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[Tuto] Comment insérer une page paysage dans un document Word ?

[Tuto] Comment insérer une page paysage dans un document Word ?

Vous souhaitez insérer une page paysage dans un document Word ? Cet article est là pour répondre à cette question. Vous avez travaillé sur un superbe tableau de données, un graphique remarquable ou encore un impressionnant planning à insérer, et le problème est qu’au format portrait, cela fait un peu écrasé tout cela.

Il serait bienvenu de pouvoir insérer une page au format paysage sans que cela devienne trop compliqué…

Étape 1 : Insérer une page paysage dans un document Word – Récapitulatif

Nous avons notre document avec un super graphique en plein centre :

Etat initial - document portrait

Nous souhaitons arriver à isoler notre super graphique pour pouvoir l’agrandir, le mettre en valeur et atteindre ceci :

Insérer une page paysage dans un document word - exemple de visualisation

Étape 2 : C’est parti pour insérer une page  paysage dans un document Word

Word dispose d’une fonction extrêmement utile lorsque nous souhaitons manipuler les mises en page d’une manière différenciée. Cela s’appelle les sections.

Dans le cas présent, nous souhaitons appliquer une modification à une page entière. Le document est ainsi :

  • Page 1 (portrait) > Page 2 (portrait) > Page 3 (portrait) > Page 4 (portrait) > Page 5 (portrait)

Nous souhaitons apporter une rupture dans ce bel ordre. En réalité, nous souhaitons apporter deux ruptures !

  • Page 1 (portrait) > Page 2 (portrait) > [Première rupture] Page 3 (paysage) > [Deuxième rupture] Page 4 (portrait) > Page 5 (portrait)

Eh oui ! Après avoir inséré notre page au format paysage, nous souhaitons ramener le document au format portrait pour la suite. Il s’agit donc d’une nouvelle rupture >> Cela signifie une nouvelle section !

La première section sera en mode portrait, la deuxième sera là pour mettre une page en mode paysage (ou plusieurs) et enfin, la troisième remettra le document en mode portrait.

Étape 3 : Comment crée-t-on ces sections ?

Commençons par nous positionner avant le graphique (où toute partie du document qui doit passer sur la partie paysage), ensuite c’est naturellement (si, si, avec le temps, on trouve cela naturel !) qu’on se dirige vers le menu “Disposition” puisque c’est ce que nous souhaitons modifier. Là, il faut ouvrir le menu “Saut de page” (et là, je l’admets, c’est déjà moins naturel…) Winking smile).

Menu disposition - Saut de page

Là, il faut choisir dans la rubrique “Sauts de section” ce qui nous intéresse : “Page suivante”.

Menu disposition - Saut de page - Page suivante

Ce saut de page est bien particulier, car il réalise également un saut de section.

Ensuite, vous réalisez la même opération juste après le contenu que vous souhaitez mettre en paysage. Et j’insiste, faites-le tout de suite ! Cela vous évitera des surprises de mise en page du reste de votre document.

Étape 4 : Passez votre contenu au format paysage

Dernière étape, la plus facile, maintenant que les sections sont en place, les modifications opérées sur cette page seront isolées à cette section.

Positionnez-vous sur la page à pivoter (dans mon exemple, avant ou après le tableau) puis, dans le menu Disposition, sélectionnez “Orientation” puis “Paysage”.

Inserer une page paysage dans un document Word - Menu disposition - Orientation paysage

Il ne reste qu’à redimensionner votre contenu pour qu’il remplisse la page pleinement et le tour est joué.

Bravo, vous venez de mettre une page en paysage !

Avez-vous réussi à insérer une page paysage dans un document Word ?

Super ! Si vous avez encore des questions ou un petit merci, utilisez la zone de commentaires ci-dessous pour me le faire savoir !

Et si jamais cela vous intéresse, j’ai également écrit un article sur Comment insérer un sommaire dans un document Word ?.

Comment comparer deux documents Word ?

