Étiquette : Tuto

Boostez votre productivité avec Power Query : le couteau suisse d’Excel

Boostez votre productivité avec Power Query : le couteau suisse d’Excel

Cela fait maintenant quelques années que Power Query est inclus dans Excel. Il reste toutefois peu exploité. Il faut dire que pour les habitués d’Excel, l’interface de Power Query paraît trop simpliste. Deuxième raison d’une adoption plus limitée : il faut apprendre un nouveau langage pour prendre le contrôle de Power Query. Il s’agit du langage M.

Déjà que maîtriser toutes les formules d’Excel n’est pas chose aisée, pourquoi donc faudrait-il s’intéresser à ce module complémentaire d’Excel qu’est Power Query ? C’est ce que je vais développer dans cet article. Vous y trouverez notamment quelques tutoriels (ou tutorial ?) en français.

Excel et Power Query : Vous ne verrez plus jamais ça !

Avez-vous déjà dû ouvrir un fichier .csv dans Excel et rencontré l’écran ci-dessous ?

Source du fichier utilisé : https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/r/bf82e99f-cb74-48e6-b49f-9a0da726d5dc

Vous savez, c’est quand on ouvre un fichier csv ?

Désormais, Microsoft a remplacé l’ancien utilitaire d’importation de fichiers par Power Query justement ! Vous l’avez peut-être déjà utilisé à votre insu en pensant que les bugs étaient corrigés.

Vous devrez importer votre fichier, et non juste double-cliquer dessus (même si le logo d’Excel apparaît sur votre fichier csv…)

Désormais, vous aurez l’interface suivante lors de vos imports de fichiers :

Fichier CSV - Importer - Interface Power Query

Alors, ce serait uniquement cela Power Query ? Un nouvel utilitaire d’import ? Heureusement que non ! Comme je vais vous le présenter dans cet article, Power Query est bien plus puissant que cela. L’import des données est effectivement LE point d’entrée de l’outil. Comme vous allez le voir dans les paragraphes suivants, Excel n’est qu’une source parmi tant d’autres…

Qu’est-ce que véritablement Power Query ?

En résumé

Power Query est une usine de transformation de vos données. Telle une chaîne industrielle, Power Query va opérer une suite d’étapes que vous allez lui demander. Et à chaque fois que vous actualiserez les données dans Excel (ce sera identique avec Power BI), la chaîne que vous avez mise en place va s’exécuter.

En détail

Certains diront qu’il existe déjà les macros pour cela… et ils auront raison et un peu tort quand même. J’ai déjà développé mon point de vue sur le sujet des macros dans Excel et sur les blocages qui sont là et vont continuer sur la sécurité des macros en entreprise. Raison supplémentaire de passer à Power Query et les autres produits de la gamme Power (Power Apps, Power Automate, Power BI notamment).

Là où Power Query se distinguera des macros, c’est que c’est un moteur uniquement fait pour transformer vos données vers un état souhaité. Alors, je comprends que dit ainsi, cela paraît bien abstrait !

Dans les grandes lignes, les possibilités offertes par Power Query, une fois les données importées, seront :

  • Sélectionner les colonnes à conserver ou à supprimer
  • Réordonnancer les colonnes conservées
  • Filtrer les lignes à conserver / à supprimer (en particulier, les doublons, les lignes contenant des erreurs, etc.)
  • Nettoyer les données (les séparer, les convertir, les mutualiser, etc.)
  • Combiner plusieurs sources entre elles (c’est l’un des gros morceaux qu’un simple point ne peut résumer !). Le mot combiner est à prendre dans le sens commun ici. Car au sein de Power Query, le terme Combiner correspond à une action bien spécifique.

Paré pour la suite

Au final, quand vous avez combiné toutes les possibilités, vous disposez d’une machine ultra puissante de préparation de vos données (c’est la première étape clé pour la mise en place des tableaux de bord…).

Avec Power Query, vous pouvez voir plus grand et plus loin que votre seul classeur. Importer des données issues de plusieurs sources est d’une facilité déconcertante !

Vous pourrez disposer d’un fichier de pilotage qui va, à proprement parler, consommer les données dont vous avez besoin et produire de beaux rapports ! Ces données peuvent bien être où elles veulent, tant que vous y avez accès, vous pourrez les importer. Il n’y a qu’à regarder la liste des connecteurs à disposition (nativement !).

Par où commencer et comment apprivoiser l’interface de Power Query

L’import des données est obligatoirement la première étape de tous les traitements. La première fois que vous ouvrirez l’interface, vous aurez une envie irrésistible de saisir vos données ou de les modifier cellule par cellule (comme un bon vieux Excel…). Ne pouvant y arriver, je sais qu’une pointe de frustration et à la limite de rejet peut émerger en vous. Résistez ! Tout ressemble et rien n’est identique à votre interface habituelle d’Excel.

Interface Power Query

Vous verrez des tableaux de données, des menus déroulants avec des filtres à disposition, la possibilité de déplacer vos colonnes, et à ce stade vous ne mesurez pas les conséquences de vos actes.

Chaque action que vous réaliserez dans cette interface représentera une étape qui sera enregistrée automatiquement. Par la suite, elle sera reproduite à chaque rafraîchissement de vos sources de données.

Exemple n°1 : Utilisez Power Query pour importer des données

La première action qui pourra vous interpeler est de devoir importer dans Power Query les données qui se trouvent déjà dans votre classeur Excel. Je comprends bien que cela vous surprenne.

On ouvre l’interface de Power Query depuis Excel et pourtant le premier « ne voit pas » les données du second. Comme nous le verrons dans les paragraphes suivants, Power Query peut importer des données de nombreuses sources différentes. Et hormis la phase d’apprentissage initiale, vous verrez rapidement que la plupart du temps, les données dont vous avez besoin proviendront de sources externes plus fréquemment que vous ne l’imaginez aujourd’hui.

Et tout comme je vous l’ai déjà indiqué, il sera bien plus performant et efficace à termes que les données NE PROVIENNENT PAS du classeur où vos traitements Power Query seront configurés.

Toutefois, pour débuter, ce sera plus simple d’avoir les données et les traitement dans le même classeur. (Pourquoi tant de personnes recherchent « Power Query pour les nuls » ?? On a le droit d’être un débutant sans être qualifié de nul !)

Importer des données qui sont déjà dans votre classeur

Cette option est à privilégier pour débuter son apprentissage de Power Query. Deuxième cas de figure, vous n’allez utiliser Power Query que pour quelques traitements simples et rapides.

Je vous avertis tout de même : on commence toujours petit et avant de s’en être rendu compte, on a construit une usine à gaz. Et ensuite, changer les modalités d’import peut être cavalier pour un débutant. Aussi, je me dois de vous prévenir que c’est faisable, à condition d’en mesurer les conséquences et disposer du savoir-faire.

Étape n°1 : Onglet « Données » puis « À partir de Tableau ou d’une Plage »

Power Query - Importer des données déjà présentes dans le classeur
Power Query – Importer des données déjà présentes dans le classeur

Le dernier encadré est très important à bien lire. Un tableau Excel est un objet bien particulier qui diffère des simples cellules mises en forme pour avoir l’apparence d’un tableau.

Un objet tableau dans Excel dispose d’un nom réutilisable dans des formules, les formules faisant références aux données du tableau n’utiliseront plus les n° de lignes ou nom de colonne « A, B, C… » mais le nom de la colonne. Et si des cellules sont fusionnées, elles seront « défusionnées ».

Étape n°2 : Création d’un tableau à partir de vos données et ouverture de Power Query Editor

Power Query - Importer depuis une plage - Créer un tableau
Power Query – Importer depuis une plage – Créer un tableau

À ce stade, Excel vous propose de créer un tableau comme indiqué dans le titre en (1) (seulement si vous n’êtes pas déjà dans un tableau).

Veillez bien à la seconde partie (2) : Mon tableau comporte des en-têtes.

Cela pourrait ne pas être le cas ! Certains fichiers de données brutes ne disposent pas de noms de colonnes. Si vous êtes dans cette situation et que vous maintenez cette case cochée, vous perdrez les données de la première ligne. Celles-ci devenant de facto l’en-tête du nouveau tableau.

Si vous décochez cette case, Excel vous créera une ligne d’en-tête avec des noms d’une créativité incroyable : Colonne1, Colonne2, etc. Mais au moins, vous ne perdrez aucune donnée !

Étape n°3 : Apprivoiser l’interface de Power Query Editor

Power Query - Interface édition
Power Query – L’interface d’édition

Ici, vous croyez retrouver un pseudo Excel… et c’est tout sauf la même chose !

