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Apprendre Excel : Des premiers pas aux premiers résultats

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Comment apprendre Excel ? Vaste programme ! Par où débuter son apprentissage d’Excel ? Apprendre Excel veut dire bien des choses différentes pour chacun d’entre nous : est-ce apprendre toutes les fonctions d’Excel ? Est-ce concevoir un classeur complet ? Est-ce savoir utiliser et faire évoluer des fichiers Excel existants ? Bref, apprendre Excel est à la fois un objectif et tout un parcours (Personnellement, j’en apprends encore après tant d’années d’utilisation !)

Pour bien apprendre Excel, commençons par comprendre les fondamentaux

Excel est un tableur. Mais qu’est-ce qu’un tableur ? Prenons un extrait de la définition sur Wikipédia :

Une feuille de calcul est une table (ou grille) d’informations de toutes natures (données industrielles, scientifiques, commerciales, comptables, financières, statistiques, données de métiers, etc.). D’une manière générale, toute problématique, pouvant être disposée en lignes et colonnes, éventuellement sur plusieurs plans, impliquant ou n’impliquant pas des calculs, rend le tableur pertinent.
Wikipedia

Une partie de la deuxième phrase est essentielle “toute problématique pouvant être disposée en ligne et colonnes”.

Pour apprendre Excel, il faut penser le monde en lignes et en colonnes. Vous devez apprendre à quadriller, classer, structurer dans des tableaux vos informations / données.

Un petit avertissement à ce stade : si vous pouvez penser votre problème en lignes et en colonnes, Excel est un candidat, mais pas nécessairement LA solution. Access est un autre candidat… D’autres critères sont à explorer pour bien sélectionner le bon outil de travail.

Vous pouvez ainsi consulter les 4,5 apprentissages clés d’un cours Excel et en particulier le premier !

Apprendre Excel c’est apprendre à automatiser

Automatiser, oui, c’est le mot approprié. On ne parle pas encore à ce stade de programmation, mais il s’agit de faire travailler Excel à notre place pour des tâches répétitives.

La première des tâches répétitives est la réalisation d’opérations mathématiques simples pour plusieurs lignes ou plusieurs colonnes.

Afin d’automatiser, il faut pouvoir donner des instructions du type « Prends la valeur de la cellule en 2^e ligne et 2^e colonne, ajoute la valeur de la cellule en 3^e ligne et 2^e colonne et donne-moi le résultat ».

Vous comprendrez que c’est un peu long à écrire…

Pour simplifier cette instruction, chaque cellule possède une adresse. On parle également de référence d’une cellule.

Cette référence de cellule s’écrit avec des lettres et un nombre.

Dans Excel 365, les cellules vont de A1 à XFD1048576.

Apprendre Excel : les références

A quoi servent les lettres et les nombres d’une référence ?

La lettre détermine le rang de la colonne.

« A » = 1^ère lettre de l’alphabet = 1^ère colonne
« Z » = 26^e lettre de l’alphabet = 26^e colonne

Et après le « Z », on recommence l’alphabet, mais avec deux lettres : « AA », « AB », « AC », …, et ainsi de suite.

La colonne ZZ se trouve donc à la 26*26 + 26 = 702^e colonne. (Nous avons 26 fois l’alphabet avec deux lettres + 1 fois l’alphabet avec une seule lettre)

Finalement, on ne cherchera pas vraiment à savoir à quel rang se trouvent les colonnes. Ce qui compte, c’est d’avoir compris le principe.

La colonne XFD se situe à la 16’384^e colonne (je vous passe le calcul). Il s’agit d’une puissance de 2.

16’384 = 2¹⁴

Eh oui, les informaticiens aiment bien les puissances de 2 !

Les nombres déterminent le rang de la ligne

Là, c’est bien plus simple à comprendre.

A12 sera la cellule située à la 12^e ligne de la colonne A. B28, sera la cellule située à la 28^e ligne de la colonne B.

Depuis quelques versions d’Excel, le nombre de lignes disponibles est de 1’048’576. Devinez quoi ? Encore une puissance de 2 !

1’048’576 = 2²⁰

Pour Exceller, vous devez savoir ceci : Excel peut utiliser une autre manière d’écrire les références !

Je dois vous avertir, le monde entier a décidé que les références s’utilisaient comme je vous l’ai décrit ci-dessus. Toutefois, une simple case à cocher dans les options d’Excel et vous entrez dans un autre monde. Celles des références ultra lisibles !

Au lieu d’écrire ZZ28, vous pourriez écrire L28C702.

En quoi est-ce plus simple ? Cette référence indique « L » (comme Lignes) suivi du numéro de la ligne puis « C » (comme Colonnes) suivi du numéro de la colonne.

C’est immédiatement plus clair.

Si vous souhaitez activer (ou désactiver) cette option, procédez comme suit :

Changer l'affichage des références - Étape 1 - Menu fichier - Option — Menu fichier – Options

Ensuite, cliquez sur le menu « Formules » et activez (ou désactivez) la case « Style de référence L1C1 ».

Activer le style de référence L1C1 dans le menu Formules — Menu Formules – Style de référence L1C1

Votre feuille de calcul prendre alors la forme suivante :

Affichage d'une feuille Excel avec le style L1C1 — Feuille de calcul – Style L1C1

Rassurez-vous tout de suite, toutes les formules de votre feuille de calcul sont automatiquement converties dans le bon format. C’est un simple remplacement d’une lettre par son rang.

En revanche, pour les plus habitués d’entre vous, cela peut sembler difficile de s’y retrouver.

Pour la suite, je n’utiliserai que la manière la plus répandue d’utiliser les références, à savoir avec les lettres et les nombres.

Apprendre à automatiser les opérations mathématiques simples avec Excel

Maintenant que vous avez bien compris la notion de référence d’une cellule, le véritable usage d’Excel va pouvoir commencer.

