Le calcul de l’âge avec Excel est très utile. On prend par exemple un tableau avec toutes les dates de naissance et on calcule l’âge et la date du prochain anniversaire. Si, en plus, on indique les noms des personnes, on peut déterminer automatiquement la prochaine personne de la liste qui fêtera son anniversaire.
En explorant la notion de calcul de l’âge avec Excel, j’ai eu l’occasion d’approfondir mes connaissances sur le traitement des dates avec Excel. Et je vais m’empresser de vous les partager !
Le premier jour d’Excel
Excel ne sait gérer les dates qu’à partir du 1er janvier 1900 et jusqu’au 31 décembre 9999. D’ailleurs, Excel considère les dates comme des nombres. Vous pouvez faire la simple expérience en saisissant le chiffre 1 et en choisissant le format date pour la cellule. Excel indiquera alors le 1er janvier 1900.
Ensuite, chaque valeur indiquera le nombre de jour écoulés après ce 1er jour. La valeur 2 représentera le 2 janvier 1900 et ainsi de suite. Comme nous sommes plus de 100 ans après cette date, le 1er janvier 2000 correspond à environ 10*365 + le nombre d’années bissextiles entre 1900 et 2000 + 1. En l’occurrence, le 1er janvier 2000 correspond à la valeur 36’526. Or, si vous vérifiez la règle qui détermine les années bissextiles (multiple de 4 + pour les centenaires, le nombre de centaines doit également être un multiple de 4), vous ne devriez pas trouver le même résultat qu’Excel, mais 1 de moins !
Un bug officiel d’Excel est qu’il considère l’année 1900 comme une année bissextile !
Pour en revenir au traitement des dates par Excel et comme déjà expliqué, si vous saisissez 1 dans une cellule et que vous changez le formatage de la cellule en date, Excel vous affichera le 1/1/1900 !
Calcul âge Excel – Format date Excel
Par conséquent, lorsque vous faites des opérations entre deux dates, Excel réalise une opération numérique entre les deux valeurs.
Calculer la différence entre deux dates
Intuitivement, on se dit qu’en soustrayant deux dates, on trouvera le nombre de jours les séparant. Or, la première fois que vous faites cela, vous vous retrouvez avec ceci :
Calcul de la différence entre deux dates – Format date
La soustraction entre deux dates vous renvoie une date ! Comportement étrange, n’est-ce pas ?
Finalement, ce n’est qu’une question de format d’affichage de la cellule. Il vous suffit de placer le format d’affichage de la cellule au format « Standard » pour que tout rentre dans l’ordre.
Calcul la différence entre deux dates – Format standard
Ce calcul pourrait être la base pour calculer l’âge de quelqu’un à l’aide d’Excel. Par exemple, vous pourriez tenter de déterminer le quotient d’une division par 365.
Toutefois, je vous propose d’explorer une fonction cachée d’Excel = DATEDIFF().
DATEDIFF() – La fonction cachée d’Excel pour calculer l’âge
Vous pouvez faire le test, si vous commencez à saisir cette fonction dans la zone de formule, Excel ne vous la proposera pas.
Une fois saisie, vous n’aurez pas plus d’assistance. À vous de vous débrouiller pour trouver les paramètres, leur signification et les options.
Pourtant, Microsoft propose bien une page détaillant cette fonction. Je vous partage la même mise en garde, en théorie, cette fonction n’est pas supportée et peut retourner des résultats incorrects.
Toutefois, pour un usage basique et avec une acceptation sur les risques d’erreurs (le cas particulier est détaillé sur l’article de Microsoft), vous pouvez tout à fait utiliser cette fonction.
La syntaxe de la fonction DATEDIF()
DATEDIF(date_début,date_fin,unité)
Pour résumé cette fonction, DATEDIF() calcule un écart entre deux dates constituant votre intervalle de temps. Cet écart peut représenter un nombre de jours, de mois ou d’années selon ce que vous saisirez dans le dernier paramètre. Quelques options supplémentaires permettent de calculer des différences « spéciales ».
Par exemple, il sera possible de calculer un écart en nombre de jours entre deux dates en ignorant les valeurs des années, un nombre de mois entre deux dates en ignorant les jours et les années, ou encore un nombre de jours entre deux dates en ignorant la valeur des années.
Détail des attributs
date_début représente le début de l’intervalle. Cet attribut doit être une valeur soit au format date via DATEVAL(jj/mm/aaaa) soit une valeur de date telle qu’expliquée précédemment (=nombre de jours écoulés depuis le 1er janvier 1900).
date_fin représente la fin de l’intervalle et les mêmes contraintes de format s’appliquent.
unité détermine le type d’écart que vous souhaitez calculer. Les options sont les suivantes (et n’ont pas été traduites comme le laisse prétendre la page d’aide de Microsoft. Il faut donc bien utiliser les valeurs ci-dessous).
Les différentes options de l’attribut unité
« Y » : Nombre d’année complètes entre les deux dates.
« M » : Nombre de mois complets entre les deux dates.
« D » : Nombre de jours complets entre les deux dates.
Avant de vous donner les autres options possibles, j’insiste sur le mot « complet » qui est mis en gras. En effet, si vous calculez l’écart entre le 1er janvier et le 31 décembre de la même année, vous trouverez un jour de moins qu’on ne pourrait l’imaginer !
Prenez l’écart entre le 1er et le 2 janvier (1er jour et 2e jour), il n’y a qu’un jour d’écart (=2-1). Ainsi, entre le 1er jour et le 365e de la même année (pour les années qui ne sont pas bissextiles), il n’y a que 364 jours d’écart (=365-1). Il faut tenir compte de cet élément pour tous les types d’écart que vous calculerez (nombre jours, nombre de mois ou nombre d’année).
Les autres options à votre disposition sont :
« MD » : Différence entre les valeurs du jour des deux dates (les mois et les années sont ignorés).
« YM » : Différence entre les valeurs de mois des deux dates (les jours et les années sont ignorés).
« Yd » : Différence en nombre de jours entre les deux dates en ignorant l’année. Ce n’est pas totalement vrai… L’année de la date de fin est considérée comme étant égale à l’année de la date de début.
Entre le 1er janvier 2020 et le 1er mars 2020 il y aura un jour de plus qu’entre 1er janvier 2021 et le 1er mars 2022.
En effet, l’année 2020 étant bissextile, le résultat sera 31 + 29 = 60, alors que dans le second cas, il sera de 31 + 28 = 59.
Calculer un âge et le nombre de jours jusqu’au prochain anniversaire avec Excel
Calculer un âge avec Excel à partir d’une date de naissance est désormais à votre portée ! Plus besoin de se soucier de créer une fonction, ou pire, une macro (j’ai un avis argumenté sur la question des macros) pour déterminer l’âge de votre collègue.
Mieux, je vous propose à la fin de cet article de récupérer un modèle de fichier où vous n’aurez qu’à saisir le nom et la date de naissance pour que tout soit automatiquement calculé !
Première partie du classeur Excel de calcul de l’âge
Les deux premières colonnes sont les seules à éditer. Vous n’avez qu’à y saisir le nom et la date de naissance et tout le reste se fera tout seul.
J’ai pour habitude de placer en italique tous les champs qui sont calculés. Ainsi, je ne me demande pas très longtemps si je dois saisir une donnée ou non.
Calcul âge Excel – Première partie
Une fois les donnée saisies, cette première partie facile se met à jour.
Deuxième partie du classeur Excel de calcul de l’âge
Ici, cela devient plus intéressant. Je vous propose un champ calculé avec une mise en forme conditionnelle qui vous indique d’un coup d’œil les anniversaires qui ont déjà été fêtés et en vert ceux qui sont à venir.
Afin de vous donner une chance de vous rattraper, je vous propose le nombre de jours depuis lesquels l’anniversaire a eu lieu. Si par chance c’était le week-end dernier…
Calcul âge Excel – Deuxième partie
Chacune de ces colonnes utilise bien sûr la fonction DATEDIF().
Troisième partie du classeur Excel de calcul de l’âge
Au cas où vous souhaitez organiser une fête particulière pour une dizaine, je vous propose également le décompte du nombre de jours de la prochaine dizaine.
Calcul âge Excel – Troisième partie
Premier bonus : Déterminer le prochain anniversaire
Cela peut paraître simple a priori.
Mais la colonne « nombre de jours restant avant le prochain anniversaire » va s’avérer indispensable. Combinée à la colonne « Déjà passé ? », il est possible de savoir si c’est la date de cette année ou celle de l’année prochaine qu’il faut prendre en compte dans les calculs.
Calcul âge Excel – Partie bonus
De plus, pour éviter d’oublier une personne qui serait née le même jour, j’ai configuré une mise en forme conditionnelle dans le tableau pour mettre en avant les personnes ayant la même date d’anniversaire.
Calcul âge Excel – Partie bonus
PS : J’ai changé la date de naissance de Jeanne pour illustrer la situation.
Deuxième bonus : Changer la date de référence du calcul de l’âge
D’abord, expliquons la signification de cette fonctionnalité. Parfois, nous faisons des hypothèses : « Combien de jours lui restera-t-il avant son anniversaire lorsque nous serons à Noël ? ».
C’est pour cette raison que j’ai paramétré la date de référence sur une cellule et non sur la fonction AUJOURD’HUI().
J’ai nommé la cellule Q1 en DATEDUJOUR pour pouvoir l’utiliser dans toutes les fonctions ou mises en forme conditionnelles.
Calculer âge Excel – Dans le futur ou le passé
Ainsi, en vous plaçant sur cette cellule, vous pouvez soit saisir une date soit simplement réaliser une addition ou soustraction du nombre de jours souhaités.
