Auteur : Charles

Apprendre Excel : Des premiers pas aux premiers résultats

Apprendre Excel : Des premiers pas aux premiers résultats

Comment apprendre Excel ? Vaste programme ! Par où débuter son apprentissage d’Excel ? Apprendre Excel veut dire bien des choses différentes pour chacun d’entre nous : est-ce apprendre toutes les fonctions d’Excel ? Est-ce concevoir un classeur complet ? Est-ce savoir utiliser et faire évoluer des fichiers Excel existants ? Bref, apprendre Excel est à la fois un objectif et tout un parcours (Personnellement, j’en apprends encore après tant d’années d’utilisation !)

Pour bien apprendre Excel, commençons par comprendre les fondamentaux

Excel est un tableur. Mais qu’est-ce qu’un tableur ? Prenons un extrait de la définition sur Wikipédia :

Une feuille de calcul est une table (ou grille) d’informations de toutes natures (données industrielles, scientifiques, commerciales, comptables, financières, statistiques, données de métiers, etc.). D’une manière générale, toute problématique, pouvant être disposée en lignes et colonnes, éventuellement sur plusieurs plans, impliquant ou n’impliquant pas des calculs, rend le tableur pertinent.

Wikipedia

Une partie de la deuxième phrase est essentielle “toute problématique pouvant être disposée en ligne et colonnes”.

Pour apprendre Excel, il faut penser le monde en lignes et en colonnes. Vous devez apprendre à quadriller, classer, structurer dans des tableaux vos informations / données.

Un petit avertissement à ce stade : si vous pouvez penser votre problème en lignes et en colonnes, Excel est un candidat, mais pas nécessairement LA solution. Access est un autre candidat… D’autres critères sont à explorer pour bien sélectionner le bon outil de travail.

Vous pouvez ainsi consulter les 4,5 apprentissages clés d’un cours Excel et en particulier le premier !

Apprendre Excel c’est apprendre à automatiser

Automatiser, oui, c’est le mot approprié. On ne parle pas encore à ce stade de programmation, mais il s’agit de faire travailler Excel à notre place pour des tâches répétitives.

La première des tâches répétitives est la réalisation d’opérations mathématiques simples pour plusieurs lignes ou plusieurs colonnes.

Afin d’automatiser, il faut pouvoir donner des instructions du type “Prends la valeur de la cellule en 2e ligne et 2e colonne, ajoute la valeur de la cellule en 3e ligne et 2e colonne et donne-moi le résultat”.

Vous comprendrez que c’est un peu long à écrire…

Pour simplifier cette instruction, chaque cellule possède une adresse. On parle également de référence d’une cellule.

Cette référence de cellule s’écrit avec des lettres et un nombre.

Dans Excel 365, les cellules vont de A1 à XFD1048576.

Apprendre Excel : les références

A quoi servent les lettres et les nombres d’une référence ?

La lettre détermine le rang de la colonne.

“A” = 1ère lettre de l’alphabet = 1ère colonne

“Z” = 26e lettre de l’alphabet = 26e colonne

Et après le “Z”, on recommence l’alphabet, mais avec deux lettres : “AA”, “AB”, “AC”, …, et ainsi de suite.

La colonne ZZ se trouve donc à la 26*26 + 26 = 702e colonne. (Nous avons 26 fois l’alphabet avec deux lettres + 1 fois l’alphabet avec une seule lettre)

Finalement, on ne cherchera pas vraiment à savoir à quel rang se trouvent les colonnes. Ce qui compte, c’est d’avoir compris le principe.

La colonne XFD se situe à la 16’384e colonne (je vous passe le calcul). Il s’agit d’une puissance de 2.

16’384 = 214

Eh oui, les informaticiens aiment bien les puissances de 2 !

Les nombres déterminent le rang de la ligne

Là, c’est bien plus simple à comprendre.

A12 sera la cellule située à la 12e ligne de la colonne A. B28, sera la cellule située à la 28e ligne de la colonne B.

Depuis quelques versions d’Excel, le nombre de lignes disponibles est de 1’048’576. Devinez quoi ? Encore une puissance de 2 !

1’048’576 = 220

Pour Exceller, vous devez savoir ceci : Excel peut utiliser une autre manière d’écrire les références !

Je dois vous avertir, le monde entier a décidé que les références s’utilisaient comme je vous l’ai décrit ci-dessus. Toutefois, une simple case à cocher dans les options d’Excel et vous entrez dans un autre monde. Celles des références ultra lisibles !

Au lieu d’écrire ZZ28, vous pourriez écrire L28C702.

En quoi est-ce plus simple ? Cette référence indique “L” (comme Lignes) suivi du numéro de la ligne puis “C” (comme Colonnes) suivi du numéro de la colonne.

C’est immédiatement plus clair.

Si vous souhaitez activer (ou désactiver) cette option, procédez comme suit :

Changer l'affichage des références - Étape 1 - Menu fichier - Option
Menu fichier – Options

Ensuite, cliquez sur le menu “Formules” et activez (ou désactivez) la case “Style de référence L1C1”.

Activer le style de référence L1C1 dans le menu Formules
Menu Formules – Style de référence L1C1

Votre feuille de calcul prendre alors la forme suivante :

Affichage d'une feuille Excel avec le style L1C1
Feuille de calcul – Style L1C1

Rassurez-vous tout de suite, toutes les formules de votre feuille de calcul sont automatiquement converties dans le bon format. C’est un simple remplacement d’une lettre par son rang.

En revanche, pour les plus habitués d’entre vous, cela peut sembler difficile de s’y retrouver.

Pour la suite, je n’utiliserai que la manière la plus répandue d’utiliser les références, à savoir avec les lettres et les nombres.

Apprendre à automatiser les opérations mathématiques simples avec Excel

Maintenant que vous avez bien compris la notion de référence d’une cellule, le véritable usage d’Excel va pouvoir commencer.

Nous disposons de cellules dans lesquelles nous allons inscrire des valeurs, ou des opérations.

Lorsque, dans une cellule, vous souhaitez faire un calcul utilisant la valeur de la cellule A1, vous allez indiquer à Excel, non pas la valeur elle-même, mais le fait qu’Excel doive récupérer la valeur contenue dans A1.

Ainsi, dès que vous modifierez la valeur de la cellule A1, toutes les cellules qui font référence à A1 se mettront automatiquement à jour.

Cependant, Excel ne peut pas savoir si vous écrivez A1 en référence à la cellule A1 ou juste parce que vous souhaitez écrire le texte “A1″…

C’est pourquoi il faut l’indiquer ! Ceci se fait en commençant par écrire le simple symbole “égal” : ‘=’.

Pour dire à Excel que vous souhaitez référencer le contenu de la cellule A1, il faut commencer par écrire le symbole égal ‘=’

Exemple 1 : L’addition et la multiplication

Prenons un exemple avec une facture extrêmement simplifiée.

Vous disposez d’un petit tableau avec les colonnes suivantes :

  • L’intitulé d’un article
  • Le prix unitaire de l’article
  • La quantité
  • Le prix total par article acheté
  • Le prix total de la facture
Exemple opération simple pour apprendre Excel

L’objectif à atteindre est de pouvoir modifier les valeurs du prix unitaire ou de la quantité et d’avoir automatiquement les résultats qui se mettent à jour.

Au lieu de raisonner avec les valeurs (1×299, 6×49, puis la somme des valeurs obtenues, il faut raisonner avec les références des cellules.

Référence celluleRésultat attenduFormule correspondante
D2La multiplication de B2 par C2=B2*C2
D3La multiplication de B3 par C3=B3*C3
D5La somme de D2 et de D3=D2+D3

Vous pouvez également observer que pendant que vous écrivez les formules, le texte de votre formule change de couleur. Les couleurs correspondent aux cellules auxquelles elles font références.

Apprendre Excel - Illustration d'une formule Excel avec la coloration des références d'une formule

Si vous avez bien retranscrit mon exemple, vous devriez avoir le résultat ci-dessous. J’aimerais d’ailleurs en profiter pour attirer votre attention sur 3 éléments :

  1. Premièrement, c’est la position actuelle de mon curseur. Il se trouve en D5, sur le total de la facture. C’est la zone de nom.
  2. Deuxièmement, on peut voir le contenu de cette cellule. Et c’est une formule que l’on voit, et non le résultat ! C’est la barre de formule.
  3. Troisièmement, sur la feuille de calcul, on voit le résultat.

A partir de maintenant, si vous modifiez le prix ou la quantité, vous verrez les résultats se mettre à jour automatiquement.

Exemple 2 : Utiliser votre première fonction – SOMME()

Dans mon exemple, c’était facile, il n’y avait que 2 lignes à ajouter pour obtenir le total de la facture. Si vous en aviez 30, ce serait un peu plus pénible de saisir =D2+D3+D4+…+D31.

C’est pour cela qu’Excel possède de nombreuses fonctions prédéfinies.

Je vous propose de découvrir la fonction SOMME().

Avant d’aller plus loin, je dois maintenant vous présenter la notion de PLAGE (sans le soleil et les serviettes… 🙂 ).