Nous disposons de cellules dans lesquelles nous allons inscrire des valeurs, ou des opérations.

Lorsque, dans une cellule, vous souhaitez faire un calcul utilisant la valeur de la cellule A1, vous allez indiquer à Excel, non pas la valeur elle-même, mais le fait qu’Excel doive récupérer la valeur contenue dans A1.

Ainsi, dès que vous modifierez la valeur de la cellule A1, toutes les cellules qui font référence à A1 se mettront automatiquement à jour.

Cependant, Excel ne peut pas savoir si vous écrivez A1 en référence à la cellule A1 ou juste parce que vous souhaitez écrire le texte « A1″…

C’est pourquoi il faut l’indiquer ! Ceci se fait en commençant par écrire le simple symbole « égal » : ‘=’.

Pour dire à Excel que vous souhaitez référencer le contenu de la cellule A1, il faut commencer par écrire le symbole égal ‘=’

Exemple 1 : L’addition et la multiplication

Prenons un exemple avec une facture extrêmement simplifiée.

Vous disposez d’un petit tableau avec les colonnes suivantes :

L’intitulé d’un article
Le prix unitaire de l’article
La quantité
Le prix total par article acheté
Le prix total de la facture

Exemple opération simple pour apprendre Excel

L’objectif à atteindre est de pouvoir modifier les valeurs du prix unitaire ou de la quantité et d’avoir automatiquement les résultats qui se mettent à jour.

Au lieu de raisonner avec les valeurs (1×299, 6×49, puis la somme des valeurs obtenues, il faut raisonner avec les références des cellules.

Référence cellule	Résultat attendu	Formule correspondante
D2	La multiplication de B2 par C2	=B2*C2
D3	La multiplication de B3 par C3	=B3*C3
D5	La somme de D2 et de D3	=D2+D3

Vous pouvez également observer que pendant que vous écrivez les formules, le texte de votre formule change de couleur. Les couleurs correspondent aux cellules auxquelles elles font références.

Apprendre Excel - Illustration d'une formule Excel avec la coloration des références d'une formule

Si vous avez bien retranscrit mon exemple, vous devriez avoir le résultat ci-dessous. J’aimerais d’ailleurs en profiter pour attirer votre attention sur 3 éléments :

Premièrement, c’est la position actuelle de mon curseur. Il se trouve en D5, sur le total de la facture. C’est la zone de nom.
Deuxièmement, on peut voir le contenu de cette cellule. Et c’est une formule que l’on voit, et non le résultat ! C’est la barre de formule.
Troisièmement, sur la feuille de calcul, on voit le résultat.

A partir de maintenant, si vous modifiez le prix ou la quantité, vous verrez les résultats se mettre à jour automatiquement.

Exemple 2 : Utiliser votre première fonction – SOMME()

Dans mon exemple, c’était facile, il n’y avait que 2 lignes à ajouter pour obtenir le total de la facture. Si vous en aviez 30, ce serait un peu plus pénible de saisir =D2+D3+D4+…+D31.

C’est pour cela qu’Excel possède de nombreuses fonctions prédéfinies.

Je vous propose de découvrir la fonction SOMME().

Avant d’aller plus loin, je dois maintenant vous présenter la notion de PLAGE (sans le soleil et les serviettes… 🙂 ).

Apprendre Excel : Les PLAGES

Une PLAGE correspond à un ensemble de cellules. Ce sera une manière simplifiée d’indiquer à Excel que nous avons besoin de l’ensemble des cellules contenues dans un rectangle en particulier.

Regardez la sélection ci-dessous :

J’ai volontairement vidé tout le contenu des cellules pour mettre l’accent sur la zone sélectionnée. Et c’est également volontairement un rectangle composée de plusieurs colonnes et plusieurs lignes.

Nous aurons besoin des cellules situées en haut à gauche (ici B2) et en bas à droite (ici D5). Ce sont elles qui détermineront notre plage.

L’écriture à utiliser sera : B2:D5.

Excel comprendra qu’il faut prendre en compte toutes les cellules contenues dans ce rectangle.

Ce rectangle peut posséder uniquement une colonne : B2:B5 (en rouge). Ou encore, ne posséder qu’une seule ligne B2:D2 (en bleue).

Utiliser la fonction SOMME()

Vous l’avez deviné, nous allons pouvoir fournir une plage à la fonction SOMME() pour terminer notre exemple.

Avez-vous trouvé comment décrire cette plage ?

Les articles vont de la ligne 2 à la ligne 31, et les cellules à additionner se trouvent dans la colonne D. La plage se décrira ainsi : D2:D31.

Excel pourra alors interpréter cette plage et exécuter la fonction SOMME() sur celle-ci. Comme son nom l’indique, la fonction SOMME additionnera toutes les cellules et vous présentera le résultat.

Petite astuce pour avoir tout lu !

Pour vous remercier d’avoir tout lu, je vous présente une fonction que même les assez bons ne connaissent pas !

Vous avez pu voir sur cette capture qu’à moins d’être sur la cellule, rien n’indique que c’est le résultat d’une opération avec d’autres cellules.

Une fonctionnalité d’Excel permet de montrer immédiatement toutes les formules présentes dans toutes les cellules du classeur.

Ainsi, au lieu de voir le résultat du calcul, vous verrez les formules !

Menu Formules
Afficher les formules (à désactiver ensuite)

Et à ce moment, toutes les formules se révèlent ! En en cliquant sur les cellules (comme en 3), vous verrez immédiatement les cellules concernées par la formule.

N’oubliez pas de cliquer à nouveau sur cette option pour que le résultat revienne.

Pour une raison encore inconnue, les largeurs des cellules augmentent soudainement. Pas d’inquiétude, lorsque l’affichage des formules est désactivé, les largeurs reviennent à leur état originel.

Avez-vous appris à mieux utiliser Excel ?