Il est fréquent de se retrouver avec le besoin de fusionner plusieurs fichiers Excel en un seul. Par exemple, vous avez préparé un fichier modèle contenant un tableau. Puis, ce fichier est transmis à plusieurs personnes afin de collecter leurs données. Lorsque vous récupérez ces fichiers, vous allez devoir les fusionner en un seul sur Excel.
Malheureusement, vous songez sérieusement à fusionner les fichiers Excel manuellement à l’aide de nombreux copier-coller. Heureusement pour vous, vous avez fait une recherche sur Internet et avez trouvé cette page qui vous fera gagner de précieuses heures de manipulation.
Vous avez peut-être un autre objectif que fusionner plusieurs classeurs Excel en un ? Vous trouverez probablement l’objectif recherché dans le paragraphe suivant.
Déterminez votre objectif de fusion de fichiers Excel
En effet, fusionner plusieurs fichiers Excel peut viser trois objectifs très différents. Et en fonction de celui-ci, les moyens de l’atteindre ne seront pas les mêmes.
Les mots ont toute leur importance. Et pour bien parler de la même chose, je vous propose un récapitulatif des termes Excel :
Une feuille Excel correspond à ce que l’on nomme également les onglets.
Le classeur représente la totalité du fichier Excel.
Les différentes objectifs de fusion peuvent ainsi être :
Cas n°3 : Fusionner une feuille en particulier de plusieurs fichiers dans une seule feuille. L’objectif ici est de regrouper toutes les valeurs au sein d’un même tableau. Il y a une certaine analogie avec le cas n°2, mais au lieu de se trouver dans des feuilles différentes, les données sont dans des classeurs différents. Il faudra évidemment que les données soient dans un tableau disposant de la même structure (même nombre de colonnes et mêmes noms de colonnes).
Dans ces deux cas, des questions essentielles sont à se poser pour définir la meilleure approche :
Est-ce une action ponctuelle ou à faire régulièrement (et à quelle fréquence) ?
Vais-je devoir intégrer des mises à jour de fichiers Excel déjà fusionnés ? Exceptionnellement ou régulièrement ?
Cas n°1 : Consolider les feuilles de plusieurs fichiers en un seul classeur Excel
Voici un exemple avec deux fichiers. Le premier fichier contient les données du 1er trimestre :
Fusionner plusieurs fichiers en un – Zoom 1er Trimestre
Puis un second avec les données du 2nd trimestre :
Fusionner plusieurs fichiers en un – Zoom 2nd Trimestre
Votre objectif est d’avoir toutes ces feuilles dans le même classeur.
Étape n°0 : Décidez de votre destination
Avant de commencer une quelconque opération, vous devez déterminer où vous souhaitez retrouver le résultat de la fusion de vos fichiers Excel. Est-ce dans l’un des fichiers que vous souhaitez consolider les autres ou bien dans un classeur à part ?
Ensuite, vous devez en premier lieu ouvrir votre fichier cible puis les fichiers à fusionner les uns après les autres. Prenez le premier d’entre eux, puis continuez avec les étapes suivantes.
Étape n°1 : Sélectionnez vos feuilles à fusionner
Pour déplacer les feuilles d’un classeur Excel vers un autre classeur (et ainsi fusionner vos deux fichiers Excel) il faut cliquer sur les différentes feuilles en maintenant la touche Ctrl pressée.
Vous verrez que les feuilles sont bien sélectionnées car les noms des feuilles sont en gras et toutes sur fond blanc comme ceci :
Cas 1 – Sélection des feuilles à fusionner
Étape n°2 : Sélectionnez « Déplacer ou copier… »
Vous pouvez maintenant relâcher la touche Ctrl puis opérer un clic droit sur n’importe quelle feuille sélectionnée :
Cas 1 – Clic droit puis Déplacer ou copier
Si vous vous rendez compte que vous avez sélectionné une feuille de trop, pressez à nouveau sur la touche Ctrl puis cliquez sur la feuille que vous souhaitez retirer. Le fond redeviendra gris.
Étape n°3 : Sélectionnez le classeur Excel cible de la fusion
La fenêtre suivante s’affiche alors et vous permet de déterminer le classeur cible.
Cas 1 – Sélection classeur Excel cible pour la fusion
En cliquant sur le menu déroulant, vous verrez apparaître la liste des classeurs ouverts. Vous aurez également une option supplémentaire « (nouveau classeur) ». Comme son nom l’indique, cette option permet de déplacer (ou copier) toutes les feuilles sélectionnées vers un nouveau classeur Excel.
Cas 1 – Liste des classeurs disponibles pour la fusion
Dans mon exemple, j’ai choisi de fusionner mes données dans le classeur Excel « 1er Trimestre.xlsx ». Comme la capture d’écran le présente, vous pouvez à cet instant viser un nouveau classeur. Dans ce cas, cochez la case « Créer une copie » de l’écran suivant.
Déterminez l’emplacement de vos feuilles dans le nouveau classeur. Veillez à bien noter les intitulés que je vous ai mis en valeur sur la capture suivante.
Vous aurez à sélectionner où vous souhaitez placer vos feuilles importées dans le classeur Excel cible.
Cas 1 – Sélection de l’emplacement des feuilles pour la fusion
Notez que si vous ne cochez pas la case « Créer une copie », les feuilles seront bien déplacées d’un classeur à l’autre.
Dès que vous aurez cliqué sur « OK », vous aurez terminé la fusion de vos deux fichiers Excel.
Cas 1 – Feuilles Excel fusionnées
Et si j’ai de nombreux fichiers Excel à fusionner ?
Je mettrai à jour cette section dans les prochaines semaines afin d’y intégrer le code VBA qui vous offrira cette fonctionnalité.
Cas n°2 : Consolider les feuilles d’un même classeur dans une seule feuille
Vous avez plusieurs manières de résoudre ce cas de figure. La première sera sans code. Ce sera toujours ma préférence personnelle.
Particularité : vous devrez utiliser un nouveau classeur comme point de départ. Vous devez même quitter le classeur où se trouvent les feuilles à fusionner.
Étape n°0 : Bienvenue dans le monde de PowerQuery
Si vous aimez Excel, vous allez adorer PowerQuery (avant de devenir passionné de PowerBI…). Cet outil est venu enrichir les fonctionnalités d’Excel depuis la version 2010.
Depuis Excel 2016, PowerQuery fait partie intégrante d’Excel. Cette plateforme offre la possibilité d’automatiser de nombreuses manipulations sur les données. Les informaticiens appellent cela un ETL : Extract Transform Load. C’est un outil qui va automatiser des instructions sans écrire de code.
Je le rappelle à qui veut l’entendre, le code (= les macros ou le VBA pour les intimes) peut aussi être utilisé pour écrire des virus informatiques. Les entreprises vont de plus en plus empêcher l’envoi et la réception des fichiers en contenant.
PowerQuery apporte une très belle réponse à de nombreuses opérations qu’il fallait programmer auparavant. Je vous propose d’en découvrir l’une d’entre elles maintenant (si vous allez jusqu’au bout de l’article, vous verrez un deuxième usage de PowerQuery).
Étape n°1 : Déterminer votre source de données
Nous partons donc d’un classeur tout neuf, sans les données. C’est à partir de celui-ci que vous vous rendrez dans l’onglet « Données » puis « Obtenir des données ». En sélectionnant « À partir d’un fichier » puis « À partir d’un classeur », vous pointerez vers le fichier Excel où se trouvent les feuilles à fusionner.
Cas 2 – Déterminer le fichier source de la fusion des feuilles
Étape n°2 : Sélectionner les feuilles Excel à agréger
Lorsque vous avez sélectionné votre fichier Excel qui contient les feuilles à fusionner, vous vous retrouvez avec cet écran :
Cas 2 – Sélectionner les feuilles à fusionner
Veillez à bien cocher la case « Sélectionner plusieurs éléments » afin que les cases à cocher apparaissent en 2. Vous pouvez alors sélectionner les feuilles de votre choix (ici toutes) qui seront ensuite fusionnées.
ATTENTION : En 3, je vous invite à bien sélectionner « Charger dans… » et non « Charger » car nous n’avons pas besoin de ces données maintenant. C’est lorsque nous aurons terminées les manœuvres de fusion que vous pourrez les charger !
Lorsque vous aurez cliqué sur « Charger dans… », la fenêtre suivante s’affichera et vous devrez sélectionner : « Ne créer que la connexion » :
Cas 2 – Charger dans… – Ne créer que la connexion
Étape n°3 : Fusionner les feuilles Excel se nomme « Ajouter »…
A ce stade, vous avez créé une connexion vers un classeur Excel. Ensuite, vous avez créé des tables basées sur les différentes feuilles qui le compose. Maintenant, il ne reste que le dernier mouvement : Fusionner vos feuilles. Hélas, la traduction française de cette fonction est « Ajouter » :
Cas 2 – Ajouter des requêtes et non fusionner !
L’option « Fusionner » permet de connecter deux tables à l’aide d’une référence commune. Ainsi, si vous disposez d’une table avec des commandes avec des références de produits et une autre table avec le détail des produits, vous pourrez avoir les commandes avec le détail des produits en fusionnant ces deux tables (basées sur la référence produit).
Lorsque vous sélectionnez l’option « Ajouter », vous aurez alors à sélectionner les requêtes à mutualiser.
Cas 2 – Sélection des feuilles à ‘Ajouter’
En premier lieu, sélectionnez « Au moins trois tables » puis sélectionnez les tables disponibles. Cliquez sur « Ajouter » puis « Ok ».
Étape n°4 : Finaliser la mutualisation des données
La fenêtre suivante apparaît alors :
Cas 2 – Finaliser la fusion des données des différentes feuilles Excel
Vous pourrez changer le nom par défaut « Ajouter1 » en un nom qui correspond mieux à la situation. En l’occurrence, je vous propose « Mutualisation ».
