoi compliquée ? Eh bien, que veut dire “tout” ? Est-ce que les titres des chapitres sont inclus dans “tout” ? Le titre principal du document ? Le texte de la table des matières ? Les notes de bas de page ?

Si c’est le cas, alors il faudra indiquer à Word que c’est ce que vous voulez.

Deuxième action : Insérer une table des matières avec les n° des pages à jour

Pour réaliser cette action, il faudra bien marquer les titres des chapitres de votre document d’une certaine manière. Ainsi Word pourra automatiquement identifier les textes à inclure dans la table des matières en indiquant les n° de page correspondants.

Troisième action : Numéroter les pages, sauf la première

Word est un outil de traitement de texte qui est adapté pour écrire des rapports, des thèses, des livres ou simplement un PV de réunion. Il doit répondre à tellement de cas de figure qu’il est impossible de savoir automatiquement dans quels cas il faut numéroter la première page et dans quels cas il ne le faut pas !

Ainsi, il faudra de nouveau mettre en place un indicateur pour que Word sache quoi faire. Et il le fera !

Quatrième action : Insérer une seule page au format paysage au milieu d’un rapport

Comment Word pourrait identifier si vous avez besoin d’insérer une seule page ou plusieurs pages au format paysage ? A moins de le lui indiquer ? Je vous invite à lire l’article “comment insérer une page au format paysage”.

Les autres actions : ce sera pour plus tard… 🙂

Un récapitulatif de toutes les citations, de toutes les références, les numérotations de pages plus évoluées avec des i, ii, iii puis 1, 2, 3, … tout cela, ce sera pour plus tard.

Par où commencer pour structurer son document ?

Le minimum vital que vous puissiez faire, c’est utiliser les éléments structurants que Word vous fournit par défaut, les fameux styles “Normal”, “Titre”, “Titre 1”, “Titre 2”, “Titre 3”.

Ces éléments sont les dénominateurs communs au plus grand nombre de types de documents dans le monde. Ils sont “prêts à utiliser” (comme le “prêt à porter” ou le “prêt à manger”).

Chacun des mots qui sera écrit dans un document doit disposer d’un marqueur pour être identifié par Word. Ce marqueur s’appelle “Le Style”.

Un style pour chaque chose :

Le titre principal d’un document : Titre
Les titres de chapitres, du plus important au moins important : Titre 1, Titre 2 et Titre 3
Les paragraphes : Normal

Etape n°3 : L’importance des styles sur l’automatisation

Word propose par défaut plusieurs composants automatiques, le plus important d’entre eux : la numérotation des titres de chapitres, des sous-titres ou des sous-sous-titres.

Combien de fois vous êtes-vous battu avec des documents où la numérotation ne correspondait pas à vos attentes ? La raison est très simple : Word n’a pas été informé de vos intentions !

Word vient avec des styles par défaut pour faciliter la prise en main, mais ce n’est pas tout ! Il vient également avec d’autres composants configurés par défaut. Voici quelques-uns de ces éléments : hiérarchie des numérotations, configuration de la table des matières, hiérarchie des puces dans les listes, etc.

Ainsi pour que Word sache faire l’enchaînement suivant, il faut le lui indiquer… tout simplement !

Word - Exemple de mise en forme des style de numérotation

Commencez donc par utiliser les styles fournis par défaut et mettez-les à jour pour qu’ils utilisent les caractéristiques qui vous conviennent (police de caractère, taille, espacement, alignement, etc.).

Etape n°4 : Modifiez toujours les styles à la racine !

L’erreur n°1 des débutants qui n’ont pas suivi de formation Word : Modifier les caractéristiques d’un texte directement dans le texte.

Vous DEVEZ mettre à jour le modèle de référence (le style) et non les textes. Pourquoi ? Parce que Word va considérer que vous faites une exception de mise en page. Il ne peut pas savoir que vous souhaitez appliquer cela à tous les textes du même style.

Pour savoir quel style mettre à jour, il suffit de placer le curseur sur un des mots et le style utilisé se retrouve entouré d’un carré gris comme ci-dessous.

Puis, vous cliquez avec le bouton droit de votre souris sur le style concerné et le menu suivant apparaît.

Ensuite, vous avez deux possibilités, même si je vous recommande la deuxième…

Mettre à jour le style selon l’exemple sélectionné (« mettre à jour pour correspondre à la sélection »)
Mettre à jour les caractéristiques du style directement au bon endroit (« modifier »)

Dans les deux cas, tous les mots basés sur ce style vont immédiatement se mettre à jour pour correspondre à cette nouvelle configuration !

Etape n°5 : Votre meilleur ami est aussi votre pire ennemi

Mais qui est donc cet étrange ami ? Il s’agit bien sûr du copier-coller ! A combien de formation Word avez-vous appris cela ?

Votre pire ennemi dans Word est la fonction copier-coller !

Je vous ai parlé d’héritage dans cet article, c’est parce que cette notion est fondamentale pour tout le reste de votre apprentissage de Word, toutes les formations Word devraient vous l’indiquer. Lorsqu’un dysfonctionnement apparaît dans l’application d’une caractéristique (un changement de police qui ne s’applique pas partout par exemple), c’est que cet héritage a été rompu !

Word est trop souple et vous permet d’introduire toutes les exceptions que vous souhaitez ! Et le copier-coller va en introduire énormément à votre insu !

Cette fonction copie et importe une quantité bien plus importante d’informations que vous ne l’imaginez ! C’est la porte ouverte à l’import gigantesque de troubles :

Liste des styles issus du document source
Police de caractère
Espace d’interlignes
Couleurs spécifiques
Enchaînements des numéros
Tableaux
Styles de tableaux
Colonnes
En-têtes et pieds de pages
…

A moins de coller sans tout importer ! Ceci est également prévu.

Lorsqu’on colle quelque chose dans Word, il est possible d’utiliser la petite flèche qui se trouve en dessous du bouton Coller.

Trois options sont présentes :

Coller avec la mise en forme source (celle qui importe tout, tout ! A éviter sauf connaissance de cause)
Coller en utilisant la mise en forme cible (attention, c’est risqué car des styles peuvent toujours être importés)
Coller uniquement le texte, sans mise en forme

Selon la quantité de texte à importer, le choix peut paraître difficile, mais dans la plupart des cas, je vous recommande la troisième option. Surtout, SURTOUT, si vous copiez du texte depuis une page web…

C’est en général le meilleur moyen d’introduire des exceptions et donc de disposer d’un document qui sera plus difficile à contrôler.

Pour terminer avec ce début…

D’abord, je vous remercie d’avoir lu jusqu’ici ! Votre formation Word est maintenant sur une bonne voie !

Sachez que l’utilisation des styles est fondamentale pour maîtriser Word et que c’est une étape préliminaire obligatoire avant de pouvoir Exceller avec Word !

Vous savez maintenant que :

Un document Word doit être structuré ;
Utiliser les styles est le seul moyen de structurer un document sereinement ;
Les styles par défaut doivent être utilisés car ils sont référencés dans de nombreux composants préconfigurés et automatisés, comme la table des matières et les hiérarchies de numérotation ;
Word est capable de gérer des exceptions aux mises en formes prévues par les styles ;
Le copier-coller est votre pire ennemi. C’est le meilleur moyen d’introduire de nombreuses exceptions et ainsi donner l’impression de dysfonctionnement de Word.

Si vous avez des questions, posez-les dans les commentaires ci-dessous. Je tâcherai d’y répondre, probablement à l’aide de nouveaux articles !

Et vous, qu’avez vous pensé de votre dernière formation Word ? Partagez votre avis dans les commentaires !