Faites-le moi savoir dans les commentaires, partagez cet article sur vos réseaux, mettez-vous en contact avec moi sur LinkedIn ou Facebook.

Merci !

Créer un bon diaporama - Diaporamas personnalisés

Comment créer un bon diaporama avec PowerPoint ?

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Avant de savoir comment créer un bon diaporama, il faut s’équiper avec les bons outils. Ici, ce sera PowerPoint. Je vais vous présenter comment créer un bon diaporama. Mais ce ne sera pas un simple tutoriel. À la fin de l’article, vous en saurez plus que la plupart de ceux qui se croient experts ! Je vous souhaite une excellente lecture.

Se préparer avant de créer son diaporama

Avant de commencer à créer des diapositives et à entrer dans le vif du sujet, je vous recommande de penser plus globalement à l’objectif que votre diaporama doit atteindre.

Quel est le message que vous souhaitez passer ?
À qui allez-vous vous adresser ? Qu’attend votre audience de cette présentation ?
Quelles réactions / décisions attendez-vous de votre audience ?
De combien de temps disposez-vous pour présenter ?
Est-ce une présentation pour une borne d’information et qui doit tourner en boucle ?

À travers cet article, je vais vous guider pas à pas, étape par étape, afin que votre diaporama soit un succès !

Étape 1 : Pour créer un bon diaporama > Construisez une histoire

Avant de commencer : identifiez votre message clé

Avant de créer vos diapositives, vous devez déterminer le message le plus important que vous souhaitez faire passer. C’est le nectar de votre présentation.

Au-delà de 2 messages à faire passer (même 3), vous risquez de perdre votre auditoire.

Posez-vous la question : s’il ne devait rester qu’un message, lequel serait-ce ?

Posez-vous la question des attentes de votre auditoire

Avant de créer la première diapositive, vous avez encore d’autres étapes à passer. Qu’attend votre auditoire ? Quelles sont ses préoccupations ? Pourquoi toutes ces personnes doivent-elles vous écouter ? À votre avis, qu’aimeraient-elles entendre ?

Bien sûr, il n’est pas question ici de faire de faire de l’hypocrisie et de ne dire que ce que votre auditoire « souhaite entendre ». Mettez-vous à leur place. Il faut comprendre leurs besoins et leurs attentes pour pouvoir adapter ses propos.

La préoccupation première est-elle le budget ? Est-ce la notoriété ? Est-ce le planning ? La compétence ?

Vous en doutez encore ? Alors allez voir cette vidéo de comment les grands leaders inspirent à l’action de Sinom Sinek.

Racontez votre histoire – Le storytelling

Maintenant, vous pouvez développer votre message-clé autour des préoccupations de votre public.

Pour intéresser votre auditoire, vous devez d’abord montrer que vous l’avez compris !

Je vous ai compris.
Charles de Gaulle le 4 juin 1958 (https://fr.wikipedia.org/wiki/Je_vous_ai_compris)

Comment pourriez-vous demander leur attention si vous ne les intéressez pas ? Quoi de mieux pour les intéresser que de parler de leurs préoccupations !

Mettez en évidence un problème de votre auditoire. Avec cela, vous aurez toute son attention !

Désormais, armé de toutes ces informations, vous allez pouvoir construire votre diaporama.

Étape 2 : Quel contenu pour créer ce bon diaporama ?

Créer un bon diaporama est différent de rédiger un bon rapport !

On vous a alloué un temps de parole, pas un temps de lecture ! Ne faites pas comme tant de mauvais présentateurs qui écrivent tout leur texte et passent leur temps à lire ce qu’ils ont écrit ! S’il vous plaît !

En plus, sachez que nous lisons plus vite que nous ne parlons. Avant la fin de la première diapositive, vous aurez perdu l’attention de la salle… Peu importe l’importance et la justesse de votre message, animer une présentation est un show !

Si vous avez des chiffres, des textes, des détails à développer, écrivez-les dans un rapport et envoyez-le avant ou après votre présentation.

Un dessin vaut mieux qu’un long discours

– Tu veux que je te fasse un dessin ?
– Oui !!!

Combien de fois avez-vous utilisé un tableau, une feuille de brouillon, un schéma ou tout autre support visuel pour développer une notion ? À travers votre diaporama, c’est exactement ce que vous devez faire !

Maintenant vous devez penser votre message à travers le plus de visuels possibles.

Rédigez d’abord la structure de votre message. Ensuite, vous pourrez trouver des illustrations qui collent à votre discours. Selon les émotions que vous souhaiterez mettre en avant, vous choisirez l’image adéquate.

Où trouver des images pour illustrer votre diaporama ?

Normalement, vous avez pensé à votre moteur de recherche préféré… mais il y a mieux ! Il existe des sites avec des banques d’images gratuitement utilisables et libres de droits !

Voici une petite liste de sites proposant des images libres de droits :

Sachez qu’il existe bien d’autres banques d’images libres de droits. Toutes celles-ci vous seront d’une grande utilité afin de trouver les illustrations appropriées.

Étape 3 : Sélectionner un modèle de présentation et/ou un thème

Je vous proposerai un article prochainement détaillant la différence entre un thème et un modèle de présentation. À ce stade de votre création de votre diaporama, il n’est pas utile de connaître toutes les subtilités.

Lorsque vous démarrez PowerPoint, celui-ci vous propose de choisir parmi une liste de modèles de présentation. Vous pouvez démarrer avec le modèle vide.

Créer un bon diaporama – Choix du modèle de présentation

Ensuite, vous pouvez vous rendre dans l’onglet « Création » (1) et sélectionner un thème (2). N’hésitez pas à cliquer sur chacune des propositions qui vous plaisent. Au passage, pensez à tester les variantes de thèmes (3) également à votre disposition !

Variantes de thèmes — Créer un bon diaporama – Choix de variantes

Comment explorer les possibilités d’un thème ?