Comment comparer deux documents Word ?

Comparer deux documents Word est tellement souvent nécessaire… Surtout à cette époque où malgré les outils de collaboration en ligne, le nombre d’envoi de document en pièces jointes n’a jamais été élevé. Dans cet article vous découvrirez comment comparer deux documents Word avec ou sans la fonctionnalité de suivi des modifications.

Par ailleurs, tant qu’on y est, sachez que vous pouvez également comparer deux fichiers Excel entre eux ! Pour cela, je vous invite à consulter l’article Comment comparer deux fichiers Excel ?.

Préambule sur la fonction suivi des modifications avant de comparer deux documents Word

Les habitués de la collaboration sur la rédaction/révision de documents connaissent bien cette fonctionnalité : le “Suivi des modifications”. Cette fonctionnalité permet effectivement de mettre en évidence l’ensemble des modifications réalisées par une personne ou une autre sur un document.

Comparer deux documents Word - Menu révision - Suivi des modifications
Onglet Révision – Suivi des modifications

Lorsque chaque contributeur a bien activé cette fonctionnalité, cela met en évidence toutes les modifications.

Document original
Exemple de document original
Document modifie
Exemple de document modifié avec le suivi des modifications actif

Word propose plusieurs manières de voir le document. En fonction des modifications qui ont été apportées, le document peut devenir particulièrement illisible.

Document modifié - plusieurs modifications

Dans l’onglet “Révision”, il y a quatre options pour relire le document :

Menu revision - Mode de lecture des modifications
  • Marques simples

Permet d’avoir une vue sur les paragraphes qui ont subi des modifications sans voir le détail de celles-ci.

  • Toutes les marques

C’est le mode de visualisation le plus détaillé. Il présente la moindre virgule, le moindre changement de police ou encore le moindre espacement qui n’était pas présent.

  • Aucune marque

Le document est présenté dans son possible état définitif. Aucune modification n’est mise en évidence. C’est le mode de relecture le plus adapté.

  • Original

Le document est dans son état initial. Aucune modification n’est mise en évidence.

Le problème, c’est qu’à plusieurs (+de deux) participants, cela reste un casse-tête de consolider toutes les modifications des uns et des autres.

La fonction « Comparer… » de Word

La comparaison des deux fichiers Word commence dans l’onglet « Révision ». Cliquez sur le menu « Comparer… ».

Menu révision - Comparer deux documents word
Onglet Révision – Fonction Comparer

Cette fonction dispose de plusieurs paramètres de comparaison des documents que nous allons approfondir.

Définir les préférences de comparaison des deux documents Word

Lorsque le menu s’ouvre, on voit d’abord les menus de sélection des documents à comparer. Les descriptions des sélections des fichiers se suffisent à elles-mêmes :

Comparer deux documents word - Activer plus options
Fenêtre de sélection des documents Word à comparer

On en oublierait presque de regarder plus loin avec le bouton “Plus>>” qui va simplifier la comparaison des deux documents Word.

Comparer deux documents word - plus options
Sélection des options avancées de comparaison des deux fichiers Word

A moins de vouloir voir l’ensemble des modifications réalisées, je vous recommande de limiter le nombre de critères de comparaison au strict minimum. Sinon, faites le test une fois, s’il y a trop de différences, limitez le choix lors du second essai.

Cela rendra la comparaison de vos deux documents Word bien plus digeste que si vous laissiez toutes les options cochées.

Pour aller plus loin…

Uniquement pour ceux qui dispose de SharePoint (soit via Office 365, soit via leur entreprise) avec la fonction “Versionning” activée, il vous sera possible de comparer une version avec une autre sans devoir activer le “Suivi des modifications”.

A ce moment, le menu apparaît comme suit automatiquement :

Comparer deux fichiers word - SharePoint versionning
Fonction de comparaison si vous utilisez SharePoint

Et l’option “Version spécifique…” nous présente le menu suivant (correspondant au nombre de versions du document présent sur le serveur) :

Comparaison - SharePoint versionning - Choix version
Liste des versions du documents Word si vous utilisez SharePoint avec le versionning actif sur votre Librairie de Documents

Et voilà !

