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Comparer deux documents Word est tellement souvent nécessaire… Surtout à cette époque où malgré les outils de collaboration en ligne, le nombre d’envoi de document en pièces jointes n’a jamais été élevé. Dans cet article vous découvrirez comment comparer deux documents Word avec ou sans la fonctionnalité de suivi des modifications.
Par ailleurs, tant qu’on y est, sachez que vous pouvez également comparer deux fichiers Excel entre eux ! Pour cela, je vous invite à consulter l’article Comment comparer deux fichiers Excel ?.
Préambule sur la fonction suivi des modifications avant de comparer deux documents Word
Les habitués de la collaboration sur la rédaction/révision de documents connaissent bien cette fonctionnalité : le “Suivi des modifications”. Cette fonctionnalité permet effectivement de mettre en évidence l’ensemble des modifications réalisées par une personne ou une autre sur un document.
Lorsque chaque contributeur a bien activé cette fonctionnalité, cela met en évidence toutes les modifications.
Word propose plusieurs manières de voir le document. En fonction des modifications qui ont été apportées, le document peut devenir particulièrement illisible.
Dans l’onglet “Révision”, il y a quatre options pour relire le document :
- Marques simples
Permet d’avoir une vue sur les paragraphes qui ont subi des modifications sans voir le détail de celles-ci.
- Toutes les marques
C’est le mode de visualisation le plus détaillé. Il présente la moindre virgule, le moindre changement de police ou encore le moindre espacement qui n’était pas présent.
- Aucune marque
Le document est présenté dans son possible état définitif. Aucune modification n’est mise en évidence. C’est le mode de relecture le plus adapté.
- Original
Le document est dans son état initial. Aucune modification n’est mise en évidence.
Le problème, c’est qu’à plusieurs (+de deux) participants, cela reste un casse-tête de consolider toutes les modifications des uns et des autres.
La fonction « Comparer… » de Word
La comparaison des deux fichiers Word commence dans l’onglet « Révision ». Cliquez sur le menu « Comparer… ».
Cette fonction dispose de plusieurs paramètres de comparaison des documents que nous allons approfondir.
Définir les préférences de comparaison des deux documents Word
Lorsque le menu s’ouvre, on voit d’abord les menus de sélection des documents à comparer. Les descriptions des sélections des fichiers se suffisent à elles-mêmes :
On en oublierait presque de regarder plus loin avec le bouton “Plus>>” qui va simplifier la comparaison des deux documents Word.
A moins de vouloir voir l’ensemble des modifications réalisées, je vous recommande de limiter le nombre de critères de comparaison au strict minimum. Sinon, faites le test une fois, s’il y a trop de différences, limitez le choix lors du second essai.
Cela rendra la comparaison de vos deux documents Word bien plus digeste que si vous laissiez toutes les options cochées.
Pour aller plus loin…
Uniquement pour ceux qui dispose de SharePoint (soit via Office 365, soit via leur entreprise) avec la fonction “Versionning” activée, il vous sera possible de comparer une version avec une autre sans devoir activer le “Suivi des modifications”.
A ce moment, le menu apparaît comme suit automatiquement :
Et l’option “Version spécifique…” nous présente le menu suivant (correspondant au nombre de versions du document présent sur le serveur) :
Et voilà !
Vous avez maintenant de quoi vous sauver d’une situation un peu pénible qui est celle d’identifier les changements que les autres contributeurs ont réalisés sur votre document.
Sachez par ailleurs qu’une fonction de comparaison de fichiers existe dans Excel. J’ai d’ailleurs écrit un article décrivant l’utilisation de la comparaison entre deux fichiers Excel.
Dernière étape
Merci d’avoir cet article décrivant comment comparer deux fichiers Word. Si vous l’avez apprécié, je vous remercie de me l’indiquer en commentaire ci-dessous.
Et si vous avez d’autres questions au sujet de cet article, n’hésitez pas à me l’indiquer également dans les commentaires ! Merci !
Merci d'avoir lu cet article
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