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[Tuto] Comment maîtriser la zone d’impression Excel ?

[Tuto] Comment maîtriser la zone d’impression Excel ?

Définir ou supprimer une zone d’impression sur Excel est parfois vital ! Si vous n’avez pas défini la zone d’impression sur Excel, vous finissez par imprimer un document Excel sur 14 pages ! (Et encore, avec 14 pages, on est parfois chanceux !) Cet article va développer les différents moyens de gérer la zone d’impression avec Excel.

On ne comprend pas pourquoi un caractère “espace” est allé se placer dans la cellule XFD1048576, et là, Excel est sans pitié, il n’y a qu’à regarder cet aperçu avant impression avec un peu d’attention :

Excel - Apercu avec une cellule vide tout au fond du classeur

Vous avez bien lu, 41 606 593 pages d’impression à cause d’un caractère perdu au mauvais endroit d’un classeur. Heureusement que l’imprimante n’a qu’un bac de 500 feuilles et que toutes les pages “imprimées” seront blanches… mais quand même…!

Plusieurs options de remédiation s’offrent à vous, je vous propose d’en faire le tour dans cet article.

Option n°1 : Ne pas définir de zone d’impression !

La première possibilité que vous avez pour empêcher ce drame écologique d’arriver, c’est de sélectionner les cellules que vous souhaitez imprimer et de choisir dans les options d’impression “Imprimer la sélection” :

Zone d'impression Excel - Imprimer la sélection
Imprimer la sélection sans définir de zone d’impression

Selon les plages d’impression que l’on souhaite imprimer, cette solution ne sera pas satisfaisante, mais permettra d’éviter la quête du caractère perdu dans le classeur.

Premier point de vigilance

Vérifiez que tous les contenus que vous souhaitez imprimer sont visibles. Lorsque vous sélectionnez manuellement les cellules à imprimer, si des colonnes ou des lignes ont été masquées, elles ne seront pas imprimées.

Deuxième point de vigilance

Veillez à sélectionner l’ensemble des cellules que vous souhaitez imprimer en évitant les “clics perdus” qui désélectionneraient tout. Cela m’arrive bien trop souvent avec le touch pad de mon ordinateur portable…

Option n°2 : Rendre visible les ruptures de pages (toujours pas de zone d’impression !)

Comme je vous l’ai indiqué au tout début, vous n’êtes ni les premiers, et malheureusement pour notre environnement, ni les derniers à imprimer trop de pages depuis Excel. Et pourtant, les concepteurs d’Excel ont pensé à vous !

Outre la fonction “Aperçu avant impression”, ils en ont prévu une autre pour voir très concrètement l’impact de la mise en plage sur les  impressions.

Prenons un exemple de fichier, et pour travailler avec le même que dans mes articles précédents, voici le lien vers les statistiques de flashs réalisés en France en 2017. Une fois ouvert dans Excel, converti en tableau puis mis en forme, nous obtenons ce résultat :

Zone d'impression Excel - Exemple de données

Quel serait le résultat de l’impression de ce tableau ?

Étape 1 : Activer l’affichage avec sauts de page

Rendez-vous sur le menu “Affichage” puis cliquez sur le bouton “Avec sauts de page”

Excel - Passage en mode avec sauts de page

Votre affichage devient alors :

Exemple de données avec affichage sauts de page

Étape 2 : Comprendre comment interpréter ce qui est présenté

On voit les informations essentielles suivantes :

  1. Une grande zone gris foncé
  2. Une information des numéros de page
  3. Un encadré bleu ainsi que des traits en pointillés bleus

La zone grise

La zone gris foncé correspond à ce qui ne sera pas imprimé. Si vous ne voyez aucune zone gris foncé comme sur l’image ci-dessous, c’est que du texte est présent quelque part dans ces cellules.

Il suffira de sélectionner toutes les cellules qui devraient être vides et d’en supprimer le contenu.

La numérotation des pages

C’est l’ordre dans lequel les pages seront imprimées. Ainsi, on voit ici que le contenu est découpé en colonnes, et que l’imprimante sortira toute la première colonne, puis la deuxième.

Une option existe pour que les impressions sortent par ligne.

  1. Cliquez sur le menu “Mise en page”
  2. Ensuite, cliquez sur l’icône en bas à droite du groupe de boutons “Mise en page”
  3. Rendez-vous sur l’onglet “Feuille” de la fenêtre qui vient d’apparaître
  4. Sélectionnez l’option de votre choix dans le bloc “Ordre des pages”
Zone d'impression Excel - Ordre des pages

Lorsque vous changez d’option, la numérotation des pages s’adapte à votre choix.