Décomposons l’interface
  1. Les onglets et le ruban
  2. Les données dans l’état de l’étape sélectionnée (vous comprendrez par la suite…)
  3. Les requêtes Power Query disponibles dans ce classeur
  4. Les étapes de transformation

Que s’est-il passé jusqu’à présent ? Vous avez créé une requête d’import des données auxquelles vous avez déjà accès dans le classeur. Si par mégarde, vous cliquez sur le bouton « Fermer et charger », vous aurez la chance d’avoir un nouveau onglet nommé « Tableau1 » avec la copie de toutes vos données.

Normal, vous n’aurez pas utilisé une seule des possibilités offertes par Power Query ! Il faudra maintenant ajouter des étapes de traitement de vos données pour que cela en vaille la peine.

Par exemple, vous pourriez « Trier » vos données par total des ventes de manière décroissante et ne conserver que les 5 premières.

Voyons ce que cela donne
Power Query - Trier et filtrer les lignes
Power Query – Trier et filtrer les lignes

On voit qu’à droite, deux nouvelles étapes se sont ajoutées à la liste : « Lignes triées » et « Conserver les premières lignes ». J’avais au préalable sélectionné la colonne « Sales » pour réaliser ces opérations.

Sauf que maintenant, si je clique sur « Fermer et charger », seules 5 lignes vont être importées dans le nouvel onglet d’Excel. Et par n’importe lesquelles, celles des 5 ventes les plus importantes.

Pas de formule, pas de fonctions avancées, jusque 4 clics et l’affaire est dans le sac !

Et que se passera-t-il si vous ajoutez des données à votre tableau initial ? Vous n’avez qu’à faire un essai, ajoutez de nouvelles lignes, cliquez sur « Actualiser tout » dans l’onglet « Données » et voyez le résultat !

Importer des données depuis des fichiers (CSV, txt)

Idéalement, il est préférable d’avoir un fichier qui fait office de tableau de bord qui soit séparé des sources de données. C’est pourquoi, je vous recommande de ne plus ouvrir les fichiers contenant les données, mais de les importer à l’aide de Power Query.

Ainsi, lorsque vous aurez de nouvelles données à analyser, vous n’aurez qu’à actualiser votre import et tous vos rapports seront à jour et actualisés.

Étape n°1 : Onglet « Données » puis « À partir d’un fichier texte/CSV »

Power Query - Importer depuis un fichier csv
Power Query – Importer depuis un fichier csv

Rendez-vous dans l’onglet « Données » puis cliquez sur « À partir d’un fichier texte/CSV » et enfin, sélectionnez votre fichier à importer.

Étape n°2 : Contrôlez les modalités de l’import et la qualité de la prévisualisation

Au moment de sélectionner votre fichier CSV à importer, l’écran suivant apparaît. Étudions-le attentivement :

Power Query - Interface import
Power Query – Interface import
1. Contrôler l’encodage (Origine du fichier)

Ce qui fait qu’un caractère accentué comme « é » apparaissent comme suit : « Ã© », c’est ce qu’on nomme son encodage. C’est à dire, la langue avec laquelle le fichier a été enregistré sur le disque de l’ordinateur. Et lorsqu’on n’indique rien, c’est un peu le jeu de la chance, soit c’est dans la langue la plus parlée (UTF-8), soit c’est celle de Windows (ANSI). Et les deux langues ne sont pas identiques.

Ici, Power Query présence en (1) ce qu’il nomme « Origine du fichier », et on voit qu’il a reconnu UTF-8. Quelle que soit la proposition, vous pouvez la changer tout de suite ou plus tard. Par principe, le plus tôt sera le mieux !

2. Contrôler le délimiteur

Là, Power Query a fait bien des progrès par rapport au module d’import d’Excel. En général, il ne se trompe pas. Toutefois, selon vos données, cela pourrait être une virgule, des tabulations ou comme dans l’illustration, un point-virgule.

Vous avez aussi la possibilité d’indiquer un autre séparateur et de voir ce que cela donnerait dans la prévisualisation.

3. Plage de contrôle des types de données

Les types de données sont importants pour Power Query. Si vous avez besoin de déterminer une année à partir d’une des colonnes, celle-ci doit obligatoirement être une date, sinon, vous aurez un message d’erreur. Comme le chargement et l’analyse de l’ensemble des données importées pourrait être chronophage, ici, Power Query vous propose de n’analyser que les 200 premières lignes pour déterminer le type de chaque colonne. (le choix se situe principalement entre Texte, Nombre entier, Nombre décimal, Date, Booléen, Pourcentage).

In fine, pas d’inquiétude, tout sera modifiable et corrigeable si besoin par la suite. Disons que tant qu’à travailler, autant bien commencer !

Importer depuis un dossier

Pour le cas de l’import depuis un dossier, en réalité, il s’agira de fusionner au moins deux fichiers de même nature et structurée de la même manière.

Et pour cela, l’article sur comment fusionner plusieurs fichiers Excel vous explique tout !

Power Query va plus loin ! Il peut importer des données depuis un fichier PDF ou depuis une image

Eh oui ! Power Query peut enfin faire ce que vous avez tenté des dizaines de fois avec l’espoir que « Cette fois, ça va fonctionner ! » à savoir copier un tableau depuis un fichier PDF et le coller dans Excel.

Power Query peut importer dans Excel les données tabulaires de votre fichier PDF avec une grande facilité. Il faut que votre fichier PDF soit bien un PDF Texte. C’est à dire qu’il n’est pas le fruit d’une numérisation. Sinon, autant faire l’import d’une image !

Oui, vous avez bien lu, on peut faire de la reconnaissance de caractère depuis Excel, en particulier si vos données sont dans un tableau. La performance de la reconnaissance dépendra de la qualité de votre image.

Comment fait-on tout cela ?

Tout est dans la vidéo ci-dessous :

Exemple n°2 : Traitez de plus grandes quantités de données à l’aide de Power Query qu’avec Excel

Non, 1’048’576 ne représente pas la limite du nombre de lignes qu’Excel peut traiter. À l’aide de Power Query, Excel pourra analyser plusieurs millions de lignes de données !

Attention, traiter ne signifie pas importer ! Alors, à quoi cela peut-il bien servir me direz-vous ?

Eh bien, entre nous, lorsqu’on a besoin d’analyser plus d’un million de lignes de données, c’est rarement pour les étudier une par une. Il s’agira ici nécessairement de créer des tableaux croisés dynamiques (voir des tableaux de bords).

Nous avons vu ensemble dans le paragraphe précédent qu’il était possible d’importer et de fusionner toutes les données se trouvant dans les fichiers d’un dossier.

Et même avec un unique fichier de plusieurs millions de lignes, l’erreur à ne pas commettre, serait de vouloir visualiser les données à analyser. Vous n’avez réellement besoin que de les analyser. En cas de nécessité, vous pourrez voir le détail.

Exemple avec un fichier CSV volumineux

Si vous tentez d’ouvrir un fichier disposant de plus d’un million de lignes, vous aurez droit au message suivant :

Fichier CSV trop volumineux - Message avertissement / erreur
Fichier CSV trop volumineux – Message avertissement / erreur

Pour vous le prouver, voici le même fichier ouvert à l’aide de Notepad++ :

Fichier CSV volumineux - Illustration dans Notepad++
Fichier CSV volumineux – Illustration dans Notepad++

Comment traiter ce fichier volumineux seul ou suite à la compilation des fichiers dans un dossier à l’aide de Power Query ?

Au moment d’importer vos millions de lignes de données, vous devrez bien ouvrir vos yeux ! Une petite option cachée de prime abord est là pour vous aider !

Il s’agit du menu déroulant présent à côté du bouton « Charger » :

Power Query - Menu charger dans

Regardez bien de plus près :

Menu charger dans - Zoom

Et ce petit menu va vous donner l’accès au menu suivant :

Importer les données directement dans un TCD
Importer les données directement dans un TCD

Comme indiqué, vous pourrez importer les données dans un tableau croisé dynamique directement !

Et vous verrez ensuite ce menu apparaître sur la droite :

Power Query - Importer fichier de plusieurs millions de lignes
Power Query – Importer fichier de plusieurs millions de lignes

Pendant l’import, le nombre de lignes importées va croître et dépasser allègrement le million de lignes permis dans une feuille de calcul Excel.

Merci Power Query !

Exemple n°3 : Réduisez les erreurs dans vos données à l’aide de Power Query (en améliorant leur qualité avant de les traiter !)

Avec les exemples précédents, nous avons vu que Power Query est votre super-assistant d’accès aux données. Et ce, même si vous avez plusieurs millions de lignes de données à traiter.

À partir d’ici, je vais vous initier aux autres possibilités de cet outil. Vous allez désormais pouvoir automatiser les traitements que vous faisiez manuellement.

Qu’est-ce qu’une donnée de mauvaise qualité ?

La qualité de vos données est essentielle pour débuter leurs analyses. Si vous avez déjà rencontré l’une des situations suivantes, alors, vous allez adorer ce qui suivra…

1. Des caractères espaces inutiles au début ou à la fin dans une cellule.

Cela empêche en plus Excel de reconnaître le type de données et d’adapter la mise en forme convenablement. Par exemple en nombre décimal ou en date.

