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Comment créer un bon diaporama avec PowerPoint ?

Comment créer un bon diaporama avec PowerPoint ?

Avant de savoir comment créer un bon diaporama, il faut s’équiper avec les bons outils. Ici, ce sera PowerPoint. Je vais vous présenter comment créer un bon diaporama. Mais ce ne sera pas un simple tutoriel. À la fin de l’article, vous en saurez plus que la plupart de ceux qui se croient experts ! Je vous souhaite une excellente lecture.

Se préparer avant de créer son diaporama

Avant de commencer à créer des diapositives et à entrer dans le vif du sujet, je vous recommande de penser plus globalement à l’objectif que votre diaporama doit atteindre.

  1. Quel est le message que vous souhaitez passer ?
  2. À qui allez-vous vous adresser ? Qu’attend votre audience de cette présentation ?
  3. Quelles réactions / décisions attendez-vous de votre audience ?
  4. De combien de temps disposez-vous pour présenter ?
  5. Est-ce une présentation pour une borne d’information et qui doit tourner en boucle ?

À travers cet article, je vais vous guider pas à pas, étape par étape, afin que votre diaporama soit un succès !

Étape 1 : Pour créer un bon diaporama > Construisez une histoire

Avant de commencer : identifiez votre message clé

Avant de créer vos diapositives, vous devez déterminer le message le plus important que vous souhaitez faire passer. C’est le nectar de votre présentation.

Au-delà de 2 messages à faire passer (même 3), vous risquez de perdre votre auditoire.

Posez-vous la question : s’il ne devait rester qu’un message, lequel serait-ce ?

Posez-vous la question des attentes de votre auditoire

Avant de créer la première diapositive, vous avez encore d’autres étapes à passer. Qu’attend votre auditoire ? Quelles sont ses préoccupations ? Pourquoi toutes ces personnes doivent-elles vous écouter ? À votre avis, qu’aimeraient-elles entendre ?

Bien sûr, il n’est pas question ici de faire de faire de l’hypocrisie et de ne dire que ce que votre auditoire “souhaite entendre”. Mettez-vous à leur place. Il faut comprendre leurs besoins et leurs attentes pour pouvoir adapter ses propos.

La préoccupation première est-elle le budget ? Est-ce la notoriété ? Est-ce le planning ? La compétence ?

Vous en doutez encore ? Alors allez voir cette vidéo de comment les grands leaders inspirent à l’action de Sinom Sinek.

Racontez votre histoire – Le storytelling

Maintenant, vous pouvez développer votre message-clé autour des préoccupations de votre public.

Pour intéresser votre auditoire, vous devez d’abord montrer que vous l’avez compris !

Je vous ai compris.

Charles de Gaulle le 4 juin 1958 (https://fr.wikipedia.org/wiki/Je_vous_ai_compris)

Comment pourriez-vous demander leur attention si vous ne les intéressez pas ? Quoi de mieux pour les intéresser que de parler de leurs préoccupations !

Mettez en évidence un problème de votre auditoire. Avec cela, vous aurez toute son attention !

Désormais, armé de toutes ces informations, vous allez pouvoir construire votre diaporama.

Étape 2 : Quel contenu pour créer ce bon diaporama ?

Créer un bon diaporama est différent de rédiger un bon rapport !

On vous a alloué un temps de parole, pas un temps de lecture ! Ne faites pas comme tant de mauvais présentateurs qui écrivent tout leur texte et passent leur temps à lire ce qu’ils ont écrit ! S’il vous plaît !

En plus, sachez que nous lisons plus vite que nous ne parlons. Avant la fin de la première diapositive, vous aurez perdu l’attention de la salle… Peu importe l’importance et la justesse de votre message, animer une présentation est un show !

Si vous avez des chiffres, des textes, des détails à développer, écrivez-les dans un rapport et envoyez-le avant ou après votre présentation.

Un dessin vaut mieux qu’un long discours

– Tu veux que je te fasse un dessin ?

– Oui !!!

Combien de fois avez-vous utilisé un tableau, une feuille de brouillon, un schéma ou tout autre support visuel pour développer une notion ? À travers votre diaporama, c’est exactement ce que vous devez faire !

Maintenant vous devez penser votre message à travers le plus de visuels possibles.

Rédigez d’abord la structure de votre message. Ensuite, vous pourrez trouver des illustrations qui collent à votre discours. Selon les émotions que vous souhaiterez mettre en avant, vous choisirez l’image adéquate.

Où trouver des images pour illustrer votre diaporama ?

Normalement, vous avez pensé à votre moteur de recherche préféré… mais il y a mieux ! Il existe des sites avec des banques d’images gratuitement utilisables et libres de droits !

Voici une petite liste de sites proposant des images libres de droits :

Sachez qu’il existe bien d’autres banques d’images libres de droits. Toutes celles-ci vous seront d’une grande utilité afin de trouver les illustrations appropriées.

Étape 3 : Sélectionner un modèle de présentation et/ou un thème

Je vous proposerai un article prochainement détaillant la différence entre un thème et un modèle de présentation. À ce stade de votre création de votre diaporama, il n’est pas utile de connaître toutes les subtilités.

Lorsque vous démarrez PowerPoint, celui-ci vous propose de choisir parmi une liste de modèles de présentation. Vous pouvez démarrer avec le modèle vide.

Choix du modèle de présentation
Créer un bon diaporama – Choix du modèle de présentation

Ensuite, vous pouvez vous rendre dans l’onglet “Création” (1) et sélectionner un thème (2). N’hésitez pas à cliquer sur chacune des propositions qui vous plaisent. Au passage, pensez à tester les variantes de thèmes (3) également à votre disposition !