L’encadré bleu et les traits en pointillés bleus

Ces encadrements vous montrent :

  • La totalité du contenu qui sera imprimé (encadré bleu plein)
  • Où seront les ruptures de pages (traits en pointillés)

Les traits en pointillés sont extrêmement pratiques pour adapter la largeur des colonnes ou des lignes, le choix d’une impression en mode paysage ou portrait ou encore les largeurs des marges d’impression.

Option n°3 : Passer en mode “Mise en page”

Le mode “Mise en page” est le mode le plus complet et le plus déroutant aussi. Il vous montrera de manière très visuelle les pages avec leur contenu, leur en-tête et pied-de-page, etc.

Excel - Zone d'impression - Passage en mode mise en page

Voici ce qu’il y aura de déroutant :

Excel - Mise en page des impressions - Exemple de données avec affichage mise en page

Comme vous le verrez, les colonnes et les lignes sont désormais espacées ((1) sur l’image). On ne peut pas réduire cet espace blanc. On peut le combler en diminuant la largeur de l’une des colonnes qui précèdent ou celle la colonne suivante. A un moment, l’affichage va s’adapter dès qu’il y aura assez de place.

Une nouvelle zone fait également sont apparition ((2) sur l’image). Il s’agit de l’en-tête (son compagnon “pied-de-page” est également de la partie).

Lorsqu’on clique sur cette zone, un nouveau menu fait son apparition.

Excel - Zone d'impression - Mode mise en page - En-tête et pied de page

On retrouve alors toutes les valeurs qu’il sera possible d’insérer automatiquement sur les impressions : date, numéro de page, nom du fichier, etc.

La première fois que j’ai découvert ce menu, c’est la possibilité de disposer d’une première page différente (comme dans Word) qui m’a le plus surpris !

Option n°4 : Définir la zone d’impression

Last but not least, vous pouvez également définir l’ensemble des cellules à imprimer au lieu de laisser Excel décider pour vous. C’est ce qu’il s’est passé avec les deux précédentes options !

Contrairement à la toute première option, vous ne sélectionnez pas la zone à imprimer. Vous la figez une fois pour toutes.

Pour cela, vous devez suivre les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez imprimer
  2. Allez dans le menu “Mise en page”
  3. Cliquez sur le bouton “ZoneImpr”
  4. Puis sur “Définir”
Excel - Zone d'impression - Définir une zone d'impression

A partir de ce moment, seules ces cellules seront “imprimables”. Vous ne pourrez imprimer d’autres cellules qu’à la condition d’annuler la zone qui vient d’être définie.

On pourra voir en passant en mode “Avec sauts de page” que seules ces cellules sont sur fond blanc.

Excel - Zone d'impression - Zone d'impression avec affichage sauts de page

A votre tour de jouer !

Excel vous pose encore des problèmes d’impression ?

Alors non, votre ordinateur n’est pas hanté par le fantôme du caractère perdu ni même nécessairement piraté par un malin qui cherche à vous faire imprimer plus de pages.

Plusieurs situations fréquentes peuvent être à l’origine de ce problème.

Situation 1 : le modèle Excel à l’origine de votre fichier dispose de ce caractère perdu

Ainsi, tous les fichiers qui ont été créés à partir de celui-ci en ont hérité. Ici, pas de chance, aucune solution autre que nettoyer le modèle (pour arrêter la contagion) et corriger tous les fichiers qui ont hérité de ce caractère.

Situation 2 : mes fichiers sont le fruit de l’exportation d’une autre application

C’est l’une des situations les plus fréquentes ! Une de ces applications n’est autre que le système de reporting de mon entreprise qui me permet d’exporter les données au format Excel, l’export vers Excel pouvant prendre deux formes majeures tout à fait différentes : les fichiers “.xlsx” (ou .xls pour les plus anciens) et les fichiers “.csv” (csv = comma separated values = valeurs séparées par des virgules).

C’est dans le premier cas (.xlsx) que trop souvent les moteurs d’exportation des données vont “remplir de vide” les lignes n’ayant pas de données à exporter. Toutes les lignes jusqu’au fond du classeur sont ainsi mises en forme.