2. Des sauts de lignes d’origine inconnue.

Au moment où vous analysez vos données à l’aide d’un tableau croisé dynamique, vous trouvez qu’il y a quelque chose qui cloche… jusqu’à ce que vous vous rendiez compte qu’à cause des lignes vides, toutes les données n’ont pas été incluses dans l’analyse !

3. Des cellules qui contiennent deux données au lieu d’une !

C’est parfois ce qui arrive quand on fait un export de données depuis un ERP. Vous devez encore retraitez cette cellule, le plus souvent avec des formules, pour séparer toute une colonne en deux colonnes.

4. Des noms de colonnes très techniques et peu compréhensibles pour les néophytes.

Vous devez à chaque fois, renommer vos colonnes pour les rendre compréhensibles dans le rapport.

5. Le pire de tous : les lignes incomplètes

Parfois, les outils qui exportent les données ne remplissent pas toutes les valeurs s’il n’y a pas de changement d’une ligne à l’autre. On peut avoir par exemple, la date d’une vente qui n’est présente en première colonne que lorsqu’on change de jour de l’écriture. Il vous faut faire de nombreuses manipulation pour compléter chaque ligne…

6. D’autres idées ?

D’autres cas de mauvaise qualité des données existent (d’ailleurs, vous pouvez me les proposer en commentaire de cet article) et vous font perdre un temps précieux à chaque fois.

Eh bien, tous ces cas de figure sont automatisables en quelques clics à l’aide de Power Query !

Mais le plus beau dans l’histoire, c’est qu’une fois que vous avez construit vos étapes de nettoyage. Vous n’avez plus jamais à vous en soucier !

Améliorer la qualité de vos données à l’aide des premières fonctions de Power Query

Je vous propose l’illustration ci-dessous avec la même numérotation que les points soulevés précédemment.

En choisissant dans le ruban, l’onglet « Transformer« , vous aurez accès aux fonctionnalités ci-dessous :

Power Query - Fonctionnalités simples
  1. En sélectionnant la ou les colonnes de votre choix et en cliquant sur « Format » puis « Supprimer les espaces« . Vous aurez déjà réglé le premier point.
  2. Dans cette interface, le filtre d’une colonne n’agit pas exactement comme dans Excel. Ici, quand vous filtrez quelque chose (par exemple en supprimant les lignes vides), vous ajoutez une étape automatisée de suppression des lignes vides ! Eh oui, c’est tout !
  3. « Fractionner la colonne » va automatiser le fait de séparer une colonne avec des données en autant de colonnes que d’occurrence du séparateur choisi. Parfois ce sera un caractère tabulation, parfois ce sera un caractère dièse, ou ce que vous souhaitez ! Et voilà !
  4. Ici, si vous double-cliquez sur un nom de colonne et changez son nom, vous n’avez pas simplement changé de nom. Vous avez automatisé le renommage depuis votre fichier source. Ce dernier n’a pas bougé. En revanche, lors de l’utilisation dans Excel, seul le nom que vous aurez choisi apparaîtra !
  5. Last but not least ! Vous pouvez compléter toutes les cellules qui seraient vides à partir de la cellule la plus proche qui a des données. En clair, si vous reprenez l’exemple avec la date (au paragraphe précédent), toutes les cellules vides peuvent être complétées en un clic !

Exemple n°4 : Simplifiez vous la vie avec toutes les données de type date et heure à l’aide de Power Query

Mise en situation des problèmes potentielles avec les dates et les heures

Les données de type date sont certainement celles qui ont donné et qui continueront de donner de nombreux maux de têtes à ceux qui les manipulent…

Entre les formats américains et européens, les séparateurs entre les jours, les mois et les années des plus exotiques ou encore des formats étranges, il vous faut souvent bien de la patience pour les rendre utilisables.

Et je ne vous parle pas des configurations régionales de votre ordinateur ! Car oui, selon la configuration de votre système d’exploitation, Excel va traiter différemment les données que vous allez lui fournir !

En résumé, les sources de difficultés peuvent être :

  • L’ordre dans lequel une date vous est transmises (12.31.2025 ou 31.12.2025). Dans cette situation, c’est encore facile à identifier, mais 8.9.2025, c’est le 8 septembre ou bien le 9 août ?
  • Le choix du séparateur de date entre celui fourni et celui de votre système… Dans l’exemple précédent, j’ai choisi le symbole « . » et non « / » comme c’est le cas en France habituellement. Comment Excel va réagir ?
  • Parfois, les dates viennent au format année puis mois puis jour : 2025.12.31. C’est plus clair pour identifier les composantes de la date, mais comment Excel va l’interpréter ?
  • Il y a également les dates « techniques » qui inclut l’heure et le décalage horaire par rapport à l’heure universel UTC : 20251231T12:42-0500

Comment Power Query peut vous simplifier la vie ?

Avant que vous découvriez Power Query pour traiter vos données de type date, vous pouviez tenter d’écrire des formules complexes afin d’identifier dans quel cas vous vous trouviez.

Maintenant, quelques clics suffisent !

Il suffit de regarder les différences entre import via Power Query ou ouverture direct du même fichier CSV (Lien vers le fichier utilisé dans l’illustration) :

Power Query - Différences traitement dates avec Excel

Et ce n’est pas tout ! Grâce aux fonctions intégrées à Power Query, vous pourrez extraire l’année, le mois, le jour d’une date en deux clics. En à peine plus de clics, vous pourrez intégrer des dates aux formats régionaux exotiques à votre format. Et enfin, faire la différence entre deux dates ou entre deux heures ! (même si je vous explique en détail comment ajouter des heures avec Excel ou comment calculer un âge avec Excel, avec Power Query, ce sera plus rapide !).

Exemple n°5 : Ajoutez, Fusionner, Étendez vos données à l’aide de Power Query au lieu de vos formules Excel

À l’aide de ces autres fonctionnalités, vous allez goûter au véritable potentiel de Power Query ! Je dois d’abord redéfinir certains termes. En effet, entre la vie de tous les jours, Excel et Power Query, certains termes ne signifient pas la même chose…

Ajouter des données avec Power Query

Lorsqu’on vient du monde Excel, « ajouter » signifie faire une addition. Dans Power Query, pas du tout… « Ajouter des données » signifie « empiler des données » dans un tableau unique.

Power Query - Ajouter des données

Cette opération sert à mutualiser dans une table unique des données issues de sources souvent différentes.

Cas d’usage type : Sortir une liste unique de fournisseurs (ou de clients) en mutualisant des données issues de deux logiciels différents.

Il faudra souvent ajouter une étape de suppression des doublons pour obtenir la liste mutualisée. À l’inverse, vous pourriez souhaiter identifier les doublons, et pour cela, vous sélectionneriez conserver les doublons.

Fusionner des données avec Power Query

Dans Excel, nous n’avons pas l’habitude de fusionner les données… plutôt des cellules. En revanche, on a souvent besoin de compléter nos données à partir d’un identifiant. En clair, lorsqu’une commande contient un code fournisseur, parfois, on souhaite récupérer son nom et son adresse par exemple.

Dans Excel, c’est la fameuse fonction RECHERCHEV() qui réalise cette opération. En passant, je vous recommande d’utiliser la nouvelle fonction RECHERCHEX() (si vous disposez d’une licence Excel 2021 ou Excel 365). Deuxième info en passant, voici comment faire une RECHERCHEV avec plusieurs critères.

Avec Power Query, si vous souhaitez faire cette opération, alors vous devrez fusionner vos données.

Power Query - Fusionner données
Power Query – Fusionner données

Je ne rentre pas ici dans les détails de toutes les options. La fusion entre deux tables offre des options avancées qui mériteraient des explications plus détaillées… Le choix du symbole multiplier n’est pas anodin.

Power Query - Fusionner des données - Type de jointure

Étendez vos données avec Power Query

On vient de voir précédemment qu’il est possible de fusionner ses données entre elles. D’une certaine manière, vous venez en quelques clics d’enrichir vos données. Et que se passerait-il si vous aviez accès à d’autres données ? Que vous pouviez les connecter avec celles que vous possédez déjà ?

Connaissez-vous les API ? Les « Application Programming Interface » ? Dans la langue des informaticiens, cela veut dire : accéder à un logiciel et à ses fonctionnalités à l’aide de la programmation. Si vous remettez dans le contexte, ici, il ne s’agit pas de faire ses courses en lignes, mais plutôt d’accéder à des données.

Une mine de données se trouvent par exemple sur le site https://data.gouv.fr. De là, vous pouvez connecter directement votre fichier Excel aux données actualisées du site officiel !

Conclusions sur Power Query

Vous avez vu tout au long de cet article, des illustrations, des exemples et une courte présentation de l’interface. Power Query est véritablement une plateforme à maîtriser (et si vous EXCELLER avec, c’est mieux !).