Variantes de thèmes
Créer un bon diaporama – Choix de variantes

Comment explorer les possibilités d’un thème ?

Lorsque vous sélectionnez un thème et une variante en particulier, vous n’avez qu’une seule diapositive visible. Celle-ci ne permet pas de se rendre compte de toutes les possibilités offertes par le thème.

Pour bien s’en rendre compte, il faut étudier toutes les “Dispositions” incluses dans le thème. Il suffit de faire un clic droit sur une des diapositives depuis la colonne de gauche et de sélectionner “Disposition”. Sinon, vous vous rendez sur l’onglet “Accueil” et utilisez le bouton comme ci-dessous :

Liste des dispositions
Créer un bon diaporama – Liste des dispositions

Enfin, vous pouvez également insérer une nouvelle diapositive avec la bonne disposition directement. Pour cela, utilisez le bouton juste à côté “Nouvelle diapositive” avec la flèche pointant vers le bas et sélectionnez la disposition de votre choix.

Peut-on changer de thème après-coup ?

Heureusement, il est tout à fait possible de changer de thème une fois que vos diapositives sont créées. Toutefois, il y a quelques informations à prendre en compte.

  • Premièrement, une disposition est composée de plusieurs zones réservées préconfigurées (zone de titre, zone de texte, zone d’image, etc.).
  • Deuxièmement, lorsqu’on change de disposition, rien ne vous garantit que le nouveau modèle de présentation prévoie le même nombre de zones préconfigurées.
  • Troisièmement, PowerPoint essaie de faire correspondre les zones de l’ancienne disposition vers la nouvelle disposition.
  • En cas d’échec, les contenus ne sont pas perdus, mais ils sont moins joliment intégrés.

En revanche, changer de variante au sein d’un même thème ne pose aucun problème !

Étape 4 : Mettre en pratique et finalement créer ce bon diaporama !

Les diapositives minimales obligatoires ou pas !

Je ne vois que deux diapositives qui sont obligatoires :

  1. Le titre de votre présentation
  2. La dernière pour remercier votre audience

Faut-il nécessairement une diapositive pour présenter le sommaire et une pour chaque partie ? C’est discutable. Cela dépendra du contexte… Plus le temps passe, moins j’en vois réellement l’intérêt.

La plupart du temps, vous disposez d’un temps limité et plutôt court pour présenter. Alors pourquoi charger le contenu alors que vous pouvez le dire oralement ?

Lorsqu’il s’agit d’un support de présentation pour un cours magistral, alors oui, un sommaire et des diapositives de transition sont très utiles.

Au lieu d’une diapositive présentant la partie suivante, vous pouvez faire comme dans certains livres, un résumé de ce qui a été présenté. C’est alors naturellement que votre auditoire comprend que vous passez une étape et qu’une nouvelle s’ouvre.

Ajouter les diapositives en sélectionnant les dispositions

Nous rentrons ici dans la partie technique de la construction du diaporama.

Personnellement, rien ne m’insupporte plus que de voir la zone de titre bouger d’une diapositive à l’autre ! Alors, s’il vous plaît, soit vous utilisez les dispositions de votre thème, soit vous êtes suffisamment original pour retirer la zone de titre totalement…

Sinon, cela donne une impression de négligence, et vous retire du crédit. Ne l’oubliez pas, si c’est vous qui présentez, la charge de convaincre est de votre côté.

Faut-il mettre des animations dans les diapositives pour créer un bon diaporama ?

Ne l’oubliez jamais, nous lisons plus vite que nous ne parlons. Tout le texte que vous présentez sera lu avant que vous ne l’ayez dit…

Donc, si vous vous retrouvez dans la nécessité de mettre du contenu textuel, alors, oui, affichez le texte progressivement.

Voici un exemple pour ajouter une animation :

Ajouter une animation à une diapositive
Créer un bon diaporama – Ajouter une animation

Ensuite, selon vos besoins, vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez ainsi :

Ajouter une autre animation à une diapositive qui possède déjà une animation
Créer un bon diaporama – Ajouter une autre animation

Quelques astuces pour gérer les animations de vos diapositives

Astuce n°1 : Visualiser toutes les animations présentes sur une diapositive

Dans l’onglet “Animation” de PowerPoint, vous disposez de la fonction “Volet animation”.

Afficher le volet animation
Créer un bon diaporama – Volet animation

Ainsi, vous pouvez voir l’ensemble des animations de votre diapositive. Mais ce n’est pas tout, vous pouvez également voir leur timing, leurs enchaînements/dépendances.

Créer un bon diaporama - Volet animation - Séquence et durée
Créer un bon diaporama – Volet animation – Séquence et durée

Astuce n°2 : Régler l’enchaînement des animations entre elles

Eh oui, il n’est pas obligatoire de faire des clics pour passer d’une animation à une autre. Plusieurs autres options existent :

  • Au clic (c’est l’option par défaut)
  • Avec la précédente (sous-entendu animation)
  • Après la précédente (idem)

Les deux dernières options permettent de grouper plusieurs animations ensemble ou de les enchaîner automatiquement.

Astuce n°3 : Masquer des objets pour mieux gérer ses animations

L’astuce consiste à afficher le “Volet Sélection” qui permet de masquer/afficher des objets de la diapositive. Il permet également de sélectionner (d’où son nom !) un objet qui serait “sous” les autres.

Créer un bon diaporama - Volet sélection
Créer un bon diaporama – Volet sélection

Étape n°5 : Peaufiner ce bon diaporama que vous venez de créer

Vous avez bientôt terminé ! Il ne vous reste que les derniers réglages. C’est à ce moment que vous pouvez introduire des “Transitions”.