Il ne vous reste alors qu’à presser sur « Fermer et charger ».
Cas 2 – État final – Données Excel Mutualisées
Étape n°5 : Bilan de la situation
A ce stade, vous disposez d’un nouveau classeur. Celui-ci est connecté à votre fichier Excel où se trouvent les feuilles à fusionner. Quels sont les avantages et inconvénients de la situation ?
Avantages
Si votre fichier source est mis à jour, vous pourrez venir sur celui-ci et simplement « Actualiser les données » pour que la fusion opère à nouveau !
Alors, pas n’importe quel type de mise à jour.. Si les données des feuilles existantes sont modifiées, pas de problèmes (ajout, suppression ou modification).
Si de nouvelles feuilles sont ajoutées, vous pourrez adapter les requêtes et compléter la fusion des feuilles. Je ne le développerai pas ici, car ce serait rentrer dans trop de détails sur PowerQuery. Mais c’est possible !
Lorsque vous aurez goûté à la puissance de PowerQuery, vous aurez envie d’aller plus loin dans les transformations et l’analyse des données brutes. À travers ce cas d’utilisation, vous entrez dans ce monde par la petite porte.
Inconvénients
Comme votre fichier contenant les données fusionnées est lié à un autre fichier, celui contenant les données de départ ne doit pas être déplacé. Si cela arrivait, pas de panique, il y a quelques paramètres à modifier et la connexion peut être retrouvée. Idem, je ne développerai pas ce point dans le présent article pour ne pas rentrer dans les détails de PowerQuery.
Vous disposez d’un classeur connecté. Le deuxième corolaire de la situation est que vous ne pouvez pas modifier la structure de ce tableau (ajouter des colonnes, en retirer). Heureusement, vous pouvez toujours réaliser un bon vieux « Copier-Coller » pour récupérer les données fusionnées libérées de toute contrainte.
Cas n°3 : Fusionner une feuille en particulier de plusieurs fichiers Excel dans une seule feuille
La situation est la suivante : vous devez collecter des données provenant de plusieurs personnes. Chacune d’entre elles dispose d’un tableau modèle à compléter et vous envoie les données dès que possible.
Vous allez en plus devoir faire face aux enjeux suivants :
Vous n’allez pas recevoir toutes les données en même temps et devrez consolider les données reçues au fur et à mesure
Certains pourraient vous envoyer des données incomplètes puis des mises à jour
Vous aurez peut-être à consolider des données par région / pays ou un autre critère
Comme annoncé plus haut, PowerQuery va être votre meilleur allié.
Étape n°1 : Préparer les noms des fichiers Excel à fusionner
Le nom des fichiers que vous aurez collectés va être essentiel pour la fusion à venir. Grâce à PowerQuery, vous pourrez collecter cette information et identifier l’origine des données, même lorsqu’elles seront fusionnées.
Cas 3 – Préparez les noms de fichiers à fusionner
Comme vous pouvez le voir sur la capture ci-dessus, j’ai nommé les fichiers par pays et de manière bien structurée.
Étape n°2 : Créer un nouveau classeur pour y fusionner les données des différentes fichiers Excel
Depuis le menu « Données », vous sélectionnez « Obtenir des données » puis « À partir d’un fichier » et enfin « À partir d’un dossier » :
Cas 3 – Obtenir des données à partir d’un dossier
Excel (via PowerQuery) est capable d’aller récupérer l’ensemble des fichiers d’un dossier en particulier et les traiter.
Cas 3 – Sélection du dossier source des fichiers Excel à fusionner
Étape n°3 : Importer uniquement les fichiers Excel que vous souhaitez fusionner
Après avoir sélectionné le dossier où se trouvent vos fichiers Excel, l’écran suivant s’affiche :
Cas 3 – Filtrer la liste pour sélectionner les fichiers Excel à fusionner
À ce moment (où à un autre), vous vous rendrez compte que d’autres fichiers sont présents dans votre dossier sélectionné (en 1). Dans ce cas, vous aurez à passer par la case « Transformer les données ».
Vous vous trouverez dans une vue similaire à celle-ci. Un peu comme au sein d’Excel, vous aurez la possibilité de filtrer cette liste. Ce que fera PowerQuery, c’est enregistrer la liste des étapes suivies pour les reproduire automatiquement par la suite.
Cas 3 – Filtrer la liste pour sélectionner les fichiers Excel à fusionner – Suite
En cliquant sur le bouton de filtre, vous retrouverez l’interface familière suivante :
Cas 3 – Filtrer la liste pour sélectionner les fichiers Excel à fusionner – Suite 2
Dans mon cas, je ne souhaite fusionner que les fichiers commençant par « Financial Sample_ ». Le caractère « _ » est important ici, car je ne souhaite pas y intégrer l’un de mes fichiers (Financial Sample – Tout.xlsx).
Cas 3 – Filtrer la liste pour sélectionner les fichiers Excel à fusionner – Suite 3
Étape n°4 : Combiner vos fichiers pour fusionner les données des fichiers Excel sélectionnés
PowerQuery vous montre désormais la bonne liste de fichiers à importer. Il ne reste qu’à cliquer sur le bouton destiné à fusionner toutes les données contenues dans les fichiers.
Cas 3 – Combiner les fichiers
PowerQuery va alors vous présenter le premier des fichiers qu’il prendra comme exemple.
Vous pouvez éventuellement sélectionner un autre fichier pour le prendre en exemple.
Vous déterminez l’objet à importer. Ici, PowerQuery a détecté la présence d’un tableau. Mais si vous le souhaitez, vous pouvez importer la totalité de la feuille.
Ici, cette option va éviter le blocage de PowerQuery en cas d’erreur. D’un côté, c’est une option utile car elle évite les erreurs. D’un autre côté, si vous avez des erreurs dans certains fichiers, vous ne le saurez pas et risquez de penser que tout a été importé… A vous de peser le pour et le contre de cette option.
Cas 3 – Déterminer le contenu à fusionner
Étape n°5 : Importer les données fusionnées dans Excel
Lorsque vous aurez cliqué sur « OK », PowerQuery opérera plusieurs opérations automatiquement.
Sur la droite (1), vous trouverez la liste des instructions qui seront suivies à chaque rafraîchissement des données. À ce stade, vous n’avez rien d’autre à faire qu’à « Enregistrer et charger » (2) pour finaliser l’import dans Excel.
Cas 3 – Prêt à charger les données fusionnées des fichiers Excel
Étape n°6 : Bilan de la situation
Vous venez de mettre en place une chaîne automatique d’import des données depuis un dossier. Dans Excel, vous n’aurez qu’à rafraîchir votre tableau pour que la magie opère automatiquement.
Cas 3 – Actualiser les données importées depuis les fichiers
Lorsque vous cliquerez sur « Actualiser », Excel ira chercher les fichiers dans le dossier configuré, fera le filtre des fichiers à sélectionner (si vous avez bien suivi ce tuto !) et fusionnera les données de tous les fichiers Excel.
Toutes les données seront actualisées. Si un des fichiers a été mis à jour, ce sera pris en compte.
Tous les nouveaux fichiers seront inclus. Si un ou plusieurs fichiers ont été ajoutés (ou supprimés), le tableau final n’aura que l’agrégation des données présentes au moment de l’actualisation.
Excel pourra ainsi fusionner des dizaines de classeurs présents dans le dossier en un seul clic.
Comme dans le cas précédent, si votre dossier est déplacé ou que celui qui ouvre le fichier Excel n’a pas les droits d’accès, vous ne pourrez pas actualiser les données. Vous devrez faire un copier-coller (juste les valeurs) dans un fichier séparé pour pouvoir transmettre ces données agrégées à des personnes n’ayant pas accès au dossier source.
Cas n°4 : Pas le temps d’apprendre, je veux une solution immédiate pour regrouper mes données / tableaux / feuilles ou fichiers Excel en un seul tableau
J’ai trouvé un add-on qui pourrait faire l’affaire, et plus encore. Je peux tout à fait comprendre que vous n’avez pas le temps de suivre un tuto, et que vous n’avez pas le temps de vous former.
Pourtant, vous devez quand même combiner vos données Excel, qu’elles viennent de tableaux, de feuilles ou de plusieurs fichiers.
Voici la vidéo que je vous ai préparé afin de voir le fonctionnement de l’add-on dans un des cas : fusionner plusieurs feuilles Excel du même fichier. Il est tout à fait capable de le faire pour plusieurs feuilles de plusieurs fichiers !
Il possède un gros défaut, c’est que l’interface n’est qu’en anglais à ce jour. Je pourrai tenter de convaincre l’éditeur de traduire cet add-on si vous êtes plusieurs à le réclamer…
Par ailleurs, je tiens à une entière transparence, si vous utilisez ces liens pour acquérir cet add-on, je toucherai une petite commission. Toutefois, je n’ai pas été rémunéré pour faire de la pub. J’ai sélectionné ce produit pour son efficacité et son rapport qualité / prix totalement librement.
L’éditeur vous accorde maintenant 50% de rabais sur le prix en passant par ces liens :
Avez-vous d’autres cas de figure auxquels je n’aurai pas pensé ? Est-ce que ce que je viens d’écrire soulève de nouvelles questions ?
Avez-vous apprécié ce que vous venez de lire ? J’aimerais bien le savoir en vous lisant à mon tour, via les réseaux sociaux ou les commentaires ci-dessous.
Après mon premier calendrier Excel 2020, voici la relève : le calendrier Excel 2021. Pour l’histoire, je vous laisse à disposition l’ancienne version, mais vous recommande vivement la nouvelle ! De nombreuses nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées ainsi que de nouvelles régions et nouveaux pays.
