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“Faire un sommaire sur Word” est l’expression la plus utilisée (selon Google) pour la fonction que vous recherchez : “Insérer une table des matières”. J’ai également été surpris de voir l’expression “sommaire automatique Word”. De toute manière, quelle qu’ait été l’expression que vous ayez utilisée, je vais décrire dans cet article comment insérer ce fameux sommaire sur Word.

Étape 0 : “Faire un sommaire sur Word”

Pour bien apprendre à utiliser Word, il faut commencer par apprendre les noms des fonctions. Dans Word, la fonction d’ajout d’un sommaire s’opère par l’insertion d’une table des matières. Pour ceux disposant d’une interface en anglais, c’est le “Table of contents” plus connu avec le sigle “ToC”.

Si votre document est bien préparé, l’insertion d’une table des matières pourra se faire de manière automatique. Toutefois, je vous propose un tuto pour réellement exceller dans l’insertion automatique de la table des matières.

Étape 1 : Préparer son document Word

Votre document est ouvert devant vous et il n’attend que l’insertion d’un sommaire.

Insérer une table des matières sur Word - Document initial
Insérer une table des matières – Document initial

Le critère essentiel est l’utilisation des styles de Titres. Il s’agit en particulier des styles “Titre 1”, “Titre 2”, etc.

Vérifiez l’utilisation des styles “Titre xx”

Pour voir si votre document est prêt, vous pouvez sélectionner vos titres dans le texte et voir quel style est appliqué. Dans l’exemple, on peut voir que c’est bien “Titre 1” qui s’applique au texte surligné.

Faire un sommaire sur Word - Utiliser les styles de titres 1
Insérer une table des matières – Utiliser les styles de titres

Il faut faire cette vérification pour chaque en-tête de paragraphe. Ci-dessous, vous pouvez voir l’exemple avec le premier sous-titre. Il s’agit bien du style “Titre 2” qui a été utilisé.

Faire un sommaire sur Word - Utiliser les styles de titres 2
Insérer une table des matières – Utiliser les styles de titres 2

Afin de faciliter la revue de l’ensemble des styles de votre document, je vous recommande d’utiliser un affichage spécial de votre document : l’affichage en mode plan.

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Pour gérer la hiérarchie, passez en mode Plan !

Pour cela, rendez-vous dans l’onglet “Affichage” puis cliquez sur “Plan” comme indiqué :

Faire un sommaire sur Word - Passer en mode plan
Faire un sommaire sur Word – Passer en mode plan

Vous verrez alors votre document d’une nouvelle manière. La première chose que vous verrez ce sont les “gros boutons plus”. Ils permettent de “fermer” les paragraphes et ne laisser apparaître que les titres. Ce mode d’affichage est également très pratique pour réorganiser son contenu. Il suffit d’attraper et de faire glisser un titre pour que tout le contenu se déplace avec.

L’affichage permet de visualiser vos titres classés selon leur hiérarchie. Lorsque votre curseur se trouve sur un texte (dans l’exemple il se trouve sur “vivamus a tellus”), vous pouvez voir en 2 le niveau hiérarchique de ce style. Grâce aux flèches se trouvant à droite ou à gauche, vous pourrez simplement “monter” ou “descendre” le niveau hiérarchique du titre.

Une fois que vous avez replacé tous vos titres au bon niveau, vous pourrez fermer le mode plan comme indiqué ci-dessous en 3.

Insérer une table des matières - Utiliser le mode plan
Faire un sommaire sur Word – Utiliser le mode plan

Étape 2 : Insérer la table des matières (vous allez enfin faire un sommaire sur Word !)

Vous pouvez maintenant insérer la table des matières et ainsi disposer de votre sommaire !

Placez votre curseur à l’emplacement où vous souhaitez insérer la table des matières. Il n’est pas nécessaire de prévoir d’espace, Word se chargera de déplacer le contenu de manière appropriée.

  1. Placez votre curseur au début du texte où l’insertion aura lieu
  2. Sélectionnez l’onglet “Références”
  3. Déroulez le menu “Table des matières”
  4. Choisissez l’affichage qui vous convient
Insérer une table des matières automatiquement
Insérer une table des matières automatiquement

Maintenant, vous voyez ceci :

Faire un sommaire sur Word - Numerotation des titres
Insérer une table des matières – Numérotation des titres

Mais que vois-je ?? Le titre de la table des matières a pris la même numérotation que mes titres ! Du coup, toute ma numérotation des titres a changé !

Pas de panique, comme d’habitude avec Word, il y a une explication. Je vous l’explique d’ailleurs dans mon article [Apprendre] Comment bien débuter sa formation avec Word ?, tout est une question d’héritage et de styles…

Étape 3 : Adapter le style du titre du sommaire

Afin d’éditer le style de l’en-tête, il faut placer son curseur sur le titre. Ensuite, dans le bloc des styles vous aurez le style “En-tête de table des matières” qui est sélectionné. Vous pourrez faire un clic-droit et cliquer sur “Modifier”.

Faire un sommaire sur Word - MAJ Style en-tete
Insérer une table des matières – MAJ Style en-tête

Vous aurez alors le menu suivant qui s’affiche. Le point essentiel est de bien lire ce qui se trouve à gauche “Style basé sur :”. Le menu présente “Titre 1”. Cela signifie que le style de l’en-tête hérite de tous les styles du “Titre 1”, et même la numérotation.

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Faire un sommaire sur Word - Changer le style en-tête
Insérer une table des matières – Changer le style en-tête

En changeant cela de “Titre 1” à “Normal”, vous affranchissez le style de sa dépendance à “Titre 1”.

Après avoir cliqué sur “OK”, vous obtenez l’affichage suivant. On peut voir que le texte “Table des matières” a perdu tous ses styles. Il faut maintenant mettre à jour tout le contenu de la table des matières. Pour cela, cliquez sur “Mettre à jour la table…”.

MAJ Table
MAJ Table des matières

Et veillez bien à sélectionner “Mettre à jour toute la table” :

Mettre a jour toute la table
Mettre à jour toute la table

Cette fois, la numérotation est à jour !

Faire un sommaire sur Word - Numérotation des titres a jour
Numérotation des titres à jour

Étape 4 : Mettre à jour les styles du sommaire

Voici une véritable astuce pour exceller avec les tables des matières, découvrir les styles cachés utilisés par Word pour gérer la présentation de la table des matières !

Pour cela, comme précédemment :

  1. Sélectionnez le texte entier d’une des entrées de la table des matières
  2. Cliquez sur la petite flèche en bas à droite des styles et faire apparaître l’ensemble des styles utilisés
  3. Observez les trois styles
    1. En-tête de table des matières
    2. TM1 > Pour “Titre 1 de table des matières”
    3. TM2 > Pour “Titre 2 de table des matières”
  4. Choisissez celui de votre choix et mettez-le à jour
Faire un sommaire sur Word - MAJ des styles du sommaire
Insérer une table des matières – MAJ des styles du sommaire

ÁA la fin, vous obtenez une table des matières stylée !

Faire un sommaire sur Word - Final
Faire un sommaire sur Word – Final

Dernière étape

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