Lorsque vous sélectionnez un thème et une variante en particulier, vous n’avez qu’une seule diapositive visible. Celle-ci ne permet pas de se rendre compte de toutes les possibilités offertes par le thème.

Pour bien s’en rendre compte, il faut étudier toutes les « Dispositions » incluses dans le thème. Il suffit de faire un clic droit sur une des diapositives depuis la colonne de gauche et de sélectionner « Disposition ». Sinon, vous vous rendez sur l’onglet « Accueil » et utilisez le bouton comme ci-dessous :

Créer un bon diaporama – Liste des dispositions

Enfin, vous pouvez également insérer une nouvelle diapositive avec la bonne disposition directement. Pour cela, utilisez le bouton juste à côté « Nouvelle diapositive » avec la flèche pointant vers le bas et sélectionnez la disposition de votre choix.

Peut-on changer de thème après-coup ?

Heureusement, il est tout à fait possible de changer de thème une fois que vos diapositives sont créées. Toutefois, il y a quelques informations à prendre en compte.

Premièrement, une disposition est composée de plusieurs zones réservées préconfigurées (zone de titre, zone de texte, zone d’image, etc.).
Deuxièmement, lorsqu’on change de disposition, rien ne vous garantit que le nouveau modèle de présentation prévoie le même nombre de zones préconfigurées.
Troisièmement, PowerPoint essaie de faire correspondre les zones de l’ancienne disposition vers la nouvelle disposition.
En cas d’échec, les contenus ne sont pas perdus, mais ils sont moins joliment intégrés.

En revanche, changer de variante au sein d’un même thème ne pose aucun problème !

Étape 4 : Mettre en pratique et finalement créer ce bon diaporama !

Les diapositives minimales obligatoires ou pas !

Je ne vois que deux diapositives qui sont obligatoires :

Le titre de votre présentation
La dernière pour remercier votre audience

Faut-il nécessairement une diapositive pour présenter le sommaire et une pour chaque partie ? C’est discutable. Cela dépendra du contexte… Plus le temps passe, moins j’en vois réellement l’intérêt.

La plupart du temps, vous disposez d’un temps limité et plutôt court pour présenter. Alors pourquoi charger le contenu alors que vous pouvez le dire oralement ?

Lorsqu’il s’agit d’un support de présentation pour un cours magistral, alors oui, un sommaire et des diapositives de transition sont très utiles.

Au lieu d’une diapositive présentant la partie suivante, vous pouvez faire comme dans certains livres, un résumé de ce qui a été présenté. C’est alors naturellement que votre auditoire comprend que vous passez une étape et qu’une nouvelle s’ouvre.

Ajouter les diapositives en sélectionnant les dispositions

Nous rentrons ici dans la partie technique de la construction du diaporama.

Personnellement, rien ne m’insupporte plus que de voir la zone de titre bouger d’une diapositive à l’autre ! Alors, s’il vous plaît, soit vous utilisez les dispositions de votre thème, soit vous êtes suffisamment original pour retirer la zone de titre totalement…

Sinon, cela donne une impression de négligence, et vous retire du crédit. Ne l’oubliez pas, si c’est vous qui présentez, la charge de convaincre est de votre côté.

Faut-il mettre des animations dans les diapositives pour créer un bon diaporama ?

Ne l’oubliez jamais, nous lisons plus vite que nous ne parlons. Tout le texte que vous présentez sera lu avant que vous ne l’ayez dit…

Donc, si vous vous retrouvez dans la nécessité de mettre du contenu textuel, alors, oui, affichez le texte progressivement.

Voici un exemple pour ajouter une animation :

Ajouter une animation à une diapositive — Créer un bon diaporama – Ajouter une animation

Ensuite, selon vos besoins, vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez ainsi :

Ajouter une autre animation à une diapositive qui possède déjà une animation — Créer un bon diaporama – Ajouter une autre animation

Quelques astuces pour gérer les animations de vos diapositives

Astuce n°1 : Visualiser toutes les animations présentes sur une diapositive

Dans l’onglet « Animation » de PowerPoint, vous disposez de la fonction « Volet animation ».

Afficher le volet animation — Créer un bon diaporama – Volet animation

Ainsi, vous pouvez voir l’ensemble des animations de votre diapositive. Mais ce n’est pas tout, vous pouvez également voir leur timing, leurs enchaînements/dépendances.

Créer un bon diaporama - Volet animation - Séquence et durée — Créer un bon diaporama – Volet animation – Séquence et durée

Astuce n°2 : Régler l’enchaînement des animations entre elles

Eh oui, il n’est pas obligatoire de faire des clics pour passer d’une animation à une autre. Plusieurs autres options existent :

Au clic (c’est l’option par défaut)
Avec la précédente (sous-entendu animation)
Après la précédente (idem)

Les deux dernières options permettent de grouper plusieurs animations ensemble ou de les enchaîner automatiquement.

Astuce n°3 : Masquer des objets pour mieux gérer ses animations

L’astuce consiste à afficher le « Volet Sélection » qui permet de masquer/afficher des objets de la diapositive. Il permet également de sélectionner (d’où son nom !) un objet qui serait « sous » les autres.

Créer un bon diaporama - Volet sélection — Créer un bon diaporama – Volet sélection

Étape n°5 : Peaufiner ce bon diaporama que vous venez de créer

Vous avez bientôt terminé ! Il ne vous reste que les derniers réglages. C’est à ce moment que vous pouvez introduire des « Transitions ».

Les Transitions permettent d’animer le changement de diapositive de l’une à l’autre.

Créer un bon diaporama - Ajouter une transition — Créer un bon diaporama – Ajouter une transition

De la même manière que pour les animations, soyez parcimonieux avec l’utilisation des Transitions. Au-delà de trois types de transitions différentes utilisées, on ne vous écoutera plus… L’auditoire attendra avec impatience que vous changiez de diapositive pour voir celle que vous avez utilisée !

