Comparer deux fichiers Excel est un des besoins les plus fréquents lorsque l’on doit consolider, vérifier, contrôler des données qui ont été saisies par plusieurs personnes différentes. Contrairement à Word, il n’y a pas de fonction de suivi des modifications. Il y a d’autres moyens de comparer deux fichiers Excel.

Préambule

Les plus curieux d’entre vous auront peut-être trouvé le petit bouton caché qui semble indiquer l’existence de cette fonction, mais pour un usage dans un contexte très particulier !

Excel - Menu révision - Suivi des modifications
Excel - Menu révision - Suivi des modifications - Afficher les modifications

Cette fonctionnalité dispose de nombreux inconvénients qui sont décrits de manière détaillée sur le site de Microsoft. En premier lieu, c’est une fonctionnalité considérée comme ancienne (sous-entendu : bientôt obsolète). En second lieu, elle est complètement inutile si on veut comparer un fichier en notre possession et un autre transmis par email par exemple.

Choisir le moyen de comparer deux fichiers Excel selon votre version d’Office

Pour tout ceux qui possèdent une version Excel Professionnel Plus 2013 au minimum, ce sera très facile. Sinon, il faudra se rabattre sur une solution libre alternative, qui vous servira tout de même !

De toute manière, sachez qu’Excel regorge de fonctionnalités à découvrir, en particulier, il y a des compléments disponibles qui n’attendent que vous.

Excel fournit non seulement toutes les fonctionnalités que l’on peut retrouver dans les menus habituels, mais également quelques composants complémentaires désactivés par défaut.

C’est justement un de ces composants qui va nous permettre de comparer pleinement deux fichiers Excel !

Pour la suite de l’article, il faut savoir qu’il est nécessaire de disposer d’une version Excel Professionnel Plus 2013 au minimum.

Pour tous les autres, j’ai trouvé une autre solution à votre problème ! Suivez les étapes de secours par ici.

Étape 1 : Activer le complément Inquire

Comparer deux fichiers Excel - Option Excel - Compléments COM

Ouvrez le menu Fichier > Options, puis sélectionnez la section Compléments. Ensuite, sélectionner le choix Compléments COM, puis cliquez sur Atteindre… :

Le menu suivant s’affiche avec plus ou moins de choix selon les produits installés sur votre ordinateur. Si votre version d’Excel le permet (au minimum Professionnel Plus 2013), vous aurez l’option “Inquire” disponible. Cochez et validez avec OK.

Comparer deux fichiers Excel - Activer le complément Inquire

Un nouvel onglet apparaît alors dans le ruban avec le titre Inquire.

Comparer deux fichiers Excel - Ruban Inquire

Étape 2 : Préparer ses deux fichiers Excel

Cela pourrait paraître désormais simple d’utiliser cette fonction. Or, il faut s’en méfier ! En effet, la comparaison de fichiers Excel nécessite de prendre bien des précautions.

Lorsque Word compare deux fichiers, il peut se baser sur le contenu qui a de fortes chances de disposer de certaines similarités. Ainsi, les titres à différents endroits dans le document seront similaires. Word pourra se baser sur ces informations pour voir qu’entre ces deux titres, le contenu a changé et ainsi déterminer les écarts.

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Dans Excel, comment savoir si deux contenus situés à la case A2 sont différents parce que :

  1. ils sont le résultat d’une formule et que c’est la formule qui a été changée ?
  2. une ligne a été insérée et qu’il faut comparer A2 du 1er fichier à A3 du 2e fichier ?
  3. l’ordre de tri a changé et qu’il n’est plus en A2 ?
  4. le contenu a été modifié ?

C’est donc à vous de prendre les précautions nécessaires pour présenter les deux fichiers d’une manière appropriée.

Le meilleur moyen est de disposer d’une colonne “maîtresse” (en base de données on parle d’une clé primaire) qui permet de trier toutes les autres colonnes selon un ordre croissant. Cela peut s’agir d’un numéro de facture, d’un numéro de commande, d’un numéro de projet, etc.

L’objectif est de présenter à Inquire au moins les premières lignes et colonnes avec des contenus censés être similaires.

Étape 3 : Sauvegarder vos fichiers avec des noms indiquant clairement leur origine

Inquire vous demandera de sauvegarder vos fichiers avant de lancer la comparaison. Si un de vos fichiers se trouve en pièce jointe d’un email et l’autre sur votre ordinateur, vous devrez enregistrer la pièce jointe sur votre ordinateur (ou n’importe quel autre espace de stockage).

Afin de déterminer quel contenu provient de quelle source, je vous recommande de clairement noter dans le nom du fichier une indication de l’original et de celui pouvant comporter des différences.

Étape 4 : C’est parti !

Pour lancer la fonction Comparer les fichiers, vous devez au préalable ouvrir les deux fichiers en même temps. Comme ils ont désormais des noms clairs et différents, Excel vous permet de les ouvrir en même temps.

Ouvrez la fonction Comparer les fichiers présente dans le ruban Inquire.

Comparer deux fichiers Excel - Sélection des fichiers

Vous relèverez que l’interface pour sélectionner les fichiers est un peu spartiate. Il n’y aucun moyen de naviguer pour sélectionner ses fichiers et les noms sont essentiels pour savoir quel est le fichier de référence et quel est le fichier contenant des modifications.