Les Transitions permettent d’animer le changement de diapositive de l’une à l’autre.

Créer un bon diaporama - Ajouter une transition
Créer un bon diaporama – Ajouter une transition

De la même manière que pour les animations, soyez parcimonieux avec l’utilisation des Transitions. Au-delà de trois types de transitions différentes utilisées, on ne vous écoutera plus… L’auditoire attendra avec impatience que vous changiez de diapositive pour voir celle que vous avez utilisée !

Étape n°6 : Répétez, répétez, répétez ! Maintenant que vous avez créé votre bon diaporama !

Franchement, après tant de labeur, est-ce bien raisonnable de ne pas s’entraîner ? Vous venez de construire votre bolide, et vous ne testez pas que tout roule ?

Vous venez de créer un super diaporama, et au moment de présenter, vous vous rendez compte que des mots vous manquent. Ou qu’une animation est oubliée… ou qu’il y en a trop… si seulement vous aviez répété à voix haute et en conditions réelles !

Quelques astuces bonus pour créer vos diaporamas dans des cas particuliers

Votre diaporama doit tourner en boucle sur une borne

PowerPoint regorge de quelques options bien cachées, dont celle-ci ! Pour trouver cette option, il faut se rendre ici :

Créer un bon diaporama - Paramètres du diaporama
Créer un bon diaporama – Paramètres du diaporama

Et sélectionner “Visionné sur une borne”.

Vous souhaitez présenter un extrait de vos diapositives

Je connais pas mal de personnes qui utilisent un “méga” PowerPoint avec plusieurs dizaines de diapositives. Lorsqu’elles en ont besoin, elles piochent dans leur stock pour construire un nouveau diaporama.

Si seulement elles connaissaient cette option…

Il est possible de créer un diaporama personnalisé… J’avoue, ce n’est pas très parlant comme cela. En clair, cela veut dire que vous pouvez créer une séquence de présentation des diapositives selon vos désirs !

Au lieu de présenter les diapositives dans l’ordre diapo 1 puis diapo 2, etc., vous pouvez définir l’ordre diapo 3 puis diapo 1 et fin.

Pour cela, rendez-vous dans l’onglet “Diaporamas” et la fonction “Diaporamas personnalisés…”.

Créer un bon diaporama - Diaporamas personnalisés
Créer un bon diaporama – Diaporamas personnalisés
Créer un bon diaporama - Diaporamas personnalisés
Créer un bon diaporama – Diaporamas personnalisés

Vous pouvez même configurer autant d’ordonnancement que vous le souhaitez ! Une suggestion est de créer une version complète “Full”, une version courte “Medium” et une version essentielle “Essentials”.

Au moment de passer en mode diaporama, vous aurez la liste des versions de diaporamas affichée dans le menu déroulant ici :

Créer un bon diaporama - Diaporamas personnalisés
Créer un bon diaporama – Diaporamas personnalisés

Dernière étape : Avez-vous pu créer votre super diaporama ?

Pensez-vous qu’avec cet article votre diaporama sera un succès ? Avez-vous encore des questions ? Faites-le moi savoir à travers la zone de commentaires en dessous de cet article !

Merci !

Petit glossaire pour parler “PowerPoint”

Dans le monde PowerPoint, voici les quelques mots à connaître pour vous y retrouver :

Terme (français)Terme (anglais)Signification
DiapositiveSlidePage de votre diaporama
DiaporamaSlideshowRésultat animé de vos pages
AnimationAnimation Effet visuel sur un ou plusieurs objets d’une page
TransitionTransitionAnimation qui se produit au moment du changement de page
ObjetObjectN’importe quel bloc (texte, image, dessin) présent sur une page
ModèleTemplateEnsemble de mises en page de page préconfigurées, incluant thèmes, animations, contenus
ThèmeThemeEnsemble de paramètres de couleurs, polices de caractères et de mises en page préconfigurées
[Tuto] Comment comparer deux fichiers Excel ?

[Tuto] Comment comparer deux fichiers Excel ?

Comparer deux fichiers Excel est un des besoins les plus fréquents lorsque l’on doit consolider, vérifier, contrôler des données qui ont été saisies par plusieurs personnes différentes. Contrairement à Word, il n’y a pas de fonction de suivi des modifications. Il y a d’autres moyens de comparer deux fichiers Excel.

Préambule

Les plus curieux d’entre vous auront peut-être trouvé le petit bouton caché qui semble indiquer l’existence de cette fonction, mais pour un usage dans un contexte très particulier !

Excel - Menu révision - Suivi des modifications
Excel - Menu révision - Suivi des modifications - Afficher les modifications

Cette fonctionnalité dispose de nombreux inconvénients qui sont décrits de manière détaillée sur le site de Microsoft. En premier lieu, c’est une fonctionnalité considérée comme ancienne (sous-entendu : bientôt obsolète). En second lieu, elle est complètement inutile si on veut comparer un fichier en notre possession et un autre transmis par email par exemple.

Choisir le moyen de comparer deux fichiers Excel selon votre version d’Office

Pour tout ceux qui possèdent une version Excel Professionnel Plus 2013 au minimum, ce sera très facile. Sinon, il faudra se rabattre sur une solution libre alternative, qui vous servira tout de même !

De toute manière, sachez qu’Excel regorge de fonctionnalités à découvrir, en particulier, il y a des compléments disponibles qui n’attendent que vous.

Excel fournit non seulement toutes les fonctionnalités que l’on peut retrouver dans les menus habituels, mais également quelques composants complémentaires désactivés par défaut.

C’est justement un de ces composants, nommé Spreadsheet Compare (Inquire), qui va nous permettre de comparer pleinement deux fichiers Excel !