Je n’ai pas la possibilité dans un seul article de développer toutes les possibilités. Et l’une mériterait pourtant un développement, Power Query est le préparateur caché de Power BI !

Ainsi, si vous souhaitez rentrer dans l’univers de Power BI, vous aurez un passage obligé par Power Query ! Et si vous êtes prêt à découvrir Power BI, il ne reste qu’à vous inscrire à la liste d’attente ci-dessous :

Prenez

le prochain départ vers

un nouveau monde

Tous vos commentaires sont les bienvenus pour enrichir l’article, partager vos expériences !

Comment créer un bon diaporama avec PowerPoint ?

Comment créer un bon diaporama avec PowerPoint ?

Avant de savoir comment créer un bon diaporama, il faut s’équiper avec les bons outils. Ici, ce sera PowerPoint. Je vais vous présenter comment créer un bon diaporama. Mais ce ne sera pas un simple tutoriel. À la fin de l’article, vous en saurez plus que la plupart de ceux qui se croient experts ! Je vous souhaite une excellente lecture.

Se préparer avant de créer son diaporama

Avant de commencer à créer des diapositives et à entrer dans le vif du sujet, je vous recommande de penser plus globalement à l’objectif que votre diaporama doit atteindre.

  1. Quel est le message que vous souhaitez passer ?
  2. À qui allez-vous vous adresser ? Qu’attend votre audience de cette présentation ?
  3. Quelles réactions / décisions attendez-vous de votre audience ?
  4. De combien de temps disposez-vous pour présenter ?
  5. Est-ce une présentation pour une borne d’information et qui doit tourner en boucle ?

À travers cet article, je vais vous guider pas à pas, étape par étape, afin que votre diaporama soit un succès !

Étape 1 : Pour créer un bon diaporama > Construisez une histoire

Avant de commencer : identifiez votre message clé

Avant de créer vos diapositives, vous devez déterminer le message le plus important que vous souhaitez faire passer. C’est le nectar de votre présentation.

Au-delà de 2 messages à faire passer (même 3), vous risquez de perdre votre auditoire.

Posez-vous la question : s’il ne devait rester qu’un message, lequel serait-ce ?

Posez-vous la question des attentes de votre auditoire

Avant de créer la première diapositive, vous avez encore d’autres étapes à passer. Qu’attend votre auditoire ? Quelles sont ses préoccupations ? Pourquoi toutes ces personnes doivent-elles vous écouter ? À votre avis, qu’aimeraient-elles entendre ?

Bien sûr, il n’est pas question ici de faire de faire de l’hypocrisie et de ne dire que ce que votre auditoire « souhaite entendre ». Mettez-vous à leur place. Il faut comprendre leurs besoins et leurs attentes pour pouvoir adapter ses propos.

La préoccupation première est-elle le budget ? Est-ce la notoriété ? Est-ce le planning ? La compétence ?

Vous en doutez encore ? Alors allez voir cette vidéo de comment les grands leaders inspirent à l’action de Sinom Sinek.

Racontez votre histoire – Le storytelling

Maintenant, vous pouvez développer votre message-clé autour des préoccupations de votre public.

Pour intéresser votre auditoire, vous devez d’abord montrer que vous l’avez compris !

Je vous ai compris.

Charles de Gaulle le 4 juin 1958 (https://fr.wikipedia.org/wiki/Je_vous_ai_compris)

Comment pourriez-vous demander leur attention si vous ne les intéressez pas ? Quoi de mieux pour les intéresser que de parler de leurs préoccupations !

Mettez en évidence un problème de votre auditoire. Avec cela, vous aurez toute son attention !

Désormais, armé de toutes ces informations, vous allez pouvoir construire votre diaporama.

Étape 2 : Quel contenu pour créer ce bon diaporama ?

Créer un bon diaporama est différent de rédiger un bon rapport !

On vous a alloué un temps de parole, pas un temps de lecture ! Ne faites pas comme tant de mauvais présentateurs qui écrivent tout leur texte et passent leur temps à lire ce qu’ils ont écrit ! S’il vous plaît !

En plus, sachez que nous lisons plus vite que nous ne parlons. Avant la fin de la première diapositive, vous aurez perdu l’attention de la salle… Peu importe l’importance et la justesse de votre message, animer une présentation est un show !

Si vous avez des chiffres, des textes, des détails à développer, écrivez-les dans un rapport et envoyez-le avant ou après votre présentation.

Un dessin vaut mieux qu’un long discours

– Tu veux que je te fasse un dessin ?

– Oui !!!

Combien de fois avez-vous utilisé un tableau, une feuille de brouillon, un schéma ou tout autre support visuel pour développer une notion ? À travers votre diaporama, c’est exactement ce que vous devez faire !

Maintenant vous devez penser votre message à travers le plus de visuels possibles.

Rédigez d’abord la structure de votre message. Ensuite, vous pourrez trouver des illustrations qui collent à votre discours. Selon les émotions que vous souhaiterez mettre en avant, vous choisirez l’image adéquate.

Où trouver des images pour illustrer votre diaporama ?

Normalement, vous avez pensé à votre moteur de recherche préféré… mais il y a mieux ! Il existe des sites avec des banques d’images gratuitement utilisables et libres de droits !

Voici une petite liste de sites proposant des images libres de droits :

Sachez qu’il existe bien d’autres banques d’images libres de droits. Toutes celles-ci vous seront d’une grande utilité afin de trouver les illustrations appropriées.

Étape 3 : Sélectionner un modèle de présentation et/ou un thème

Je vous proposerai un article prochainement détaillant la différence entre un thème et un modèle de présentation. À ce stade de votre création de votre diaporama, il n’est pas utile de connaître toutes les subtilités.

Lorsque vous démarrez PowerPoint, celui-ci vous propose de choisir parmi une liste de modèles de présentation. Vous pouvez démarrer avec le modèle vide.

Choix du modèle de présentation
Créer un bon diaporama – Choix du modèle de présentation

Ensuite, vous pouvez vous rendre dans l’onglet « Création » (1) et sélectionner un thème (2). N’hésitez pas à cliquer sur chacune des propositions qui vous plaisent. Au passage, pensez à tester les variantes de thèmes (3) également à votre disposition !

Variantes de thèmes
Créer un bon diaporama – Choix de variantes

Comment explorer les possibilités d’un thème ?

Lorsque vous sélectionnez un thème et une variante en particulier, vous n’avez qu’une seule diapositive visible. Celle-ci ne permet pas de se rendre compte de toutes les possibilités offertes par le thème.

Pour bien s’en rendre compte, il faut étudier toutes les « Dispositions » incluses dans le thème. Il suffit de faire un clic droit sur une des diapositives depuis la colonne de gauche et de sélectionner « Disposition ». Sinon, vous vous rendez sur l’onglet « Accueil » et utilisez le bouton comme ci-dessous :

Liste des dispositions
Créer un bon diaporama – Liste des dispositions

Enfin, vous pouvez également insérer une nouvelle diapositive avec la bonne disposition directement. Pour cela, utilisez le bouton juste à côté « Nouvelle diapositive » avec la flèche pointant vers le bas et sélectionnez la disposition de votre choix.

Peut-on changer de thème après-coup ?

Heureusement, il est tout à fait possible de changer de thème une fois que vos diapositives sont créées. Toutefois, il y a quelques informations à prendre en compte.

  • Premièrement, une disposition est composée de plusieurs zones réservées préconfigurées (zone de titre, zone de texte, zone d’image, etc.).
  • Deuxièmement, lorsqu’on change de disposition, rien ne vous garantit que le nouveau modèle de présentation prévoie le même nombre de zones préconfigurées.
  • Troisièmement, PowerPoint essaie de faire correspondre les zones de l’ancienne disposition vers la nouvelle disposition.
  • En cas d’échec, les contenus ne sont pas perdus, mais ils sont moins joliment intégrés.

En revanche, changer de variante au sein d’un même thème ne pose aucun problème !

Étape 4 : Mettre en pratique et finalement créer ce bon diaporama !

Les diapositives minimales obligatoires ou pas !

Je ne vois que deux diapositives qui sont obligatoires :

  1. Le titre de votre présentation
  2. La dernière pour remercier votre audience

Faut-il nécessairement une diapositive pour présenter le sommaire et une pour chaque partie ? C’est discutable. Cela dépendra du contexte… Plus le temps passe, moins j’en vois réellement l’intérêt.

La plupart du temps, vous disposez d’un temps limité et plutôt court pour présenter. Alors pourquoi charger le contenu alors que vous pouvez le dire oralement ?

Lorsqu’il s’agit d’un support de présentation pour un cours magistral, alors oui, un sommaire et des diapositives de transition sont très utiles.