Apprendre Excel : Les PLAGES

Une PLAGE correspond à un ensemble de cellules. Ce sera une manière simplifiée d’indiquer à Excel que nous avons besoin de l’ensemble des cellules contenues dans un rectangle en particulier.

Regardez la sélection ci-dessous :

Apprendre Excel : Les plages

J’ai volontairement vidé tout le contenu des cellules pour mettre l’accent sur la zone sélectionnée. Et c’est également volontairement un rectangle composée de plusieurs colonnes et plusieurs lignes.

Nous aurons besoin des cellules situées en haut à gauche (ici B2) et en bas à droite (ici D5). Ce sont elles qui détermineront notre plage.

L’écriture à utiliser sera : B2:D5.

Excel comprendra qu’il faut prendre en compte toutes les cellules contenues dans ce rectangle.

Ce rectangle peut posséder uniquement une colonne : B2:B5 (en rouge). Ou encore, ne posséder qu’une seule ligne B2:D2 (en bleue).

Utiliser la fonction SOMME()

Vous l’avez deviné, nous allons pouvoir fournir une plage à la fonction SOMME() pour terminer notre exemple.

Avez-vous trouvé comment décrire cette plage ?

Les articles vont de la ligne 2 à la ligne 31, et les cellules à additionner se trouvent dans la colonne D. La plage se décrira ainsi : D2:D31.

Excel pourra alors interpréter cette plage et exécuter la fonction SOMME() sur celle-ci. Comme son nom l’indique, la fonction SOMME additionnera toutes les cellules et vous présentera le résultat.

Petite astuce pour avoir tout lu !

Pour vous remercier d’avoir tout lu, je vous présente une fonction que même les assez bons ne connaissent pas !

Vous avez pu voir sur cette capture qu’à moins d’être sur la cellule, rien n’indique que c’est le résultat d’une opération avec d’autres cellules.

Une fonctionnalité d’Excel permet de montrer immédiatement toutes les formules présentes dans toutes les cellules du classeur.

Ainsi, au lieu de voir le résultat du calcul, vous verrez les formules !

  1. Menu Formules
  2. Afficher les formules (à désactiver ensuite)

Et à ce moment, toutes les formules se révèlent ! En en cliquant sur les cellules (comme en 3), vous verrez immédiatement les cellules concernées par la formule.

N’oubliez pas de cliquer à nouveau sur cette option pour que le résultat revienne.

Pour une raison encore inconnue, les largeurs des cellules augmentent soudainement. Pas d’inquiétude, lorsque l’affichage des formules est désactivé, les largeurs reviennent à leur état originel.

Avez-vous appris à mieux utiliser Excel ?

Faites-le moi savoir dans les commentaires, partagez cet article sur vos réseaux, mettez-vous en contact avec moi sur LinkedIn ou Facebook.

Merci !

Calendrier Excel 2020

Calendrier Excel 2020

Je vous ai préparé LE calendrier Excel pour 2020. Mais pas seulement ! C’est un calendrier Excel pour 2020, 2021 et toutes les années que vous souhaitez ! En plus, j’ai décidé de me démener pour y ajouter les jours fériés automatiquement ! Après la publication de la première version, j’ai mis à jour le fichier pour également disposer des numéros de semaines, selon une simple liste de choix !

J’ai encore amélioré ce calendrier. Il s’appelle version 2021 est se trouve ici.

Et comme je pense au plus grand nombre d’entre vous, mon calendrier Excel contient les jours fériés pour la Belgique, le Canada, la France et deux cantons Suisse : Genève et Vaud.

Calendrier Excel 2020 - Champs configurables
Tous les jours fériés pour toujours et pour les pays suivants : Belgique, Canada, France, Suisse (GE+VD)

Au départ, je ne voulais qu’un calendrier Excel pour 2020…

Et puis, mes souvenirs m’ont rappelé que j’ai toujours souhaité trouver les formules pour calculer automatiquement les dates des jours fériés. J’ai alors commencé ma quête des formules pour calculer les dates automatiquement.

J’ai dû me demander comment chacune des dates était déterminée. Évidemment, les dates avec un numéro fixe sont faciles à rendre variables selon l’année (1er janvier, 1er mai, etc.). Finalement, il n’y a que la date de Pâques qui est particulière à calculer.

J’ai ensuite pensé à VOUS. Le trafic de ce site montre une provenance de nombreux autres pays francophones, en particulier du Canada, de la Belgique et de la Suisse. Je me suis alors mis en quête des formules pour chacun de ces pays.

Certaines dates sont plus difficiles à calculer. Par exemple, en Suisse, dans le canton de Genève, le jeûne genevois se fête le premier jeudi suivant le premier dimanche de septembre. Toujours en Suisse, dans le canton de Vaud, le lundi du jeûne fédéral est fixé au lundi suivant le 3e dimanche de septembre. Enfin, au Canada, la fête du travail est toujours le premier lundi du mois de septembre et l’action de grâce (Thanksgiving) est fixé au 2e lundi du mois d’octobre.

Un calendrier Excel 2020 correctement mis en forme

Il ne suffisait pas de calculer les dates des jours fériés, je souhaitais en plus disposer d’une mise en page qui ressemble à un calendrier. Mais pour cela, il faut pouvoir mettre en forme les bons jours fériés selon le pays. Et cela a passablement compliqué la chose !

Il fallait trouver une formule de mise en forme conditionnelle qui est elle-même conditionnée au choix du pays !

Après quelques tâtonnements, j’ai combiné à différents endroits les fonctions INDIRECT(), ADRESSE(), RECHERCHEV() et une formule matricielle !

À cela s’ajoute la gestion de la mise en forme conditionnelle des samedis, des dimanches et bien sûr des jours fériés ! Sans oublier la gestion du 29 février ! Étant légèrement perfectionniste, je souhaitais de plus que le quadrillage soit correctement mis en forme. Ce qui est le cas.

Un calendrier Excel 2020 imprimable…

Il ne s’agissait pas seulement de faire un joli tableau, il fallait bien le rendre imprimable !

Heureusement qu’avec mon article pour maîtriser la zone d’impression d’Excel, j’ai tout ce qu’il faut pour préparer le fichier à l’impression !

Et j’ai bien prévu de n’avoir que la zone du calendrier qui est imprimée.

Avec ou sans les numéros de semaine, votre calendrier Excel personnalisable

Excel demande souvent pas mal de créativité ! Ajouter les numéros de semaine au calendrier n’est pas très compliqué en soi. La fonction NO.SEMAINE.INT() vous donne tout de suite cette information. En revanche, dans la mesure où dans mon cas tout est dynamique, il fallait rendre conditionnel l’affichage du numéro de semaine.

Et puis, j’utilisais initialement la présence ou non d’un texte (le nom du jour férié) dans la cellule des jours pour adapter la mise en forme. L’ajout d’un numéro de semaine a donc légèrement compliqué la donne ! (voici un article pour découvrir une partie du potentiel des mises en forme conditionnelles d’Excel)

Finalement, c’est fait. Il ne vous reste plus qu’à récupérer la version du calendrier Excel actualisée (le lien se trouve en bas de la page) et me dire ce que vous en pensez en commentaire.

Liste des jours fériés pour 2020 (Belgique, Canada, France et Suisse – GE et VD)

J’ai trouvé les dates suivantes pour la Belgique, le Canada, la France et les deux cantons Suisse de Genève et de Vaud.

PaysDateJour férié
Belgiquemercredi, 1 janvier 2020Jour de l’an
dimanche, 12 avril 2020Pâques
lundi, 13 avril 2020Lundi de Pâques
vendredi, 1 mai 2020Fête du travail
vendredi, 8 mai 2020Armistice 39/45
jeudi, 21 mai 2020Ascension
dimanche, 31 mai 2020Pentecôte
lundi, 1 juin 2020Lundi de Pentecôte
mardi, 21 juillet 2020Fête Nationale
samedi, 15 août 2020Assomption
dimanche, 1 novembre 2020Toussaint
mercredi, 11 novembre 2020Armistice 14/18
dimanche, 15 novembre 2020Fête du Roi
vendredi, 25 décembre 2020Noël
Canadamercredi, 1 janvier 2020Jour de l’an
vendredi, 10 avril 2020Vendredi saint
lundi, 13 avril 2020Lundi de Pâques
lundi, 18 mai 2020Journée nationale des patriotes
mercredi, 1 juillet 2020Fête du Canada
lundi, 7 septembre 2020Fête du travail
lundi, 12 octobre 2020Action de grâce
vendredi, 25 décembre 2020Fête de Noël
Francemercredi, 1 janvier 2020Jour de l’an
dimanche, 12 avril 2020Pâques
lundi, 13 avril 2020Lundi de Pâques
vendredi, 1 mai 2020Fête du travail
vendredi, 8 mai 2020Armistice 39/45
jeudi, 21 mai 2020Ascension
dimanche, 31 mai 2020Pentecôte
lundi, 1 juin 2020Lundi de Pentecôte
mardi, 14 juillet 2020Fête Nationale
samedi, 15 août 2020Assomption
dimanche, 1 novembre 2020Toussaint
mercredi, 11 novembre 2020Armistice 14/18
vendredi, 25 décembre 2020Noël
Suisse GEmercredi, 1 janvier 2020Nouvel an
vendredi, 10 avril 2020Vendredi Saint
dimanche, 12 avril 2020Pâques
lundi, 13 avril 2020Lundi de Pâques
jeudi, 21 mai 2020Ascension
lundi, 1 juin 2020Pentecôte
samedi, 1 août 2020Fête Nationale
jeudi, 10 septembre 2020Jeûne genevois
vendredi, 25 décembre 2020Noël
jeudi, 31 décembre 2020Restauration de la république
Suisse VDmercredi, 1 janvier 2020Nouvel An
jeudi, 2 janvier 2020Nouvel An (et oui, 2 jours !)
vendredi, 10 avril 2020Vendredi Saint
dimanche, 12 avril 2020Pâques
lundi, 13 avril 2020Lundi de Pâques
jeudi, 21 mai 2020Jeudi de l’Ascension
lundi, 1 juin 2020Lundi de Pentecôte
samedi, 1 août 2020Fête Nationale
dimanche, 20 septembre 2020Jeûne fédéral
lundi, 21 septembre 2020Lundi du Jeûne
vendredi, 25 décembre 2020Noël

