[Tuto] Comment maîtriser la zone d’impression Excel ?
Définir ou supprimer une zone d’impression sur Excel est parfois vital ! Si vous n’avez pas défini la zone d’impression sur Excel, vous finissez par imprimer un document Excel sur 14 pages ! (Et encore, avec 14 pages, on est parfois chanceux !) Cet article va développer les différents moyens de gérer la zone d’impression avec Excel afin de bien préparer sa mise en page avant l’impression.
On ne comprend pas pourquoi un caractère “espace” est allé se placer dans la cellule XFD1048576, et là, Excel est sans pitié, il n’y a qu’à regarder cet aperçu avant impression avec un peu d’attention :
Vous avez bien lu, 41 606 593 pages d’impression à cause d’un caractère perdu au mauvais endroit d’un classeur. Heureusement que l’imprimante n’a qu’un bac de 500 feuilles et que toutes les pages “imprimées” auraient été blanches… mais quand même…!
Plusieurs options de remédiation s’offrent à vous, je vous propose d’en faire le tour dans cet article.
Option n°1 : Ne pas définir de zone d’impression !
La première possibilité que vous avez pour empêcher ce drame écologique d’arriver, c’est de sélectionner les cellules que vous souhaitez imprimer et de choisir dans les options d’impression “Imprimer la sélection” :
Selon les plages d’impression que l’on souhaite imprimer, cette solution ne sera pas satisfaisante, mais permettra d’éviter la quête du caractère perdu dans le classeur.
Premier point de vigilance
Vérifiez que tous les contenus que vous souhaitez imprimer sont visibles. Lorsque vous sélectionnez manuellement les cellules à imprimer, si des colonnes ou des lignes ont été masquées, elles ne seront pas imprimées.
Deuxième point de vigilance
Veillez à sélectionner l’ensemble des cellules que vous souhaitez imprimer en évitant les “clics perdus” qui désélectionneraient tout. Cela m’arrive bien trop souvent avec le touch pad de mon ordinateur portable…
Option n°2 : Rendre visible les ruptures de pages (toujours pas de zone d’impression !)
Comme je vous l’ai indiqué au tout début, vous n’êtes ni les premiers, et malheureusement pour notre environnement, ni les derniers à imprimer trop de pages depuis Excel. Et pourtant, les concepteurs d’Excel ont pensé à vous !
Outre la fonction “Aperçu avant impression”, ils en ont prévu une autre pour voir très concrètement l’impact de la mise en plage sur les impressions.
Prenons un exemple de fichier, et pour travailler avec le même que dans mes articles précédents, voici le lien vers les statistiques de flashs réalisés en France en 2017. Une fois ouvert dans Excel, converti en tableau puis mis en forme, nous obtenons ce résultat :
Quel serait le résultat de l’impression de ce tableau ?
Étape 1 : Activer l’affichage avec sauts de page
Rendez-vous sur le menu “Affichage” puis cliquez sur le bouton “Avec sauts de page”
Votre affichage devient alors :
Étape 2 : Comprendre comment interpréter ce qui est présenté
On voit les informations essentielles suivantes :
- Une grande zone gris foncé (ou zone grisée)
- Une information des numéros de page
- Un encadré bleu ainsi que des traits en pointillés bleus
La zone grise (ou zone grisée)
La zone gris foncé correspond à ce qui ne sera pas imprimé. Si vous ne voyez aucune zone gris foncé comme sur l’image ci-dessous, c’est que du texte est présent quelque part dans ces cellules.
Il suffira de sélectionner toutes les cellules qui devraient être vides et d’en supprimer le contenu.
La numérotation des pages
C’est l’ordre dans lequel les pages seront imprimées. Ainsi, on voit ici que le contenu est découpé en colonnes, et que l’imprimante sortira toute la première colonne, puis la deuxième.
Une option existe pour que les impressions sortent par ligne.
- Cliquez sur le menu “Mise en page”
- Ensuite, cliquez sur l’icône en bas à droite du groupe de boutons “Mise en page”
- Rendez-vous sur l’onglet “Feuille” de la fenêtre qui vient d’apparaître
- Sélectionnez l’option de votre choix dans le bloc “Ordre des pages »
Lorsque vous changez d’option, la numérotation des pages s’adapte à votre choix.
L’encadré bleu et les traits en pointillés bleus
Ces encadrements vous montrent :
- La totalité du contenu qui sera imprimé (encadré bleu plein)
- Où seront les ruptures de pages (traits en pointillés)
Les traits en pointillés sont extrêmement pratiques pour adapter la largeur des colonnes ou des lignes, le choix d’une impression en mode paysage ou portrait ou encore les largeurs des marges d’impression.
Option n°3 : Passer en mode “Mise en page”
Le mode “Mise en page” est le mode le plus complet et le plus déroutant aussi. Il vous montrera de manière très visuelle les pages avec leur contenu, leur en-tête et pied-de-page, etc.