Vous avez maintenant de quoi vous sauver d’une situation un peu pénible qui est celle d’identifier les changements que les autres contributeurs ont réalisés sur votre document.

Sachez par ailleurs qu’une fonction de comparaison de fichiers existe dans Excel. J’ai d’ailleurs écrit un article décrivant l’utilisation de la comparaison entre deux fichiers Excel.

Dernière étape

Merci d’avoir cet article décrivant comment comparer deux fichiers Word. Si vous l’avez apprécié, je vous remercie de me l’indiquer en commentaire ci-dessous.

Et si vous avez d’autres questions au sujet de cet article, n’hésitez pas à me l’indiquer également dans les commentaires ! Merci !

[Tuto] Affichage Outook – Comment détecter les mails à traiter obligatoirement ?

[Tuto] Affichage Outook – Comment détecter les mails à traiter obligatoirement ?

Votre affichage Outlook est votre meilleur allié. Il peut vous aider à lutter contre la maladie du moment. Le trop-plein de mails ! Comment faire pour identifier les mails qu’il ne faut surtout pas manquer ? Je ne pourrai malheureusement pas vous aider à éviter tous les mails inutiles… Winking smile  En revanche, je vous propose de commencer par identifier d’un coup d’œil les mails où vous êtes l’unique destinataire et que vous n’avez pas encore traités.

Je vous propose deux options :

  1. Mettre en évidence les mails où vous êtes l’unique destinataire et qui sont encore “non lus”
  2. Mettre en évidence les mails où vous êtes l’unique destinataire et qui ont un indicateur de suivi différent de “Terminé”

Etape 1 : Ouvrir les paramètres d’affichage Outlook

Suivez les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez l’onglet “Affichage” d’Outlook
  2. Cliquez sur “Paramètres d’affichage”
  3. Cliquez ensuite sur “Mise en forme conditionnelle…”
Affichage-Parametre-affichage-Mise-en-forme-conditionnelle

La fenêtre suivante apparaît :

Mise en forme conditionnelle - Outlook

Etape 2 : Ajouter votre nouvelle condition et adapter votre affichage Outlook

A partir d’ici, vous pouvez désormais ajouter une nouvelle condition en cliquant sur le bouton « Ajouter ».

Je vous propose de nommer cette règle “Mes mails prioritaires” et d’utiliser une mise en forme différente du rouge, pour être plus identifiable.

Nouvelle condition affichage - Mails prioritaires

Etape 3 : Définir la règle pour activer cette mise en forme

Pour cela, une fois la Police fixée, il faut aller dans le menu “Condition…”. A ce stade on découvre une superbe case à cocher “Où mon nom apparaît” qu’il faut cocher.

A priori, l’option par défaut du menu déroulant est correctement pré-sélectionné à “en tant que destinataire unique (ligne À)”.

Outlook-condition-filtre-mise-en-forme-conditionnelle

Etape 4 : Votre affichage Outlook est bientôt prêt…

Si on s’arrêtait à ce stade, les mails seraient bien colorés selon notre demande, mais il serait impossible de remettre les mails dans un état neutre (vous pouvez bien sûr voir ce que cela donne en validant les différentes fenêtres, je vous laisse le soin de revenir à ce menu pour la suite par vos propres moyens également).

Il faut donc ajouter une condition : celle du “Lu/Non lu” ou “Indicateur terminé” selon votre préférence.

Nouvelle condition affichage - Non lu - Mails prioritaires

Et voilà !

[Tuto] Comment extraire les images de PowerPoint ?

[Tuto] Comment extraire les images de PowerPoint ?