Étape n°6 : Répétez, répétez, répétez ! Maintenant que vous avez créé votre bon diaporama !

Franchement, après tant de labeur, est-ce bien raisonnable de ne pas s’entraîner ? Vous venez de construire votre bolide, et vous ne testez pas que tout roule ?

Vous venez de créer un super diaporama, et au moment de présenter, vous vous rendez compte que des mots vous manquent. Ou qu’une animation est oubliée… ou qu’il y en a trop… si seulement vous aviez répété à voix haute et en conditions réelles !

Quelques astuces bonus pour créer vos diaporamas dans des cas particuliers

Votre diaporama doit tourner en boucle sur une borne

PowerPoint regorge de quelques options bien cachées, dont celle-ci ! Pour trouver cette option, il faut se rendre ici :

Créer un bon diaporama - Paramètres du diaporama — Créer un bon diaporama – Paramètres du diaporama

Et sélectionner « Visionné sur une borne ».

Vous souhaitez présenter un extrait de vos diapositives

Je connais pas mal de personnes qui utilisent un « méga » PowerPoint avec plusieurs dizaines de diapositives. Lorsqu’elles en ont besoin, elles piochent dans leur stock pour construire un nouveau diaporama.

Si seulement elles connaissaient cette option…

Il est possible de créer un diaporama personnalisé… J’avoue, ce n’est pas très parlant comme cela. En clair, cela veut dire que vous pouvez créer une séquence de présentation des diapositives selon vos désirs !

Au lieu de présenter les diapositives dans l’ordre diapo 1 puis diapo 2, etc., vous pouvez définir l’ordre diapo 3 puis diapo 1 et fin.

Pour cela, rendez-vous dans l’onglet « Diaporamas » et la fonction « Diaporamas personnalisés… ».

Vous pouvez même configurer autant d’ordonnancement que vous le souhaitez ! Une suggestion est de créer une version complète « Full », une version courte « Medium » et une version essentielle « Essentials ».

Au moment de passer en mode diaporama, vous aurez la liste des versions de diaporamas affichée dans le menu déroulant ici :

Dernière étape : Avez-vous pu créer votre super diaporama ?

Pensez-vous qu’avec cet article votre diaporama sera un succès ? Avez-vous encore des questions ? Faites-le moi savoir à travers la zone de commentaires en dessous de cet article !

Merci !

Petit glossaire pour parler « PowerPoint »

Dans le monde PowerPoint, voici les quelques mots à connaître pour vous y retrouver :

Terme (français)	Terme (anglais)	Signification
Diapositive	Slide	Page de votre diaporama
Diaporama	Slideshow	Résultat animé de vos pages
Animation	Animation	Effet visuel sur un ou plusieurs objets d’une page
Transition	Transition	Animation qui se produit au moment du changement de page
Objet	Object	N’importe quel bloc (texte, image, dessin) présent sur une page
Modèle	Template	Ensemble de mises en page de page préconfigurées, incluant thèmes, animations, contenus
Thème	Theme	Ensemble de paramètres de couleurs, polices de caractères et de mises en page préconfigurées

Les 4,5 apprentissages qu’un cours sur Excel devrait vous enseigner

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Qu’est-ce qu’un cours sur Excel devrait vous enseigner ? Par où commencer pour apprendre à utiliser un outil aussi puissant qu’Excel ? Quel plan de formation suivre ? Faut-il faire le tour des fonctions les unes après les autres et laisser l’apprenant repartir seul avec une boîte à outils en main affronter ses problèmes ? Je vous propose dans cet article de vous présenter les enseignements minimaux qu’une formation sur Excel devrait vous procurer.

Premier apprentissage d’un cours Excel : ce que n’est pas Excel !

Petite anecdote pour commencer

Quand on enseigne Excel, on peut légitimement déclarer que c’est un outil extrêmement puissant. A tel point qu’on pourrait être amené à déclarer qu’on peut tout faire avec. Hors, tous ceux qui assistent les usagers d’Excel ont un jour ou l’autre eu à l’esprit la pensée suivante :

“Mais Excel n’est pas le plus adapté pour cet usage… mais bon, ce serait trop compliqué de tout reprendre à zéro… alors je vais aider pour cette fois, et après, ben… on verra”.

Apprentissage n°1 d’un bon cours Excel : les exemples de mauvais usage !

Un bon cours sur Excel devrait d’abord commencer par présenter les autres outils de la suite Office qui sont là et permettent eux aussi de faire plein de belles choses. Les deux mauvais usages les plus fréquemment observés sont :

Considérer Excel comme une application de gestion de base de données. J’insiste sur le mot “Gestion”. Car à proprement parler, une base de données est un système stockant un ensemble de données, et Excel fait cela très bien. Dans le mot “gestion”, il faut comprendre “toutes les manipulations des données de manière structurée”. Ainsi, gérer des commandes, des fournisseurs, des clients nécessitent des écrans de saisie, des règles de gestion (pas deux fois le même fournisseur, un numéro unique par commande, etc.). Pour cet usage, il y a Access ! Il est exactement fait pour cela. Sinon, vous devrez vous mettre à la programmation dans Excel avec des macros. Et si vous avez déjà lu mon avis sur les macros dans Excel, vous savez pourquoi je suis contre.
Utiliser Excel comme un outil de traitement de texte ! Combien de fichiers Excel ai-je vus avec une mise en page de bon de commande, de facture ou toute sorte de fiches d’information. Et à ce moment-là, toutes les galères du monde sur la gestion de la mise en page des impressions des feuilles Excel s’abattent sur vous. Et encore, vous retombez ensuite dans le besoin de consolider des données se trouvant dans des feuilles Excel différentes…

Une fois qu’on a vu ces deux cas, et surtout, qu’on a montré que d’autres outils existent pour cela, on a déjà mieux commencé.