Le fichier Excel en téléchargement ci-dessous

Une fois le paragraphe débloqué, le lien de téléchargement sera dans le texte ci-dessous. N’oubliez pas de cliquer dessus pour récupérer le fichier.

​Entrez votre email pour ​débloquer l'accès au fichier Excel contenant le ​​calendrier

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Si vous n'avez pas reçu l'email d'ici quelques minutes, pensez à vérifier votre dossier "spam" ou "courrier indésirable", les filtres anti-spams sont parfois un peu trop sensibles !

Utilisateurs de GMail : pensez à vérifier votre dossier "Promotion" pour les mêmes raisons. 

Comme promis, voici le lien vers le fichier Excel contenant le calendrier 2020 et toutes les années que vous souhaitez, ainsi que les jours fériés.

Et si vous souhaitez que j’ajoute d’autres pays, que ce fichier vous a plu, dites-moi tout dans les commentaires !

Comment créer un bon diaporama avec PowerPoint ?

Comment créer un bon diaporama avec PowerPoint ?

Avant de savoir comment créer un bon diaporama, il faut s’équiper avec les bons outils. Ici, ce sera PowerPoint. Je vais vous présenter comment créer un bon diaporama. Mais ce ne sera pas un simple tutoriel. À la fin de l’article, vous en saurez plus que la plupart de ceux qui se croient experts ! Je vous souhaite une excellente lecture.

Se préparer avant de créer son diaporama

Avant de commencer à créer des diapositives et à entrer dans le vif du sujet, je vous recommande de penser plus globalement à l’objectif que votre diaporama doit atteindre.

  1. Quel est le message que vous souhaitez passer ?
  2. À qui allez-vous vous adresser ? Qu’attend votre audience de cette présentation ?
  3. Quelles réactions / décisions attendez-vous de votre audience ?
  4. De combien de temps disposez-vous pour présenter ?
  5. Est-ce une présentation pour une borne d’information et qui doit tourner en boucle ?

À travers cet article, je vais vous guider pas à pas, étape par étape, afin que votre diaporama soit un succès !

Étape 1 : Pour créer un bon diaporama > Construisez une histoire

Avant de commencer : identifiez votre message clé

Avant de créer vos diapositives, vous devez déterminer le message le plus important que vous souhaitez faire passer. C’est le nectar de votre présentation.

Au-delà de 2 messages à faire passer (même 3), vous risquez de perdre votre auditoire.

Posez-vous la question : s’il ne devait rester qu’un message, lequel serait-ce ?

Posez-vous la question des attentes de votre auditoire

Avant de créer la première diapositive, vous avez encore d’autres étapes à passer. Qu’attend votre auditoire ? Quelles sont ses préoccupations ? Pourquoi toutes ces personnes doivent-elles vous écouter ? À votre avis, qu’aimeraient-elles entendre ?

Bien sûr, il n’est pas question ici de faire de faire de l’hypocrisie et de ne dire que ce que votre auditoire “souhaite entendre”. Mettez-vous à leur place. Il faut comprendre leurs besoins et leurs attentes pour pouvoir adapter ses propos.

La préoccupation première est-elle le budget ? Est-ce la notoriété ? Est-ce le planning ? La compétence ?

Vous en doutez encore ? Alors allez voir cette vidéo de comment les grands leaders inspirent à l’action de Sinom Sinek.

Racontez votre histoire – Le storytelling

Maintenant, vous pouvez développer votre message-clé autour des préoccupations de votre public.

Pour intéresser votre auditoire, vous devez d’abord montrer que vous l’avez compris !

Je vous ai compris.

Charles de Gaulle le 4 juin 1958 (https://fr.wikipedia.org/wiki/Je_vous_ai_compris)

Comment pourriez-vous demander leur attention si vous ne les intéressez pas ? Quoi de mieux pour les intéresser que de parler de leurs préoccupations !

Mettez en évidence un problème de votre auditoire. Avec cela, vous aurez toute son attention !

Désormais, armé de toutes ces informations, vous allez pouvoir construire votre diaporama.

Étape 2 : Quel contenu pour créer ce bon diaporama ?

Créer un bon diaporama est différent de rédiger un bon rapport !

On vous a alloué un temps de parole, pas un temps de lecture ! Ne faites pas comme tant de mauvais présentateurs qui écrivent tout leur texte et passent leur temps à lire ce qu’ils ont écrit ! S’il vous plaît !

En plus, sachez que nous lisons plus vite que nous ne parlons. Avant la fin de la première diapositive, vous aurez perdu l’attention de la salle… Peu importe l’importance et la justesse de votre message, animer une présentation est un show !

Si vous avez des chiffres, des textes, des détails à développer, écrivez-les dans un rapport et envoyez-le avant ou après votre présentation.

Un dessin vaut mieux qu’un long discours

– Tu veux que je te fasse un dessin ?

– Oui !!!

Combien de fois avez-vous utilisé un tableau, une feuille de brouillon, un schéma ou tout autre support visuel pour développer une notion ? À travers votre diaporama, c’est exactement ce que vous devez faire !

Maintenant vous devez penser votre message à travers le plus de visuels possibles.

Rédigez d’abord la structure de votre message. Ensuite, vous pourrez trouver des illustrations qui collent à votre discours. Selon les émotions que vous souhaiterez mettre en avant, vous choisirez l’image adéquate.

Où trouver des images pour illustrer votre diaporama ?

Normalement, vous avez pensé à votre moteur de recherche préféré… mais il y a mieux ! Il existe des sites avec des banques d’images gratuitement utilisables et libres de droits !

Voici une petite liste de sites proposant des images libres de droits :

Sachez qu’il existe bien d’autres banques d’images libres de droits. Toutes celles-ci vous seront d’une grande utilité afin de trouver les illustrations appropriées.

Étape 3 : Sélectionner un modèle de présentation et/ou un thème

Je vous proposerai un article prochainement détaillant la différence entre un thème et un modèle de présentation. À ce stade de votre création de votre diaporama, il n’est pas utile de connaître toutes les subtilités.

Lorsque vous démarrez PowerPoint, celui-ci vous propose de choisir parmi une liste de modèles de présentation. Vous pouvez démarrer avec le modèle vide.

Choix du modèle de présentation
Créer un bon diaporama – Choix du modèle de présentation

Ensuite, vous pouvez vous rendre dans l’onglet “Création” (1) et sélectionner un thème (2). N’hésitez pas à cliquer sur chacune des propositions qui vous plaisent. Au passage, pensez à tester les variantes de thèmes (3) également à votre disposition !

Variantes de thèmes
Créer un bon diaporama – Choix de variantes

Comment explorer les possibilités d’un thème ?

Lorsque vous sélectionnez un thème et une variante en particulier, vous n’avez qu’une seule diapositive visible. Celle-ci ne permet pas de se rendre compte de toutes les possibilités offertes par le thème.

Pour bien s’en rendre compte, il faut étudier toutes les “Dispositions” incluses dans le thème. Il suffit de faire un clic droit sur une des diapositives depuis la colonne de gauche et de sélectionner “Disposition”. Sinon, vous vous rendez sur l’onglet “Accueil” et utilisez le bouton comme ci-dessous :

Liste des dispositions
Créer un bon diaporama – Liste des dispositions

Enfin, vous pouvez également insérer une nouvelle diapositive avec la bonne disposition directement. Pour cela, utilisez le bouton juste à côté “Nouvelle diapositive” avec la flèche pointant vers le bas et sélectionnez la disposition de votre choix.

Peut-on changer de thème après-coup ?

Heureusement, il est tout à fait possible de changer de thème une fois que vos diapositives sont créées. Toutefois, il y a quelques informations à prendre en compte.