N’avez-vous jamais vu une présentation PowerPoint qui vous a inspiré ? En plus, quelle chance, on vous met les supports à disposition. Vous aimeriez bien réutiliser une ou deux images présentes dans ce document (en respectant les droits d’auteur bien sûr). Il se trouve que vous pouvez extraire toutes les images des fichiers PowerPoint, Word, et même Excel en quelques clics ! Et non seulement extraire les images, mais tous les sons et toutes les vidéos !

Et je tiens le pari de le faire en moins d’une minute, montre en main !

Tous les documents Office sont des dossiers compressés.

A ce stade de la lecture, vous vous demandez si on parle bien de la même chose… C’est normal.

Maintenant, nous allons préparer votre fichier pour pouvoir extraire les images de PowerPoint.

Depuis que Microsoft a mis au point les formats .docx, .xslx, .pptx, « .(ancienne extension document office)+x », les fichiers sont des dossiers compressés que l’on peut décompresser et ainsi entrer dans les entrailles du fichier et en récupérer le nectar. Suivez le guide !

Étape 1 : Faites-en une copie de votre fichier original

A ce stade, rien de plus simple, un simple CTRL+C suivi d’un CTRL+V de votre fichier dans l’explorateur et vous avez votre document prêt pour l’extraction.

Extraire images PowerPoint - Copie d'un fichier pptx
Copiez votre fichier avant de commencer à extraire les images de votre PowerPoint, Word ou Excel

Étape 2 : Assurez-vous d’afficher les extensions des fichiers dans l’explorateur (.pptx)

Dans votre explorateur de fichiers, si vous ne voyez pas le .pptx, il faut aller décocher l’option “Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu” depuis les options d’affichage de l’explorateur.

Pour cela, après avoir ouvert un explorateur de fichiers :

  • Sélectionnez l’onglet « Affichage »
  • Cliquez sur le bouton « Options »
  • Sélectionnez l’onglet « Affichage » de la nouvelle fenêtre
  • Recherchez l’option “Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu”
  • Décochez cette case et appliquez
Extraire images PowerPoint - Explorateur - Modifier les options affichage extensions
Désactivez l’option « Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu »

Étape 3 : Avant dernière étape avant d’extraire les images de PowerPoint. Changez l’extension de votre fichier de .pptx en .zip

C’est à ce moment que l’alchimie opère. Votre fichier Office se présente comme un fichier zip ! Sachez que cette manipulation fonctionne uniquement car les fichiers Office sont effectivement de tels fichiers.

A ce moment, vous recevrez un avertissement qui est normal. C’est bien pour cela que je vous recommande de travailler sur une copie de votre fichier. Vous pouvez accepter ce changement sans courir aucun risque.

Explorateur - Changement extension pptx zip

Votre fichier est prêt à être exploité.

Extraire images PowerPoint - Copie d'un fichier pptx - Done

Étape 4 : Prêt à extraire les images de PowerPoint

Il ne reste plus qu’à récupérer les contenus. Vous pouvez soit naviguer dans le dossier compressé (en double-cliquant dessus), soit extraire son contenu par un clic droit, puis « Extraire tout… ».

La structure interne sera toujours identique à l’affichage ci-dessous. En effet, les applications Office s’appuient sur elle pour bien fonctionner. Grâce à cette astuce, vous pouvez découvrir l’organisation interne des fichiers Office.

Extraire images PowerPoint - Medias présents dans un pptx
Extraire les images de votre PowerPoint, Word ou Excel en naviguant dans le dossier « media »

Étape 5 : Est-ce que cela a fonctionné pour vous ?

Si cette astuce vous plaît, faites-le moi savoir dans les commentaires ci-dessous. Vous pouvez également utiliser la page Contact.

Merci !

[Tuto] Comment mettre en évidence uniquement la valeur maximale de chaque ligne dans un tableau Excel ?

[Tuto] Comment mettre en évidence uniquement la valeur maximale de chaque ligne dans un tableau Excel ?

La mise en forme conditionnelle de la valeur maximale est un besoin très classique des utilisateurs d’Excel. C’est pourquoi je vous propose à travers cet article de vous montrer comment le faire. Exceptionnellement, je vous propose un article sur un ton un peu léger et moins formelle que d’habitude.