Au lieu d’une diapositive présentant la partie suivante, vous pouvez faire comme dans certains livres, un résumé de ce qui a été présenté. C’est alors naturellement que votre auditoire comprend que vous passez une étape et qu’une nouvelle s’ouvre.

Ajouter les diapositives en sélectionnant les dispositions

Nous rentrons ici dans la partie technique de la construction du diaporama.

Personnellement, rien ne m’insupporte plus que de voir la zone de titre bouger d’une diapositive à l’autre ! Alors, s’il vous plaît, soit vous utilisez les dispositions de votre thème, soit vous êtes suffisamment original pour retirer la zone de titre totalement…

Sinon, cela donne une impression de négligence, et vous retire du crédit. Ne l’oubliez pas, si c’est vous qui présentez, la charge de convaincre est de votre côté.

Faut-il mettre des animations dans les diapositives pour créer un bon diaporama ?

Ne l’oubliez jamais, nous lisons plus vite que nous ne parlons. Tout le texte que vous présentez sera lu avant que vous ne l’ayez dit…

Donc, si vous vous retrouvez dans la nécessité de mettre du contenu textuel, alors, oui, affichez le texte progressivement.

Voici un exemple pour ajouter une animation :

Ajouter une animation à une diapositive
Créer un bon diaporama – Ajouter une animation

Ensuite, selon vos besoins, vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez ainsi :

Ajouter une autre animation à une diapositive qui possède déjà une animation
Créer un bon diaporama – Ajouter une autre animation

Quelques astuces pour gérer les animations de vos diapositives

Astuce n°1 : Visualiser toutes les animations présentes sur une diapositive

Dans l’onglet « Animation » de PowerPoint, vous disposez de la fonction « Volet animation ».

Afficher le volet animation
Créer un bon diaporama – Volet animation

Ainsi, vous pouvez voir l’ensemble des animations de votre diapositive. Mais ce n’est pas tout, vous pouvez également voir leur timing, leurs enchaînements/dépendances.

Créer un bon diaporama - Volet animation - Séquence et durée
Créer un bon diaporama – Volet animation – Séquence et durée

Astuce n°2 : Régler l’enchaînement des animations entre elles

Eh oui, il n’est pas obligatoire de faire des clics pour passer d’une animation à une autre. Plusieurs autres options existent :

  • Au clic (c’est l’option par défaut)
  • Avec la précédente (sous-entendu animation)
  • Après la précédente (idem)

Les deux dernières options permettent de grouper plusieurs animations ensemble ou de les enchaîner automatiquement.

Astuce n°3 : Masquer des objets pour mieux gérer ses animations

L’astuce consiste à afficher le « Volet Sélection » qui permet de masquer/afficher des objets de la diapositive. Il permet également de sélectionner (d’où son nom !) un objet qui serait « sous » les autres.

Créer un bon diaporama - Volet sélection
Créer un bon diaporama – Volet sélection

Étape n°5 : Peaufiner ce bon diaporama que vous venez de créer

Vous avez bientôt terminé ! Il ne vous reste que les derniers réglages. C’est à ce moment que vous pouvez introduire des « Transitions ».

Les Transitions permettent d’animer le changement de diapositive de l’une à l’autre.

Créer un bon diaporama - Ajouter une transition
Créer un bon diaporama – Ajouter une transition

De la même manière que pour les animations, soyez parcimonieux avec l’utilisation des Transitions. Au-delà de trois types de transitions différentes utilisées, on ne vous écoutera plus… L’auditoire attendra avec impatience que vous changiez de diapositive pour voir celle que vous avez utilisée !

Étape n°6 : Répétez, répétez, répétez ! Maintenant que vous avez créé votre bon diaporama !

Franchement, après tant de labeur, est-ce bien raisonnable de ne pas s’entraîner ? Vous venez de construire votre bolide, et vous ne testez pas que tout roule ?

Vous venez de créer un super diaporama, et au moment de présenter, vous vous rendez compte que des mots vous manquent. Ou qu’une animation est oubliée… ou qu’il y en a trop… si seulement vous aviez répété à voix haute et en conditions réelles !

Quelques astuces bonus pour créer vos diaporamas dans des cas particuliers

Votre diaporama doit tourner en boucle sur une borne

PowerPoint regorge de quelques options bien cachées, dont celle-ci ! Pour trouver cette option, il faut se rendre ici :

Créer un bon diaporama - Paramètres du diaporama
Créer un bon diaporama – Paramètres du diaporama

Et sélectionner « Visionné sur une borne ».

Vous souhaitez présenter un extrait de vos diapositives

Je connais pas mal de personnes qui utilisent un « méga » PowerPoint avec plusieurs dizaines de diapositives. Lorsqu’elles en ont besoin, elles piochent dans leur stock pour construire un nouveau diaporama.

Si seulement elles connaissaient cette option…

Il est possible de créer un diaporama personnalisé… J’avoue, ce n’est pas très parlant comme cela. En clair, cela veut dire que vous pouvez créer une séquence de présentation des diapositives selon vos désirs !

Au lieu de présenter les diapositives dans l’ordre diapo 1 puis diapo 2, etc., vous pouvez définir l’ordre diapo 3 puis diapo 1 et fin.

Pour cela, rendez-vous dans l’onglet « Diaporamas » et la fonction « Diaporamas personnalisés… ».

Créer un bon diaporama - Diaporamas personnalisés
Créer un bon diaporama – Diaporamas personnalisés
Créer un bon diaporama - Diaporamas personnalisés
Créer un bon diaporama – Diaporamas personnalisés

Vous pouvez même configurer autant d’ordonnancement que vous le souhaitez ! Une suggestion est de créer une version complète « Full », une version courte « Medium » et une version essentielle « Essentials ».

Au moment de passer en mode diaporama, vous aurez la liste des versions de diaporamas affichée dans le menu déroulant ici :

Créer un bon diaporama - Diaporamas personnalisés
Créer un bon diaporama – Diaporamas personnalisés

Dernière étape : Avez-vous pu créer votre super diaporama ?

Pensez-vous qu’avec cet article votre diaporama sera un succès ? Avez-vous encore des questions ? Faites-le moi savoir à travers la zone de commentaires en dessous de cet article !

Merci !

Petit glossaire pour parler « PowerPoint »

Dans le monde PowerPoint, voici les quelques mots à connaître pour vous y retrouver :

Terme (français)Terme (anglais)Signification
DiapositiveSlidePage de votre diaporama
DiaporamaSlideshowRésultat animé de vos pages
AnimationAnimation Effet visuel sur un ou plusieurs objets d’une page
TransitionTransitionAnimation qui se produit au moment du changement de page
ObjetObjectN’importe quel bloc (texte, image, dessin) présent sur une page
ModèleTemplateEnsemble de mises en page de page préconfigurées, incluant thèmes, animations, contenus
ThèmeThemeEnsemble de paramètres de couleurs, polices de caractères et de mises en page préconfigurées
Comment comparer deux fichiers Excel ?

Comment comparer deux fichiers Excel ?

Comparer deux fichiers Excel est un des besoins les plus fréquents lorsque l’on doit consolider, vérifier, contrôler des données qui ont été saisies par plusieurs personnes différentes. Contrairement à Word, il n’y a pas de fonction de suivi des modifications. Il y a d’autres moyens de comparer deux fichiers Excel.

Plusieurs solutions s’offrent à vous selon votre version d’Excel :

  1. Vous possédez une version assez récente d’Excel (>= Excel 2013) en version professionnelle. Vous avez de la chance, Microsoft vous offre un add-on inclus dans Excel pour comparer 2 fichiers Excel : Le composant Excel Inquire. Cela est valable pour les abonnements Microsoft 365 (Excel 365), il faut disposer d’un abonnement E3 au minimum.
  2. Vous possédez une version non professionnelle, vous devrez installer un composant open source.

Préambule

Les plus curieux d’entre vous auront peut-être trouvé le petit bouton caché qui semble indiquer l’existence de cette fonction, mais pour un usage dans un contexte très particulier !

Excel - Menu révision - Suivi des modifications
Excel - Menu révision - Suivi des modifications - Afficher les modifications

Cette fonctionnalité dispose de nombreux inconvénients qui sont décrits de manière détaillée sur le site de Microsoft. En premier lieu, c’est une fonctionnalité considérée comme ancienne (sous-entendu : bientôt obsolète). En second lieu, elle est complètement inutile si on veut comparer un fichier en notre possession et un autre transmis par email par exemple.

Choisir le moyen de comparer deux fichiers Excel selon votre version d’Office

Pour tout ceux qui possèdent une version Excel Professionnel Plus 2013 au minimum, ce sera très facile. Sinon, il faudra se rabattre sur une solution libre alternative, qui vous servira tout de même !

De toute manière, sachez qu’Excel regorge de fonctionnalités à découvrir, en particulier, il y a des compléments disponibles qui n’attendent que vous.

Excel fournit non seulement toutes les fonctionnalités que l’on peut retrouver dans les menus habituels, mais également quelques composants complémentaires désactivés par défaut.