  • Premièrement, une disposition est composée de plusieurs zones réservées préconfigurées (zone de titre, zone de texte, zone d’image, etc.).
  • Deuxièmement, lorsqu’on change de disposition, rien ne vous garantit que le nouveau modèle de présentation prévoie le même nombre de zones préconfigurées.
  • Troisièmement, PowerPoint essaie de faire correspondre les zones de l’ancienne disposition vers la nouvelle disposition.
  • En cas d’échec, les contenus ne sont pas perdus, mais ils sont moins joliment intégrés.

En revanche, changer de variante au sein d’un même thème ne pose aucun problème !

Étape 4 : Mettre en pratique et finalement créer ce bon diaporama !

Les diapositives minimales obligatoires ou pas !

Je ne vois que deux diapositives qui sont obligatoires :

  1. Le titre de votre présentation
  2. La dernière pour remercier votre audience

Faut-il nécessairement une diapositive pour présenter le sommaire et une pour chaque partie ? C’est discutable. Cela dépendra du contexte… Plus le temps passe, moins j’en vois réellement l’intérêt.

La plupart du temps, vous disposez d’un temps limité et plutôt court pour présenter. Alors pourquoi charger le contenu alors que vous pouvez le dire oralement ?

Lorsqu’il s’agit d’un support de présentation pour un cours magistral, alors oui, un sommaire et des diapositives de transition sont très utiles.

Au lieu d’une diapositive présentant la partie suivante, vous pouvez faire comme dans certains livres, un résumé de ce qui a été présenté. C’est alors naturellement que votre auditoire comprend que vous passez une étape et qu’une nouvelle s’ouvre.

Ajouter les diapositives en sélectionnant les dispositions

Nous rentrons ici dans la partie technique de la construction du diaporama.

Personnellement, rien ne m’insupporte plus que de voir la zone de titre bouger d’une diapositive à l’autre ! Alors, s’il vous plaît, soit vous utilisez les dispositions de votre thème, soit vous êtes suffisamment original pour retirer la zone de titre totalement…

Sinon, cela donne une impression de négligence, et vous retire du crédit. Ne l’oubliez pas, si c’est vous qui présentez, la charge de convaincre est de votre côté.

Faut-il mettre des animations dans les diapositives pour créer un bon diaporama ?

Ne l’oubliez jamais, nous lisons plus vite que nous ne parlons. Tout le texte que vous présentez sera lu avant que vous ne l’ayez dit…

Donc, si vous vous retrouvez dans la nécessité de mettre du contenu textuel, alors, oui, affichez le texte progressivement.

Voici un exemple pour ajouter une animation :

Ajouter une animation à une diapositive
Créer un bon diaporama – Ajouter une animation

Ensuite, selon vos besoins, vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez ainsi :

Ajouter une autre animation à une diapositive qui possède déjà une animation
Créer un bon diaporama – Ajouter une autre animation

Quelques astuces pour gérer les animations de vos diapositives

Astuce n°1 : Visualiser toutes les animations présentes sur une diapositive

Dans l’onglet “Animation” de PowerPoint, vous disposez de la fonction “Volet animation”.

Afficher le volet animation
Créer un bon diaporama – Volet animation

Ainsi, vous pouvez voir l’ensemble des animations de votre diapositive. Mais ce n’est pas tout, vous pouvez également voir leur timing, leurs enchaînements/dépendances.

Créer un bon diaporama - Volet animation - Séquence et durée
Créer un bon diaporama – Volet animation – Séquence et durée

Astuce n°2 : Régler l’enchaînement des animations entre elles

Eh oui, il n’est pas obligatoire de faire des clics pour passer d’une animation à une autre. Plusieurs autres options existent :

  • Au clic (c’est l’option par défaut)
  • Avec la précédente (sous-entendu animation)
  • Après la précédente (idem)

Les deux dernières options permettent de grouper plusieurs animations ensemble ou de les enchaîner automatiquement.

Astuce n°3 : Masquer des objets pour mieux gérer ses animations

L’astuce consiste à afficher le “Volet Sélection” qui permet de masquer/afficher des objets de la diapositive. Il permet également de sélectionner (d’où son nom !) un objet qui serait “sous” les autres.

Créer un bon diaporama - Volet sélection
Créer un bon diaporama – Volet sélection

Étape n°5 : Peaufiner ce bon diaporama que vous venez de créer

Vous avez bientôt terminé ! Il ne vous reste que les derniers réglages. C’est à ce moment que vous pouvez introduire des “Transitions”.

Les Transitions permettent d’animer le changement de diapositive de l’une à l’autre.

Créer un bon diaporama - Ajouter une transition
Créer un bon diaporama – Ajouter une transition

De la même manière que pour les animations, soyez parcimonieux avec l’utilisation des Transitions. Au-delà de trois types de transitions différentes utilisées, on ne vous écoutera plus… L’auditoire attendra avec impatience que vous changiez de diapositive pour voir celle que vous avez utilisée !

Étape n°6 : Répétez, répétez, répétez ! Maintenant que vous avez créé votre bon diaporama !

Franchement, après tant de labeur, est-ce bien raisonnable de ne pas s’entraîner ? Vous venez de construire votre bolide, et vous ne testez pas que tout roule ?

Vous venez de créer un super diaporama, et au moment de présenter, vous vous rendez compte que des mots vous manquent. Ou qu’une animation est oubliée… ou qu’il y en a trop… si seulement vous aviez répété à voix haute et en conditions réelles !

Quelques astuces bonus pour créer vos diaporamas dans des cas particuliers

Votre diaporama doit tourner en boucle sur une borne

PowerPoint regorge de quelques options bien cachées, dont celle-ci ! Pour trouver cette option, il faut se rendre ici :

Créer un bon diaporama - Paramètres du diaporama
Créer un bon diaporama – Paramètres du diaporama

Et sélectionner “Visionné sur une borne”.

Vous souhaitez présenter un extrait de vos diapositives

Je connais pas mal de personnes qui utilisent un “méga” PowerPoint avec plusieurs dizaines de diapositives. Lorsqu’elles en ont besoin, elles piochent dans leur stock pour construire un nouveau diaporama.

Si seulement elles connaissaient cette option…

Il est possible de créer un diaporama personnalisé… J’avoue, ce n’est pas très parlant comme cela. En clair, cela veut dire que vous pouvez créer une séquence de présentation des diapositives selon vos désirs !

Au lieu de présenter les diapositives dans l’ordre diapo 1 puis diapo 2, etc., vous pouvez définir l’ordre diapo 3 puis diapo 1 et fin.

Pour cela, rendez-vous dans l’onglet “Diaporamas” et la fonction “Diaporamas personnalisés…”.

Créer un bon diaporama - Diaporamas personnalisés
Créer un bon diaporama – Diaporamas personnalisés
Créer un bon diaporama - Diaporamas personnalisés
Créer un bon diaporama – Diaporamas personnalisés

Vous pouvez même configurer autant d’ordonnancement que vous le souhaitez ! Une suggestion est de créer une version complète “Full”, une version courte “Medium” et une version essentielle “Essentials”.

Au moment de passer en mode diaporama, vous aurez la liste des versions de diaporamas affichée dans le menu déroulant ici :

Créer un bon diaporama - Diaporamas personnalisés
Créer un bon diaporama – Diaporamas personnalisés

Dernière étape : Avez-vous pu créer votre super diaporama ?

Pensez-vous qu’avec cet article votre diaporama sera un succès ? Avez-vous encore des questions ? Faites-le moi savoir à travers la zone de commentaires en dessous de cet article !

Merci !

Petit glossaire pour parler “PowerPoint”

Dans le monde PowerPoint, voici les quelques mots à connaître pour vous y retrouver :

Terme (français)Terme (anglais)Signification
DiapositiveSlidePage de votre diaporama
DiaporamaSlideshowRésultat animé de vos pages
AnimationAnimation Effet visuel sur un ou plusieurs objets d’une page
TransitionTransitionAnimation qui se produit au moment du changement de page
ObjetObjectN’importe quel bloc (texte, image, dessin) présent sur une page
ModèleTemplateEnsemble de mises en page de page préconfigurées, incluant thèmes, animations, contenus
ThèmeThemeEnsemble de paramètres de couleurs, polices de caractères et de mises en page préconfigurées
Utiliser un fichier CSV avec Excel

Utiliser un fichier CSV avec Excel

Le fichier CSV et Excel sont des amis mais parfois, ils ont du mal à s’entendre. Je vous propose dans cet article de rétablir la meilleure entente entre les deux. Commençons par la définition : un fichier CSV signifie “Comma Separated Values”, des valeurs séparées par des virgules. Or, parfois, le fichier CSV contient des valeurs séparées par … des points-virgules !

Bref histoire du format de fichier CSV

Tout d’abord, c’est un format qui est proposé comme format standard pour Internet par l’IETF (Internet Engineering Task Force) à travers la RFC 4180 puis mise à jour avec la RFC 7111.