Ainsi vous pourrez retrouver tous les jours fériés de chaque canton Suisse et de chaque land d’Allemagne. Sans compter les particularités des départements d’outre-mer et territoires d’outre-mer de la France : Réunion, Martinique, Guadeloupe, Guyane française, Polynésie française, Nouvelle-Calédonie, Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon. Enfin les spécificités de l’Alsace et la Moselle sont désormais également intégrées.
Dernière marque de fabrique du blog : aucune macro n’a été utilisée. Si vous vous demandez pourquoi je m’embête tant à éviter les lignes de code, relisez cet article sur macro or not macro.
Un calendrier Excel 2020, 2021 ou 2020-2021, c’est vous qui décidez !
C’est l’option qui a nécessité le plus de travail, mais désormais vous pouvez déterminer le mois de départ de votre calendrier .
Choix du mois de départ
Détermination des jours fériés de l’année suivante
Certaines dates ne posent pas de difficultés à être déterminées, comme le jour de Noël, c’est toujours le 25 du mois de décembre. Mais pour Pâques, c’est une autre histoire. Heureusement, des formules relativement simples existent pour déterminer la bonne date de Pâques.
La particularité de démarrer un calendrier au mois de juin est de devoir calculer les jours fériés de l’année suivante et d’afficher la bonne date.
Heureusement, Excel est équipé de très nombreuses formules qui vont mettre toutes ces dates en musique assez facilement.
Mise en valeur du changement d’année sur les mois du calendrier
Lors de la construction du fichier, je me suis rendu compte que l’affichage monochrome était parfait pour une année complète (de janvier à décembre). Mais pour un calendrier à cheval sur deux années (2020-2021), une petite mise en forme conditionnelle s’imposait.
Les mois de l’année suivante sont désormais teintés d’une couleur plus sombre et permettent de détecter la nouvelle année.
L’affichage d’une ou de deux années dans l’en-tête du calendrier
Lorsque votre calendrier va de janvier à décembre, aucun problème pour placer un titre « Année : 2021 ». Mais lorsque vous être à cheval entre deux années, il faut bien introduire également un titre dynamique qui affiche « Année 2020 / 2021 » par exemple.
Mise en valeur titre calendrier deux années
Tous les mois n’ont pas le même nombre de jours…!
C’est une évidence, bien sûr. Sauf pour Excel qui ne sait pas dynamiquement adapter le quadrillage du calendrier. J’ai donc fait toutes les configurations nécessaires pour que le bas du calendrier soit juste parfait !
J’apprécie particulièrement la précision et la justesse. Ne souhaitant pas voir des cases vides en bas du calendrier, j’ai fait le nécessaire pour que les mises en forme conditionnelles fassent effet. Ainsi, votre calendrier Excel est épuré.
Affichage fin de mois
Cela peut paraître anodin mais allez simplement voir la liste des mises en forme conditionnelles que j’ai configurées rien que pour ce « détail » !
J’ai compté jusqu’à 19 règles de mise en forme conditionnelle pour le calendrier dans son ensemble ! Et j’ai pourtant optimisé la configuration des plages d’application… sinon, j’aurais presque multiplié ce nombre par 12 !
Mettre en évidence « Aujourd’hui » dans votre calendrier
Je vous propose également une option pour activer la mise en évidence du jour actuel dans le calendrier. Si vous comptez l’imprimer, c’est peut-être inutile. Raison pour laquelle il vous suffit de choisir l’option qui vous convient le mieux !
Choix afficher aujourd’hui hui
Affichage de Aujourd’hui
Les jours fériés et les dates particulières
En plus de présenter les jours fériés officiels, vous pourrez décider d’afficher les dates particulières en complément. Qu’est-ce qu’une date particulière ? Ce sont les jours de changement d’heure ou la date de la fête des mères par exemple.
Si vous le souhaitez, vous pouvez changer la configuration de cette date d’une « date particulière p » en un « jour férié f », ou vice-versa. Ainsi, elle apparaîtra dans le calendrier ou pas.
Option d’affichage dates particulières
Cette option activera ou désactivera les dates marquées comme « particulières » dans le second onglet du fichier. Comme ce n’est qu’un paramètre, vous pourrez l’adapter à vos besoins.
Un calendrier Excel 2021 avec ou sans les numéros de semaine
C’est encore à vous de choisir si vous souhaitez faire apparaître les numéros de semaine. Une simple option « Oui » / « Non » les fera apparaître ou disparaître sur tout le calendrier. Voyez par vous-même :
Option d’affichage des numéros de semaine
Affichage numéro de semaine
Un calendrier Excel 2020-2021 imprimable
Tous les paramétrages sont prêts. Votre calendrier ne s’imprimera que sur une seule page.
Posez vos questions, donnez-moi votre avis dans les commentaires de cette page. Si vous souhaitez que j’ajoute de nouvelles régions ou de nouveaux pays, faites-moi signe également !
Le tableau croisé dynamique pour les nuls : c’est fini !
Ce nouvel article « le tableau croisé dynamique pour les nuls » vient en complément de l’article « Réussir son premier tableau croisé dynamique« . Après avoir lu l’article, vous saurez faire la différence entre les tableaux d’Excel simples et les Tableaux Croisés Dynamiques (TCD) !
Tableau croisé dynamique pour les nuls : Poser les bases
Excel est un tableur. Au départ, il a été conçu pour manipuler des données sous forme de tableaux : des lignes et des colonnes de valeurs.
Qui dit manipuler, dit faire des opérations avec ces données. On peut les compter, les additionner, les soustraire, etc.
C’est justement sur ce dernier mot qu’il faut s’arrêter : nos besoins !
Définir ses besoins avant d’expliquer les tableaux croisés dynamiques (pour les nuls et pour les autres !)
Comme une image vaut mieux qu’un long discours, prenons un exemple de tableau. À partir de là, nous pourrons déterminer les différents besoins.
Voici un fichier exemple que vous pouvez récupérer sur le site de Microsoft.
TCD – Fichier exemple
Vous avez ici des chiffres de ventes par branche, par pays, par produit et par date. Avec toutes ces données, on peut imaginer un bon nombre d’analyses à réaliser…
Commençons par un besoin « simple »
Votre responsable vient vous voir et vous demande : « Peux-tu me faire le top 5 des pays où nous vendons le plus ? ».
À cet instant, votre cerveau commence à entrer en ébullition…
Alors d’abord, il faudrait que je fasse un tri par pays… Ensuite, il faudra que je fasse le total pour chacun d’entre eux. Après je pourrai le noter dans une liste et faire un tri sur le total.
Entre nous, cela fait déjà pas mal de manipulations à faire pour juste « un top 5 », vous ne trouvez pas ?
Excel ne recèlerait pas une fonction pour faire cela en quelques clics ? Vous me voyez venir ? Mais d’abord, continuons avec un besoin plus élaboré.
Et si la demande était plutôt… celle-ci
« J’aurais besoin de l’évolution des ventes par produit, par pays et par mois »
Là, vous vous dîtes que cela va certainement vous prendre des heures de construire manuellement ce type de tableau. Consolider tous les chiffres manuellement prendra du temps.
Même si des fonctions Excel existent pour vous aider à cela, à chaque fois, il faut un peu de temps pour construire votre tableau.
>> Je vous propose d’ailleurs d’essayer par vous-même de répondre à cette demande sans les tableaux croisés dynamiques. Ainsi même les « nuls » (je préfère quand même l’expression « à qui on n’a jamais expliqué comment ça fonctionne ») auront une solution dans cette situation.
Le tableau croisé dynamique aurait toutes les réponses ? (pour les nuls et pour les autres !)
Contrairement au tableau contenant les chiffres de ventes, un tableau croisé dynamique (TCD) ne permet pas de saisir de valeur. Un TCD a BESOIN d’un simple tableau de valeurs pour fonctionner. Il va puiser toutes ses données de ce dernier.
Un TCD sert à faire toutes les consolidations automatiquement. Le mot « dynamique » vient d’ailleurs de là. Derrière le mot « consolidation », il faut comprendre la liste des opérations ci-dessous :
Tableau croisé dynamique pour les nuls – Opérations de consolidation
Un autre nom, plus pompeux certes, mais peut-être plus clair, serait « tableau consolidant automatiquement les valeurs d’un autre tableau selon les axes sélectionnés par l’utilisateur ». Finalement, on va s’en tenir à TCD, OK ?
Passer au tableau croisé dynamique pour tous
Récapitulons ce que vous devez avoir appris jusqu’ici :
Un TCD a besoin d’un tableau normal avec des données pour fonctionner.
Un TCD n’est pas modifiable. Son contenu n’est que le résultat d’une consolidation des données du tableau source.
Il faut établir la question à laquelle on souhaite répondre avant de construire un TCD.
Sur ce dernier point, il faut être clair. On ne peut avec un seul tableau répondre à deux questions différentes.
Un tableau croisé dynamique répond à une question. Deux questions = Deux TCD.
Charles Exceller
Déterminer le top 5 des pays où il y a eu le plus de ventse et présenter l’évolution des ventes par produit, par pays et par mois n’est pas la même chose.
Voici donc un nouvel apprentissage : vous devrez construire autant de TCD que vous avez de questions ! Mais, rassurez-vous, Excel sait faire cela parfaitement ! C’est la mémoire de votre ordinateur qui fera défaut avant Excel, je vous l’assure !
Passer de l’idée à l’action : Dessinez votre tableau croisé dynamique !
Avant de commencer à jouer avec l’objet dans Excel, prenez une feuille à côté de vous et représentez la réponse à votre question.
Pays
Ventes
pays 1
1’234 €
pays 2
2’345 €
etc.
x’xxx €
Représentation cible de notre futur tableau croisé dynamique
À partir de ce moment, vous êtes prêt à construire votre premier tableau croisé dynamique.
On pourra noter qu’en ligne se trouvent les pays, et les valeurs qui nous intéressent sont les sommes des ventes.
