Apprendre Excel : Des premiers pas aux premiers résultats
Comment apprendre Excel ? Vaste programme ! Par où débuter son apprentissage d’Excel ? Apprendre Excel veut dire bien des choses différentes pour chacun d’entre nous : est-ce apprendre toutes les fonctions d’Excel ? Est-ce concevoir un classeur complet ? Est-ce savoir utiliser et faire évoluer des fichiers Excel existants ? Bref, apprendre Excel est à la fois un objectif et tout un parcours (Personnellement, j’en apprends encore après tant d’années d’utilisation !)
Pour bien apprendre Excel, commençons par comprendre les fondamentaux
Excel est un tableur. Mais qu’est-ce qu’un tableur ? Prenons un extrait de la définition sur Wikipédia :
Une feuille de calcul est une table (ou grille) d’informations de toutes natures (données industrielles, scientifiques, commerciales, comptables, financières, statistiques, données de métiers, etc.). D’une manière générale, toute problématique, pouvant être disposée en lignes et colonnes, éventuellement sur plusieurs plans, impliquant ou n’impliquant pas des calculs, rend le tableur pertinent.
Wikipedia
Une partie de la deuxième phrase est essentielle “toute problématique pouvant être disposée en ligne et colonnes”.
Pour apprendre Excel, il faut penser le monde en lignes et en colonnes. Vous devez apprendre à quadriller, classer, structurer dans des tableaux vos informations / données.
Un petit avertissement à ce stade : si vous pouvez penser votre problème en lignes et en colonnes, Excel est un candidat, mais pas nécessairement LA solution. Access est un autre candidat… D’autres critères sont à explorer pour bien sélectionner le bon outil de travail.
Vous pouvez ainsi consulter les 4,5 apprentissages clés d’un cours Excel et en particulier le premier !
Apprendre Excel c’est apprendre à automatiser
Automatiser, oui, c’est le mot approprié. On ne parle pas encore à ce stade de programmation, mais il s’agit de faire travailler Excel à notre place pour des tâches répétitives.
La première des tâches répétitives est la réalisation d’opérations mathématiques simples pour plusieurs lignes ou plusieurs colonnes.
Afin d’automatiser, il faut pouvoir donner des instructions du type « Prends la valeur de la cellule en 2e ligne et 2e colonne, ajoute la valeur de la cellule en 3e ligne et 2e colonne et donne-moi le résultat ».
Vous comprendrez que c’est un peu long à écrire…
Pour simplifier cette instruction, chaque cellule possède une adresse. On parle également de référence d’une cellule.
Cette référence de cellule s’écrit avec des lettres et un nombre.
Dans Excel 365, les cellules vont de A1 à XFD1048576.
Apprendre Excel : les références
A quoi servent les lettres et les nombres d’une référence ?
La lettre détermine le rang de la colonne.
« A » = 1ère lettre de l’alphabet = 1ère colonne
« Z » = 26e lettre de l’alphabet = 26e colonne
Et après le « Z », on recommence l’alphabet, mais avec deux lettres : « AA », « AB », « AC », …, et ainsi de suite.
La colonne ZZ se trouve donc à la 26*26 + 26 = 702e colonne. (Nous avons 26 fois l’alphabet avec deux lettres + 1 fois l’alphabet avec une seule lettre)
Finalement, on ne cherchera pas vraiment à savoir à quel rang se trouvent les colonnes. Ce qui compte, c’est d’avoir compris le principe.
La colonne XFD se situe à la 16’384e colonne (je vous passe le calcul). Il s’agit d’une puissance de 2.
16’384 = 214
Eh oui, les informaticiens aiment bien les puissances de 2 !
Les nombres déterminent le rang de la ligne
Là, c’est bien plus simple à comprendre.
A12 sera la cellule située à la 12e ligne de la colonne A. B28, sera la cellule située à la 28e ligne de la colonne B.
Depuis quelques versions d’Excel, le nombre de lignes disponibles est de 1’048’576. Devinez quoi ? Encore une puissance de 2 !