Donc, si c’est un standard, tout le monde devrait pouvoir lire et écrire de la même façon, non ? Malheureusement, entre un standard déclaré et son application, il y a souvent des écarts importants… Et vous pouvez le constater à chaque fois que vous ouvrez un fichier CSV avec Excel, c’est toujours une surprise. Enfin, avant d’avoir lu cet article… car après, vous maîtriserez parfaitement la question !

Prérequis pour lire et écrire un fichier CSV

Les fichiers CSV sont des fichiers texte. Premièrement, ce sont des fichiers texte que n’importe quel éditeur de fichiers peut lire et écrire. Ils n’ont pas besoin d’un outil propriétaire (payant) pour être lus. Deuxièmement, l’idée de ces fichiers est de pouvoir échanger des données entre deux organisations (cela peut être deux personnes, deux programmes, un mélange des deux).

L’intérêt d’un standard, c’est que chacun sait à quoi s’attendre et donc comment lire un fichier reçu. Or, plusieurs problèmes viennent troubler l’ordre a été établi. Nous allons les passer en revue.

Le format des nombres

Dans le monde anglo-saxon, le séparateur de décimales est le point, alors qu’en Europe (sauf pour les britanniques), c’est la virgule. Cela va donc commencer à poser un problème pour un fichier CSV qui veut dire “Comma Separated Values”… vos valeurs à virgule risquent de se faire découper en deux !

Il serait donc bienvenu de disposer d’un autre séparateur que la virgule…

De plus, la virgule est utilisée par les anglo-saxons comme un séparateur de milliers. Cela ne facilite pas la lecture des valeurs.

Le format des dates

Pour continuer à simplifier la situation (!), la manière dont les dates sont écrites dans un fichier risque également de subir une interprétation. La même différence entre le monde anglo-saxon et les autres existe pour le format des dates.

Ainsi, une date inscrite 8/12/11 correspond-elle au 8 décembre 2011 ou au 12 août 2011 ? Rien n’empêche d’imaginer le 11 décembre 2008… Il est donc vital de comprendre comment les dates sont inscrites dans un fichier pour pouvoir les interpréter de la bonne manière !

Le format du texte

Pour des raisons techniques, les données de type texte apportent leur lot de complexité également. En dehors de l’encodage dont je vous parle plus loin, il faut traiter le problème du caractère apostrophe ‘ et du guillemet “.

Le premier (apostrophe) pose des problèmes à nos amis les développeurs. En effet, les apostrophes sont utilisées dans les appels aux bases de données et génèrent donc des difficultés. Le moyen de contourner ce problème consiste à placer des guillemets ” autour du texte contenant une apostrophe ‘.

Là aussi, pour des raisons que je ne détaillerai pas, c’est parfois l’inverse qui est utilisé ! Des guillemets à la place d’une apostrophe et vice-versa.

Les séparateurs de valeurs

Normalement, le nom du fichier indique clairement que les valeurs de notre fichier CSV devraient être séparées par des virgules. Faisons un petit récapitulatif de la situation :

  1. Les nombres décimaux utilisent parfois des virgules, parfois des points
  2. Les dates ont des ordres variables d’affichage du jour, du mois et de l’année
  3. Les textes sont parfois encerclés de guillemets, parfois d’apostrophes
  4. Les textes voient parfois leurs apostrophes remplacées par des guillemets

Ces raisons font que différentes méthodes existent pour séparer les valeurs dans un fichier. Il s’agit parfois de point-virgule, parfois le caractère tabulation, parfois ce sera un autre caractère (#, |, …)… l’objectif étant d’éviter qu’il y ait des collusions entre ce caractère et les données.

Et pour terminer, je vous laisse le meilleur pour le prochain paragraphe : l’encodage du fichier !

L’encodage du fichier

Comme la situation était déjà simple, le monde des technologies a ajouté un autre problème… l’encodage.

Je n’aime pas devoir rentrer dans les considérations si techniques. Mais, dans le cas présent, c’est essentiel pour pouvoir comprendre pourquoi, dans certains cas, un import de fichier CSV dans Excel ne fonctionne pas…

Lorsque vous écrivez un fichier texte sur votre ordinateur, le programme d’édition utilise un certain ensemble de caractères (un charset – contraction de “characters” et “set”). Ainsi, lorsque j’utilise le 8e caractère de l’ensemble, cela correspond à une lettre, un chiffre ou un caractère spécial en particulier. Il se trouve que la technologie s’est d’abord développée dans le monde anglo-saxon. Ces derniers n’ont pas prévu dès le départ que le système développé allait autant s’étendre. Ils n’ont donc pas prévu d’intégrer tous les alphabets ou idéogrammes du monde.

L’internationalisation des échanges a vu naître de plus en plus de charsets différents ! Et biensûr, ils ne sont pas compatibles entre eux ! Vous devez donc savoir avec qui vous traitez…

Vos paramètres régionaux

Eh oui, les paramètres système de votre ordinateur vont avoir un impact sur la manière dont un fichier CSV sera lu par Excel. Il est fréquent de voir ce problème lors d’échange de fichiers entre collègues de la même organisation mais ne travaillant pas dans la même langue ou la même région du monde (et ayant donc des configurations d’ordinateur différentes).

Ces paramètres se trouvent dans le panneau de configuration (ancienne version d’affichage – même sur Windows 10 !). Vous trouverez les paramètres qui sont les vôtres pour votre ordinateur.

Vous pouvez également aller explorer les autres onglets (en 4) comme présenté ci-dessous.

Fichier CSV Excel - Paramètres régionaux
Fichier CSV Excel – Paramètres régionaux

Importer un fichier CSV avec Excel

Même si l’explorateur de fichiers associe les fichiers .csv avec Excel, je ne vous recommande pas d’ouvrir directement un fichier csv (en double-cliquant dessus). La probabilité que le fichier ne s’ouvre pas convenablement est très (trop) élevée. Au final, vous risquez plus de frustrations que de gagner réellement du temps.

Mon meilleur ami pour ouvrir les fichiers CSV est Notepad++. C’est un éditeur de texte très puissant et totalement libre d’utilisation. Il permet d’ouvrir les fichiers texte volumineux sans planter ! Et surtout, il sait :

  1. Reconnaître automatiquement l’encodage des fichiers
  2. Convertir un encodage très simplement
  3. Remplacer des caractères par un autre à toute vitesse

Méthode n°1 : Préparer votre fichier avec Notepad++ avant d’ouvrir votre fichier CSV dans Excel

Dans mon tuto sur comment réussir son premier tableau croisé dynamique, j’utilise un exemple de données provenant du site du gouvernement français : https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/r/cc16163c-aca0-4977-97da-8ce592f78de1.

Ce fichier CSV n’a pas un encodage qu’Excel comprend immédiatement (vous pouvez tester, vous verrez !).

Alors que lorsque vous l’ouvrez avec Notepad++, cela fonctionnera parfaitement. Vous pourrez alors aller dans le menu “Encodage” (en 1) et visualiser l’encodage actuel (en 2).

Ensuite, vous pourrez convertir ce fichier dans un encodage qui sera immédiatement reconnu par Excel, à savoir ANSI. Cet encodage est celui par défaut pour Windows.

Fichier CSV Excel - Changer encodage Notepad++
Fichier CSV Excel – Changer encodage Notepad++

Vous pourrez ensuite travailler depuis Excel pour terminer la conversion. Mais au moins, à ce stade, les caractères spéciaux du type é ne seront plus présents !

Avant de quitter Notepad++, vous devez:

  1. Vérifier que l’encodage du fichier a bien changé (cf. image ci-dessous)
  2. Enregistrer votre fichier avant de fermer ! (si la disquette en haut à gauche est rouge, elle montre que l’enregistrement n’a pas été fait)
Fichier CSV Excel - ANSI
Fichier CSV Excel – Encodé ANSI

Méthode n°2 : Utiliser l’import de données externes d’un fichier CSV dans Excel

Étape n°1 : Importer le fichier CSV

Il y a un avantage à utiliser cette technique : Excel peut cette fois détecter l’encodage correctement !

Fichier CSV Excel - Importer fichier texte
Fichier CSV Excel – Importer fichier texte

Vous pouvez ensuite sélectionner votre fichier CSV à importer. L’écran suivant apparaît alors.

  1. Type de données d’origine
    • Délimité : Vous disposez de caractères de séparation, par défaut Excel reconnaît les virgules.
    • Largeur fixe : Parfois, les fichiers CSV sont construits avec le même nombre de caractères à chaque ligne. Les lignes qui ont plus ou moins de caractères sont comblées avec des espaces.
  2. Origine du fichier.
    • C’est l’encodage. Ici, comme avec Notepad++, Excel reconnaît que le contenu est en UTF-8 (et non ANSI). Les caractères spéciaux n’apparaissent pas.
    • Toutefois, il est possible qu’Excel se trompe. Vous devez alors choisir par vous-même le bon encodage dans la liste déroulante.
  3. Commencer l’importation à la ligne xx.
    • Il est possible de ne pas importer la ligne d’en-tête par exemple. Ou parfois, les fichiers CSV ont des lignes de description qui ne sont pas utiles à l’importation.
  4. Mes données ont des en-têtes.
    • Cette case permet d’indiquer à Excel si la première ligne représente les noms des colonnes.
  5. Vous avez une prévisualisation de vos données.
    • Cela permet de vérifier si les paramètres sont adaptés.
Assistant importation données CSV - Étape 1
Assistant importation données CSV – Étape 1

Vous pouvez alors cliquer sur le bouton “Suivant >” et continuer la configuration de votre import.