Second apprentissage d’un bon cours Excel : le besoin de concevoir avant de faire

Notre envie primaire de faire le plus vite possible nous amène à rentrer dans le vif du sujet trop rapidement. Un classeur, des feuilles de calcul, cela se conçoit ! Les données, cela se structure !

Apprendre aux apprenants que pour analyser des données, il est essentiel de se poser des questions de base :

D’où vont provenir les données ? Saisies manuelles ou importées d’un système tiers ?
Y a-t-il des données dites “de référence” (liste de pays, liste de fournisseurs possibles, etc.) ?
Quelles seront les natures de données (dates, nombres, texte, montant, etc.) ?
Y a-t-il un besoin de cohérence sur les données (date de début doit être inférieure à date de fin) ? Qui, quand et comment fera-t-on la vérification de cette cohérence ?
Et bien d’autres questions…

Lorsqu’on a compris cela, on approchera alors chaque situation avec un regard différent. Le cours sur Excel pourra nous apprendre tout ce qu’Excel peut faire, mais il n’avertira pas d’un problème de conception… et ce serait bien dommage.

Troisième apprentissage d’un bon cours Excel : connaître la pire fonctionnalité d’Excel

Un formateur Excel qui ne vous le dit pas cherche à vous laisser générer des problèmes afin que vous reveniez vers lui… c’est comme vous enseigner à conduire sans vous dire qu’il y a un code de la route…!

Mais quelle est donc cette terrible fonctionnalité ? La pire fonctionnalité d’Excel est bien sûr la fusion de cellules !

La fusion de cellules est à la conception ce que la démolition est à la construction. Son opposé ! Comme toujours, toute fonctionnalité a des avantages et des inconvénients. Elle est parfois utile pour certaines situations, mais il est essentiel d’informer du mal qu’elle procure dans de nombreuses situations.

Excel est un tableur ! Il est basé sur des colonnes et des lignes. TOUT est basé sur cette conception de l’outil. La fusion de cellule vient justement détruire toutes les fondations de l’outil. Elle doit être utilisée comme tous les produits dangereux… avec parcimonie et étant certain qu’il n’y a pas d’autres solutions.

Quatrième apprentissage d’un bon cours Excel : documenter le fonctionnement de son fichier Excel

Avant de rentrer dans le vif de ce chapitre, je vous fais une petite confidence… Cet apprentissage est celui qui m’a le plus manqué. Étant un fan inconditionnel d’Excel, je suis tombé dedans quand j’étais petit et j’ai eu l’occasion de créer des fichiers Excel où je me suis fait plaisir… Mises en forme conditionnelles, tableaux croisés dynamiques multi-tables, modèles de données, sources externes, etc. Tant que j’étais là pour l’alimenter, le corriger au fil de l’eau, pas de problème. Et puis est arrivé le moment où j’ai passé la main à un collègue.

Je lui ai pourtant tout expliqué. C’était presque une fierté de montrer toutes les fonctionnalités utilisées, je suis donc certain d’avoir TOUT montré. Mais je ne l’avais pas documenté par écrit.

Je n’avais pas présenté comment l’utiliser simplement (ce qui était le cas). Ou au minimum, informer de ce qu’on pouvait ET ce qu’on ne pouvait pas faire.

Quelques mois plus tard, j’ai constaté toute la dérive et le dysfonctionnement auquel cela a conduit.

Une bonne structure doit pouvoir être décrite simplement. Les fonctions de base (ajouter des lignes de données, alimenter des données de référence, supprimer des données) doivent être décrites comme un manuel qui accompagne tous les objets de votre vie quotidienne.

Ainsi, chaque utilisateur de votre feuille Excel a un manuel qu’il peut consulter, mais à votre niveau, vous avez aussi de quoi démontrer que des consignes n’ont pas été suivies.

Et le demi apprentissage alors ?

Le demi apprentissage supplémentaire qui devrait être enseigné est qu’Excel est un outil pour analyser des données, faire des calculs/des statistiques et présenter des graphiques. Pourquoi est-ce un demi apprentissage ? Parce que si vous êtes à un cours Excel, c’est que vous le savez déjà un peu ! Alors pourquoi le redire ? C’est essentiel de rappeler à la fin ce qu’est Excel ! (on a commencé par indiquer ce que ce n’était pas…) pour que chacun comprenne qu’un outil est performant lorsqu’on l’utilise pour ce à quoi il est destiné. Et ainsi diffuser le message que pour les autres usages, peut-être existe-t-il un autre outil plus approprié ? (Access, Word, Visio, Project pour rester chez Microsoft, mais bien d’autres existent aussi !)

Et vous ? Qu’attendez-vous d’un bon cours Excel ?

Utilisez la zone des commentaires pour me faire part de vos attentes sur un bon cours Excel. N’hésitez pas à partager votre point de vue sur cet article ! Je suis ouvert au débat !

Et dans tous les cas, allez voir comment je vous propose d’apprendre Excel et de faire vos premiers pas avec.

[Apprendre] Comment bien débuter sa formation sur Word ?

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Bien débuter sa formation Word, c’est peut-être LA question que les gens ne se posent pas suffisamment. Si vous êtes ici, c’est que VOUS, vous vous l’êtes posée ! Bravo !

J’ai rencontré, je rencontre et je rencontrerai encore de nombreuses personnes qui me demandent des conseils sur des problèmes de mise en page, de table des matières, d’en-tête et pied de page… alors que l’état de leur document est déjà dans un état avancé d’utilisation de mauvais usages.

Un peu comme le bricoleur du dimanche qui aurait construit une maison et qui appelle un plombier à la rescousse pour une fuite non identifiée… Le plombier n’a même pas envie de s’engager sur le chantier de peur qu’il soit considéré comme responsable !