1’048’576 = 220
Pour Exceller, vous devez savoir ceci : Excel peut utiliser une autre manière d’écrire les références !
Je dois vous avertir, le monde entier a décidé que les références s’utilisaient comme je vous l’ai décrit ci-dessus. Toutefois, une simple case à cocher dans les options d’Excel et vous entrez dans un autre monde. Celles des références ultra lisibles !
Au lieu d’écrire ZZ28, vous pourriez écrire L28C702.
En quoi est-ce plus simple ? Cette référence indique « L » (comme Lignes) suivi du numéro de la ligne puis « C » (comme Colonnes) suivi du numéro de la colonne.
C’est immédiatement plus clair.
Si vous souhaitez activer (ou désactiver) cette option, procédez comme suit :
Ensuite, cliquez sur le menu « Formules » et activez (ou désactivez) la case « Style de référence L1C1 ».
Votre feuille de calcul prendre alors la forme suivante :
Rassurez-vous tout de suite, toutes les formules de votre feuille de calcul sont automatiquement converties dans le bon format. C’est un simple remplacement d’une lettre par son rang.
En revanche, pour les plus habitués d’entre vous, cela peut sembler difficile de s’y retrouver.
Pour la suite, je n’utiliserai que la manière la plus répandue d’utiliser les références, à savoir avec les lettres et les nombres.
Apprendre à automatiser les opérations mathématiques simples avec Excel
Maintenant que vous avez bien compris la notion de référence d’une cellule, le véritable usage d’Excel va pouvoir commencer.
Nous disposons de cellules dans lesquelles nous allons inscrire des valeurs, ou des opérations.
Lorsque, dans une cellule, vous souhaitez faire un calcul utilisant la valeur de la cellule A1, vous allez indiquer à Excel, non pas la valeur elle-même, mais le fait qu’Excel doive récupérer la valeur contenue dans A1.
Ainsi, dès que vous modifierez la valeur de la cellule A1, toutes les cellules qui font référence à A1 se mettront automatiquement à jour.
Cependant, Excel ne peut pas savoir si vous écrivez A1 en référence à la cellule A1 ou juste parce que vous souhaitez écrire le texte « A1″…
C’est pourquoi il faut l’indiquer ! Ceci se fait en commençant par écrire le simple symbole « égal » : ‘=’.
Pour dire à Excel que vous souhaitez référencer le contenu de la cellule A1, il faut commencer par écrire le symbole égal ‘=’
Exemple 1 : L’addition et la multiplication
Prenons un exemple avec une facture extrêmement simplifiée.
Vous disposez d’un petit tableau avec les colonnes suivantes :
- L’intitulé d’un article
- Le prix unitaire de l’article
- La quantité
- Le prix total par article acheté
- Le prix total de la facture
L’objectif à atteindre est de pouvoir modifier les valeurs du prix unitaire ou de la quantité et d’avoir automatiquement les résultats qui se mettent à jour.
Au lieu de raisonner avec les valeurs (1×299, 6×49, puis la somme des valeurs obtenues, il faut raisonner avec les références des cellules.
| Référence cellule | Résultat attendu | Formule correspondante |
|---|---|---|
| D2 | La multiplication de B2 par C2 | =B2*C2 |
| D3 | La multiplication de B3 par C3 | =B3*C3 |
| D5 | La somme de D2 et de D3 | =D2+D3 |
Vous pouvez également observer que pendant que vous écrivez les formules, le texte de votre formule change de couleur. Les couleurs correspondent aux cellules auxquelles elles font références.
Si vous avez bien retranscrit mon exemple, vous devriez avoir le résultat ci-dessous. J’aimerais d’ailleurs en profiter pour attirer votre attention sur 3 éléments :
- Premièrement, c’est la position actuelle de mon curseur. Il se trouve en D5, sur le total de la facture. C’est la zone de nom.