Étape n°2 : Configurer les séparateurs de votre fichier CSV

Assistant importation données CSV - Étape 2
Assistant importation données CSV – Étape 2

À ce stade, par défaut, la seule case cochée est “Tabulations”. Vous aurez certainement besoin de cocher soit “Virgule” soit “Point-virgule”. Les autres options sont explicites. Dès que vous aurez choisi le bon séparateur, l’aperçu se met à jour. Vous pourrez évaluer la pertinence de votre choix.

Vous pouvez alors passer à l’étape 3.

Étape n°3 : Configurer le choix et le format de vos colonnes

Assistant importation données CSV - Étape 3
Assistant importation données CSV – Étape 3

À ce moment, 3 parties très, très, très importantes se présentent à vous (j’ai déjà dit que c’était important ?)

  1. Vous pouvez déterminer le type de chacune des colonnes importées à ce moment précis.
    • Vous pouvez notamment adapter le format des dates. JMA signifie Jour Mois Année. Dans le menu déroulant, vous trouverez les 6 combinaisons possibles. À vous de choisir la bonne !
  2. Vous pouvez déterminer les séparateurs de décimales et de milliers (en cliquant sur “Avancé…”).
  3. Vous pouvez sélectionner chaque colonne les unes après les autres pour déterminer leur type.

N’oubliez surtout pas l’option “Colonne non distribuée”. Cette option permet de ne pas importer les données de la colonne en question. Cela peut s’avérer très utile de n’importer que les données nécessaires.

Enfin, lorsque vous avez terminé, vous pouvez cliquer sur le bouton “Terminer” et utiliser vos données dans Excel.

Considérations (avantages/inconvénients) de cette méthode

Selon les cas, un avantage pour les uns peut être un inconvénient pour lesn autres, je préfère donc lister les considérations à avoir avec cette méthode.

  • Votre fichier CSV reste intact. Vous n’importez que les données.
  • Vous pouvez mettre à jour votre fichier CSV et Excel pourra actualiser l’import des données (en cliquant sur Actualiser). C’est à dire que si le nombre de lignes varie, Excel s’adaptera.
  • Si vous déplacez le fichier CSV ou le fichier Excel, vous aurez un message d’erreur à chaque rafraîchissement des données.
  • Plusieurs personnes peuvent travailler à partir du même fichier CSV.

Méthode n°3 : Récupérer et transformer votre fichier CSV dans Excel

Pour utiliser cette méthode, PowerQuery est nécessaire. Ce composant est présent nativement à partir d’Excel 2016. Pour les Excel 2013 ou Excel 2010 Professionnal Plus (+Software Assurance), Microsoft propose de télécharger le composant depuis son site.

Étape n°1 : Débuter l’import

C’est certainement la méthode la plus complète, et par conséquent, la plus complexe également.

Importer un fichier CSV dans Excel - Récupérer et transformer
Importer un fichier CSV dans Excel – Récupérer et transformer

L’écran suivant apparaît avec les options suivantes :

  1. Origine du fichier
    • Comme nous l’avons déjà vu, c’est l’encodage.
    • Ce qui est surprenant, c’est que l’interface de PowerQuery ne reconnaît pas le bon encodage automatiquement !
    • C’est donc à vous de sélectionner le bon encodage ! La liste est longue, mais je vous recommande de tester parmi les encodages les plus fréquemment utilisés que sont :
      • 1252 – Europe de l’ouest (Windows)
      • 1200 – Unicode
      • 65001 – Unicode UTF-8
      • >>Ne me demandez pas pourquoi, les valeurs ne sont pas triées selon les valeurs numériques, mais selon le nom de l’encodage…
  2. Délimiteur
    • C’est le séparateur qui est utilisé dans votre fichier.

À ce stade, au lieu de tout de suite cliquer sur le bouton “Charger”, je vous invite à découvrir un peu plus PowerQuery en cliquant sur “Modifier”.

Fichier CSV Excel - Configuration PowerQuery
Fichier CSV Excel – Configuration PowerQuery

Étape n°2 : Modifier la requête d’importation

Dès que vous avez sélectionné le bon encodage et cliqué sur “Modifier”, vous vous retrouvez face à l’affichage suivant.

Fichier CSV Excel - Interface PowerQuery
Fichier CSV Excel – Interface PowerQuery

Je pourrais vous détailler à ce stade toute l’interface, cela serait un peu long. Toutefois, je peux vous informer sur les quelques possibilités que vous pourrez explorer. Quelques exemples :

  • Changer l’ordre des colonnes ou en supprimer
  • Filtrer automatiquement des lignes, autrement dit ne pas les importer
  • Calculer de nouvelles colonnes sur la base des autres colonnes
  • Changer les types des données
  • etc.

Lorsque vous aurez terminé vos paramétrages, vous n’aurez qu’à cliquer sur “Enregistrer et charger” pour que les données se chargent sur votre feuille Excel.

Considérations (avantages/inconvénients) de cette méthode

C’est sans conteste la méthode la plus complète pour importer des données CSV dans Excel. C’est également la méthode la plus complexe. Selon vos besoins, vous pourrez déterminer la solution la plus adaptée.

Comme précédemment, vous aurez les considérations suivantes :

  • Votre fichier CSV reste intact. Vous n’importez que les données.
  • Vous pouvez mettre à jour votre fichier CSV et Excel pourra actualiser l’import des données (en cliquant sur Actualiser). C’est-à-dire que si le nombre de lignes varie, Excel s’adaptera.
  • Si vous déplacez le fichier CSV ou le fichier Excel, vous aurez un message d’erreur à chaque rafraîchissement des données.
  • Plusieurs personnes peuvent travailler à partir du même fichier CSV.

Dernière étape

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[Tuto] Comment faire un sommaire sur Word ?

[Tuto] Comment faire un sommaire sur Word ?

Insérer une table des matières sur Word est l’un des premiers besoins après avoir rédigé un document. Hors, pour insérer convenablement un sommaire sur Word, il faut s’y être préparé convenablement. En effet, utiliser les styles est primordial comme je vous l’expliquerai plus loin.

Toutefois, il est possible de personnaliser votre sommaire Word avec d’autres styles que les fameux “Titre 1”, “Titre 2”, etc, que Word propose par défaut.

Étape 0 : Faire un sommaire sur Word

Pour bien apprendre à utiliser Word, il faut commencer par apprendre les noms des fonctions. Dans Word, la fonction d’ajout d’un sommaire s’opère par l’insertion d’une table des matières. Pour ceux disposant d’une interface en anglais, c’est le “Table of contents” plus connu avec le sigle “ToC”.

Afin de pouvoir mettre à jour votre table des matière de manière automatique, vous devez le préparer. Cette préparation nécessite une utilisation des styles et une bonne hiérarchisation des styles entre eux. Commençons donc avec la première étape.

Étape 1 : Préparer son document Word

Votre document est ouvert devant vous et il n’attend que l’insertion d’un sommaire.

Insérer une table des matières sur Word - Document initial
Insérer une table des matières – Document initial

Le critère essentiel est l’utilisation des styles de Titres. Il s’agit en particulier des styles “Titre 1”, “Titre 2”, etc. Si vous utilisez ces styles, vous aurez moins d’adaptation à apporter par la suite. En effet, Word est fourni prêt à l’emploi avec un jeu de styles et des fonctions qui les utilisent. Si vous souhaitez tout faire de zéro, c’est possible, par contre, vous aurez souvent des adaptations à apporter.

Vérifiez l’utilisation des styles “Titre xx”

Pour voir si votre document est prêt, vous pouvez sélectionner vos titres dans le texte et voir quel style est appliqué. Dans l’exemple, on peut voir que c’est bien “Titre 1” qui s’applique au texte surligné.

Faire un sommaire sur Word - Utiliser les styles de titres 1
Insérer une table des matières – Utiliser les styles de titres

Il faut faire cette vérification pour chaque en-tête de paragraphe. Ci-dessous, vous pouvez voir l’exemple avec le premier sous-titre. Il s’agit bien du style “Titre 2” qui a été utilisé.

Faire un sommaire sur Word - Utiliser les styles de titres 2
Insérer une table des matières – Utiliser les styles de titres 2

Afin de faciliter la revue de l’ensemble des styles de votre document, je vous recommande d’utiliser un affichage spécial de votre document : l’affichage en mode plan.

Pour gérer la hiérarchie, passez en mode Plan !

Pour cela, rendez-vous dans l’onglet “Affichage” puis cliquez sur “Plan” comme indiqué :

Faire un sommaire sur Word - Passer en mode plan
Faire un sommaire sur Word – Passer en mode plan

Vous verrez alors votre document d’une nouvelle manière. La première chose que vous verrez ce sont les “gros boutons plus”. Ils permettent de “fermer” les paragraphes et ne laisser apparaître que les titres. Ce mode d’affichage est également très pratique pour réorganiser son contenu. Il suffit d’attraper et de faire glisser un titre pour que tout le contenu se déplace avec.