Le moteur d’impression d’Excel détecte alors un contenu et l’inclut dans le processus d’impression.

Imprimer en mode paysage et portrait depuis le même classeur

Chacune de vos feuilles de votre classeur peut également avoir sa propre mise en page d’impression !

Pour cela, vous devez définir pour chacune des feuilles si elle doit s’imprimer en paysage ou en portrait. Par défaut, la configuration sera en mode portrait.

Définir l’orientation de la zone d’impression d’Excel

Définir une zone d’impression contre un commentaire !

Cet article vous a plu ? Vous maitrisez désormais comme jamais les zones d’impressions sur Excel. Si vous pensez que cet article y est pour quelque chose, laissez-moi un petit commentaire et n’hésitez pas à partager avec votre entourage !

[Tuto] Comment insérer une page paysage dans un document Word ?

[Tuto] Comment insérer une page paysage dans un document Word ?

Vous souhaitez insérer une page paysage dans un document Word ? Cet article est là pour répondre à cette question. Vous avez travaillé sur un superbe tableau de données, un graphique remarquable ou encore un impressionnant planning à insérer, et le problème est qu’au format portrait, cela fait un peu écrasé tout cela.

Il serait bienvenu de pouvoir insérer une page au format paysage sans que cela devienne trop compliqué…

Étape 1 : Insérer une page paysage dans un document Word – Récapitulatif

Nous avons notre document avec un super graphique en plein centre :

Etat initial - document portrait

Nous souhaitons arriver à isoler notre super graphique pour pouvoir l’agrandir, le mettre en valeur et atteindre ceci :

Insérer une page paysage dans un document word - exemple de visualisation

Étape 2 : C’est parti pour insérer une page  paysage dans un document Word

Word dispose d’une fonction extrêmement utile lorsque nous souhaitons manipuler les mises en page d’une manière différenciée. Cela s’appelle les sections.

Dans le cas présent, nous souhaitons appliquer une modification à une page entière. Le document est ainsi :

  • Page 1 (portrait) > Page 2 (portrait) > Page 3 (portrait) > Page 4 (portrait) > Page 5 (portrait)

Nous souhaitons apporter une rupture dans ce bel ordre. En réalité, nous souhaitons apporter deux ruptures !

  • Page 1 (portrait) > Page 2 (portrait) > [Première rupture] Page 3 (paysage) > [Deuxième rupture] Page 4 (portrait) > Page 5 (portrait)

Eh oui ! Après avoir inséré notre page au format paysage, nous souhaitons ramener le document au format portrait pour la suite. Il s’agit donc d’une nouvelle rupture >> Cela signifie une nouvelle section !

La première section sera en mode portrait, la deuxième sera là pour mettre une page en mode paysage (ou plusieurs) et enfin, la troisième remettra le document en mode portrait.

Étape 3 : Comment crée-t-on ces sections ?

Commençons par nous positionner avant le graphique (où toute partie du document qui doit passer sur la partie paysage), ensuite c’est naturellement (si, si, avec le temps, on trouve cela naturel !) qu’on se dirige vers le menu “Disposition” puisque c’est ce que nous souhaitons modifier. Là, il faut ouvrir le menu “Saut de page” (et là, je l’admets, c’est déjà moins naturel…) Winking smile).

Menu disposition - Saut de page

Là, il faut choisir dans la rubrique “Sauts de section” ce qui nous intéresse : “Page suivante”.

Menu disposition - Saut de page - Page suivante

Ce saut de page est bien particulier, car il réalise également un saut de section.

Ensuite, vous réalisez la même opération juste après le contenu que vous souhaitez mettre en paysage. Et j’insiste, faites-le tout de suite ! Cela vous évitera des surprises de mise en page du reste de votre document.

Étape 4 : Passez votre contenu au format paysage

Dernière étape, la plus facile, maintenant que les sections sont en place, les modifications opérées sur cette page seront isolées à cette section.

Positionnez-vous sur la page à pivoter (dans mon exemple, avant ou après le tableau) puis, dans le menu Disposition, sélectionnez “Orientation” puis “Paysage”.

Inserer une page paysage dans un document Word - Menu disposition - Orientation paysage

Il ne reste qu’à redimensionner votre contenu pour qu’il remplisse la page pleinement et le tour est joué.

Bravo, vous venez de mettre une page en paysage !

Avez-vous réussi à insérer une page paysage dans un document Word ?