Deuxième question, deuxième représentation :
Produit
Pays
Mois 1
Mois 2
Total
Article 1
Pays 1
12 €
23 €
35 €
Pays 2
45 €
56 €
101 €
…
…
…
…
Article 2
…
…
…
…
Représentation cible du futur 2e tableau croisé dynamique
Première observation, ce tableau n’a rien à voir avec le premier. Vous comprenez donc aisément qu’un deuxième TCD est nécessaire pour le représenter.
Vous noterez les éléments suivants :
Le nombre de lignes est déterminé par le nombre de produits puis par le nombre de pays.
Les colonnes contiennent les mois.
Les valeurs représentées sont les sommes des ventes (correspondantes au mois, au produit et au pays donnés).
En représentant ce tableau, vous pourriez vous rendre compte qu’il manque l’indication de l’année. Si vos données contiennent des valeurs sur plusieurs années, les ventes pourraient concerner tous les mois de janvier (toutes années confondues). Ce point doit rester à votre esprit. Attendons de voir comment Excel se comporte.
Créez votre tableau croisé dynamique
Maintenant que vous avez les idées claires sur votre tableau (ou vos tableaux) cible, vous pouvez prendre les rênes des TCDs.
Cliquez sur « Insertion » dans le ruban, puis cliquez sur « Tableau croisé dynamique ».
Tableau croisé dynamique pour les nuls – Insérer votre TCD
L’écran suivant apparaît alors :
TCD – Sélection des données
Plusieurs observations sur cet écran :
Excel essaie de détecter automatiquement le tableau qui sera la source de votre TCD. Il peut être juste comme faux. Toujours vérifier.
Sur votre feuille de données, la source de données se trouve encadrée par des pointillés verts (cf. zoom de la capture d’écran). C’est un autre moyen de vérifier que toutes vos données sont correctement sélectionnées.
Par défaut, Excel insérera votre TCD sur une nouvelle feuille de calcul. Ne soyez pas surpris.
TCD – Composition de votre feuille
Votre nouvelle feuille se composera de trois zones :
À cet emplacement, se trouvera votre tableau résultat. Cette zone ne servira qu’à quelques actions limitées (filtrer et trier).
Ici, vous verrez l’ensemble des colonnes de votre tableau source. Ce sont celles que vous pourrez utiliser pour construire votre TCD. Si une colonne manque à l’appel, vérifier à nouveau votre source, contient-elle bien toutes les colonnes ?
La clé de voûte de votre TCD se trouve ici. Vous construirez ici le contenu des lignes, des colonnes ou des valeurs de votre TCD.
Répondre à notre première question : le top 5 des pays par volume de ventes
Si vous remontez de quelques paragraphes, lorsque je vous ai demandé de dessiner votre tableau cible, j’ai décrit ce tableau d’une manière particulière. J’ai mis l’accent sur les données qui se trouvaient en lignes, en colonnes ou en valeurs.
C’était une manière d’introduire ce qu’il vous reste à faire. Glissez-déposez simplement les colonnes de votre tableau source (en 2) vers les emplacements correspondants (en 3).
Vous obtiendrez pour la première question (le top 5 des pays) le tableau suivant :
TCD – Première réponse
Nous avons une petite chance ici, car il n’y a que 5 pays dans la source de données, sinon, quelques clics supplémentaires auraient été nécessaires… 😉
Par ailleurs, j’ai dû mettre en forme les valeurs sous forme monétaires (onglet Accueil, format nombre comptabilité). Souvent, Excel saura reconnaître le bon format des données.
Répondre à notre deuxième question : Les chiffres de ventes des produits, par pays et par mois.
Comme annoncé, vous aurez à insérer un nouveau TCD. Après l’avoir fait, vous aurez à réaliser les opérations suivantes :
Glissez-déposez d’abord les produits, puis les pays en lignes.
Passez ensuite aux ventes vers les valeurs (Sales)
En dernier, placez la date en colonnes.
Vous verrez alors le résultat suivant :
TCD – Deuxième réponse
Notez qu’en 4, Excel a reconnu automatiquement que la colonne « Date » contenait effectivement des données de dates (Excel ne se fie qu’au contenu, pas au nom…). Et réalise automatiquement des regroupements par année et par trimestre !
En plus, votre tableau contient des sous-totaux intermédiaires et les totaux par lignes et par colonnes ! Que demander de plus ! Tous ces résultats consolidés en quelques clics…
Je vous présente également dans cette vidéo un autre exemple d’utilisation des tableaux croisés dynamiques avec les données sur le Covid-19 mis à disposition par le gouvernement via https://data.gouv.fr.
Liste déroulante dynamique sur Excel, liste de choix ou menu déroulant sur une cellule Excel, cette fonctionnalité porte bien des noms différents. À travers cet article, je vous propose de faire le tour des très nombreuses options pour créer une liste déroulante sur Excel. D’une simple liste déroulante, je vais aller jusqu’au cas le plus complexe : deux listes déroulantes liées et remplies dynamiquement.
Avant de commencer, et même si je sais que vous êtes pressé d’avoir votre réponse, vous devez vous poser quelques questions. Excel possède trop d’options pour foncer tête baissée sur la première à disposition. Vous risquez de vous rendre compte trop tard que votre besoin était différent.
Préambule
Je dois vous prévenir avant de poursuivre la lecture de cet article. Vous ne trouverez pas une seule ligne de programmation dans cet article. Je revendique un usage d’Excel (et des autres produits de la suite Office d’ailleurs) sans VBA et donc sans macro.
Cet article ayant pour objectif de traiter du cas le plus simple au cas le plus complexe, ne soyez pas surpris de sa longueur. Le cas plus complexe étant les listes déroulantes dynamiques Excel et en cascade.
Je vous invite à répondre aux questions ci-dessous et ainsi choisir l’option qui correspondra le plus à votre besoin.
Une nouvelle question s’est récemment ajoutée, quelle version d’Excel possédez-vous ? Si vous possédez un abonnement à Microsoft 365, alors la création d’un menu déroulant sur Excel (en particulier pour les menus déroulant dynamique) est devenu encore plus facile. Les nouvelles fonctions UNIQUE(), FILTRE(), TRIER() ainsi que les tables dynamiques (rien à voir avec les tableaux croisés dynamiques) font de ma description du cas 4 une archive de l’histoire..
Mais comme vous n’avez pas nécessairement un abonnement, je vous laisse le mode d’emploi à disposition !
Les questions à se poser avant de créer une liste déroulante dynamique ou statique sur Excel
Liste déroulante dynamique ou statique ?
Cette question est essentielle pour vous orienter vers la solution la plus appropriée. Formulée autrement, cette question revient à vous demander si les choix présentés par votre liste déroulante seront TOUJOURS les mêmes ou bien devront-ils varier selon le contexte ?
Vous êtes presque dans cette situation, mais vous savez que votre liste de choix pourrait s’agrandir à l’avenir (Nouvelle catégorie de produit, nouveau produit). Alors rendez-vous au paragraphe : « Cas n°2 d’une liste statique extensible« .
Si au contraire, en fonction d’un critère, la liste présentée doit être différente, on parlera d’une liste déroulante dynamique sur Excel. Plusieurs cas de figure sont possibles avec une liste déroulante dynamique : je vous invite à répondre aux questions suivantes.
D’où viennent les données de votre liste déroulante dynamique Excel ?
Est-ce que vous connaissez toutes les valeurs possibles de votre liste à l’avance ? Ou bien, est-ce que la liste de vos choix va se constituer dynamiquement ?
En reprenant l’illustration ci-dessus, on voit que les listes des catégories et des produits sont connues à l’avance. Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez vous rendre au paragraphe : « Cas n°3 : liste déroulante dynamique basée sur une liste fixe« .
Vous l’aurez deviné, si vous ne vous retrouvez pas dans le cas 3, c’est que tous les contenus de vos listes sont dynamiques. La solution existe sans programmation, mais il va falloir s’accrocher ! Vous êtes à la limite de développer une application. Excel peut vous aider à présenter votre idée, mais n’est peut-être plus le produit le plus adapté… Vous devriez considérer Access ou un autre produit. Toutefois, voici la solution avec Excel : Cas n°4 : Créer une liste déroulante dynamique en cascade sur Excel.
Est-ce que je possède plusieurs listes dépendantes les unes des autres ?
Par exemple, je possède deux listes déroulantes. Dans la première, je choisis « Fruit » ou « Légume » et dans la deuxième, je vais choisir parmi une liste de fruits ou une liste de légumes.
On parlera dans cette situation de listes déroulantes en cascade. Ce cas est la situation la plus complexe à traiter dans Excel.
Retrouvez cet article en vidéo
Voici deux vidéos pour voir comment créer des menus déroulants sur Excel. La première pour les possesseurs d’un abonnement à Excel 365 et la deuxième pour les autres…
Dans cette vidéo plus récente et je vous présente la facilité avec laquelle tous les scénarios de création de menus déroulants dynamiques se font désormais :
Ce sujet des menus déroulants est véritablement un sujet simple d’apparence est pourtant pouvant devenir véritablement complexe.
Suite à des questions posées dans les commentaires de la précédente vidéo, un sujet majeur est apparu manquant !! Je présente en effet une technique pour mettre en place ces menus déroulants en cascade SANS contraintes de tri sur votre tableau et SANS avoir à mettre à jour un tableau croisé dynamique. Sauf que cela ne fonctionne que pour une cellule unique…
J’avais donc relevé le défi de trouver une solution TOTALEMENT DYNAMIQUE, pour plusieurs cellules (Avec Excel 365 uniquement… pour les autres, je vous invite à étudier le cas n°4 du présent article).