C’est justement un de ces composants, nommé Spreadsheet Compare (Inquire), qui va nous permettre de comparer pleinement deux fichiers Excel !

Pour la suite de l’article, il faut savoir qu’il est nécessaire de disposer d’une version Excel Professionnel Plus 2013 au minimum.

Pour tous les autres, j’ai trouvé une autre solution à votre problème ! Suivez les étapes de secours par ici.

Étape 1 : Activer le complément Inquire d’Excel

Ouvrez le menu Fichier > Options, puis sélectionnez la section Compléments. Ensuite, sélectionner le choix Compléments COM, puis cliquez sur Atteindre… :

Le menu suivant s’affiche avec plus ou moins de choix selon les produits installés sur votre ordinateur. Si votre version d’Excel le permet (au minimum Professionnel Plus 2013), vous aurez l’option “Inquire” disponible. Cochez et validez avec OK.

Si à ce moment, vous ne voyez pas le composant Inquire dans la liste des composants COM, c’est qu’il est fort probable que votre licence actuelle ne le permette pas.

Dans la mesure où vous seriez avec un abonnement Microsoft 365 (ou Excel 365), il vous faut un niveau de licence E3 au minimum.

Par ailleurs, vous pouvez également consulter l’aide de Microsoft détaillant ce point.

https://docs.microsoft.com/fr-fr/office/troubleshoot/excel/com-add-ins-not-displayed

Un nouvel onglet apparaît alors dans le ruban avec le titre Inquire.

Étape 2 : Préparer vos 2 fichiers Excel

Cela pourrait paraître désormais simple d’utiliser cette fonction. Or, il faut s’en méfier ! En effet, la comparaison de fichiers Excel nécessite de prendre bien des précautions.

Lorsque Word compare deux fichiers, il peut se baser sur le contenu qui a de fortes chances de disposer de certaines similarités. Ainsi, les titres à différents endroits dans le document seront similaires. Word pourra se baser sur ces informations pour voir qu’entre ces deux titres, le contenu a changé et ainsi déterminer les écarts.

Dans Excel, comment savoir si deux contenus situés à la case A2 sont différents parce que :

  1. ils sont le résultat d’une formule et que c’est la formule qui a été changée ?
  2. une ligne a été insérée et qu’il faut comparer A2 du 1er fichier à A3 du 2e fichier ?
  3. l’ordre de tri a changé et qu’il n’est plus en A2 ?
  4. le contenu a été modifié ?

C’est donc à vous de prendre les précautions nécessaires pour présenter les deux fichiers d’une manière appropriée.

Le meilleur moyen est de disposer d’une colonne “maîtresse” (en base de données on parle d’une clé primaire) qui permet de trier toutes les autres colonnes selon un ordre croissant. Cela peut s’agir d’un numéro de facture, d’un numéro de commande, d’un numéro de projet, etc.

L’objectif est de présenter au composant Inquire d’Excel au moins les premières lignes et colonnes avec des contenus censés être similaires.

Étape 3 : Sauvegarder vos fichiers avec des noms indiquant clairement leur origine

Inquire vous demandera de sauvegarder vos 2 fichiers Excel avant de lancer la comparaison. Si un de vos fichiers se trouve en pièce jointe d’un email et l’autre sur votre ordinateur, vous devrez enregistrer la pièce jointe sur votre ordinateur (ou n’importe quel autre espace de stockage).

Afin de déterminer quel contenu provient de quelle source, je vous recommande de clairement noter dans le nom du fichier une indication de l’original et de celui pouvant comporter des différences.

Étape 4 : Comparer vos 2 fichiers Excel

Pour lancer la fonction Comparer les fichiers, vous devez au préalable ouvrir les deux fichiers en même temps. Comme ils ont désormais des noms clairs et différents, Excel vous permet de les ouvrir en même temps.

Ouvrez la fonction Comparer les fichiers présente dans le ruban Inquire.

Comparer deux fichiers Excel - Sélection des fichiers

Vous relèverez que l’interface pour sélectionner les fichiers est un peu spartiate. Il n’y aucun moyen de naviguer pour sélectionner ses fichiers et les noms sont essentiels pour savoir quel est le fichier de référence et quel est le fichier contenant des modifications.

Voici donc l’interface de comparaison qui se dévoile :

  1. Contenu du fichier de référence (premier des deux fichiers fournis) avec une certaine coloration des cellules (expliqué au point 3). La mise en forme initiale du fichier est totalement ignorée dans la présentation, mais prise en compte pour la comparaison.
  2. Contenu du fichier avec du contenu modifié (deuxième des deux fichiers fournis) avec les mêmes éléments de coloration (expliqué au point 3). Idem pour la mise en forme qui est également ignorée pour l’affichage ici présent.
  3. Liste des critères à prendre en compte ou à ignorer dans la comparaison. Chaque critère de comparaison dispose d’une certaine couleur. Chaque bloc de présentation reprend ces mêmes couleurs.
  4. Liste exhaustive des différences trouvées entre les deux fichiers, avec les mêmes codes couleurs, pour conserver la cohérence de lecture des différences.
  5. Récapitulatif sous forme d’histogramme du nombre de différences trouvées selon les critères de comparaison. On peut par exemple voir dans cet exemple qu’il y a plus de valeurs réellement mises à jour que de résultats de formules.

Étape 6 : Comparer deux fichiers Excel, oui, mais que cherchez vous à comparer ?

Souhaitez-vous comparer une feuille de chacun de vos classeurs ? Souhaitez-vous comparer une colonne en particulier d’une feuille de votre classeur ? Pensez bien qu’Excel ne peut se fier qu’aux références des cellules et comparer A1 d’un fichier avec A1 de l’autre fichier. Si une colonne a été insérée, toutes les cellules seront marquées comme différentes.

Je vous recommande donc d’avoir une approche méthodique selon le type de différences découvertes, et de faire l’analyse type par type.

Surtout, vérifiez que vous avez bien présenté les fichiers selon le bon critère de tri initial.

Il n’y qu’à regarder le résultat des deux mêmes fichiers comparés avec une mauvaise préparation :

On pourrait croire que toutes les valeurs ont été touchées car elles apparaissent colorées et mettant ainsi en valeur les différences. Or, en regardant de plus près, on peut voir que le tri n’est pas fait de la même façon.

Étape de secours : Pour tous ceux qui ne possède pas la bonne version d’Office

Je viens de découvrir avec stupeur que même en possédant la toute dernière version d’Office (Office 365), mais pas la version dite « ProPlus », je ne pouvais plus activer le composant de comparaison de fichiers Excel !

J’ai donc chercher une solution, et en ai trouvé une !

Malheureusement Tiphaine (cf. commentaires), il sera nécessaire d’installer quelque chose en plus… Selon vos besoins, il y a une option gratuite ou une option payante (mais avec bien plus d’options que juste la comparaison…).

Option 1 : Un add-on gratuit pour uniquement comparer deux feuilles Excel

J’ai trouvé un utilitaire sous licence GPL (General Public Licence). Cela signifie que vous pouvez l’utiliser librement à titre privé ou à titre professionnel (je ne suis pas juriste, je vous invite donc à le vérifier par vos soins ici : https://www.gnu.org/licenses/old-licenses/gpl-2.0-faq.html).

Ce logiciel est ici : https://sourceforge.net/projects/spreadshcompare/. Il n’existe qu’en anglais. Attention, à ce jour, la dernière mise à jour du produite est datée du 31 mars 2019. Plus le temps passera, plus les risques d’incompatibilité / de bugs / de failles de sécurité augmentent. Envisagez alors l’option suivante.

Voici un mode d’emploi de cet add-on gratuit de comparaison de feuilles Excel

La première étape consiste à l’installer. Personnellement, même en ayant coché la case « Installer et activer l’add-in », je ne l’ai pas trouvé sur Excel (ni sur Excel 2013, ni sur Excel 365).

J’ai donc dû l’installer manuellement.

Étape 1 : Activer le ruban « Développeur »

Un clic droit sur la bande supérieure d’Excel fait apparaître le menu suivant :

Sélectionnez « Personnaliser le ruban : » puis sur l’écran suivant :

Sélectionnez « Développeur ».

Étape 2 : Ouvrir le menu des compléments

Un nouveau menu apparaît dans la bande du ruban. Sur Office 2013 / Office 2016, cela donnera ceci :

Excel - Menu developpeur - Complements

Sur Office 365, vous aurez ceci :

Excel 365 - Menu developpeur - Complements

Dans le premier cas, il faudra cliquer sur « Compléments » alors que dans le 2e cas, ce sera sur « Compléments Excel ». In fine, ce sera le même menu qui s’affichera dans les deux cas.

