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Insérer une table des matières sur Word est l’un des premiers besoins après avoir rédigé un document. Or, pour insérer convenablement un sommaire sur Word, il faut s’y être préparé convenablement. En effet, utiliser les styles est primordial comme je vous l’expliquerai plus loin.
Toutefois, il est possible de personnaliser votre sommaire Word avec d’autres styles que les fameux « Titre 1 », « Titre 2 », etc, que Word propose par défaut.
Étape 0 : Faire un sommaire sur Word
Pour bien apprendre à utiliser Word, il faut commencer par apprendre les noms des fonctions. Dans Word, la fonction d’ajout d’un sommaire s’opère par l’insertion d’une table des matières. Pour ceux disposant d’une interface en anglais, c’est le « Table of contents » plus connu avec le sigle « ToC ».
Afin de pouvoir mettre à jour votre table des matière de manière automatique, vous devez le préparer. Cette préparation nécessite une utilisation des styles et une bonne hiérarchisation des styles entre eux. Commençons donc avec la première étape.
Étape 1 : Préparer son document Word
Votre document est ouvert devant vous et il n’attend que l’insertion d’un sommaire.
Le critère essentiel est l’utilisation des styles de Titres. Il s’agit en particulier des styles « Titre 1 », « Titre 2 », etc. Si vous utilisez ces styles, vous aurez moins d’adaptation à apporter par la suite. En effet, Word est fourni prêt à l’emploi avec un jeu de styles et des fonctions qui les utilisent. Si vous souhaitez tout faire de zéro, c’est possible, par contre, vous aurez souvent des adaptations à apporter.
Vérifiez l’utilisation des styles « Titre xx »
Pour voir si votre document est prêt, vous pouvez sélectionner vos titres dans le texte et voir quel style est appliqué. Dans l’exemple, on peut voir que c’est bien « Titre 1 » qui s’applique au texte surligné.
Il faut faire cette vérification pour chaque en-tête de paragraphe. Ci-dessous, vous pouvez voir l’exemple avec le premier sous-titre. Il s’agit bien du style « Titre 2 » qui a été utilisé.
Afin de faciliter la revue de l’ensemble des styles de votre document, je vous recommande d’utiliser un affichage spécial de votre document : l’affichage en mode plan.
Pour gérer la hiérarchie, passez en mode Plan !
Pour cela, rendez-vous dans l’onglet « Affichage » puis cliquez sur « Plan » comme indiqué :
Vous verrez alors votre document d’une nouvelle manière. La première chose que vous verrez ce sont les « gros boutons plus ». Ils permettent de « fermer » les paragraphes et ne laisser apparaître que les titres. Ce mode d’affichage est également très pratique pour réorganiser son contenu. Il suffit d’attraper et de faire glisser un titre pour que tout le contenu se déplace avec.
L’affichage permet de visualiser vos titres classés selon leur hiérarchie. Lorsque votre curseur se trouve sur un texte (dans l’exemple il se trouve sur « vivamus a tellus »), vous pouvez voir en 2 le niveau hiérarchique de ce style. Grâce aux flèches se trouvant à droite ou à gauche, vous pourrez simplement « monter » ou « descendre » le niveau hiérarchique du titre.
Une fois que vous avez replacé tous vos titres au bon niveau, vous pourrez fermer le mode plan comme indiqué ci-dessous en 3.
Étape 2 : Insérer la table des matières (vous allez enfin faire un sommaire sur Word !)
Placez votre curseur à l’emplacement où vous souhaitez insérer la table des matières. Il n’est pas nécessaire de prévoir d’espace, Word se chargera de déplacer le contenu de manière appropriée.
- Placez votre curseur au début du texte où l’insertion aura lieu
- Sélectionnez l’onglet « Références »
- Déroulez le menu « Table des matières »
- Choisissez l’affichage qui vous convient
Maintenant, vous voyez ceci :
Mais que vois-je ?? Le titre de la table des matières a pris la même numérotation que mes titres ! Du coup, toute ma numérotation des titres a changé !
Pas de panique, comme d’habitude avec Word, il y a une explication. Je vous l’explique d’ailleurs dans mon article [Apprendre] Comment bien débuter sa formation avec Word ?, tout est une question d’héritage et de styles…
Étape 3 : Adapter le style du titre du sommaire
Afin d’éditer le style de l’en-tête, il faut placer son curseur sur le titre. Ensuite, dans le bloc des styles vous aurez le style « En-tête de table des matières » qui est sélectionné. Vous pourrez faire un clic-droit et cliquer sur « Modifier ».
Vous aurez alors le menu suivant qui s’affiche. Le point essentiel est de bien lire ce qui se trouve à gauche « Style basé sur : ». Le menu présente « Titre 1 ». Cela signifie que le style de l’en-tête hérite de tous les styles du « Titre 1 », et même la numérotation.
En changeant cela de « Titre 1 » à « Normal », vous affranchissez le style de sa dépendance à « Titre 1 ».
Après avoir cliqué sur « OK », vous obtenez l’affichage suivant. On peut voir que le texte « Table des matières » a perdu tous ses styles. Il faut maintenant mettre à jour tout le contenu de la table des matières. Pour cela, cliquez sur « Mettre à jour la table… ».
Et veillez bien à sélectionner « Mettre à jour toute la table » :
Cette fois, la numérotation est à jour !
Étape 4 : Faire un sommaire personnalisé sur Word
Voici une véritable astuce pour exceller avec les tables des matières, découvrir les styles cachés utilisés par Word pour gérer la présentation de la table des matières !
Pour cela, comme précédemment :
- Sélectionnez le texte entier d’une des entrées de la table des matières
- Cliquez sur la petite flèche en bas à droite des styles et faire apparaître l’ensemble des styles utilisés
- Observez les trois styles
- En-tête de table des matières
- TM1 > Pour « Titre 1 de table des matières »
- TM2 > Pour « Titre 2 de table des matières »
- Choisissez celui de votre choix et mettez-le à jour
ÁA la fin, vous obtenez une table des matières stylée !
Dernière étape
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Vous avez la possibilité d’insérer autant de tables que vous le souhaitez ! Ainsi, si vous préférez avoir un sommaire « bref », vous insérez une table des matières personnalisée (cf. Image de l’étape 2, on voit tout en bas l’option « Insérer une table des matières personnalisée… »).
Ainsi, vous sélectionner le niveau de menu que vous souhaitez voir apparaître (en général, 1 uniquement).
Puis, vous insérez là où vous le souhaitez la table des matières détaillées avec tous les niveaux de menus désirés (soit en sélectionnant une seconde fois « Insérer une table des matières personnalisées… », soit en sélectionnait une table des matières déjà proposée).
J’espère avoir répondu à votre question.
comment procéder pour avoir un sommaire et une table des matières?