Le défi est maintenant relevé et en voici le fruit :
Pour tous ceux disposant d’une version plus ancienne d’Excel, alors c’est cette autre vidéo qu’il faut regarder :
Cas n°1 : Créer un menu déroulant sur Excel
Vous avez de la chance, c’est le cas le plus simple à traiter ! Excel résout ce problème en quelques clics !
Étape n°1 : Activez la validation des données
Excel utilise la fonctionnalité de « Validation des données » afin de proposer une liste déroulante sur une cellule.
Rendez-vous dans l’onglet « Données » puis cliquez sur « Validation des données »
Liste déroulante Excel – Validation des données
Étape n°2 : Configurer votre liste déroulante
Un pop-up apparaît. Vous devez sélectionner le choix « Liste » comme indiqué ci-dessous :
Liste déroulante Excel – Validation des données – Liste
Étape n°3 : Configurer votre liste de choix
Pour une liste statique à usage unique, vous pouvez directement configurer votre liste de choix en allant dans le champ « Source » comme ci-dessous :
Liste déroulante Excel – Validation des données – Valeurs
Vous devez séparer vos choix par un point-virgule. Aucun autre caractère n’est nécessaire, ni guillemets ni apostrophes.
Défauts de cette méthode
Une méthode simple et rapide, c’est pratique. Vous devez en connaître les limites pour l’utiliser uniquement dans les cas appropriés.
Défaut n°1 : Maintenir cette liste de choix dans la durée
Qu’on le veuille ou non, à un moment ou à un autre, on a besoin de mettre à jour cette liste de choix. Et souvent, la liste de choix va être présente à plusieurs endroits. Malgré la petite case à cocher discrète « Appliquer ces modifications aux cellules de paramètres identiques », vous aurez toujours un doute si cela a été correctement appliqué partout.
Appliquer les modifications aux cellules de paramètres identiques
Sans compter sur le fait qu’une fois sur deux vous risquez d’oublier de cocher cette case et ainsi rompre le lien avec les autres cellules disposant de cette même liste déroulante.
Défaut n°2 : Gérer les longues listes déroulantes
Dans l’exemple, je n’utilise que deux valeurs séparées par un point-virgule. Si votre liste contient plus de 5 valeurs, vous commencerez déjà à avoir des difficultés en termes de lisibilité.
Défaut n°3 : Retrouver toutes les valeurs de toutes vos listes déroulantes
Si vous souhaitez réaliser une vérification des choix proposés dans toutes vos listes déroulantes de votre fichier Excel, vous devrez rechercher les cellules proposant ces listes et les contrôler dans ce menu. Parmi les autres options de création de liste déroulante vous verrez que cela peut se faire d’une manière bien plus simple !
Cas n°2 : Créer liste déroulante statique mais extensible
Vous aurez quelques manipulations supplémentaires à réaliser par rapport au cas n°1, mais vous aurez le bénéfice de retirer l’ensemble de ses défauts. C’est à mon avis la solution à préconiser pour toutes les listes déroulantes qui n’ont pas à être dynamiques.
Étape n°1 : Créer une feuille de paramètres / données de références
Votre fichier Excel (votre classeur) peut posséder autant de feuilles que la mémoire de votre ordinateur peut supporter ! (c’est Microsoft qui le dit !)
Nombre maximal de feuilles par classeur
Limité par la quantité de mémoire disponible (valeur par défaut 1 feuille)
Support de Microsoft
Selon mon expérience, j’ai toujours eu besoin de données « de référence ». Les choix proposés par les listes déroulantes sont de ceux-ci.
Personnellement, j’appelle toujours cette feuille « RefData », ainsi je n’ai aucun doute sur son contenu.
Cliquez sur le + qui se trouve en bas de votre classeur
Double-cliquez sur le nom « Feuil2 » pour éditer le nom
Saisissez « RefData »
Création de la feuille RefData
Étape n°2 : Créer un tableau avec votre liste de valeurs
Le tableau est l’objet Excel parmi les plus puissants. J’aurai l’occasion de développer ce sujet dans d’autres articles. À ce stade, suivez simplement les instructions.
Dans la feuille RefData, placez-vous en A1 et donnez un intitulé à votre liste de choix, puis saisissez en A2, A3, etc, la liste de vox choix.
Saisie liste choix
Ensuite, sélectionnez vos cellules et cliquez sur « Mettre sous forme de tableau », choisissez une mise en forme de votre choix.
Liste déroulante Excel – Création tableau
Puis, veillez à bien cocher la case « Mon tableau comporte des en-têtes ».
Mon tableau comporte des en-têtes
Étape n°3 : Renommer votre tableau et créer votre « Nom »
Autant prendre tout de suite de bonnes habitudes ! Lorsque vous créez un tableau, Excel le nomme par défaut « Tableau1 », « Tableau2 », etc. Je vous invite à donner des noms de Tableau qui vous parlent.
Dans le cas de mon exemple, je vais le nommer « TCategories ».
Changer le nom du tableau
Ensuite, vous devrez créer un « Nom ». Excel ne sait pas réaliser la validation des données à partir d’un tableau… mais à partir d’un « Nom ». Cela changera peut-être un jour…
Petite astuce, sélectionnez uniquement votre liste de valeurs sans le titre. Ce sera utile pour la suite.
Maintenant, rendez-vous sur l’onglet « Formules » puis cliquez sur « Gestionnaire de noms » puis sur « Nouveau ».
Création Nom
Sur l’écran suivant, vous pourrez renommer votre « Nom » comme ci-dessous :
Changer le nom du nom
Veillez bien à ce que le champ « Fait référence à : » contienne « =TCategories[Catégories] » et pas « =TCategories[[#Tout];[Catégories]] ». Adaptez le contenu si besoin. Cela veut simplement dire que vous avez inclus le nom de la colonne dans votre sélection.
Vous venez de créer votre tableau de référence, un « Nom » qui sera lié à votre tableau. Vous êtes maintenant fin prêt à configurer votre cellule.
Sélectionnez votre cellule cible de votre liste déroulante puis cliquez sur « Validation des données » de l’onglet « Données ». (Étapes identiques aux deux premières du Cas n°1). Puis sélectionnez « Liste » comme source des données.
Validation des données
Liste déroulante Excel – Validation des données – Liste
Et cette fois, au lieu de saisir votre liste de choix directement, vous saisissez « =LCategories » que vous venez de créer.
Avantages de cette méthode
Avantage n°1 : Votre liste de choix est dynamique
Il vous suffit de vous rendre sur la feuille RefData et ajouter un élément à la suite de vos valeurs pour que tout soit immédiatement à jour !
Avantage n°2 : Vous pouvez réutiliser la liste
En référençant votre « Nom » ou votre tableau dans des formules ou dans d’autres cellules, vous aurez la certitude d’utiliser toujours la bonne liste de valeurs.
Avantage n°3 : Trier automatiquement les valeurs au sein de votre liste déroulante
C’est l’ordre d’affichage dans votre tableau qui déterminera l’ordre d’affichage de votre liste déroulante. Vous pouvez ainsi ordonnancer vos valeurs selon vos besoins dans le tableau et votre liste s’affichera dans cet ordre.
Cas n°3 : Créer une liste déroulante dynamique Excel basée sur une liste fixe
Prenons un exemple pour bien situer ce cas de figure.
Vous avez une première cellule avec un choix à opérer « Fruits » ou « Légumes » et une deuxième cellule où vous souhaiteriez une liste déroulante de fruits ou une liste déroulante de légumes.
Vous connaissez par avance toutes les options possibles, reste à mettre en œuvre.
Étape n°1 : Créer votre tableau de référence
Comme à l’étape n°1 du cas n°2, créez une feuille nommée RefData dans laquelle vous placerez votre tableau de correspondance comme suit :
Tableau des valeurs
Étape n°2 : Préparer votre feuille cible
Pour l’étape suivante, vous aurez besoin de savoir dans quelle cellule sera votre liste déroulante dynamique. De plus, vous aurez également besoin de la cellule définitive où sera située la sélection de la catégorie (Fruit ou Légume).
Pour l’exemple, je resterai sur la feuille RefData afin de simplifier les captures d’écran. Voici comment j’ai préparé mon classeur :
Préparation cible
Mon objectif sera de configurer une liste déroulante en F2 en fonction de la sélection en E2.
Étape n°3 : Préparer le calcul d’une plage dynamique
Je dois vous l’annoncer, vous devez vous accrochez. Ici, nous allons utiliser deux des fonctions des plus puissantes d’Excel, mais aussi des plus difficiles à appréhender au début : DECALER() et EQUIV().
J’y ai déjà fait référence dans mon article sur le calendrier Excel perpétuel. Mais je n’avais pas donné de détails. Ici, vous aller devoir apprendre à vous en servir !
Fixons notre objectif : nous souhaitons trouver une plage de valeurs (les produits) dont la catégorie correspond à la valeur en E2.
Il se trouve que la fonction DECALER() renvoie une plage de valeur, EQUIV() renvoie un rang dans une liste. Il ne restera qu’à compter le nombre de valeurs à retourner. Ce sera chose faite avec la fonction NB.SI().
Les paramètres de DECALER(réf, lignes, colonnes, [hauteur], [largeur]) signifient :
Réf : Votre point de départ pour calculer votre plage
Lignes : De combien de lignes dois-je descendre pour commencer ma plage de renvoi ?
Colonnes : De combien de colonnes dois-je me déplacer à droite pour commencer ma plage de renvoi ?
Hauteur : Combien de lignes seront dans ma plage de renvoi ?
Largeur : Combien de colonnes seront dans ma plage de renvoi ?
L’objectif ici est de répondre à chacune de ces questions. Les crochets indiquent que ces paramètres sont facultatifs et que par défaut, la valeur sera 1.