Mise en forme conditionnelle de la valeur maximale dans Excel : Première étape

Mais oui… Je suis sûr qu’il y a un truc dans Excel pour faire ça automatiquement. Voyons voir… Regardons dans la mise en forme conditionnelle, je crois que c’est là…

Mise en forme conditionnelle

Il y a plein de truc sympas, pleins de couleurs, mais pas de quoi mettre en avant uniquement la valeur maximale… C’est peut-être dans les autres règles ? Continuons notre exploration…

Nouvelle règle de mise en forme conditionnelle

Zut alors… Il va falloir trouver la solution tout seul…

Étape 1 : A nous de définir nos règles !

Sélectionnez votre tableau de valeurs pour créer une nouvelle règle de mise en forme comme suit :

Exemple - Nouvelle règle de mise en forme conditionnelle
Mise en forme conditionnelle de la valeur maximale – Nouvelle règle

Étape 2 : Écrivons notre formule magique

=SI(B2=MAX($B2:$L2);VRAI;FAUX)

Règle mise en forme - Maximum par ligne
Mise en forme conditionnelle de la valeur maximale – Contenu de la règle

La formule mérite une petite traduction. En français, cela donnerait ceci :

Si ma cellule courante (B2 sans les $) est égale au maximum de ma ligne (MAX($B2:$L2) alors j’ai trouvé le vainqueur.

La subtilité réside dans l’utilisation ou non du fameux symbole $. Il faut lire ce symbole comme un cadenas. Il se place toujours avant l’information qu’il veut bloquer (la lettre de la colonne ou le n° de la ligne).

$B$2:$L$2 signifie « Bloque la colonne à B, bloque la ligne à 2 » jusqu’à « bloque la colonne à L et bloque la ligne à 2 » ou encore « Fais toujours référence aux cellules allant de B2 à L2 ».

$B2:$L2 signifie « Fais toujours référence aux cellules allant de la colonne B à la colonne L, mais si les lignes changent, alors change les références en $B3:$L3, $B4:$L4, $B5:$L5 et ainsi de suite.

B$2:L$2 signifie « Fais toujours référence à la ligne 2, avec le même nombre de colonne qu’il y a entre B et L ». Si mon point départ change de colonne, alors les références deviennent C$2;M$2, D$2;N$2, E$2;O$2 et ainsi de suite ».

Comme nous voulons la valeur maximale par ligne, nous choisissons la deuxième option !

Etape 3 : Choisissez votre mise en forme en cas de succès

En cliquant sur le bouton “Format…”, vous devez sélectionner une mise en forme différente afin de mettre en évidence la cellule qui sera le maximum de la ligne. Ici, j’ai choisi de mettre le fond en rouge. Jugez du résultat :

Résultat - Mise en forme - Maximum par ligne

Faisons un test en mettant une valeur élevée dans la cellule B2 (ici 100) :

Résultat 2 - Mise en forme - Maximum par ligne

Parfait !

Etape 4 : Et si je souhaitais la valeur maximale par colonne ?

Je serais bien tenté de vous demander de faire l’exercice par vous-même… mais bon… voici la réponse :

=SI(B2=MAX(B$2:B$18);VRAI;FAUX)

Il suffit de changer les références dans le choix de la valeur maximale. Cette fois, c’est B$2:B$18, car je souhaite fixer le bloc selon les lignes et la rendre mobile selon les colonnes.

Cela donne immédiatement ceci :

Résultat - Mise en forme - Maximum par colonne

Etape 5 : Dernière étape

Si vous avez aimé cette astuce, faites-le moi savoir dans les commentaire la page !

Merci !

[Tuto] Comment sauver la mise en page d’un document Word en 5 mn ?

[Tuto] Comment sauver la mise en page d’un document Word en 5 mn ?