- Deuxièmement, on peut voir le contenu de cette cellule. Et c’est une formule que l’on voit, et non le résultat ! C’est la barre de formule.
- Troisièmement, sur la feuille de calcul, on voit le résultat.
A partir de maintenant, si vous modifiez le prix ou la quantité, vous verrez les résultats se mettre à jour automatiquement.
Exemple 2 : Utiliser votre première fonction – SOMME()
Dans mon exemple, c’était facile, il n’y avait que 2 lignes à ajouter pour obtenir le total de la facture. Si vous en aviez 30, ce serait un peu plus pénible de saisir =D2+D3+D4+…+D31.
C’est pour cela qu’Excel possède de nombreuses fonctions prédéfinies.
Je vous propose de découvrir la fonction SOMME().
Avant d’aller plus loin, je dois maintenant vous présenter la notion de PLAGE (sans le soleil et les serviettes… 🙂 ).
Apprendre Excel : Les PLAGES
Une PLAGE correspond à un ensemble de cellules. Ce sera une manière simplifiée d’indiquer à Excel que nous avons besoin de l’ensemble des cellules contenues dans un rectangle en particulier.
Regardez la sélection ci-dessous :
J’ai volontairement vidé tout le contenu des cellules pour mettre l’accent sur la zone sélectionnée. Et c’est également volontairement un rectangle composée de plusieurs colonnes et plusieurs lignes.
Nous aurons besoin des cellules situées en haut à gauche (ici B2) et en bas à droite (ici D5). Ce sont elles qui détermineront notre plage.
L’écriture à utiliser sera : B2:D5.
Excel comprendra qu’il faut prendre en compte toutes les cellules contenues dans ce rectangle.
Ce rectangle peut posséder uniquement une colonne : B2:B5 (en rouge). Ou encore, ne posséder qu’une seule ligne B2:D2 (en bleue).
Utiliser la fonction SOMME()
Vous l’avez deviné, nous allons pouvoir fournir une plage à la fonction SOMME() pour terminer notre exemple.
Avez-vous trouvé comment décrire cette plage ?
Les articles vont de la ligne 2 à la ligne 31, et les cellules à additionner se trouvent dans la colonne D. La plage se décrira ainsi : D2:D31.
Excel pourra alors interpréter cette plage et exécuter la fonction SOMME() sur celle-ci. Comme son nom l’indique, la fonction SOMME additionnera toutes les cellules et vous présentera le résultat.
Petite astuce pour avoir tout lu !
Pour vous remercier d’avoir tout lu, je vous présente une fonction que même les assez bons ne connaissent pas !
Vous avez pu voir sur cette capture qu’à moins d’être sur la cellule, rien n’indique que c’est le résultat d’une opération avec d’autres cellules.
Une fonctionnalité d’Excel permet de montrer immédiatement toutes les formules présentes dans toutes les cellules du classeur.
Ainsi, au lieu de voir le résultat du calcul, vous verrez les formules !
- Menu Formules
- Afficher les formules (à désactiver ensuite)
Et à ce moment, toutes les formules se révèlent ! En en cliquant sur les cellules (comme en 3), vous verrez immédiatement les cellules concernées par la formule.
N’oubliez pas de cliquer à nouveau sur cette option pour que le résultat revienne.
Pour une raison encore inconnue, les largeurs des cellules augmentent soudainement. Pas d’inquiétude, lorsque l’affichage des formules est désactivé, les largeurs reviennent à leur état originel.
Avez-vous appris à mieux utiliser Excel ?
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Merci !
Dans la liste des options proposées, sur la même idée que précédemment, pour les règles de mise en forme conditionnelle “simples”, les 5 premiers choix pourront être utiles. Pour tous les autres cas, ce sera la dernière option “Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué”.
Pour appliquer une règle sur un ensemble de champs, il sera nécessaire de relire et analyser à nouveau la formule qui avait été trouvée.
La formule était : =SI(NB.SI($A$2:$A$19;$A$2)>1;VRAI;FAUX).