L’affichage permet de visualiser vos titres classés selon leur hiérarchie. Lorsque votre curseur se trouve sur un texte (dans l’exemple il se trouve sur “vivamus a tellus”), vous pouvez voir en 2 le niveau hiérarchique de ce style. Grâce aux flèches se trouvant à droite ou à gauche, vous pourrez simplement “monter” ou “descendre” le niveau hiérarchique du titre.

Une fois que vous avez replacé tous vos titres au bon niveau, vous pourrez fermer le mode plan comme indiqué ci-dessous en 3.

Insérer une table des matières - Utiliser le mode plan
Faire un sommaire sur Word – Utiliser le mode plan

Étape 2 : Insérer la table des matières (vous allez enfin faire un sommaire sur Word !)

Placez votre curseur à l’emplacement où vous souhaitez insérer la table des matières. Il n’est pas nécessaire de prévoir d’espace, Word se chargera de déplacer le contenu de manière appropriée.

  1. Placez votre curseur au début du texte où l’insertion aura lieu
  2. Sélectionnez l’onglet “Références”
  3. Déroulez le menu “Table des matières”
  4. Choisissez l’affichage qui vous convient
Insérer une table des matières automatiquement
Insérer une table des matières automatiquement

Maintenant, vous voyez ceci :

Faire un sommaire sur Word - Numerotation des titres
Insérer une table des matières – Numérotation des titres

Mais que vois-je ?? Le titre de la table des matières a pris la même numérotation que mes titres ! Du coup, toute ma numérotation des titres a changé !

Pas de panique, comme d’habitude avec Word, il y a une explication. Je vous l’explique d’ailleurs dans mon article [Apprendre] Comment bien débuter sa formation avec Word ?, tout est une question d’héritage et de styles…

Étape 3 : Adapter le style du titre du sommaire

Afin d’éditer le style de l’en-tête, il faut placer son curseur sur le titre. Ensuite, dans le bloc des styles vous aurez le style “En-tête de table des matières” qui est sélectionné. Vous pourrez faire un clic-droit et cliquer sur “Modifier”.

Faire un sommaire sur Word - MAJ Style en-tete
Insérer une table des matières – MAJ Style en-tête

Vous aurez alors le menu suivant qui s’affiche. Le point essentiel est de bien lire ce qui se trouve à gauche “Style basé sur :”. Le menu présente “Titre 1”. Cela signifie que le style de l’en-tête hérite de tous les styles du “Titre 1”, et même la numérotation.

Faire un sommaire sur Word - Changer le style en-tête
Insérer une table des matières – Changer le style en-tête

En changeant cela de “Titre 1” à “Normal”, vous affranchissez le style de sa dépendance à “Titre 1”.

Après avoir cliqué sur “OK”, vous obtenez l’affichage suivant. On peut voir que le texte “Table des matières” a perdu tous ses styles. Il faut maintenant mettre à jour tout le contenu de la table des matières. Pour cela, cliquez sur “Mettre à jour la table…”.

MAJ Table
MAJ Table des matières

Et veillez bien à sélectionner “Mettre à jour toute la table” :

Mettre a jour toute la table
Mettre à jour toute la table

Cette fois, la numérotation est à jour !

Faire un sommaire sur Word - Numérotation des titres a jour
Numérotation des titres à jour

Étape 4 : Faire un sommaire personnalisé sur Word

Voici une véritable astuce pour exceller avec les tables des matières, découvrir les styles cachés utilisés par Word pour gérer la présentation de la table des matières !

Pour cela, comme précédemment :

  1. Sélectionnez le texte entier d’une des entrées de la table des matières
  2. Cliquez sur la petite flèche en bas à droite des styles et faire apparaître l’ensemble des styles utilisés
  3. Observez les trois styles
    1. En-tête de table des matières
    2. TM1 > Pour “Titre 1 de table des matières”
    3. TM2 > Pour “Titre 2 de table des matières”
  4. Choisissez celui de votre choix et mettez-le à jour
Faire un sommaire sur Word - MAJ des styles du sommaire
Insérer une table des matières – MAJ des styles du sommaire

ÁA la fin, vous obtenez une table des matières stylée !

Faire un sommaire sur Word - Final
Faire un sommaire sur Word – Final

Dernière étape

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[Tuto] Jusqu’où peut-on aller avec les mises en forme conditionnelles sur Excel ?

[Tuto] Jusqu’où peut-on aller avec les mises en forme conditionnelles sur Excel ?

La mise en forme conditionnelle est à Excel ce que les épices sont à la cuisine ! Sans aucune mise en forme, cela peut être bon, mais sans saveur. En trop grande dose, cela peut gâcher tout votre travail. Dans cet article, je souhaite vous présenter quelques fonctionnalités de base :  mise en forme conditionnelle des textes, mise en forme conditionnelle des lignes. Je souhaite surtout vous présenter les fonctionnalités avancées des mises en forme conditionnelles. Enfin, je vous présenterai quelques astuces avancées pour réellement exceller avec les mises en forme conditionnelles !

Introduction

Excel permet de faire des calculs, présenter les résultats dans un graphique et également mettre en forme des données, c’est-à-dire changer le format du nombre, le style de la police, la présence et le style de bordure, et enfin le remplissage (la couleur du fond de la cellule).

La fonctionnalité de mise en forme conditionnelle dans Excel permet d’adapter ces attributs de manière automatique en fonction des critères de vos choix ! Cela peut paraître théorique lorsque c’est écrit ainsi, mais avec quelques cas pratiques, ce sera plus clair.

Cas pratique 0 : Prise en main des mises en forme conditionnelles

Créer une nouvelle règle

La fonction de mise en forme conditionnelle a été placée dans le bandeau “Accueil”, c’est vous dire si elle est fréquemment utilisée !

Comme le menu le présente, plusieurs fonctions pré-configurées existent. Celles-ci seraient d’ailleurs difficiles à mettre en place “sans code”. Elles sont donc utiles, mais ne sont pas extensibles…

La fonction que vous utiliserez le plus souvent est bien la “Nouvelle règle…”. Celle-ci vous correspondra et fera ce que vous lui demanderez.

Excel - Menu mise en forme conditionnelle

Une fois cette action réalisée, la fenêtre suivante apparaît.

Excel - Menu mise en forme conditionnelle - Type reglesDans la liste des options proposées, sur la même idée que précédemment, pour les règles de mise en forme conditionnelle “simples”, les 5 premiers choix pourront être utiles. Pour tous les autres cas, ce sera la dernière option “Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué”.

La formule qui permettra de déclencher la mise en forme sera à saisir dans la barre de formule en 2.

Et en 3, surtout, ne l’oubliez pas ! C’est la mise en forme à adopter si la formule saisie renvoie VRAI.

Combien de fois ai-je oublié de configurer la mise en forme… ? Je ne le compte plus. J’étais pourtant certain de ma formule conditionnelle… et rien ne se passait.

Au bout d’un quart d’heure à vérifier et revérifier, je me rends compte que je n’ai pas configuré de mise en forme spéciale… donc le champ ne se mettait pas en évidence !

Gérer les règles de mise en forme conditionnelleExcel - Gerer les mises en forme conditionnelle

Dans le menu initial des mises en forme conditionnelles, se trouve également une option essentielle : “Gérer les règles…”

Cette option permet non seulement de retrouver l’ensemble des règles qui s’appliquent sur une feuille de calcul, mais elle permet aussit de mettre en pratique une super astuce que je vous dévoile plus loin dans cet article !

L’écran qui apparaît alors est EXTRÊMEMENT important !

Excel - Menu mise en forme conditionnelle - Gerer regles

  1. Après l’oubli de configurer une mise en forme, c’est la deuxième cause de perte de temps ! Les règles affichées ne concernent que la portée affichée. Vous pouvez avoir comme choix : le tableau où se trouve votre souris, la sélection ou la feuille entière. Toutes les règles qui s’appliquent ne sont pas systématiquement affichées !
  2. Le format permet d’identifier d’un coup d’œil la règle recherchée.
  3. La zone “S’applique à” est ESSENTIELLE ! Elle va être la clé pour étendre une règle que vous aurez paramétrée sur une unique cellule.
  4. Last but not least, la case “Interrompre si Vrai”. Eh oui ! Il est possible d’interrompre l’application des règles de mise en forme dès qu’une règle est appliquée. Ainsi, l’ordre des règles va également revêtir une importance.

Avec toutes ces informations en main, vous êtes prêt à mettre en pratique les cas que je vous présente ci-dessous.

Cas pratique 1 : Mise en forme conditionnelle d’un texte

Besoin = Détecter les doublons

Le cas d’utilisation que je vois le plus fréquemment avec Excel, c’est de l’utiliser comme un fichier de commandes ou de factures (voire les deux en même temps !). Je vous invite à lire et à relire mon article décrivant les 4,5 apprentissages qu’un cours Excel devrait vous enseigner, et en particulier le premier point ! Cela étant dit, vous avez un problème à résoudre, c’est celui de ne pas donner deux fois le même numéro de commande ou de facture sur des lignes différentes.