La mise en page de votre document Word doit être revu. Vous ne pouvez plus décaler, c’est le moment fatidique de transmettre votre rapport. Que ce soit à votre chef, à votre Direction ou à votre prof, vous devez le rendre dans quelques minutes.

Vous souhaitez simplement vérifier que la mise en page de votre document tienne bien la route. Juste histoire d’éviter qu’un titre de chapitre ne se balade tout seul en bas d’une page :

Mise en page des titres

Et là, vous vous rendez compte qu’un peu partout dans le document, des titres se promènent tout seuls. Alors, oui, vous vous rappelez à cet instant qu’on vous a répété à plusieurs reprises : “Utilise les styles”. Mais là, pas le temps de repasser sur tout le document…

En plus, vous connaissez déjà la suite de l’histoire : chaque fois que vous passez sur un des chapitres avec des “Enter”, pour 1 paragraphe remis en place, 10 de perdus !

Cette astuce peut sauver la mise en page de votre document Word !

Dans votre malheur, vous avez une chance : les styles n’ont pas été utilisés mais, vous, celui ou celle qui a rédigé le document a au moins respecté un minimum de rigueur en utilisant les mêmes tailles de police et de couleur pour chaque titre.

Alors au lieu de parcourir tout votre document (qui fait déjà plus de 50 pages), voici une petite recette qui va vous faire gagner un temps fou !

Etape 1 : Menez l’enquête et ouvrez les Styles

La première chose à faire est d’ouvrir le menu des Styles (encore eux !) de la manière suivante :

Etape 2 : Faites appel à l’Inspecteur de style

La deuxième étape consiste à ouvrir une fonction cachée de Word : l’inspecteur de styles. Il va vous permettre de décortiquer de plus près votre fameux en-tête de chapitre.

Word Mise en page Inspecteur de Styles

Etape 3 : Après l’inspecteur, passez-le au révélateur !

L’enquête n’est pas encore terminée : le révélateur va passer votre paragraphe à l’inspection fine.

Word Mise en page Reveler Styles

Etape 4 : Attrapez-les tous !

Une fois que votre paragraphe est passé au sérum de vérité, il faut sélectionner tous ses compères ayant la même mise en forme grâce à cette fonction :

Word Mise en forme similaire

Etape 5 : La promenade est terminée. On va remettre tout le monde dans le droit chemin.

A ce stade, tous les bouts de textes ayant la même mise en forme sont sélectionnés dans le document. Il ne reste plus qu’à en faire un style particulier pour pouvoir mieux le travailler ensuite.

Pour cela, le menu “Styles” qui a été ouvert à l’étape 1 va nous servir à nouveau avec le bouton “Nouveau style” :

Word - Nouveau style

La fenêtre “Nouveau style” s’ouvre et vous pouvez donner le nom qu’il vous plaira à ce stade. Il vous suffira de vous en rappeler par la suite.

Fenêtre nouveau style

Ne fermez pas la fenêtre “Nouveau style”, vous en avez encore besoin !

Etape 6 : Réglons enfin cette mise en page de votre document Word !

Notre périple est bientôt terminé. Il vous suffit d’ouvrir le menu “Format” puis “Paragraphe” comme suit :

Word - Nouveau style - paragraphe

Vous sélectionnez ensuite l’onglet “Enchaînements” et cochez la case “Paragraphes solidaires” comme suit :

Word - Nouveau style - paragraphe solidaire

Etape 7 : Et voilà ! La mise en page de votre document Word s’est améliorée.

Tous vos en-têtes de chapitres qui se promenaient en bas de page se sont retrouvés recollés avec les paragraphes qui leur avaient échappé.

Il reste probablement quelques sauts de lignes à aller retirer (ceux qui avaient été mis pour corriger la mise en page), mais maintenant, vous pouvez le faire sereinement car pour chaque paragraphe sauvé, aucun autre ne va mal se comporter !

Etape 8 : Likez !

Si vous avez aimé cette astuce, faites-le moi savoir, likez la page, commentez la page !

Merci !

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