Calculer la plage dynamiquement
Répondons à ces questions :
Réf : Votre point de départ sera le coin supérieur gauche de votre tableau (rectangle rouge)
Lignes : La fonction EQUIV() va donner le point de départ (blocs verts)
Colonnes : Nous souhaitons la liste des produits. Il faut donc se décaler d’une colonne à droite (flèche horizontale noire)
Hauteur : La fonction NB.SI() va compter le nombre d’éléments correspondants (double flèche rouge + bloc vert)
Dans mon exemple, cela donnera la fonction suivante :
=DECALER(TProduits[[#En-têtes];[Catégorie]];EQUIV(TCible[@[La catégorie de mon choix]];TProduits[Catégorie];0); 1; NB.SI(TProduits[Catégorie];TCible[@[La catégorie de mon choix]])😉
Étape n°4 : Créer le « Nom » et finaliser la validation des données
Vous n’avez plus qu’à configurer votre nouveau « Nom ». Rendez-vous dans l’onglet « Formules » puis « Gestionnaire de noms » afin de créer votre « Nom ».
Lorsque vous créez votre « Nom », vous devrez saisir la formule complète ci-dessus.
Définir le nom dynamique
Ensuite, vous devriez connaître la musique ! Rendez-vous sur votre cellule où cette liste déroulante devrait apparaître, onglet « Données », « Validation des données », sélectionnez « Liste » puis donnez votre liste comme source.
Bref avertissement
Si vous souhaitez ajouter des éléments dans votre catalogue initial, vous devrez trier votre tableau au minimum selon les catégories. En effet, cette méthode peut fonctionner uniquement si tous les fruits et tous les légumes sont consécutifs. Sinon, vous aurez de drôles de surprises…
Avantages de cette méthode
Devrez-vous faire cette manipulation pour chaque ligne de votre feuille cible ? Heureusement non !
Cependant, cela n’est garanti que si vous utilisez bien les tableaux d’Excel. Il suffit d’étendre le tableau, et vous verrez que toutes les cellules sont prêtes à l’emploi et fonctionnent parfaitement !
Étendre son tableau cible
Cas n°4 : Créer deux listes déroulantes dynamiques en cascade sur Excel
Vous êtes dans la situation la plus complexe à mettre en place. Vous devez constituer une liste déroulante qui devra se mettre à jour automatiquement selon les saisies qui seront réalisées ailleurs dans votre classeur.
Pour aller au bout du bout, je vais aller encore plus loin en donnant les explications pour avoir deux listes déroulantes dynamiques et en cascades.
Un exemple vaut mieux qu’un long discours, alors en voici un :
Vous disposez d’une feuille dans laquelle vous avez une liste de produits qui peuvent être livrés par différents fournisseurs. Dans un second onglet, vous souhaitez sélectionner un produit et savoir quels fournisseurs pourraient le fournir.
Pour simplifier mes illustrations à travers les captures d’écran, je vais tout placer dans la même feuille.
Exemple liste déroulante en cascade dynamique
Exemple liste déroulante en cascade dynamique suite
L’objectif est de pouvoir ajouter de nouveaux producteurs et de nouveaux produits et que les listes déroulantes soient dynamiquement mises à jour.
Avertissement avant de continuer
Excel est plein de surprises. La solution que je vous propose n’est pas unique. C’est celle qui n’utilise que des fonctions relativement courantes.
D’autres solutions existent certainement. L’une d’entre elles est certainement l’utilisation de PowerQuery. J’ai fait le choix dans cet article de ne pas l’utiliser. Cet outil complémentaire à Excel (et intégré depuis la version 2016) nécessiterait une prise en main à part entière.
Si ces conditions vous conviennent, alors vous pouvez poursuivre la lecture de l’article !
Explication de la procédure à suivre
La mise en œuvre de la solution sans code va suivre les étapes suivantes :
Construire un « Nom » (cf. Gestionnaire de noms) qui s’alimente du précédent TCD. Ce sera l’étape la plus complexe car Excel ne gère pas les TCD comme les tableaux simples
Utiliser ce « Nom » pour la validation de votre première cellule
Construire la deuxième liste déroulante dynamique
Configurer un deuxième TCD pour avoir la liste des producteurs livrant un produit
Construire un nouveau « Nom »
Utiliser ce « Nom » pour la validation de la deuxième cellule
Êtes-vous prêt ? C’est parti !
Construire la première liste déroulante dynamique
Étape n°1 : Construire le premier TCD
Le meilleur outil pour obtenir une liste triée de valeurs uniques et mis à jour automatiquement, c’est bien le TCD. Comme d’habitude (si vous avez bien lu le début de l’article), je vous invite à créer une feuille dédiée aux données de référence que je nommerai RefData. Cette feuille pourra également contenir les données intermédiaires nécessaires à notre objectif.
J’ai nommé mon premier tableau TProducteurs :
Liste producteurs – produits
Je vais ensuite insérer un TCD sur la feuille RefData basée sur ce tableau. Mes premières cellules de RefData étant utilisées, je vais l’insérer en colonne H. Il est très pratique de l’insérer en première ligne (cellule H1).
Liste dynamique en cascade – 1er TCD
Il est essentiel de désactiver l’affichage des totaux. Pour cela, cliquer à l’intérieur du TCD, onglet « Création », menu « Totaux généraux » puis « Désactiver pour les lignes et les colonnes ».
Désactiver les totaux généraux TCD
Étape n°2 : Définir un « Nom » qui s’alimente du TCD
Ici, nous allons de nouveau utiliser une combinaison de fonctions Excel :
DECALER() afin de fournir à notre « Nom » la liste de choix
NBVAL() qui permet de compter le nombre de cellules qui ne sont pas vides.
Le reste du travail a déjà été fait par notre TCD.
Complétons ensemble les paramètres de la fonction DECALER() :
Réf : Votre point de départ sera la première cellule de votre TCD. Dans notre cas, il s’agira de RefData!H$2$.
Lignes : 0. En effet, pas de décalage à prévoir.
Colonnes : 0. Idem, pas de décalage à prévoir.
Hauteur : La fonction NBVAL(RefData!H$:H$)-1 va compter le nombre d’éléments non vides de toute la colonne. Ne pas oublier de retirer 1. La première ligne du TCD contient un titre qui ne doit pas être compté.
Avez-vous remarqué que cette fois-ci j’emploie les références avec le caractère $ ? Ils sont essentiels cette fois-ci, ne pouvant référencer ces cellules comme celle d’un simple tableau (cf. l’étape 3 du cas n°3).
Votre formule pour définir votre nom devrait donc être : =DECALER(RefData!$H$2;0;0;NBVAL(RefData!$H:$H)-1;).
Créez alors votre « Nom » avec cette formule et configurez votre cellule cible pour être validée avec cette liste de valeur. (Référez-vous aux étapes déjà décrites pour le cas n°3 à l’étape 4).
Construire la deuxième liste déroulante dynamique
Étape n°1 : Construire un second TCD !
Ce nouveau TCD doit ressembler en tous points à l’exemple donné en cas 3. Un tableau avec en première colonne les noms des produits et en deuxième, les produits livrés.
Pour cela, il faut créer un TCD basé sur le même tableau que précédemment (TProducteurs) mais configuré différemment.
Je vous invite à l’insérer sur la feuille RefData en J1.
Liste dynamique cascade – 2nd TCD
Mais, vous n’avez pas le même affichage ! Voici les changements à opérer afin d’obtenir cette présentation :
Retirez l’affichage des totaux généraux comme précédemment.
Dans le menu « Disposition du rapport », sélectionnez « Afficher sous forme tabulaire »
Dans le menu « Disposition du rapport », sélectionnez « Répéter toutes les étiquettes d’élément »
Configuration 2nd TCD
Et cette fois, vous obtenez le même résultat.
Étape n°2 : Trouver la bonne formule pour définir le « Nom » pour la validation de la cellule
Finalement, maintenant que notre second TCD ressemble à l’exemple du cas n°3, la suite lui ressemble aussi grandement !
Trois différences majeures tout de même :
La définition du « Nom » se fait à partir des références des cellules et non des tableaux. Le caractère $ est OBLIGATOIRE pour un bon fonctionnement.
Lorsque vous ajouterez des valeurs à votre tableau de producteurs, vous DEVREZ « Actualiser » vos TCD pour que les listes déroulantes soient à jour. Un raccourci clavier existe pour cela « Ctrl + Alt + F5 ».
Pour déterminer l’ordre dans lequel les valeurs s’affichent dans votre liste déroulante, vous devrez opérer les tris de votre choix dans les TCD.
Cette fois, je vous donne le résultat directement, il suit exactement le même principe que le cas 3. Si vous avez bien nommé la feuille RefData et placé les TCD dans les colonnes indiquées, alors aucun changement à l’horizon.
Petite précision tout de même, mon tableau cible se nomme « TProduit ».
Vous avez réussi ! Vous avez lu la totalité de l’article, et appliquée appliquer la méthode que je vous ai présentée ?
Soyez fier.ère de vous ! Vous venez de mettre en pratique ce que peu savent faire et en plus SANS CODE !
Vous pouvez fièrement partager cet article et annoncez que vous savez le faire ! Si vous m’indiquiez en commentaire, sur Facebook ou sur LinkedIn votre avis, je l’apprécierais grandement !
Curseur Excel : Sous toutes ses formes et toutes ses significations
Le curseur d’Excel prend de multiples formes : croix blanche épaisse, croix noire fine, flèche noire vers le bas ou vers la droite, etc. Chacune de ces formes a une signification bien précise.
Apprenez à positionner judicieusement votre curseur, et vous manipulerez vos données, vos lignes et vos colonnes avec bien plus d’efficacité !
J’ai répertorié pas moins de 13 situations différentes du curseur d’Excel ! Je n’exclus pas d’en avoir oubliées, mais si tel était le cas, signalez-le moi dans les commentaires !