Étape 3 : Activer le complément de comparaison de fichiers Excel

Avant dernière étape avant de pouvoir utiliser le composant, aller chercher le composant et l’activer. Il vous faudra suivre les étapes indiquées ici :

  1. Cliquer sur « Parcourir… »
  2. Naviguer jusqu’au chemin « C:\Programmes (x86)\Spreadsheet Compare »
  3. Sélectionner le fichier « Spreadsheet Compare.xla »
Excel - Activer complement Spreadsheet compare

Étape 4 : Utiliser le composant

Pour l’aide à l’utilisation du composant, un fichier d’aide est installé avec le composant au chemin suivant : « C:\Program Files (x86)\Spreadsheet Compare\Spreadsheet Compare Help.chm »

Option 2 : Un add-on payant pour comparer deux ou plusieurs feuilles Excel et également apporter de nombreuses fonctionnalités !

Plusieurs raisons peuvent vous faire choisir l’option de l’add-on payant :

  • Vous souhaitez avoir une garantie d’assistance
  • Vous ne souhaitez pas installer un composant pour une unique fonction

Alors, cet add-on est fait pour vous !

Comparer deux feuilles Excel avec un Add-on

Il possède un gros défaut, c’est que l’interface n’est qu’en anglais à ce jour. Je pourrai tenter de convaincre l’éditeur de traduire cet add-on si vous êtes plusieurs à le réclamer…

Par ailleurs, je tiens à une entière transparence, si vous utilisez ces liens pour acquérir cet add-on, je toucherai une petite commission. Toutefois, je n’ai pas été rémunéré pour faire de la pub. J’ai sélectionné ce produit pour son efficacité et son rapport qualité / prix totalement librement.

Le produit est proposé en version personnelle (50% rabais), entreprise 1 utilisateur (50% rabais) ou entreprise 5 utilisateurs (50% rabais).

Dernière étape : Votre feedback sur cet article

Bonne chance dans vos premiers pas avec cet outil de comparaison dans Excel. Il peut se révéler très puissant et salvateur, comme il peut vous rendre totalement chèvre !

Je vous remercie de m’indiquer si cet article vous a permis de comparer vos deux fichiers Excel. Si ce n’est pas le cas, faites-le moi savoir, ainsi je pourrais actualiser cet article pour l’améliorer.

Sachez également qu’il est possible de comparer deux fichiers Word alors que la fonction « Suivi des modifications » n’était pas active !

Vous pouvez vous faire pirater à cause d’un fichier .xls !

Malheureusement, ce n’est pas une blague ! Je vous invite à lire l’article qui vous décrit pourquoi vous devez vous méfier des fichiers en .xls !

Comment changer la langue de PowerPoint de TOUTES les slides ?

Comment changer la langue de PowerPoint de TOUTES les slides ?

Changer la langue sur PowerPoint devrait être simple. Sur toutes les autres applications de la suite Office, changer la langue peut être réalisé avec quelques clics. Or, sur PowerPoint, changer la langue selon le même protocole ne fonctionnera pas comme prévu. Alors que je défends l’utilisation d’une suite Office sans VBA, là, c’est un cas de force majeure.

Dans cet article, je vous explique un peu du pourquoi, mais surtout, je vous donne les moyens de changer la langue de PowerPoint pour de bon ! Vous pouvez soit suivre le pas à pas que je vous propose, soit directement vous rendre en bas de la page où se trouve un fichier PowerPoint avec le code déjà embarqué.

Pourquoi changer la langue de PowerPoint est si compliqué ?

Une des raisons principales vient du fameux « copier-coller ». Lors de l’utilisation de la simple combinaison Ctrl+C puis Ctrl+V, on ne copie pas uniquement du texte, surtout dans PowerPoint. On copie les styles, on copie des objets avec des spécificités de mise en forme.

Lorsqu’on copie des slides d’une présentation A vers une présentation B, on copie toutes les mises en pages disponibles dans le masque des diapositives de la présentation A vers la présentation B. On copie également les notes et les masques de notes, etc.

Et là, un bouton quelque part qui nous donnerait le choix de conserver la langue d’origine ou de définir la bonne langue cible serait le bienvenu ! Si quelqu’un chez Microsoft voit ce post, merci de relayer !

Vous pouvez voir sur votre présentation si des slides ont été importées depuis une autre présentation en opérant un clic-droit sur une des slides miniatures à gauche :

Changer langue PowerPoint - Mises en pages copiées
Changer langue PowerPoint – Mises en pages copiées

Changer la langue de PowerPoint selon Microsoft

Si vous êtes ici, c’est que vous avez certainement déjà essayé la manière officielle présentée par Microsoft, et cela n’a pas fonctionné… n’est-ce pas ? Ci-dessous le contenu en italique qui se trouve sur le site de Microsoft.

Modification et vérification

  1. Dans n’importe quelle application, sélectionnez Fichier > Options > Langue.
  2. Si votre langue figure déjà parmi les langues d’édition, cliquez sur Définir par défaut. Sinon, sélectionnez la langue dans la liste Ajouter d’autres langues d’édition, puis cliquez sur le bouton Ajouter. La nouvelle langue apparaît dans la liste des langues d’édition.

Si l’option Disposition du clavier est Activée, tout est prêt pour la modification. Si elle est Non activée dans la colonne Disposition du clavier, procédez comme suit pour l’activer :

  1. Cliquez sur le lien Non activé.
  2. Dans la boîte de dialogue Ajouter des langues, cliquez sur Ajouter une langue, sélectionnez votre langue dans la liste, puis cliquez sur Ajouter.
  3. Fermez la boîte de dialogue Ajouter des langues. La langue doit apparaître avec la mention Activé sous Disposition de clavier dans la section Choisir les langues d’édition.

Sous Vérification, si votre langue est affichée comme Installée, vous pouvez passer à l’étape suivante. Sinon, cliquez sur Non installée. Office vous conduira à une page à partir de laquelle vous pourrez télécharger le pack d’accessoires linguistiques nécessaire pour cette langue. Suivez les instructions de cette page pour télécharger et installer le pack, puis revenez à la boîte de dialogue Préférences linguistiques d’Office pour confirmer qu’il est désormais installé.

Est-ce que cela a fonctionné avec vous ? Pour moi et nombreux autres, non…

Comment peut-on RÉELLEMENT changer la langue de PowerPoint ?

Alors que je ne suis pas du tout un fan des macros (et je m’explique dans cet article Macro or not Macro ? VBA or not VBA ?), il n’y a à ce jour aucun autre moyen que de passer par de la programmation dans PowerPoint.

J’ai récupéré des morceaux de code qui se trouvaient dans différents forums et y ait amené une touche personnelle pour l’enrichir et surtout la compléter !

Par le passé, j’avais déjà mis une première version qui était quasi complète. Dernièrement, je l’ai mise à jour. Ainsi. la dernière version de la macro convertit désormais tous les objets ! Si vous découvrez que certains textes de certains objets n’ont pas vu leur langue changer dans PowerPoint, surtout signalez-le moi en commentaire de cet article ! Je m’engage à essayer d’y pallier.

Vous êtes pressé de changer la langue de votre présentation PowerPoint ?

Pas de problème, je vous propose de télécharger directement le fichier « Change Language.pptm » depuis mon site.

Je me dois de vous rappeler que ce fichier contient une macro destinée à changer la langue de tous les objets d’une présentation PowerPoint. Il est hébergé sur le site https://exceller-avec-la-bureautique.com. Et dans la mesure du possible, le site est protégé contre tout acte malveillant. Toutefois, aucune technologie ne peut à 100% garantir l’intégrité du présent fichier.
En activant le contenu actif, vous permettez à un programme de s’exécuter sur votre ordinateur. Le site https://exceller-avec-la-bureautique.com ne saurait être tenu responsable des conséquences liées à cette exécution. Pour toute question, n’hésitez pas à me contacter à travers la page de contact du site : https://exceller-avec-la-bureautique.com/contact/.

>>Passer directement à l’étape 4 !

Sinon, suivez les étapes ci-dessous :

Étape 1 : Téléchargez ces fichiers sur votre ordinateur

Voici les fichiers à intégrer :

Enregistrez-les sur votre ordinateur à l’aide d’un clic droit, puis “Enregistrer la cible du lien sous…”.

Étape 2 : Activer le menu “Développeur”

Pour cela, cliquez sur le bouton droit sur l’un des en-têtes du menu de PowerPoint, puis “Personnaliser le ruban…”.

PowerPoint - Personnaliser le ruban

Ensuite, il suffit de cocher le menu “Développeur”.

PowerPoint - Activer le menu developpeur

Étape 3 : Importer les fichiers de code dans PowerPoint

Sélectionnez le ruban Développeur, puis cliquez sur la commande « Visual Basic ».

Ensuite, depuis VBAProject, faites un clic droit puis “Importer un fichier..”, faites ceci pour les deux fichiers “DefineLangForm.frm” et “Module1.bas” :

PowerPoint - Changer Langue - Importer un fichier VBA

Le fichier DefaineLangForm.frx sera importé avec le fichier “.frm” autmatiquement.