Super ! Si vous avez encore des questions ou un petit merci, utilisez la zone de commentaires ci-dessous pour me le faire savoir !

Et si jamais cela vous intéresse, j’ai également écrit un article sur Comment insérer un sommaire dans un document Word ?.

[Tuto] Comment sauver la mise en page d’un document Word en 5 mn ?

[Tuto] Comment sauver la mise en page d’un document Word en 5 mn ?

La mise en page de votre document Word doit être revu. Vous ne pouvez plus décaler, c’est le moment fatidique de transmettre votre rapport. Que ce soit à votre chef, à votre Direction ou à votre prof, vous devez le rendre dans quelques minutes.

Vous souhaitez simplement vérifier que la mise en page de votre document tienne bien la route. Juste histoire d’éviter qu’un titre de chapitre ne se balade tout seul en bas d’une page :

Mise en page des titres

Et là, vous vous rendez compte qu’un peu partout dans le document, des titres se promènent tout seuls. Alors, oui, vous vous rappelez à cet instant qu’on vous a répété à plusieurs reprises : “Utilise les styles”. Mais là, pas le temps de repasser sur tout le document…

En plus, vous connaissez déjà la suite de l’histoire : chaque fois que vous passez sur un des chapitres avec des “Enter”, pour 1 paragraphe remis en place, 10 de perdus !

Cette astuce peut sauver la mise en page de votre document Word !

Dans votre malheur, vous avez une chance : les styles n’ont pas été utilisés mais, vous, celui ou celle qui a rédigé le document a au moins respecté un minimum de rigueur en utilisant les mêmes tailles de police et de couleur pour chaque titre.

Alors au lieu de parcourir tout votre document (qui fait déjà plus de 50 pages), voici une petite recette qui va vous faire gagner un temps fou !

Etape 1 : Menez l’enquête et ouvrez les Styles

La première chose à faire est d’ouvrir le menu des Styles (encore eux !) de la manière suivante :

Etape 2 : Faites appel à l’Inspecteur de style

La deuxième étape consiste à ouvrir une fonction cachée de Word : l’inspecteur de styles. Il va vous permettre de décortiquer de plus près votre fameux en-tête de chapitre.

Word Mise en page Inspecteur de Styles

Etape 3 : Après l’inspecteur, passez-le au révélateur !

L’enquête n’est pas encore terminée : le révélateur va passer votre paragraphe à l’inspection fine.

Word Mise en page Reveler Styles

Etape 4 : Attrapez-les tous !

Une fois que votre paragraphe est passé au sérum de vérité, il faut sélectionner tous ses compères ayant la même mise en forme grâce à cette fonction :

Word Mise en forme similaire

Etape 5 : La promenade est terminée. On va remettre tout le monde dans le droit chemin.

A ce stade, tous les bouts de textes ayant la même mise en forme sont sélectionnés dans le document. Il ne reste plus qu’à en faire un style particulier pour pouvoir mieux le travailler ensuite.

Pour cela, le menu “Styles” qui a été ouvert à l’étape 1 va nous servir à nouveau avec le bouton “Nouveau style” :

Word - Nouveau style

La fenêtre “Nouveau style” s’ouvre et vous pouvez donner le nom qu’il vous plaira à ce stade. Il vous suffira de vous en rappeler par la suite.

Fenêtre nouveau style

Ne fermez pas la fenêtre “Nouveau style”, vous en avez encore besoin !

Etape 6 : Réglons enfin cette mise en page de votre document Word !

Notre périple est bientôt terminé. Il vous suffit d’ouvrir le menu “Format” puis “Paragraphe” comme suit :

Word - Nouveau style - paragraphe

Vous sélectionnez ensuite l’onglet “Enchaînements” et cochez la case “Paragraphes solidaires” comme suit :

Word - Nouveau style - paragraphe solidaire

Etape 7 : Et voilà ! La mise en page de votre document Word s’est améliorée.

Tous vos en-têtes de chapitres qui se promenaient en bas de page se sont retrouvés recollés avec les paragraphes qui leur avaient échappé.

Il reste probablement quelques sauts de lignes à aller retirer (ceux qui avaient été mis pour corriger la mise en page), mais maintenant, vous pouvez le faire sereinement car pour chaque paragraphe sauvé, aucun autre ne va mal se comporter !

Etape 8 : Likez !

Si vous avez aimé cette astuce, faites-le moi savoir, likez la page, commentez la page !

Merci !