Excel n’étant pas une application de gestion, il n’intègre pas de fonctionnalité d’incrément de numéro ou de création d’un identifiant unique.

Vous devez saisir les numéros de commandes qui contiennent en plus des lettres pour diverses raisons, vous n’avez pas fabriqué une formule de calcul automatique. Vous devez seulement vérifier qu’il n’y a pas eu d’erreur de saisie (et surtout de doublons).

Excel - Mise en forme conditionnelle - Texte

Étape n° 1 : Identifier la formule qui permet de détecter le doublon

Déterminons comment détecter un doublon pour une cellule donnée.

La réponse se trouve dans la question, détecter un doublon, c’est trouver au moins deux fois la même valeur. La formule qui sera utilisée est donc : NB().

Dans la mesure où il s’agira de tester si le nombre d’occurrences une valeur est strictement supérieure à 1, nous nous orienterons vers NB.SI(plage de recherche ; valeur recherchée).

En langage Excel, cela donnera : NB.SI($A$2:$A$19;$A$2)>1.

Cette formule signifie “Compte le nombre de fois que tu trouves la valeur de $A$2 dans la plage de valeur allant de $A$2 à $A$19 et dis-moi si ce nombre est supérieur à 1”.

Étape n° 2 : Tester cette formule sur un seul champ

Pour tester cette formule, il ne reste qu’à ajouter une formule contenant une condition, “Si – Y’a-t-il un doublon” – alors VRAI sinon FAUX.

Cela nous amène à la formule complète : =SI(NB.SI($A$2:$A$19;$A$2)>1;VRAI;FAUX).

Étape n° 3 : Généraliser sa formule sur une plage de champs

Excel - Plage mise en forme conditionnellePour appliquer une règle sur un ensemble de champs, il sera nécessaire de relire et analyser à nouveau la formule qui avait été trouvée.

Il faut analyser les références fixes et réfléchir à celles qui doivent devenir relatives.

Rappel sur les références et l’utilisation du symbole $

Une référence à une cellule avec des symboles $ indique que la référence ne doit pas s’adapter au contexte, l’absence du symbole indique qu’il faut s’adapter au contexte.

Deuxième rappel, $A2 signifie que la colonne ne doit pas s’adapter, mais la ligne oui (ce sera toujours la colonne A). A$2 indique que la colonne doit s’adapter et la ligne non (ce sera toujours la ligne “2”).

Notre formule précédente =SI(NB.SI($A$2:$A$19;$A$2)>1;VRAI;FAUX) possède deux références. L’une correspond à toutes les cellules parmi lesquelles nous recherchons des doublons ($A$2:$A$19), l’autre correspond à la cellule dont nous cherchons les doublons ($A$2).

Comme nous allons étendre la zone sur laquelle nous recherchons des doublons, si la cellule recherchée reste avec les symboles $, la mise en forme changera uniquement si la cellule A2 est en doublon ! Il est donc essentiel de changer manuellement cette référence de $A$2 en A2. Ainsi, la règle adaptera AUTOMATIQUEMENT au contexte où elle s’applique.

Il ne vous reste qu’à étendre la plage d’application de la règle.

Dans le menu “Gérer les règles de mise en forme”, vous devriez avoir cet écran :

Excel - Plage mise en forme conditionnelle - 1

Ainsi, seule la première cellule est vérifiée. Vous allez pouvoir étendre la zone sur laquelle cette règle s’applique avec la petite flèche vers le haut et en sélectionnant toute la plage de vérification.

Excel - Plage mise en forme conditionnelle - 2

Maintenant, c’est tout bon !

Attention : Si vous retiriez les $ de la plage de recherche ($A$2:$A$19), celle-ci changerait également automatiquement. Elle deviendrait A3:A20 pour le test de la 2e ligne, A4:A21 pour la 3e, et ainsi de suite. Au fur et à mesure, les valeurs des premières cellules du tableau ne seraient plus dans la zone de recherche d’un doublon !

Autres cas

A ce stade, vous l’aurez certainement compris, la mise en forme conditionnelle d’une date ou la mise en forme conditionnelle d’une somme n’est pas plus difficile. Il vous faut déterminer la formule qui vous correspond pour détecter quand il faut changer la mise en forme.

Ne pas oublier que la mise en forme conditionnelle peut également adapter le format des nombres. J’ai d’ailleurs récemment découvert la mise à jour des monnaies disponibles dans Excel avec la présence du Bitcoin !

Excel - Menu mise en forme conditionnelle - Format nombre

Cas pratique 2 : Mise en forme conditionnelle d’une autre cellule

Initialement, nous avons tendance à penser que la mise en forme doit s’appliquer sur la cellule contenant les valeurs. Que nenni ! Les règles partent de la cellule à mettre en forme, peu importe où elle se trouve.

Ce sont les règles de mise en forme conditionnelle qui vont déterminer les conditions de changement de la mise en forme.

Ainsi, je peux configurer une cellule que j’appellerais “Garant de la conformité”. Je peux par exemple conditionner sa mise en forme au respect de toutes les règles de gestion de ma feuille Excel.

  • S’il y a un doublon, je passe en rouge.
  • S’il manque une valeur dans une ligne, je passe en bleu.
  • Si le total est négatif, je passe en orange.

D’un coup d’œil, il est alors possible de connaître l’état de cohérence de la feuille / du classeur Excel.

Cas pratique 3 : Mise en forme conditionnelle d’une ligne entière

La mise en forme conditionnelle d’une ligne entière n’est pas plus compliquée que celle d’une cellule unique. Le véritable défi se situe dans la configuration des références ($A$1 ≠ $A1 ≠ A$1 ≠ A1).

La situation que j’utilise régulièrement, c’est de mettre en forme toutes les cellules concernées par un calcul qui ne respecte pas une condition. Par exemple, je vais répartir un travail entre des équipes à l’aide de pourcentage. Bien sûr le total doit faire 100, et je peux le calculer et présenter le résultat.

Excel -MFC - Ligne entiere

L’enjeu reste toujours de gérer les références fixes et relatives. Dans l’exemple présenté, le test est assez simple : =SI($K$2<>1;VRAI;FAUX).

Attention, 100% = 1 et pas 100… Sinon, votre test retournera VRAI tant que le total ne sera pas de 10’000 %.

La plage où appliquer cette règle sera l’ensemble du tableau : $C$2:$K$11.

Hélas, cela ne fonctionnera que pour la première ligne. Dès la deuxième, cela posera un problème ! Avez-vous trouvé pourquoi ?

Il n’y a aucune référence qui est relative dans le test “SI”. Ce sera toujours la cellule K2 qui sera testée. Comme vous souhaitez rendre le test relatif à la ligne où vous vous trouvez, il faudra saisir $K2 au lieu de $K$2.

La bonne réponse est donc : =SI($K2<>1;VRAI;FAUX).

Bonus pour devenir un expert

Dès que possible, j’utilise les tables dans Excel. Cela a un avantage important dans le nommage des cellules dans les formules.

Ainsi, la somme des pourcentages (issue de l’exemple précédent) n’est pas SOMME(C2:J2) mais SOMME(TChargesRepartition[@[Equipe 1]:[Equipe 8]]).Excel - MFC - Table

Cela rend la formule lisible et compréhensible.

Comment faire pour rendre les formules de mise en forme conditionnelle également lisibles ?

Pas de chance ! Les références structurées ne sont pas supportées par cette fonction ! (pas encore… j’espère que cela arrivera un jour !).

Mais, j’ai tout de même une petite astuce pour cela ! Cela s’appelle les “noms”. Oui, oui, les “noms”.

Excel - MFC - Les noms

Cela permet de donner un nom à une plage ou à une cellule. Ainsi, au lieu de désigner les cellules selon leur adresse (A1, K2, …), il est possible de donner un nom à une cellule et d’y faire référence dans les formules.

Reprenons le premier exemple de cet article avec la mise en évidence des doublons.

Excel - Mise en forme conditionnelle - TexteLa formule était : =SI(NB.SI($A$2:$A$19;$A$2)>1;VRAI;FAUX).

Vous pouvez sélectionner toutes les cellules contenant les n° de commandes (de A2 à A19) et leur donner un nom dans la zone nom directement.

Excel - MFC - Donner un nom

La zone nom correspond à cette zone où se trouve habituellement le nom d’une cellule. Ici, j’ai choisi le nom “NoCommandes”.

Ensuite, vous allez pouvoir changer votre formule dans la condition de mise en forme en :

=SI(NB.SI(NoCommandes;A2)>1;VRAI;FAUX)

Cela peut paraître anodin comme changement, mais je vous assure que lorsque vous avez des fichiers Excel complexes avec de très nombreuses mises en forme conditionnelles en place, identifier le périmètre concerné par une formule fait gagner beaucoup de temps !

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