Pour la suite de l’article, il faut savoir qu’il est nécessaire de disposer d’une version Excel Professionnel Plus 2013 au minimum.

Pour tous les autres, j’ai trouvé une autre solution à votre problème ! Suivez les étapes de secours par ici.

Étape 1 : Activer le complément Inquire

Comparer deux fichiers Excel - Option Excel - Compléments COM

Ouvrez le menu Fichier > Options, puis sélectionnez la section Compléments. Ensuite, sélectionner le choix Compléments COM, puis cliquez sur Atteindre… :

Le menu suivant s’affiche avec plus ou moins de choix selon les produits installés sur votre ordinateur. Si votre version d’Excel le permet (au minimum Professionnel Plus 2013), vous aurez l’option “Inquire” disponible. Cochez et validez avec OK.

Comparer deux fichiers Excel - Activer le complément Inquire

Un nouvel onglet apparaît alors dans le ruban avec le titre Inquire.

Comparer deux fichiers Excel - Ruban Inquire

Étape 2 : Préparer ses deux fichiers Excel

Cela pourrait paraître désormais simple d’utiliser cette fonction. Or, il faut s’en méfier ! En effet, la comparaison de fichiers Excel nécessite de prendre bien des précautions.

Lorsque Word compare deux fichiers, il peut se baser sur le contenu qui a de fortes chances de disposer de certaines similarités. Ainsi, les titres à différents endroits dans le document seront similaires. Word pourra se baser sur ces informations pour voir qu’entre ces deux titres, le contenu a changé et ainsi déterminer les écarts.

Dans Excel, comment savoir si deux contenus situés à la case A2 sont différents parce que :

  1. ils sont le résultat d’une formule et que c’est la formule qui a été changée ?
  2. une ligne a été insérée et qu’il faut comparer A2 du 1er fichier à A3 du 2e fichier ?
  3. l’ordre de tri a changé et qu’il n’est plus en A2 ?
  4. le contenu a été modifié ?

C’est donc à vous de prendre les précautions nécessaires pour présenter les deux fichiers d’une manière appropriée.

Le meilleur moyen est de disposer d’une colonne “maîtresse” (en base de données on parle d’une clé primaire) qui permet de trier toutes les autres colonnes selon un ordre croissant. Cela peut s’agir d’un numéro de facture, d’un numéro de commande, d’un numéro de projet, etc.

L’objectif est de présenter à Inquire au moins les premières lignes et colonnes avec des contenus censés être similaires.

Étape 3 : Sauvegarder vos fichiers avec des noms indiquant clairement leur origine

Inquire vous demandera de sauvegarder vos fichiers avant de lancer la comparaison. Si un de vos fichiers se trouve en pièce jointe d’un email et l’autre sur votre ordinateur, vous devrez enregistrer la pièce jointe sur votre ordinateur (ou n’importe quel autre espace de stockage).

Afin de déterminer quel contenu provient de quelle source, je vous recommande de clairement noter dans le nom du fichier une indication de l’original et de celui pouvant comporter des différences.

Étape 4 : Comparer vos 2 fichiers Excel

Pour lancer la fonction Comparer les fichiers, vous devez au préalable ouvrir les deux fichiers en même temps. Comme ils ont désormais des noms clairs et différents, Excel vous permet de les ouvrir en même temps.

Ouvrez la fonction Comparer les fichiers présente dans le ruban Inquire.

Comparer deux fichiers Excel - Sélection des fichiers

Vous relèverez que l’interface pour sélectionner les fichiers est un peu spartiate. Il n’y aucun moyen de naviguer pour sélectionner ses fichiers et les noms sont essentiels pour savoir quel est le fichier de référence et quel est le fichier contenant des modifications.

Comparer deux fichiers Excel - Présentation interface

Voici donc l’interface de comparaison qui se dévoile :

  1. Contenu du fichier de référence (premier des deux fichiers fournis) avec une certaine coloration des cellules (expliqué au point 3). La mise en forme initiale du fichier est totalement ignorée dans la présentation, mais prise en compte pour la comparaison.
  2. Contenu du fichier avec du contenu modifié (deuxième des deux fichiers fournis) avec les mêmes éléments de coloration (expliqué au point 3). Idem pour la mise en forme qui est également ignorée pour l’affichage ici présent.
  3. Liste des critères à prendre en compte ou à ignorer dans la comparaison. Chaque critère de comparaison dispose d’une certaine couleur. Chaque bloc de présentation reprend ces mêmes couleurs.
  4. Liste exhaustive des différences trouvées entre les deux fichiers, avec les mêmes codes couleurs, pour conserver la cohérence de lecture des différences.
  5. Récapitulatif sous forme d’histogramme du nombre de différences trouvées selon les critères de comparaison. On peut par exemple voir dans cet exemple qu’il y a plus de valeurs réellement mises à jour que de résultats de formules.

Étape 6 : Comparer deux fichiers Excel, oui, mais quoi ?

Je vous recommande d’avoir une approche méthodique selon le type de différences découvertes, et de faire l’analyse type par type.

Et surtout, vérifiez que vous avez bien présenté les fichiers selon le bon critère de tri.

Il n’y qu’à regarder le résultat des deux mêmes fichiers comparés avec une mauvaise préparation :

Comparer deux fichiers Excel - Ruban Inquire - Comparer les fichiers désordre

On pourrait croire que toutes les valeurs ont été touchées. Hors, en regardant de plus près, on peut voir que le tri n’est pas fait de la même façon.

Étape de secours : Pour tous ceux qui ne possède pas la bonne version d’Office

Je viens de découvrir avec stupeur que même en possédant la toute dernière version d’Office (Office 365), mais pas la version dite “ProPlus”, je ne pouvais plus activer le composant de comparaison de fichiers Excel !