C’est le meilleur moyen de parfaitement gérer la mise en page avant l’impression de votre feuille Excel. La configuration de votre impression peut d’ailleurs être faite feuille par feuille : une au format portrait et une autre au format paysage.
Voici ce qu’il y aura de déroutant :
Comme vous le verrez, les colonnes et les lignes sont désormais espacées ((1) sur l’image). On ne peut pas réduire cet espace blanc. On peut le combler en diminuant la largeur de l’une des colonnes qui précèdent ou celle la colonne suivante. A un moment, l’affichage va s’adapter dès qu’il y aura assez de place.
Une nouvelle zone fait également sont apparition ((2) sur l’image). Il s’agit de l’en-tête (son compagnon « pied-de-page » est également de la partie).
Lorsqu’on clique sur cette zone, un nouveau menu fait son apparition.
On retrouve alors toutes les valeurs qu’il sera possible d’insérer automatiquement sur les impressions : date, numéro de page, nom du fichier, etc.
La première fois que j’ai découvert ce menu, c’est la possibilité de disposer d’une première page différente (comme dans Word) qui m’a le plus surpris !
Option n°4 : Définir la zone d’impression
Last but not least, vous pouvez également définir l’ensemble des cellules à imprimer au lieu de laisser Excel décider pour vous. C’est ce qu’il s’est passé avec les deux précédentes options !
Contrairement à la toute première option, vous ne sélectionnez pas la zone à imprimer. Vous la figez une fois pour toutes.
Pour définir la zone d’impression, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Sélectionnez les cellules que vous souhaitez imprimer
- Allez dans le menu “Mise en page”
- Cliquez sur le bouton “ZoneImpr”
- Puis sur “Définir”
A partir de ce moment, seules ces cellules seront “imprimables”. Vous ne pourrez imprimer d’autres cellules qu’à la condition d’annuler la zone qui vient d’être définie.
On pourra voir en passant en mode “Avec sauts de page” que seules ces cellules sont sur fond blanc.
A votre tour de jouer !
Excel vous pose encore des problèmes d’impression ?
Alors non, votre ordinateur n’est pas hanté par le fantôme du caractère perdu ni même nécessairement piraté par un malin qui cherche à vous faire imprimer plus de pages.
Plusieurs situations fréquentes peuvent être à l’origine de ce problème.
Situation 1 : le modèle Excel à l’origine de votre fichier dispose de ce caractère perdu
Ainsi, tous les fichiers qui ont été créés à partir de celui-ci en ont hérité. Ici, pas de chance, aucune solution autre que nettoyer le modèle (pour arrêter la contagion) et corriger tous les fichiers qui ont hérité de ce caractère.
Situation 2 : mes fichiers sont le fruit de l’exportation d’une autre application
C’est l’une des situations les plus fréquentes ! Une de ces applications n’est autre que le système de reporting de mon entreprise qui me permet d’exporter les données au format Excel, l’export vers Excel pouvant prendre deux formes majeures tout à fait différentes : les fichiers “.xlsx” (ou .xls pour les plus anciens) et les fichiers “.csv” (csv = comma separated values = valeurs séparées par des virgules).
C’est dans le premier cas (.xlsx) que trop souvent les moteurs d’exportation des données vont “remplir de vide” les lignes n’ayant pas de données à exporter. Toutes les lignes jusqu’au fond du classeur sont ainsi mises en forme.
Le moteur d’impression d’Excel détecte alors un contenu et l’inclut dans le processus d’impression.
Imprimer en mode paysage et portrait depuis le même classeur
Chacune de vos feuilles de votre classeur peut également avoir sa propre mise en page d’impression !
Pour cela, vous devez définir pour chacune des feuilles si elle doit s’imprimer en paysage ou en portrait. Par défaut, la configuration sera en mode portrait.
Changer l’orientation d’impression de plusieurs feuilles en même temps
Merci à Laurent (en commentaire) de l’avoir signalé, il est également possible de changer la mise en place de plusieurs feuilles avec une manipulation complémentaire.
En maintenant la touche Ctrl pressée, vous pouvez alors sélectionner plusieurs feuilles de votre classeur et modifier comme précédemment l’orientation de l’impression.
Avec une situation comme celle-ci :
Il paraît évident que l’orientation paysage sera préférable. Sauf que le fichier contient un onglet par mois pour résumer les résultats de vente…
Enfin, il ne reste qu’à changer l’orientation de toutes les pages en vue de l’impression. Pour cela, direction menu « Mise en page » > « Orientation » > « Paysage ».
A la fin, pensez à simplement cliquer sur le nom d’une autre feuille que la feuille active histoire de désactiver la sélection multiple de feuilles…
Définir une zone d’impression contre un commentaire !
Cet article vous a plu ? Vous maitrisez désormais comme jamais les zones d’impressions sur Excel. Si vous pensez que cet article y est pour quelque chose, laissez-moi un petit commentaire et n’hésitez pas à partager avec votre entourage !