Dans l’intitulé de cet article, il est question de “débuter” et de “formation”. C’est donc accepter l’idée qu’utiliser Word, ça s’apprend. Cela induit que Word est plein de possibilités et qu’on est humble devant le succès planétaire de cette plateforme. S’il est aussi répandu, depuis si longtemps, c’est que son concurrent gratuit n’a pas les mêmes capacités. Et donc, les choses qui ne tournent pas rond sont probablement plus dues à une mauvaise utilisation qu’à un dysfonctionnement de l’outil. Depuis de nombreuses années maintenant, Word est d’une stabilité redoutable ! A condition de bien l’utiliser !

Vous pouvez également consulter mon article sur les 4,5 apprentissages qu’un cours sur Excel devrait vous enseigner.

Etape n°0 : Qu’est-ce que le traitement de texte ?

Word est un outil de traitement de texte. Pour bien comprendre, je cite ici l’article (à ce jour) de Wikipedia :

Un logiciel de traitement de texte répond à plusieurs besoins, notamment :

création automatique ou semi-automatique de textes, comme des contrats ou des actes, par assemblage de paragraphes et personnalisation à l’aide de données spécifiques au cas particulier ;

aide à la transcription dactylographique en facilitant le travail de frappe et en autorisant des retouches ultérieures, voire des éditions successives d’un même document, sans avoir à tout ressaisir ;

aide à la composition typographique, en ajoutant à la simple transcription dactylographique des attributs de typographie et de mise en page qui enrichissent la présentation du texte ;

depuis les années 1980, outil de rédaction, directement utilisé par les auteurs, de la conception du plan du document en passant par toutes les phases de la rédaction, éventuellement collaborative, et de l’édition du document, notamment, la relecture.

À chacun des besoins correspondent des fonctions spécifiques. Par exemple, un rédacteur est assisté par :

l’accès à un dictionnaire de synonymes ;

un correcteur d’orthographe en cours de rédaction ;

des modèles de documents types avec des éléments de texte répétitifs ;

une feuille de styles ;

des macros fonctions pour automatiser des séquences d’actions.

On peut voir que la définition ne contient pas seulement “Saisir du texte”. Pour cette fonction uniquement, il y a Notepad !

Etape n°1 : La base de la base de votre formation Word

Pour une raison que j’ignore, cette notion que je place comme la base est souvent considérée comme avancée dans toutes les formations Word… ! Alors que c’est une notion qui explique tant de chose : l’héritage.

Dans Word, tout est héritage. Le document1.docx que vous créez au début est l’héritage du modèle Normal.dotm (inhérent à Word). Pour les plus anciens d’entre vous, c’était Normal.dot (sans le x).

dotm a même une signification : document template with macro

Exemple héritage style - Normal.dotm - document1.docx

Au sein d’un document, le père de tous les styles, c’est “Normal”. Voici ci-dessous l’illustration du style Titre 1 :

Exemple héritage style - Normal - Titre 1

Etape n°2 : Construire depuis la base – La structure

Qu’est-ce que la structure d’un document ?

Les documents textuels sont structurés. Une page de garde, une table des matières, une préface, des titres, des sous-titres, des paragraphes, des citations, des références, etc.

Pour automatiser n’importe quelle action, il faut indiquer à Word la nature de chacun des mots inscrits dans le document. Sinon, chaque mot sera considéré comme du texte d’un paragraphe quelconque.

L’œil et le cerveau humain font des interprétations que Word ne fait pas (pas encore… mais bientôt ! Et oui, l’Intelligence Artificielle est en train d’arriver dans Office !). Lorsque nous voyons un texte écrit dans une police plus grande, en gras avec un numéro devant, naturellement notre cerveau prend cela pour un titre. Word n’a pas de cerveau. Il faut donc le lui indiquer.

L’œil et le cerveau humain font des interprétations que Word ne fait pas (pas encore… mais bientôt ! Et oui, l’Intelligence Artificielle est en train d’arriver dans Office !).

Quelles actions peut-on automatiser ?

L’objectif premier de toute formation Word devrait être de vous expliquer que votre objectif est d’automatiser vos actions dans Word !!

Première action : Changer la police

La première action que l’on souhaite automatiser est tellement évidente qu’on en oublie que cela en est une ! C’est changer la police de tout notre texte.

Action si simple et si compliquée à la fois ! Pourquoi compliquée ? Eh bien, que veut dire “tout” ? Est-ce que les titres des chapitres sont inclus dans “tout” ? Le titre principal du document ? Le texte de la table des matières ? Les notes de bas de page ?

Si c’est le cas, alors il faudra indiquer à Word que c’est ce que vous voulez.

Deuxième action : Insérer une table des matières avec les n° des pages à jour

Pour réaliser cette action, il faudra bien marquer les titres des chapitres de votre document d’une certaine manière. Ainsi Word pourra automatiquement identifier les textes à inclure dans la table des matières en indiquant les n° de page correspondants.

Troisième action : Numéroter les pages, sauf la première

Word est un outil de traitement de texte qui est adapté pour écrire des rapports, des thèses, des livres ou simplement un PV de réunion. Il doit répondre à tellement de cas de figure qu’il est impossible de savoir automatiquement dans quels cas il faut numéroter la première page et dans quels cas il ne le faut pas !

Ainsi, il faudra de nouveau mettre en place un indicateur pour que Word sache quoi faire. Et il le fera !

Quatrième action : Insérer une seule page au format paysage au milieu d’un rapport

Comment Word pourrait identifier si vous avez besoin d’insérer une seule page ou plusieurs pages au format paysage ? A moins de le lui indiquer ? Je vous invite à lire l’article “comment insérer une page au format paysage”.

Les autres actions : ce sera pour plus tard… 🙂

Un récapitulatif de toutes les citations, de toutes les références, les numérotations de pages plus évoluées avec des i, ii, iii puis 1, 2, 3, … tout cela, ce sera pour plus tard.

Par où commencer pour structurer son document ?

Le minimum vital que vous puissiez faire, c’est utiliser les éléments structurants que Word vous fournit par défaut, les fameux styles “Normal”, “Titre”, “Titre 1”, “Titre 2”, “Titre 3”.