Après les premiers pas avec Excel, c’est un pas de plus vers la maîtrise d’Excel que faites en apprenant toutes les formes du curseur d’Excel.
Et je vous propose à chaque fois que c’est possible, les fonctions avancées pour chaque curseur !
Pour tout le reste de l’article : les fonctions sont activables lorsque le curseur possède la forme indiquée et que vous cliquez sur le bouton gauche de votre souris.
Pour les fonctions avancées, j’indiquerai les opérations complémentaires à réaliser.
Curseur Excel : Croix blanche
Fonction de base : La sélection de cellules
Curseur Excel – Croix blanche
Cette forme de curseur permet de sélectionner une ou plusieurs cellules. Si vous maintenez la touche « Ctrl » appuyée pendant que le curseur a cette forme, vous pourrez sélectionnez autant de cellules que vous le souhaitez.
Fonction avancée : Sélectionner les mêmes cellules sur plusieurs feuilles
Je vous mets en situation pour bien comprendre l’utilité de cette fonction.
Vous disposez d’un fichier récapitulant vos comptes
Vous avez créé une feuille pour chaque mois de l’année
Ainsi, vous savez qu’à la cellule B2, vous avez le nom du mois
Vous souhaitez changer la mise en forme de cette cellule
Il vous suffit de :
Sélectionner la cellule sur la feuille de votre choix
Presser la touche Ctrl et la maintenir appuyée
Cliquer sur chacune des feuilles où vous souhaitez opérer votre changement
Une fois toutes les feuilles sélectionnées, relâchez la touche Ctrl
Réalisez votre changement
Ce changement peut être :
Mettre en forme la ou les cellules sélectionnées (bordure, police, etc.)
Modifier le contenu de la cellule (texte ou formule !)
Pour ce dernier cas, la formule saisie sera strictement la même dans chacune des feuilles.
Curseur Excel : Croix noire
Curseur Excel – Croix noire
Fonction de base : « Remplir et étendre »
Cette fonction est très utile, complète et complexe à la fois. Elle fait tellement d’opérations d’une manière intégrée qu’il me semble utile de les décomposer.
Lorsque vous cliquez et déplacez le curseur vers d’autres cellules, Excel va :
Copier la mise en forme de votre cellule initiale. La copie inclut les mises en formes conditionnelles qui existent sur la cellule initiale.
Copier le contenu de la cellule initiale.
Cela correspond à Remplir. Passons maintenant à Étendre.
Excel va réaliser les actions suivantes selon le cas de figure.
Votre cellule contient un élément d’une liste personnalisée
Par défaut, Excel connaît la liste des jours de la semaine et la liste des mois de l’année. Si votre cellule initiale contient l’un de ces deux éléments, au lieu de simplement copier le contenu, il placera le prochain élément de la liste.
Votre cellule initiale contient une formule
Toutes les références relatives aux formules de la cellule initiale se mettent à jour en fonction de la direction vers laquelle vous avez « tiré » la cellule.
Si votre cellule contient =A1+B1 et que vous « tirez » vers la droite, la nouvelle cellule contiendra =B1+C1. Excel adapte les références relatives aux colonnes.
Si vous « tirez » cette même cellule vers le bas, la nouvelle cellule contiendra =A2+B2. Ce sont les références relatives aux lignes qui sont adaptées.
Votre sélection initiale contient plusieurs cellules
Excel va chercher à trouver une séquence logique à votre sélection pour l’étendre. Si vous aviez sélectionné une cellule contenant « 1 » et une deuxième contenant « 2 » et que vous étendez dans la même direction, Excel inscrira 3 puis 4 et ainsi de suite.
Selon la logique qu’Excel trouvera, il essaiera de ne pas juste copier mais étendre dans la mesure du possible.
Fonction avancée : Copier sans étendre
Et si vous ne souhaitiez pas qu’Excel étende ? Que vous souhaitiez que toutes les cellules contiennent « lundi » ou « janvier » ? Il suffira de cliquer sur la touche « Ctrl »
Curseur Excel – Étendre avancée
Curseur Excel : Double flèche
Fonction de base : Déplacer une cellule
Curseur Excel – Double flèches
Lorsque votre curseur prend cette forme, cela indique que vous allez déplacer la cellule ou le groupe de cellules.
Le déplacement de la cellule va emporter avec lui la totalité des informations ET des mises en forme appliquées à cette cellule.
Qu’advient-il des formules qui utilisaient la référence de la cellule avant son déplacement ?
Toutes les formules seront automatiquement mises à jour par Excel. Cela est également valable pour les éventuelles formules utilisées dans les mises en forme conditionnelles.
Fonctions avancées : Dupliquer la cellule ou insérer
Si vous pressez sur la touche « Ctrl » en même temps que vous déplacez la cellule, vous obtiendrez la fonction « Dupliquer ». Exactement l’équivalent d’un « Copier-Coller ».
Vous verrez un petit + apparaître à côté de votre curseur pour confirmer la copie.
Curseur Excel – Double flèches – Ctrl
Deuxième option : Pressez la touche « Shift » (dite aussi « MAJ ») pendant que vous déplacez la cellule.
À ce moment, c’est une insertion qui sera réalisée. Vous verrez une nouvelle forme apparaître. Celle-ci vous indiquera si ce sera une insertion dans une colonne ou dans une ligne que vous ferez.
Curseur Excel – Double flèches – Shift
Et si vous le souhaitez, vous pouvez combiner les deux touches « Ctrl+Shift » et ainsi réaliser une insertion d’une copie de vos cellules sélectionnées initialement.
Fonction de base : Sélectionner une ligne ou une colonne
Curseur Excel – Flèche noire sur colonne
Avec cette forme, Excel vous propose de sélectionner toute une colonne ou toute une ligne si vous placez le curseur sur un n° de ligne.
Bref aparté : avec l’utilisation de la fonction ci-dessous, votre tableau de valeurs va être transformé en tableau.
Excel va alors vous permettre de sélectionner uniquement le contenu du tableau.
Fonction avancée : Sélectionner le contenu d’un tableau, avec ou sans l’en-tête
Curseur Excel – Flèche noire sur colonne table
Souvent, les tableaux sont créés à la première ligne d’un classeur. Il n’est pas facile de distinguer si la flèche noire de sélection se trouve sur la colonne de la feuille (A, B, C, …) ou sur la colonne de la table (Colonne1, Colonne2 ou Colonne3 dans l’exemple ci-dessus).
Ainsi, dans une table, le premier clic permet de sélectionner le contenu de la colonne, sans le nom de la colonne. Au deuxième clic, le nom de la colonne est inclus dans la sélection.
Peu de gens le savent, mais en positionnant son curseur à gauche de la première colonne, celui-ci se met en diagonale comme ci-dessous :
Curseur Excel – Flèche noire diagonale sur première colonne
Au premier clic, seul le contenu du tableau est sélectionné, sans les noms de colonnes. Au deuxième clic, tout le tableau est alors sélectionné.
Curseur Excel : Double flèche et barre verticale (ou horizontale)
Fonction de base : Changer la largeur ou la hauteur des cellules
Curseur Excel – Double flèches et barre verticale
Ce curseur apparaît lorsque vous le positionnez entre deux colonnes ou deux lignes de votre feuille Excel.
Avec cette forme de curseur, Excel vous permet de changer manuellement la largeur (ou la hauteur) de l’ensemble de la colonne (ou de la ligne) se trouvant à gauche (ou au-dessus).
Si vous sélectionnez plusieurs colonnes (grâce à la fonction du paragraphe précédent), ce sont alors l’ensemble des colonnes qui seront redimensionnées.
Fonction avancée : Ajuster automatiquement la largeur ou la hauteur
Lorsque vous avez sélectionné vos lignes ou colonnes, vous pouvez alors double-cliquer. Dans cette situation, Excel va ajuster la largeur (si vous aviez sélectionné des colonnes) ou la hauteur (si vous aviez sélectionné des lignes) au contenu de vos cellules.
Voici un exemple ci-dessous :
Dans l’exemple ci-dessus, les colonnes ont toutes la même largeur. Certains titres ne sont pas totalement lisibles, pendant que d’autres ont de l’espace.
Étape n°1 : Sélectionner les colonnes à ajuster
Curseur Excel – Sélection des colonnes à ajuster
Étape n°2 : Positionner le curseur et double-cliquer
Vous positionnez alors votre curseur en haut à droite jusqu’à ce qu’il ait la bonne forme. Vous pouvez double-cliquer.
Curseur Excel : Après ajustement
Vous observerez que les colonnes ont toutes été ajustées en fonction de leur contenu respectif. Par ailleurs, Excel a tenu compte de la présence de la flèche de tri/filtre sans mordre sur le texte.
Curseur Excel : Double flèche noire en diagonale
Fonction de base : Étendre votre tableau
Curseur Excel – Flèche noire diagonale tableau
Ce curseur ne peut apparaître que lorsque vous utilisez les tableaux (comme vu précédemment).
Vous pourrez étendre votre tableau automatiquement sur autant de lignes ou de colonnes souhaité. Mais pas les deux en même temps !
Si votre tableau possède une ligne ou une colonne de total, les formules seront automatiquement mises à jour.
Curseur Excel : Double flèche blanche verticale
Fonction de base : Redimensionner la barre de formule
Curseur Excel -Double flèches blanches verticales
Il n’y a pas que dans la zone où il y a des cellules que le curseur d’Excel change de forme. C’est également le cas pour la barre de formule. Cette dernière forme vous indique que vous pouvez agrandir l’affichage du contenu de la barre de formule.
Celle-ci peut parfois contenir un long texte (une longue formule ou juste du texte).
Curseur Excel – Barre de formule agrandie
Vous pourrez ainsi visualiser et modifier les contenus de vos cellules plus facilement.
D’autres curseurs ?
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