Vous aurez donc cet affichage :

PowerPoint - Fichiers VBA importes

Étape 4 : Exécuter la macro de changement de langue de PowerPoint

Vous pouvez alors fermer la fenêtre “Microsoft Visual Basic pour Application” et exécuter la macro permettant de changer la langue pour la présentation PowerPoint courante.

PowerPoint - Changer Langue - Executer macro ChangeLang

La fenêtre suivante s’affiche et vous pouvez choisir la langue cible en cliquant sur “Set language” :

PowerPoint - Changer Langue - VBA ChangeLang

Ma recommandation pour changer la langue de vos futures présentations PowerPoint

Sauvegardez cette macro permettant de changer la langue dans un fichier PowerPoint vide (au format pptm – le ‘m’ final indique que le fichier contient une macro).

Ensuite, vous pouvez la réutiliser pour les autres présentations, à la demande, grâce à l’astuce suivante.

Étape n°1 : Ouvrez vos deux présentations en même temps

Les macros partout, c’est pas bien ! Pourquoi, je l’explique dans l’article “VBA or not VBA ? Macro or not Macro ?”. Et je le développe ce thème avec l’article de pourquoi il faut se méfier des fichiers XLS.

Il vous faut donc trouver une solution pour ne pas convertir toutes vos présentations pptx en pptm (PowerPoint avec macro).

Il faut pour cela ouvrir d’une part votre présentation PowerPoint qui a la macro de changement de langue et d’autre part, celle dont vous souhaitez changer la langue.

Étape n°2 : Exécuter la macro de changement de langue

Lorsque les deux fichiers sont ouverts, on peut tout à fait exécuter les macros de l’une sur l’autre présentation !

Pour cela, dans la fenêtre d’exécution des macros, il faut utiliser le discret menu suivant :

PowerPoint - Changer Langue - Source de la macro

Ainsi, vous pourrez utiliser la macro présente dans un fichier pour l’exécuter dans l’autre. Dans mon cas, la macro est dans “Présentation1” et depuis “Présentation2” je peux l’exécuter.

Avez-vous pu changer la langue de votre PowerPoint ?

En échange de vous avoir enfin sauvé de cette galère, accepteriez-vous de me donner un petit commentaire sur cet article ? Merci d’avance !

[Tuto] Affichage Outook – Comment détecter les mails à traiter obligatoirement ?

[Tuto] Affichage Outook – Comment détecter les mails à traiter obligatoirement ?

Votre affichage Outlook est votre meilleur allié. Il peut vous aider à lutter contre la maladie du moment. Le trop-plein de mails ! Comment faire pour identifier les mails qu’il ne faut surtout pas manquer ? Je ne pourrai malheureusement pas vous aider à éviter tous les mails inutiles… Winking smile  En revanche, je vous propose de commencer par identifier d’un coup d’œil les mails où vous êtes l’unique destinataire et que vous n’avez pas encore traités.

Je vous propose deux options :

  1. Mettre en évidence les mails où vous êtes l’unique destinataire et qui sont encore “non lus”
  2. Mettre en évidence les mails où vous êtes l’unique destinataire et qui ont un indicateur de suivi différent de “Terminé”

Etape 1 : Ouvrir les paramètres d’affichage Outlook

Suivez les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez l’onglet “Affichage” d’Outlook
  2. Cliquez sur “Paramètres d’affichage”
  3. Cliquez ensuite sur “Mise en forme conditionnelle…”
Affichage-Parametre-affichage-Mise-en-forme-conditionnelle

La fenêtre suivante apparaît :

Mise en forme conditionnelle - Outlook

Etape 2 : Ajouter votre nouvelle condition et adapter votre affichage Outlook

A partir d’ici, vous pouvez désormais ajouter une nouvelle condition en cliquant sur le bouton « Ajouter ».

Je vous propose de nommer cette règle “Mes mails prioritaires” et d’utiliser une mise en forme différente du rouge, pour être plus identifiable.

Nouvelle condition affichage - Mails prioritaires

Etape 3 : Définir la règle pour activer cette mise en forme

Pour cela, une fois la Police fixée, il faut aller dans le menu “Condition…”. A ce stade on découvre une superbe case à cocher “Où mon nom apparaît” qu’il faut cocher.

A priori, l’option par défaut du menu déroulant est correctement pré-sélectionné à “en tant que destinataire unique (ligne À)”.

Outlook-condition-filtre-mise-en-forme-conditionnelle

Etape 4 : Votre affichage Outlook est bientôt prêt…

Si on s’arrêtait à ce stade, les mails seraient bien colorés selon notre demande, mais il serait impossible de remettre les mails dans un état neutre (vous pouvez bien sûr voir ce que cela donne en validant les différentes fenêtres, je vous laisse le soin de revenir à ce menu pour la suite par vos propres moyens également).

Il faut donc ajouter une condition : celle du “Lu/Non lu” ou “Indicateur terminé” selon votre préférence.

Nouvelle condition affichage - Non lu - Mails prioritaires

Et voilà !

[Tuto] Comment extraire les images de PowerPoint ?

[Tuto] Comment extraire les images de PowerPoint ?

N’avez-vous jamais vu une présentation PowerPoint qui vous a inspiré ? En plus, quelle chance, on vous met les supports à disposition. Vous aimeriez bien réutiliser une ou deux images présentes dans ce document (en respectant les droits d’auteur bien sûr). Il se trouve que vous pouvez extraire toutes les images des fichiers PowerPoint, Word, et même Excel en quelques clics ! Et non seulement extraire les images, mais tous les sons et toutes les vidéos !

Et je tiens le pari de le faire en moins d’une minute, montre en main !

Tous les documents Office sont des dossiers compressés.

A ce stade de la lecture, vous vous demandez si on parle bien de la même chose… C’est normal.

Maintenant, nous allons préparer votre fichier pour pouvoir extraire les images de PowerPoint.

Depuis que Microsoft a mis au point les formats .docx, .xslx, .pptx, « .(ancienne extension document office)+x », les fichiers sont des dossiers compressés que l’on peut décompresser et ainsi entrer dans les entrailles du fichier et en récupérer le nectar. Suivez le guide !

Étape 1 : Faites-en une copie de votre fichier original

A ce stade, rien de plus simple, un simple CTRL+C suivi d’un CTRL+V de votre fichier dans l’explorateur et vous avez votre document prêt pour l’extraction.

Extraire images PowerPoint - Copie d'un fichier pptx
Copiez votre fichier avant de commencer à extraire les images de votre PowerPoint, Word ou Excel

Étape 2 : Assurez-vous d’afficher les extensions des fichiers dans l’explorateur (.pptx)

Dans votre explorateur de fichiers, si vous ne voyez pas le .pptx, il faut aller décocher l’option “Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu” depuis les options d’affichage de l’explorateur.

Pour cela, après avoir ouvert un explorateur de fichiers :

  • Sélectionnez l’onglet « Affichage »
  • Cliquez sur le bouton « Options »
  • Sélectionnez l’onglet « Affichage » de la nouvelle fenêtre
  • Recherchez l’option “Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu”
  • Décochez cette case et appliquez
Extraire images PowerPoint - Explorateur - Modifier les options affichage extensions
Désactivez l’option « Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu »

Étape 3 : Avant dernière étape avant d’extraire les images de PowerPoint. Changez l’extension de votre fichier de .pptx en .zip

C’est à ce moment que l’alchimie opère. Votre fichier Office se présente comme un fichier zip ! Sachez que cette manipulation fonctionne uniquement car les fichiers Office sont effectivement de tels fichiers.

A ce moment, vous recevrez un avertissement qui est normal. C’est bien pour cela que je vous recommande de travailler sur une copie de votre fichier. Vous pouvez accepter ce changement sans courir aucun risque.

Explorateur - Changement extension pptx zip

Votre fichier est prêt à être exploité.

Extraire images PowerPoint - Copie d'un fichier pptx - Done

Étape 4 : Prêt à extraire les images de PowerPoint

Il ne reste plus qu’à récupérer les contenus. Vous pouvez soit naviguer dans le dossier compressé (en double-cliquant dessus), soit extraire son contenu par un clic droit, puis « Extraire tout… ».

La structure interne sera toujours identique à l’affichage ci-dessous. En effet, les applications Office s’appuient sur elle pour bien fonctionner. Grâce à cette astuce, vous pouvez découvrir l’organisation interne des fichiers Office.

Extraire images PowerPoint - Medias présents dans un pptx
Extraire les images de votre PowerPoint, Word ou Excel en naviguant dans le dossier « media »

Étape 5 : Est-ce que cela a fonctionné pour vous ?

Si cette astuce vous plaît, faites-le moi savoir dans les commentaires ci-dessous. Vous pouvez également utiliser la page Contact.

Merci !

>