J’ai donc chercher une solution, et en ai trouvé une !

Malheureusement Tiphaine (cf. commentaires), il sera nécessaire d’installer quelque chose en plus… Mais à ce jour, c’est gratuit.

J’ai trouvé un utilitaire sous licence GPL (General Public Licence). Cela signifie que vous pouvez l’utiliser librement à titre privé ou à titre professionnel (je ne suis pas juriste, je vous invite donc à le vérifier par vos soins ici : https://www.gnu.org/licenses/old-licenses/gpl-2.0-faq.html).

Ce logiciel est ici : https://sourceforge.net/projects/spreadshcompare/. Il n’existe qu’en anglais.

Bref mode d’emploi de cet outil pour comparer deux fichiers Excel

La première étape consiste à l’installer. Personnellement, même en ayant coché la case “Installer et activer l’add-in”, je ne l’ai pas trouvé sur Excel (ni sur Excel 2013, ni sur Excel 365).

J’ai donc dû l’installer manuellement.

Étape 1 : Activer le ruban “Développeur”

Un clic droit sur la bande supérieure d’Excel fait apparaître le menu suivant :

Sélectionnez “Personnaliser le ruban :” puis sur l’écran suivant :

Sélectionnez “Développeur”.

Étape 2 : Ouvrir le menu des compléments

Un nouveau menu apparaît dans la bande du ruban. Sur Office 2013 / Office 2016, cela donnera ceci :

Excel - Menu developpeur - Complements

Sur Office 365, vous aurez ceci :

Excel 365 - Menu developpeur - Complements

Dans le premier cas, il faudra cliquer sur “Compléments” alors que dans le 2e cas, ce sera sur “Compléments Excel”. In fine, ce sera le même menu qui s’affichera dans les deux cas.

Étape 3 : Activer le complément de comparaison de fichiers Excel

Avant dernière étape avant de pouvoir utiliser le composant, aller chercher le composant et l’activer. Il vous faudra suivre les étapes indiquées ici :

  1. Cliquer sur “Parcourir…”
  2. Naviguer jusqu’au chemin “C:\Programmes (x86)\Spreadsheet Compare”
  3. Sélectionner le fichier “Spreadsheet Compare.xla”
Excel - Activer complement Spreadsheet compare

Étape 4 : Utiliser le composant

Pour l’aide à l’utilisation du composant, un fichier d’aide est installé avec le composant au chemin suivant : “C:\Program Files (x86)\Spreadsheet Compare\Spreadsheet Compare Help.chm”

Dernière étape : Votre feedback sur cet article

Bonne chance dans vos premiers pas avec cet outil de comparaison dans Excel. Il peut se révéler très puissant et salvateur, comme il peut vous rendre totalement chèvre !

Je vous remercie de m’indiquer si cet article vous a permis de comparer vos deux fichiers Excel. Si ce n’est pas le cas, faites-le moi savoir, ainsi je pourrais actualiser cet article pour l’améliorer.

Sachez également qu’il est possible de comparer deux fichiers Word alors que la fonction “Suivi des modifications” n’était pas active !

Vous pouvez vous faire pirater à cause d’un fichier .xls !

Malheureusement, ce n’est pas une blague ! Je vous invite à lire l’article qui vous décrit pourquoi vous devez vous méfier des fichiers en .xls !

[Tuto] Comment changer la langue de PowerPoint ?

[Tuto] Comment changer la langue de PowerPoint ?

Changer la langue sur PowerPoint devrait être simple. Sur toutes les autres applications de la suite Office, changer la langue peut être réalisé avec quelques clics. Hors, sur PowerPoint, changer la langue selon le même protocole ne fonctionnera pas comme prévu. Alors que je défends l’utilisation d’une suite Office sans VBA, là, c’est un cas de force majeure.

Dans ce tutoriel, je vous explique un peu du pourquoi, mais surtout, je vous donne les moyens de changer la langue de PowerPoint ! Vous pouvez soit suivre le pas à pas que je vous propose, soit directement vous rendre en bas de la page où se trouve un fichier PowerPoint avec le code déjà embarqué.

Pourquoi changer la langue de PowerPoint est si compliqué ?

Une des raisons principales vient du fameux “copier-coller”. Lors de l’utilisation de la simple combinaison Ctrl+C puis Ctrl+V, on ne copie pas uniquement du texte, surtout dans PowerPoint. On copie les styles, on copie des objets avec des spécificités de mise en forme.

Lorsqu’on copie des slides d’une présentation A vers une présentation B, on copie toutes les mises en pages disponibles dans le masque des diapositives de la présentation A vers la présentation B. On copie également les notes et les masques de notes, etc.

Et là, un bouton quelque part qui nous donnerait le choix de conserver la langue d’origine ou de définir la bonne langue cible serait le bienvenu ! Si quelqu’un chez Microsoft voit ce post, merci de relayer !

Changer la langue de PowerPoint selon Microsoft

Si vous êtes ici, c’est que vous avez certainement déjà essayé la manière officielle présentée par Microsoft, et cela n’a pas fonctionné… n’est-ce pas ? Ci-dessous le contenu en italique qui se trouve sur le site de Microsoft.

Modification et vérification

  1. Dans n’importe quelle application, sélectionnez Fichier > Options > Langue.
  2. Si votre langue figure déjà parmi les langues d’édition, cliquez sur Définir par défaut. Sinon, sélectionnez la langue dans la liste Ajouter d’autres langues d’édition, puis cliquez sur le bouton Ajouter. La nouvelle langue apparaît dans la liste des langues d’édition.