Comparer deux fichiers Excel - Présentation interface

Voici donc l’interface de comparaison qui se dévoile :

  1. Contenu du fichier de référence (premier des deux fichiers fournis) avec une certaine coloration des cellules (expliqué au point 3). La mise en forme initiale du fichier est totalement ignorée dans la présentation, mais prise en compte pour la comparaison.
  2. Contenu du fichier avec du contenu modifié (deuxième des deux fichiers fournis) avec les mêmes éléments de coloration (expliqué au point 3). Idem pour la mise en forme qui est également ignorée pour l’affichage ici présent.
  3. Liste des critères à prendre en compte ou à ignorer dans la comparaison. Chaque critère de comparaison dispose d’une certaine couleur. Chaque bloc de présentation reprend ces mêmes couleurs.
  4. Liste exhaustive des différences trouvées entre les deux fichiers, avec les mêmes codes couleurs, pour conserver la cohérence de lecture des différences.
  5. Récapitulatif sous forme d’histogramme du nombre de différences trouvées selon les critères de comparaison. On peut par exemple voir dans cet exemple qu’il y a plus de valeurs réellement mises à jour que de résultats de formules.

Étape 6 : Comparer deux fichiers Excel, oui, mais quoi ?

Je vous recommande d’avoir une approche méthodique selon le type de différences découvertes, et de faire l’analyse type par type.

Et surtout, vérifiez que vous avez bien présenté les fichiers selon le bon critère de tri.

Il n’y qu’à regarder le résultat des deux mêmes fichiers comparés avec une mauvaise préparation :

Comparer deux fichiers Excel - Ruban Inquire - Comparer les fichiers désordre

On pourrait croire que toutes les valeurs ont été touchées. Hors, en regardant de plus près, on peut voir que le tri n’est pas fait de la même façon.

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Étape de secours : Pour tous ceux qui ne possède pas la bonne version d’Office

Je viens de découvrir avec stupeur que même en possédant la toute dernière version d’Office (Office 365), mais pas la version dite “ProPlus”, je ne pouvais plus activer le composant de comparaison de fichiers Excel !

J’ai donc chercher une solution, et en ai trouvé une !

Malheureusement Tiphaine (cf. commentaires), il sera nécessaire d’installer quelque chose en plus… Mais à ce jour, c’est gratuit.

J’ai trouvé un utilitaire sous licence GPL (General Public Licence). Cela signifie que vous pouvez l’utiliser librement à titre privé ou à titre professionnel (je ne suis pas juriste, je vous invite donc à le vérifier par vos soins ici : https://www.gnu.org/licenses/old-licenses/gpl-2.0-faq.html).

Ce logiciel est ici : https://sourceforge.net/projects/spreadshcompare/. Il n’existe qu’en anglais.

Bref mode d’emploi de cet outil pour comparer deux fichiers Excel

La première étape consiste à l’installer. Personnellement, même en ayant coché la case “Installer et activer l’add-in”, je ne l’ai pas trouvé sur Excel (ni sur Excel 2013, ni sur Excel 365).

J’ai donc dû l’installer manuellement.

Étape 1 : Activer le ruban “Développeur”

Un clic droit sur la bande supérieure d’Excel fait apparaître le menu suivant :

Sélectionnez “Personnaliser le ruban :” puis sur l’écran suivant :

Sélectionnez “Développeur”.

Étape 2 : Ouvrir le menu des compléments

Un nouveau menu apparaît dans la bande du ruban. Sur Office 2013 / Office 2016, cela donnera ceci :

Excel - Menu developpeur - Complements

Sur Office 365, vous aurez ceci :

Excel 365 - Menu developpeur - Complements

Dans le premier cas, il faudra cliquer sur “Compléments” alors que dans le 2e cas, ce sera sur “Compléments Excel”. In fine, ce sera le même menu qui s’affichera dans les deux cas.

Étape 3 : Activer le complément de comparaison de fichiers Excel

Avant dernière étape avant de pouvoir utiliser le composant, aller chercher le composant et l’activer. Il vous faudra suivre les étapes indiquées ici :

  1. Cliquer sur “Parcourir…”
  2. Naviguer jusqu’au chemin “C:\Programmes (x86)\Spreadsheet Compare”
  3. Sélectionner le fichier “Spreadsheet Compare.xla”
Excel - Activer complement Spreadsheet compare

Étape 4 : Utiliser le composant

Pour l’aide à l’utilisation du composant, un fichier d’aide est installé avec le composant au chemin suivant : “C:\Program Files (x86)\Spreadsheet Compare\Spreadsheet Compare Help.chm”

Dernière étape : Votre feedback sur cet article

Bonne chance dans vos premiers pas avec cet outil de comparaison dans Excel. Il peut se révéler très puissant et salvateur, comme il peut vous rendre totalement chèvre !

Je vous remercie de m’indiquer si cet article vous a permis de comparer vos deux fichiers Excel. Si ce n’est pas le cas, faites-le moi savoir, ainsi je pourrais actualiser cet article pour l’améliorer.

Sachez également qu’il est possible de comparer deux fichiers Word alors que la fonction “Suivi des modifications” n’était pas active !

Vous pouvez vous faire pirater à cause d’un fichier .xls !

Malheureusement, ce n’est pas une blague ! Je vous invite à lire l’article qui vous décrit pourquoi vous devez vous méfier des fichiers en .xls !

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