Comparer deux fichiers Word est souvent nécessaire. Surtout à cette époque où malgré les outils de collaboration en ligne, le nombre d’envoi de document en pièce jointe n’a jamais été élevé. De plus, le tutoriel que je vous propose fonctionne pour comparer deux documents Word fonctionne avec ou sans la fonctionnalité de suivi des modifications.

Par ailleurs, tant qu’on y est, sachez que vous pouvez également comparer deux fichiers Excel entre eux ! Pour cela, je vous invite à consulter l’article [Tuto] Comment comparer deux fichiers Excel ?.

Préambule sur la fonction suivi des modifications avant de comparer vos deux documents Word

Les habitués de la collaboration sur la rédaction/révision de documents connaissent bien cette fonctionnalité : le “Suivi des modifications”. Cette fonctionnalité permet effectivement de mettre en évidence l’ensemble des modifications réalisées par une personne ou une autre sur un document.

Comparer deux documents Word - Menu révision - Suivi des modifications
Onglet Révision – Suivi des modifications

Lorsque chaque contributeur a bien activé cette fonctionnalité, cela met en évidence toutes les modifications.

Document original
Exemple de document original
Document modifie
Exemple de document modifié avec le suivi des modifications actif

Word propose plusieurs manières de voir le document. En fonction des modifications qui ont été apportées, le document peut devenir particulièrement illisible.

Document modifié - plusieurs modifications

Dans l’onglet “Révision”, il y a quatre options pour relire le document :

Menu revision - Mode de lecture des modifications
  • Marques simples

Permet d’avoir une vue sur les paragraphes qui ont subi des modifications sans voir le détail de celles-ci.

  • Toutes les marques

C’est le mode de visualisation le plus détaillé. Il présente la moindre virgule, le moindre changement de police ou encore le moindre espacement qui n’était pas présent.

  • Aucune marque
Les personnes qui ont cet article ont aussi lu :  [Tuto] Comment extraire les images de PowerPoint ?

Le document est présenté dans son possible état définitif. Aucune modification n’est mise en évidence. C’est le mode de relecture le plus adapté.

  • Original

Le document est dans son état initial. Aucune modification n’est mise en évidence.

Le problème, c’est qu’à plusieurs (+de deux) participants, cela reste un casse-tête de consolider toutes les modifications des uns et des autres.

Étape 1 : Découvrir la fonction “Comparer…”

Dans l’onglet “Révision”, vous disposer d’un menu déroulant “Comparer…”.

Menu révision - Comparer deux documents word
Onglet Révision – Fonction Comparer

Cette fonction dispose de plusieurs paramètres que nous allons approfondir.

Étape 2 : Définir les préférences de comparaison des deux documents Word

Lorsque le menu s’ouvre, on voit d’abord les menus de sélection des documents à comparer. Les descriptions des sélections des fichiers se suffisent à elles-mêmes :

Comparer deux documents word - Activer plus options
Fenêtre de sélection des documents Word à comparer

On en oublierait presque de regarder plus loin avec le bouton “Plus > >” qui va simplifier la comparaison des deux documents Word.

Comparer deux documents word - plus options
Sélection des options avancées de comparaison des deux fichiers Word

A moins de vouloir voir l’ensemble des modifications réalisées, je vous recommande de limiter le nombre de critères de comparaison au strict minimum. Sinon, faites le test une fois, s’il y a trop de différences, limitez le choix lors du second essai.

Cela rendra la comparaison de vos deux documents Word bien plus digeste que si vous laissiez toutes les options cochées.

Pour aller plus loin…

Uniquement pour ceux qui dispose de SharePoint (soit via Office 365, soit via leur entreprise) avec la fonction “Versionning” activée, il vous sera possible de comparer une version avec une autre sans devoir activer le “Suivi des modifications”.

A ce moment, le menu apparaît comme suit automatiquement :

Comparer deux fichiers word - SharePoint versionning
Fonction de comparaison si vous utilisez SharePoint

Et l’option “Version spécifique…” nous présente le menu suivant (correspondant au nombre de versions du document présent sur le serveur) :

Comparaison - SharePoint versionning - Choix version
Liste des versions du documents Word si vous utilisez SharePoint avec le versionning actif sur votre Librairie de Documents

Et voilà !

Vous avez maintenant de quoi vous sauver d’une situation un peu pénible qui est celle d’identifier les changements que les autres contributeurs ont réalisés sur votre document.

Sachez par ailleurs qu’une fonction de comparaison de fichiers existe dans Excel. J’ai d’ailleurs écrit un article décrivant l’utilisation de la comparaison entre deux fichiers Excel.

Les personnes qui ont cet article ont aussi lu :  [Tuto] Comment sauver la mise en page d'un document Word en 5 mn ?

Comparer deux documents Word – Dernière étape

Merci d’avoir cet article décrivant comment comparer deux fichiers Word. Si vous l’avez apprécié, je vous remercie de me l’indiquer en commentaire ci-dessous.

Et si vous avez d’autres questions au sujet de cet article, n’hésitez pas à me l’indiquer également dans les commentaires ! Merci !

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