Si l’option Disposition du clavier est Activée, tout est prêt pour la modification. Si elle est Non activée dans la colonne Disposition du clavier, procédez comme suit pour l’activer :

  1. Cliquez sur le lien Non activé.
  2. Dans la boîte de dialogue Ajouter des langues, cliquez sur Ajouter une langue, sélectionnez votre langue dans la liste, puis cliquez sur Ajouter.
  3. Fermez la boîte de dialogue Ajouter des langues. La langue doit apparaître avec la mention Activé sous Disposition de clavier dans la section Choisir les langues d’édition.

Sous Vérification, si votre langue est affichée comme Installée, vous pouvez passer à l’étape suivante. Sinon, cliquez sur Non installée. Office vous conduira à une page à partir de laquelle vous pourrez télécharger le pack d’accessoires linguistiques nécessaire pour cette langue. Suivez les instructions de cette page pour télécharger et installer le pack, puis revenez à la boîte de dialogue Préférences linguistiques d’Office pour confirmer qu’il est désormais installé.

Est-ce que cela a fonctionné avec vous ? Pour moi et nombreux autres, non…

Comment peut-on RÉELLEMENT changer la langue de PowerPoint ?

Alors que je ne suis pas du tout un fan des macros (et je m’explique dans cet article Macro or not Macro ? VBA or not VBA ?), il n’y a à ce jour aucun autre moyen que de passer par de la programmation dans PowerPoint.

J’ai récupéré des morceaux de code qui se trouvaient dans différents forums et y ait amené une touche personnelle pour l’enrichir et surtout la compléter !

Par le passé, j’avais déjà mis une première version qui était quasi complète. Dernièrement, je l’ai mise à jour. Ainsi. la dernière version de la macro convertit désormais tous les objets ! Si vous découvrez que certains textes de certains objets n’ont pas vu leur langue changer dans PowerPoint, surtout signalez-le moi en commentaire de cet article ! Je m’engage à essayer d’y pallier.

Vous êtes pressé de changer la langue de votre présentation PowerPoint ?

Pas de problème, je vous propose de télécharger directement le fichier “Change Language.pptm” depuis mon site.

Je me dois de vous rappeler que ce fichier contient une macro destinée à changer la langue de tous les objets d’une présentation PowerPoint. Il est hébergé sur le site https://exceller-avec-la-bureautique.com. Et dans la mesure du possible, le site est protégé contre tout acte malveillant. Toutefois, aucune technologie ne peut à 100% garantir l’intégrité du présent fichier.
En activant le contenu actif, vous permettez à un programme de s’exécuter sur votre ordinateur. Le site https://exceller-avec-la-bureautique.com ne saurait être tenu responsable des conséquences liées à cette exécution. Pour toute question, n’hésitez pas à me contacter à travers la page de contact du site : https://exceller-avec-la-bureautique.com/contact/.

>>Passer directement à l’étape 4 !

Sinon, suivez les étapes ci-dessous :

Étape 1 : Téléchargez ces fichiers sur votre ordinateur

Voici les fichiers à intégrer :

Enregistrez-les sur votre ordinateur à l’aide d’un clic droit, puis “Enregistrer la cible du lien sous…”.

Étape 2 : Activer le menu “Développeur”

Pour cela, cliquez sur le bouton droit sur l’un des en-têtes du menu de PowerPoint, puis “Personnaliser le ruban…”.

PowerPoint - Personnaliser le ruban

Ensuite, il suffit de cocher le menu “Développeur”.

PowerPoint - Activer le menu developpeur

Étape 3 : Importer les fichiers de code dans PowerPoint

Sélectionnez le ruban Développeur, puis cliquez sur la commande “Visual Basic”.

Ensuite, depuis VBAProject, faites un clic droit puis “Importer un fichier..”, faites ceci pour les deux fichiers “DefineLangForm.frm” et “Module1.bas” :

PowerPoint - Changer Langue - Importer un fichier VBA

Le fichier DefaineLangForm.frx sera importé avec le fichier “.frm” autmatiquement.

Vous aurez donc cet affichage :

PowerPoint - Fichiers VBA importes

Étape 4 : Exécuter la macro de changement de langue de PowerPoint

Vous pouvez alors fermer la fenêtre “Microsoft Visual Basic pour Application” et exécuter la macro permettant de changer la langue pour la présentation PowerPoint courante.

PowerPoint - Changer Langue - Executer macro ChangeLang

La fenêtre suivante s’affiche et vous pouvez choisir la langue cible en cliquant sur “Set language” :

PowerPoint - Changer Langue - VBA ChangeLang

Ma recommandation pour changer la langue de vos futures présentations PowerPoint

Sauvegardez cette macro permettant de changer la langue dans un fichier PowerPoint vide (au format pptm – le ‘m’ final indique que le fichier contient une macro).

Ensuite, vous pouvez la réutiliser pour les autres présentations, à la demande, grâce à l’astuce suivante.

Étape n°1 : Ouvrez vos deux présentations en même temps

Les macros partout, c’est pas bien ! Pourquoi, je l’explique dans l’article “VBA or not VBA ? Macro or not Macro ?”. Et je le développe ce thème avec l’article de pourquoi il faut se méfier des fichiers XLS.

Il vous faut donc trouver une solution pour ne pas convertir toutes vos présentations pptx en pptm (PowerPoint avec macro).

Il faut pour cela ouvrir d’une part votre présentation PowerPoint qui a la macro de changement de langue et d’autre part, celle dont vous souhaitez changer la langue.

Étape n°2 : Exécuter la macro de changement de langue

Lorsque les deux fichiers sont ouverts, on peut tout à fait exécuter les macros de l’une sur l’autre présentation !