Ces éléments sont les dénominateurs communs au plus grand nombre de types de documents dans le monde. Ils sont “prêts à utiliser” (comme le “prêt à porter” ou le “prêt à manger”).

Chacun des mots qui sera écrit dans un document doit disposer d’un marqueur pour être identifié par Word. Ce marqueur s’appelle “Le Style”.

Un style pour chaque chose :

Le titre principal d’un document : Titre
Les titres de chapitres, du plus important au moins important : Titre 1, Titre 2 et Titre 3
Les paragraphes : Normal

Etape n°3 : L’importance des styles sur l’automatisation

Word propose par défaut plusieurs composants automatiques, le plus important d’entre eux : la numérotation des titres de chapitres, des sous-titres ou des sous-sous-titres.

Combien de fois vous êtes-vous battu avec des documents où la numérotation ne correspondait pas à vos attentes ? La raison est très simple : Word n’a pas été informé de vos intentions !

Word vient avec des styles par défaut pour faciliter la prise en main, mais ce n’est pas tout ! Il vient également avec d’autres composants configurés par défaut. Voici quelques-uns de ces éléments : hiérarchie des numérotations, configuration de la table des matières, hiérarchie des puces dans les listes, etc.

Ainsi pour que Word sache faire l’enchaînement suivant, il faut le lui indiquer… tout simplement !

Word - Exemple de mise en forme des style de numérotation

Commencez donc par utiliser les styles fournis par défaut et mettez-les à jour pour qu’ils utilisent les caractéristiques qui vous conviennent (police de caractère, taille, espacement, alignement, etc.).

Etape n°4 : Modifiez toujours les styles à la racine !

L’erreur n°1 des débutants qui n’ont pas suivi de formation Word : Modifier les caractéristiques d’un texte directement dans le texte.

Vous DEVEZ mettre à jour le modèle de référence (le style) et non les textes. Pourquoi ? Parce que Word va considérer que vous faites une exception de mise en page. Il ne peut pas savoir que vous souhaitez appliquer cela à tous les textes du même style.

Pour savoir quel style mettre à jour, il suffit de placer le curseur sur un des mots et le style utilisé se retrouve entouré d’un carré gris comme ci-dessous.

Puis, vous cliquez avec le bouton droit de votre souris sur le style concerné et le menu suivant apparaît.

Ensuite, vous avez deux possibilités, même si je vous recommande la deuxième…

Mettre à jour le style selon l’exemple sélectionné (« mettre à jour pour correspondre à la sélection »)
Mettre à jour les caractéristiques du style directement au bon endroit (« modifier »)

Dans les deux cas, tous les mots basés sur ce style vont immédiatement se mettre à jour pour correspondre à cette nouvelle configuration !

Etape n°5 : Votre meilleur ami est aussi votre pire ennemi

Mais qui est donc cet étrange ami ? Il s’agit bien sûr du copier-coller ! A combien de formation Word avez-vous appris cela ?

Votre pire ennemi dans Word est la fonction copier-coller !

Je vous ai parlé d’héritage dans cet article, c’est parce que cette notion est fondamentale pour tout le reste de votre apprentissage de Word, toutes les formations Word devraient vous l’indiquer. Lorsqu’un dysfonctionnement apparaît dans l’application d’une caractéristique (un changement de police qui ne s’applique pas partout par exemple), c’est que cet héritage a été rompu !

Word est trop souple et vous permet d’introduire toutes les exceptions que vous souhaitez ! Et le copier-coller va en introduire énormément à votre insu !

Cette fonction copie et importe une quantité bien plus importante d’informations que vous ne l’imaginez ! C’est la porte ouverte à l’import gigantesque de troubles :

Liste des styles issus du document source
Police de caractère
Espace d’interlignes
Couleurs spécifiques
Enchaînements des numéros
Tableaux
Styles de tableaux
Colonnes
En-têtes et pieds de pages
…

A moins de coller sans tout importer ! Ceci est également prévu.

Lorsqu’on colle quelque chose dans Word, il est possible d’utiliser la petite flèche qui se trouve en dessous du bouton Coller.

Trois options sont présentes :

Coller avec la mise en forme source (celle qui importe tout, tout ! A éviter sauf connaissance de cause)
Coller en utilisant la mise en forme cible (attention, c’est risqué car des styles peuvent toujours être importés)
Coller uniquement le texte, sans mise en forme

Selon la quantité de texte à importer, le choix peut paraître difficile, mais dans la plupart des cas, je vous recommande la troisième option. Surtout, SURTOUT, si vous copiez du texte depuis une page web…

C’est en général le meilleur moyen d’introduire des exceptions et donc de disposer d’un document qui sera plus difficile à contrôler.

Pour terminer avec ce début…

D’abord, je vous remercie d’avoir lu jusqu’ici ! Votre formation Word est maintenant sur une bonne voie !

Sachez que l’utilisation des styles est fondamentale pour maîtriser Word et que c’est une étape préliminaire obligatoire avant de pouvoir Exceller avec Word !

Vous savez maintenant que :

Un document Word doit être structuré ;
Utiliser les styles est le seul moyen de structurer un document sereinement ;
Les styles par défaut doivent être utilisés car ils sont référencés dans de nombreux composants préconfigurés et automatisés, comme la table des matières et les hiérarchies de numérotation ;
Word est capable de gérer des exceptions aux mises en formes prévues par les styles ;
Le copier-coller est votre pire ennemi. C’est le meilleur moyen d’introduire de nombreuses exceptions et ainsi donner l’impression de dysfonctionnement de Word.

Si vous avez des questions, posez-les dans les commentaires ci-dessous. Je tâcherai d’y répondre, probablement à l’aide de nouveaux articles !

Et vous, qu’avez vous pensé de votre dernière formation Word ? Partagez votre avis dans les commentaires !