Pour cela, dans la fenêtre d’exécution des macros, il faut utiliser le discret menu suivant :

PowerPoint - Changer Langue - Source de la macro

Ainsi, vous pourrez utiliser la macro présente dans un fichier pour l’exécuter dans l’autre. Dans mon cas, la macro est dans “Présentation1” et depuis “Présentation2” je peux l’exécuter.

Avez-vous pu changer la langue de votre PowerPoint ?

En échange de vous avoir enfin sauvé de cette galère, accepteriez-vous de me donner un petit commentaire sur cet article ? Merci d’avance !

[Tuto] Affichage Outook – Comment détecter les mails à traiter obligatoirement ?

[Tuto] Affichage Outook – Comment détecter les mails à traiter obligatoirement ?

Votre affichage Outlook est votre meilleur allié. Il peut vous aider à lutter contre la maladie du moment. Le trop-plein de mails ! Comment faire pour identifier les mails qu’il ne faut surtout pas manquer ? Je ne pourrai malheureusement pas vous aider à éviter tous les mails inutiles… Winking smile  En revanche, je vous propose de commencer par identifier d’un coup d’œil les mails où vous êtes l’unique destinataire et que vous n’avez pas encore traités.

Je vous propose deux options :

  1. Mettre en évidence les mails où vous êtes l’unique destinataire et qui sont encore “non lus”
  2. Mettre en évidence les mails où vous êtes l’unique destinataire et qui ont un indicateur de suivi différent de “Terminé”

Etape 1 : Ouvrir les paramètres d’affichage Outlook

Suivez les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez l’onglet “Affichage” d’Outlook
  2. Cliquez sur “Paramètres d’affichage”
  3. Cliquez ensuite sur “Mise en forme conditionnelle…”
Affichage-Parametre-affichage-Mise-en-forme-conditionnelle

La fenêtre suivante apparaît :

Mise en forme conditionnelle - Outlook

Etape 2 : Ajouter votre nouvelle condition et adapter votre affichage Outlook

A partir d’ici, vous pouvez désormais ajouter une nouvelle condition en cliquant sur le bouton “Ajouter”.

Je vous propose de nommer cette règle “Mes mails prioritaires” et d’utiliser une mise en forme différente du rouge, pour être plus identifiable.

Nouvelle condition affichage - Mails prioritaires

Etape 3 : Définir la règle pour activer cette mise en forme

Pour cela, une fois la Police fixée, il faut aller dans le menu “Condition…”. A ce stade on découvre une superbe case à cocher “Où mon nom apparaît” qu’il faut cocher.

A priori, l’option par défaut du menu déroulant est correctement pré-sélectionné à “en tant que destinataire unique (ligne À)”.

Outlook-condition-filtre-mise-en-forme-conditionnelle

Etape 4 : Votre affichage Outlook est bientôt prêt…

Si on s’arrêtait à ce stade, les mails seraient bien colorés selon notre demande, mais il serait impossible de remettre les mails dans un état neutre (vous pouvez bien sûr voir ce que cela donne en validant les différentes fenêtres, je vous laisse le soin de revenir à ce menu pour la suite par vos propres moyens également).

Il faut donc ajouter une condition : celle du “Lu/Non lu” ou “Indicateur terminé” selon votre préférence.

Nouvelle condition affichage - Non lu - Mails prioritaires

Et voilà !

[Tuto] Comment extraire les images de PowerPoint ?

[Tuto] Comment extraire les images de PowerPoint ?

N’avez-vous jamais vu une présentation PowerPoint qui vous a inspiré ? En plus, quelle chance, on vous met les supports à disposition. Vous aimeriez bien réutiliser une ou deux images présentes dans ce document (en respectant les droits d’auteur bien sûr). Il se trouve que vous pouvez extraire toutes les images des fichiers PowerPoint, Word, et même Excel en quelques clics ! Et non seulement extraire les images, mais tous les sons et toutes les vidéos !

Et je tiens le pari de le faire en moins d’une minute, montre en main !

Tous les documents Office sont des dossiers compressés.

A ce stade de la lecture, vous vous demandez si on parle bien de la même chose… C’est normal.

Maintenant, nous allons préparer votre fichier pour pouvoir extraire les images de PowerPoint.

Depuis que Microsoft a mis au point les formats .docx, .xslx, .pptx, “.(ancienne extension document office)+x”, les fichiers sont des dossiers compressés que l’on peut décompresser et ainsi entrer dans les entrailles du fichier et en récupérer le nectar. Suivez le guide !

Étape 1 : Faites-en une copie de votre fichier original

A ce stade, rien de plus simple, un simple CTRL+C suivi d’un CTRL+V de votre fichier dans l’explorateur et vous avez votre document prêt pour l’extraction.

Extraire images PowerPoint - Copie d'un fichier pptx
Copiez votre fichier avant de commencer à extraire les images de votre PowerPoint, Word ou Excel

Étape 2 : Assurez-vous d’afficher les extensions des fichiers dans l’explorateur (.pptx)

Dans votre explorateur de fichiers, si vous ne voyez pas le .pptx, il faut aller décocher l’option “Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu” depuis les options d’affichage de l’explorateur.

Pour cela, après avoir ouvert un explorateur de fichiers :

  • Sélectionnez l’onglet “Affichage”
  • Cliquez sur le bouton “Options”
  • Sélectionnez l’onglet “Affichage” de la nouvelle fenêtre
  • Recherchez l’option “Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu”
  • Décochez cette case et appliquez
Extraire images PowerPoint - Explorateur - Modifier les options affichage extensions
Désactivez l’option “Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu”

Étape 3 : Avant dernière étape avant d’extraire les images de PowerPoint. Changez l’extension de votre fichier de .pptx en .zip

C’est à ce moment que l’alchimie opère. Votre fichier Office se présente comme un fichier zip ! Sachez que cette manipulation fonctionne uniquement car les fichiers Office sont effectivement de tels fichiers.

A ce moment, vous recevrez un avertissement qui est normal. C’est bien pour cela que je vous recommande de travailler sur une copie de votre fichier. Vous pouvez accepter ce changement sans courir aucun risque.

Explorateur - Changement extension pptx zip

Votre fichier est prêt à être exploité.

Extraire images PowerPoint - Copie d'un fichier pptx - Done

Étape 4 : Prêt à extraire les images de PowerPoint

Il ne reste plus qu’à récupérer les contenus. Vous pouvez soit naviguer dans le dossier compressé (en double-cliquant dessus), soit extraire son contenu par un clic droit, puis “Extraire tout…”.

La structure interne sera toujours identique à l’affichage ci-dessous. En effet, les applications Office s’appuient sur elle pour bien fonctionner. Grâce à cette astuce, vous pouvez découvrir l’organisation interne des fichiers Office.

Extraire images PowerPoint - Medias présents dans un pptx
Extraire les images de votre PowerPoint, Word ou Excel en naviguant dans le dossier “media”

Étape 5 : Est-ce que cela a fonctionné pour vous ?

Si cette astuce vous plaît, faites-le moi savoir dans les commentaires ci-dessous. Vous pouvez également utiliser la page Contact.

Merci !

[Tuto] Comment mettre en évidence uniquement la valeur maximale de chaque ligne dans un tableau Excel ?

[Tuto] Comment mettre en évidence uniquement la valeur maximale de chaque ligne dans un tableau Excel ?

La mise en forme conditionnelle de la valeur maximale est un besoin très classique des utilisateurs d’Excel. C’est pourquoi je vous propose à travers cet article de vous montrer comment le faire. Exceptionnellement, je vous propose un article sur un ton un peu léger et moins formelle que d’habitude.

Mise en forme conditionnelle de la valeur maximale dans Excel : Première étape

Mais oui… Je suis sûr qu’il y a un truc dans Excel pour faire ça automatiquement. Voyons voir… Regardons dans la mise en forme conditionnelle, je crois que c’est là…

Mise en forme conditionnelle

Il y a plein de truc sympas, pleins de couleurs, mais pas de quoi mettre en avant uniquement la valeur maximale… C’est peut-être dans les autres règles ? Continuons notre exploration…

Nouvelle règle de mise en forme conditionnelle

Zut alors… Il va falloir trouver la solution tout seul…

Étape 1 : A nous de définir nos règles !

Sélectionnez votre tableau de valeurs pour créer une nouvelle règle de mise en forme comme suit :

Exemple - Nouvelle règle de mise en forme conditionnelle
Mise en forme conditionnelle de la valeur maximale – Nouvelle règle

Étape 2 : Écrivons notre formule magique

=SI(B2=MAX($B2:$L2);VRAI;FAUX)

Règle mise en forme - Maximum par ligne
Mise en forme conditionnelle de la valeur maximale – Contenu de la règle

La formule mérite une petite traduction. En français, cela donnerait ceci :

Si ma cellule courante (B2 sans les $) est égale au maximum de ma ligne (MAX($B2:$L2) alors j’ai trouvé le vainqueur.

La subtilité réside dans l’utilisation ou non du fameux symbole $. Il faut lire ce symbole comme un cadenas. Il se place toujours avant l’information qu’il veut bloquer (la lettre de la colonne ou le n° de la ligne).

$B$2:$L$2 signifie “Bloque la colonne à B, bloque la ligne à 2” jusqu’à “bloque la colonne à L et bloque la ligne à 2” ou encore “Fais toujours référence aux cellules allant de B2 à L2”.

$B2:$L2 signifie “Fais toujours référence aux cellules allant de la colonne B à la colonne L, mais si les lignes changent, alors change les références en $B3:$L3, $B4:$L4, $B5:$L5 et ainsi de suite.

B$2:L$2 signifie “Fais toujours référence à la ligne 2, avec le même nombre de colonne qu’il y a entre B et L”. Si mon point départ change de colonne, alors les références deviennent C$2;M$2, D$2;N$2, E$2;O$2 et ainsi de suite”.

Comme nous voulons la valeur maximale par ligne, nous choisissons la deuxième option !

Etape 3 : Choisissez votre mise en forme en cas de succès

En cliquant sur le bouton “Format…”, vous devez sélectionner une mise en forme différente afin de mettre en évidence la cellule qui sera le maximum de la ligne. Ici, j’ai choisi de mettre le fond en rouge. Jugez du résultat :

Résultat - Mise en forme - Maximum par ligne

Faisons un test en mettant une valeur élevée dans la cellule B2 (ici 100) :

Résultat 2 - Mise en forme - Maximum par ligne

Parfait !

Etape 4 : Et si je souhaitais la valeur maximale par colonne ?

Je serais bien tenté de vous demander de faire l’exercice par vous-même… mais bon… voici la réponse :

=SI(B2=MAX(B$2:B$18);VRAI;FAUX)

Il suffit de changer les références dans le choix de la valeur maximale. Cette fois, c’est B$2:B$18, car je souhaite fixer le bloc selon les lignes et la rendre mobile selon les colonnes.

Cela donne immédiatement ceci :

Résultat - Mise en forme - Maximum par colonne

Etape 5 : Dernière étape

Si vous avez aimé cette astuce, faites-le moi savoir dans les commentaire la page !

Merci !